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Elektronisches Fahrtenbuch: Vorsicht, Steuerfalle!

Elektronisches Fahrtenbuch

Wenn es um das Fahrtenbuch geht, schaut das Finanzamt bei Selbstständigen ganz genau hin. Beschäftigt man sich mit den gesetzlichen Ausführungen, den dazugehörigen Richtlinien sowie die steuerlichen Kommentare von Fachverlagen und der geltenden Rechtsprechung, erscheinen die steuerlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch eine enorme Hürde zu sein.

Die Lohnsteuerrichtlinie zur Bewertung von Sachbezügen gibt Auskunft darüber, welche Angaben das Finanzamt im Fahrtenbuch prinzipiell erwartet:

„Für dienstliche Fahrten sind grundsätzlich die folgenden Angaben erforderlich:

a) Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
b) Reiseziel und bei Umwegen auf die Reiseroute,
c) Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.“

In der Praxis bedeutet es, dass jeder einzelne Kilometer an jedem einzelnen Tag eines Jahres aufgezeichnet werden muss. Fehlt ein Eintrag oder sind Einträge nicht stimmig, ist das Problem größer, als es zunächst den Anschein hat.

Denn sobald das Finanzamt eine Unstimmigkeit feststellt, hat es den Fuß in der Tür, tiefergehende Prüfungen vorzunehmen. Im Zweifel verwirft es die angesetzten Kosten und nimmt eine Schätzung vor. Diese Schätzungen sind nie zum Vorteil eines Steuerpflichtigen, sondern immer zum Nachteil.
 

Welche Methode ist günstiger: Fahrtenbuch oder pauschale Versteuerung?

Im Beitrag Firmenwagen für Selbstständige haben wir ausführlich den Unterschied zwischen der 1- Prozent-Methode und der Fahrtenbuchmethode erläutert. Im Prinzip rechnet sich das Führen des Fahrtenbuchs fast immer dann, wenn zum Beispiel

  • der betriebliche Nutzungsanteil hoch ist,
  • das Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis hat,
  • der steuerliche Abschreibungszeitraum bereits vorüber ist,
  • ein gebrauchtes Fahrzeug angeschafft wird oder
  • eine geringe Kilometerleistung pro Jahr zusammenkommt.

Kommen Sie nach eingehender Überlegung zu dem Schluss, ein Fahrtenbuch zu führen, werden Sie sehr schnell merken, wie aufwändig die Erfassung ist. Diszipliniert müssen Sie jede einzelne Fahrt akribisch erfassen. Es spielt keine Rolle, ob die Fahrt zum Kunden 5 km oder 500 km beträgt, sie müssen immer die geforderten Informationen eintragen:

  • Datum,
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt,
  • Ziel ggf. inklusive Umwegen,
  • Reisezweck und
  • Name des Geschäftskontakts.

Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie ebenfalls Datum sowie Kilometerstand zu Beginn und zum Ende Ihrer Fahrt eintragen und mindestens die Notiz „privat“ eintragen. Fahren Sie sehr viel mit dem Auto, wünschen Sie sich eine Unterstützung und spielen sicherlich bald mit dem Gedanken, ein elektronisches Fahrtenbuch zu nutzen. Klingt einfach, ist aber mit einigen Problemen verbunden.
 

Steuerliche Anerkennung von elektronischen Fahrtenbüchern ist problematisch

Es klingt unglaublich, doch das Finanzamt erkennt nicht alle angebotenen elektronischen Fahrtenbücher an. Vielmehr existieren ganz genauer Vorschriften innerhalb der Verwaltung bezüglich elektronischer Fahrtenbücher. Die Verwaltungsvorschriften enthalten Hinweise darauf, welche steuerlichen Anforderungen das von Ihnen gewählte elektronische Fahrtenbuch erfüllen muss, damit das Finanzamt dieses akzeptiert und nicht komplett verwirft.

  • Grundsätzlich müssen elektronischer Fahrtenbücher so aufgebaut sein, dass eine nachträgliche Änderung von Eintragungen grundsätzlich ausgeschlossen ist.
  • Wenn ein fehlerhafter Eintrag vorgenommen wurde, muss dieser offensichtlich storniert und in einem neuen Datensatz korrigiert werden.
  • Aus diesem Grund sind selbst erstellte Excel-Tabellen oder Vorlagen aus dem Internet mit veränderlichen Tabellenkalkulationsdokumenten kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im Sinne der steuerlichen Vorschriften. Das hat der Bundesfinanzhof mit seinem Urteil vom 16.11.2005, VI R 64, BStBl / II S. 410 entschieden.
     

Nachträgliche Ergänzungen im elektronischen Fahrtenbuch nur eingeschränkt zulässig

Die Änderungen in einem elektronischen Fahrtenbuch dürfen allerdings nicht zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen, sondern müssen zeitnah geschehen. Zeitnah ist aus Sicht der Finanzbehörden ein Zeitraum von sieben Kalendertagen. Steuerpflichtige, die sich dazu entschieden haben, Web-basierte Software zu nutzen, sehen sich gezwungen, ihren Nachtrag auszudrucken, mit Datum zu versehen und abzulegen. Gleichzeitig muss die Software einen unveränderlichen Eintrag aufzeichnen, der die Änderung zweifelsfrei und dauerhaft bestätigt. Das ist die sicherste Methode, um eine nachträgliche Ergänzung nach den Vorstellungen des Finanzamts hieb- und stichfest zu machen.

Praxistipp: Eine Software, die per GPS elektronisch und automatisch Fahrten aufzeichnet, sollte mit Vorsicht angewendet werden. Die per GPS berechneten Kilometerleistungen und der tatsächliche Kilometerstand auf dem Tacho weichen in der Regel voneinander ab. Finanzverwaltungen empfehlen, den tatsächlichen Tachostand turnusmäßig, zum Beispiel quartalsweise oder halbjährlich, zu dokumentieren.
 

Aufbewahrungsfrist und Verfügbarkeit von Daten im elektronischen Fahrtenbuch

Wer denkt, damit allen Anforderungen genüge getan zu haben, der irrt. Fahrtenbücher müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen lesbar gemacht werden können. Ändert sich die Technik und wird es dadurch unmöglich, die hinterlegten Daten abzurufen, haben Steuerpflichtige ein Problem. Man erinnert sich noch an die Disketten, die heutzutage keiner mehr nutzt, weil es keine Lesegeräte mehr gibt.
 

Sorgfältig auswählen und vom Finanzamt absegnen lassen

Aus den genannten Gründe ist es unbedingt ratsam, die Software eines Herstellers zu benutzen, der die Garantie dafür übernimmt, dass sein Fahrtenbuch die aktuellen steuerlichen Anforderungen erfüllt und, dass zukünftige steuerliche Änderungen zeitnah in der Software eingearbeitet werden. Das Problem ist nämlich, dass es kein offizielles Zertifizierungsverfahren dazu gibt. Ob die Software von der Finanzverwaltung anerkannt wird, bleibt immer eine Einzelfallentscheidung.

Eine gute Möglichkeit ist, zum Beispiel die neue Software einen Monat lang zu benutzen und die Eintragungen dann dem Finanzamt zur Prüfung vorzulegen. Wenn das Finanzamt den Auszug aus dem Fahrtenbuch anerkennt, haben Steuerpflichtige Sicherheit für die Zukunft. Wichtig: Lassen Sie sich die Anerkennung schriftlich bestätigen, damit Sie sich im Zweifel darauf berufen können.

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