Firmenwagen für Selbstständige: Wann lohnt sich die Anschaffung?

In den meisten Unternehmen ist der Firmenwagen ein wesentliches Element der Geschäftsausstattung, so essenziell wie die Büroeinrichtung oder die Maschinen in der Produktion. Akquise von Neukunden, Termine mit Kunden, Messeteilnahme, Treffen mit Geschäftspartnern oder der Transport von Gütern machen die Anschaffung eines Firmenwagens erforderlich.
 

Warum einen Firmenwagen anschaffen?

Ein Firmenwagen verschafft Ihnen mehr Flexibilität. Inwieweit ein Fahrzeug für das Unternehmen wirklich notwendig ist, hängt von vielen Faktoren ab, beispielsweise auch davon, wie häufig Sie Ihre Kunden besuchen oder ob Sie den Gütertransport selbst erledigen. Alternativen können die Bahn oder ein Mietwagen sein. Wenn Sie einen Firmenwagen anschaffen, sind dabei sowohl rechtliche als auch steuerliche Aspekte zu beachten. Ob die Anschaffung eines Pkws auf Firmenkosten wirklich sinnvoll ist, hängt von der Intensität der Nutzung ab. Inwieweit sich die Kosten für einen Firmenwagen steuerlich geltend machen lassen, hängt davon ab, wie groß der Anteil der privaten und der betrieblichen Nutzung ist.
 

Firmenwagen = mehr als 50 % betriebliche Nutzung

Nutzen Selbstständige einen Firmenwagen mehr als 50 % betrieblich, dann lässt sich dieser dem Betriebsvermögen zuordnen. In diesen Fällen werden sämtliche Kosten für den Firmenwagen betrieblich als Ausgaben eingebucht. Sie mindern damit den Gewinn und im Endeffekt die Steuerlast des Betriebs. Für die private Nutzung des überwiegend betrieblich eingesetzten PKWs müssen Selbstständige Steuern bezahlen. Dafür stehen Ihnen wiederum zwei Wege offen.
 

Weg 1: Firmenwagen versteuern über die 1%-Regelung

Bei der 1%-Regelung wird der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs angesetzt und von ihm 1% pro Monat auf den Bruttolohn aufgeschlagen. Zudem kommt ein Anteil von 0,03 % des Listenpreises dazu, der für die Nutzung des Fahrzeugs für die Wege zwischen Wohnung und Arbeit zu Buche schlägt.
 

Weg 2: Fahrtenbuch führen und tatsächliche Kosten ansetzen

Als Alternative zur pauschalen Besteuerung mittels 1%-Regelung können Betroffene ein Fahrtenbuch führen und das tatsächliche Verhältnis zwischen privater und betrieblicher Nutzung zu Grunde legen. Dann werden die Kosten entsprechend dieses Verhältnisses geltend gemacht.

Weniger als 50 % betriebliche Nutzung = Fahrtenbuch

Falls ein Firmenwagen nur gelegentlich genutzt wird und der privat genutzte Anteil überwiegt, dann müssen Selbstständige ein lückenloses Fahrtenbuch führen (siehe auch Weg 2). Auf Basis der erfassten Daten werden die Kosten anteilig für den Betrieb ausgerechnet und gewinnmindernd geltend gemacht.
 

Jedes Jahr darf der Selbständige die Methode wählen

Welche Methode der Selbstständige nutzt, legt er mit Einreichung seiner Steuererklärung fest. Dabei ist es möglich, jedes Jahr zwischen den Besteuerungsarten zu wechseln. Wer keinen Überblick hat, der beißt in den sauren Apfel und führt das Fahrtenbuch. Das ist aufwendig und erfordert akribisches Nachhalten der gefahrenen Kilometer. Aber das ist der einzige Weg, um am Ende des Jahres eine zuverlässige Grundlage für die Entscheidung zu schaffen, welche Besteuerungsmethode die vorteilhaftere ist. Inzwischen gibt es elektronische Fahrtenbücher und Apps, die über das Smartphone laufen. Doch Vorsicht: Längst nicht jedes angebotene Programm wird von den Finanzämtern akzeptiert. Betroffene sollten sich unbedingt darüber informieren und sich im Zweifel vom Softwareanbieter das Zertifikat zeigen lassen.
 

Wann lohnt sich die 1-Prozent-Regelung für Selbstständige?

Erfahrungsgemäß lohnt sich die 1 % Regel, wenn ein Firmenwagen oft privat genutzt wird. Hingegen lassen sich mehr Steuern mit der Dokumentation via Fahrtenbuch sparen, falls der Schwerpunkt auf der betrieblichen Nutzung liegt. Die Orientierung ersetzt allerdings keine Einzelfallprüfung.
 

Wann ist die Fahrtenbuchmethode die günstigere?

Aufgrund der geschilderten Situation ist nicht pauschal zu beantworten, wann die Fahrtenbuchmethode günstiger ist, als die 1%-Regelung. Es ist und bleibt eine Einzelfallprüfung. Hierzu gibt es allerdings hilfreiche Online Rechner, die genau feststellen, wann welcher Ansatz der günstigere ist. Die Wahrscheinlichkeit, wann es sich lohnt, ein Fahrtenbuch zu führen, ist hoch, wenn einer oder mehrere der genannten Aspekte zutreffen:

• Der PKW wird nur minimal privat genutzt.
• Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs ist sehr hoch.
• Das Fahrzeug ist älteren Baujahrs, die Zeit der Abschreibung ist vorüber.
• Der PKW war bei Anschaffung bereits ein Gebrauchtwagen.
• Die Gesamtfahrleistung pro Jahr ist gering, entsprechend sind die laufenden Kosten pro Jahr niedrig.

Die Aufzählung ist nicht abschließend, sondern sie stellt nur einen Ausschnitt dar. Es ist grundsätzlich ratsam, sich mit einem Steuerberater zusammenzusetzen. Dieser kann mit seiner Erfahrung und vor dem Hintergrund der laufenden betriebswirtschaftlichen Auswertungen des Unternehmens unter Beachtung steuerlich relevanter Aspekte einen umfassenden Rat erteilen, der auf die individuelle Situation passt.
 

Der Firmenwagen: Einordnung als Betriebsvermögen

Wann ist ein Firmenwagen ein Firmenwagen? Als Unternehmer haben Sie die Möglichkeit, einen Teil der Kosten für Ihr Fahrzeug als Betriebsausgaben geltend zu machen. Dabei stellt sich natürlich auch die Frage, wie der Firmenwagen zu versteuern ist.

Zuordnung zu Betriebs- oder Privatvermögen

Inwieweit die Kosten für die Unterhaltung und Nutzung eines Fahrzeugs zu den Betriebsausgaben zählen, hängt wesentlich davon ab, ob es sich bei dem Fahrzeug um Betriebs- oder Privatvermögen handelt. Dabei ist zwischen notwendigem sowie gewillkürtem Betriebsvermögen zu unterscheiden.

Welche Kosten für einen Firmenwagen für Selbstständige dürfen abgesetzt werden?

Verschiedene Einzelaufwendungen für das Fahrzeug zählen zu den abzugsfähigen Kosten. Dazu gehören:

• Kosten für Kfz-Reparaturen
• Kosten für Kfz-Wartung
• Gebühren für die Haupt- und Abgasuntersuchung
• Laufende Kfz-Kosten beispielsweise für Kraftstoff oder Wagenpflege
• Beitrag zur Kfz-Versicherung
• Kfz-Steuer

Diese angefallenen Kfz-Kosten sind am Jahresende um den privaten Nutzungsanteil zu korrigieren. Denn das Finanzamt geht regelmäßig davon aus, dass betriebliche Fahrzeuge auch privat genutzt werden. Diesbezüglich bestehen zwei Möglichkeiten:
 

Abschreibung der Anschaffungskosten für Firmenwagen

Die Anschaffungskosten für ein Fahrzeug gehören nicht sofort zu den Betriebsausgaben, egal ob es sich um einen Neuwagen oder ein gebrauchtes Fahrzeug handelt. Diese Kosten schreiben Sie über einen bestimmten Zeitraum ab. Dazu erfassen Sie den jährlichen Abschreibungsbetrag dann als Betriebsausgabe.
 

Szenario 1: 50 Prozent betriebliche Nutzung oder mehr

Sobald Sie Ihren Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen, zählt das Fahrzeug zum Betriebsvermögen. Das hat zur Folge, dass die Kosten, die durch das Fahrzeug entstehen, vollständig als Betriebsausgaben abzugsfähig sind.
 

Szenario 2: betriebliche Nutzung weniger als 50 Prozent

Nutzen Sie das Firmenfahrzeug zu weniger als 50 Prozent betrieblich, sind Sie verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Auf der Grundlage der Eintragungen ins Fahrtenbuch berechnen Sie schließlich die anteiligen Betriebsausgaben.

Um den Anteil der betrieblichen und privaten Nutzung zu bestimmen, führen Sie am besten über mindestens drei Monate ein Fahrtenbuch für das Fahrzeug.

Wie wird der Firmenwagen versteuert?

Selbstständige Unternehmer, die ihren Firmenwagen auch für private Zwecke nutzen, müssen sich einen geldwerten Vorteil anrechnen lassen, auf den sie Einkommensteuer zahlen müssen. Um die Höhe des geldwerten Vorteils zu berechnen, stehen zwei Methoden zur Auswahl: die 1-Prozent-Regelung oder die Führung eines Fahrtenbuchs.

Variante 1 – die 1-Prozent-Regelung zur Versteuerung des Firmenwagens

Zur Anwendung der 1-Prozent-Regelung ist der Neupreis des Fahrzeugs ausschlaggebend. Das Finanzamt rechnet monatlich ein Prozent des Fahrzeugwertes als geldwerten Vorteil an. Auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte summieren sich dazu. Dazu multiplizieren Sie die Entfernung zwischen den beiden Orten mit 0,03 Prozent des Listenpreises. Das Ergebnis wird ebenfalls monatlich in Form eines geldwerten Vorteils angerechnet. Zusätzlich müssen Sie die Entfernungspauschale mit 30 Cent je Kilometer berücksichtigen.

Rechenbeispiel: Listenpreis beträgt 30.000 Euro, Entfernung zur Arbeit 30 km

Daraus ergibt sich also ein geldwerter Vorteil von 570 Euro pro Monat oder 6.840 Euro pro Jahr.

Variante 2 – Berechnung nach Fahrtenbuch

Wenn Sie mit der pauschalen Methode nicht einverstanden sind oder nur den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung versteuern möchten, sind Sie verpflichtet, ein lückenloses Fahrtenbuch zu führen. Hier ist dann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung Grundlage für die Besteuerung. Bei der Abgabe der Steuererklärung können Sie zwischen diesen beiden Methoden frei wählen.

Bei der Fahrtenbuch-Methode sind Sie dazu verpflichtet, zu jeder Fahrt, die Sie mit dem Firmenwagen unternehmen, einen Eintrag in Ihrem Fahrtenbuch zu machen. Dabei sind folgende Angaben notwendig:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Ziel der Fahrt
• Reiseroute
• Zweck der Fahrt
• Angaben zum aufgesuchten Geschäftspartner

Handelt es sich um eine private Fahrt, müssen Sie lediglich die Kilometerzahl angeben und darauf hinweisen, dass es sich um eine private Fahrt gehandelt hat. Weiter Angaben sind dann entbehrlich.
 

Firmenwagen leasen oder kaufen? Alternativen beleuchten

Mit Blick auf die Kosten für einen Firmenwagen und die nutzbare Flexibilität sind Selbstständige bzw. Gründer gut beraten, alle denkbaren Optionen zu prüfen. Nutzen Sie einen weiteren Beitrag, um der Frage nachzugehen, ob Sie einen Firmenwagen leasen oder kaufen sollten.
 

Fazit: Das Wichtigste auf einen Blick zum Firmenwagen für Selbstständige

• Für die Besteuerung des Firmenwagens für Selbstständige ist der Anteil der betrieblichen Nutzung entscheidend.
• Ab einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % gehört der Firmenwagen zum Betriebsvermögen. Kosten lassen sich dann als Betriebsausgaben geltend machen. Hierzu stehen die 1 % Regel oder das Fahrtenbuch zu Dokumentation zur Wahl.
• Einzelaufwendungen für den Firmenwagen wie Reparaturkosten, Wartung etc. sind steuerlich absetzbar.
• Welches Modell das günstigste ist und ob Kauf oder Leasing für den Firmenwagen am besten ist, bedarf einer Einzelfallprüfung, ggf. unter Zuhilfenahme eines Steuerberaters.