Ausgaben im Griff behalten: 2 Schritte für den richtigen Überblick

Die Selbstständigkeit bringt neben der Unabhängigkeit auch ganz viele Verpflichtungen mit sich. So müssen Selbstständige zum Beispiel ihren „Papierkram“ erledigen und - je nach Größe und Rechtsform des Unternehmens – dabei die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachten. Das Handelsgesetzbuch schreibt im § 238 mit viele Worten vor, was zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört. Die Vorschriften sind umfassend, doch eines müssen Selbstständige unbedingt im Hinterkopf behalten:

Die Buchführung muss sachgerecht organisiert sein und alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet gebucht werden. Das sind viele Anforderungen auf einmal. Wer bislang noch kein eigenes Geschäftskonto eingerichtet haben sollte, wird spätestens jetzt verstehen, warum getrennte Konten so wichtig sind. Sie vereinfachen es ganz erheblich, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
 

Erster Schritt: Trennung von privaten und betrieblichen Buchungsposten

Wenn Sie die Zahlungsströme zwischen privat und betrieblich trennen, ist der erste Schritt zu einer sachgerechten Organisation getan. Platt gesagt: Legen Sie sich ein zweites Konto zu und sorgen Sie fortan dafür, dass Privates über das Privatkonto läuft und Geschäftliches ausschließlich über das Geschäftskonto.
 

Zweiter Schritt: Betriebliche Zahlungsvorgänge sortieren

Die Anforderungen des HGB sind der Auslöser, der viele Selbstständige generell über die Koordination ihrer Zahlungen nachdenken lässt. Denn häufig werden Selbstständige von turnusmäßigen Abbuchungen „überrascht“, die das Konto ins Minus reißen. Die Gänsefüßchen sind deshalb gesetzt, weil das sorglos-unorganisierte Verhalten des Selbstständigen die Ursache für die selbst verschuldete, unangenehme Überraschung ist. „Überraschende“ Buchungen sind zum Beispiel jährliche Versicherungsbeiträge, quartalsweise Steuerzahlungen, vertraglich vereinbartes Urlaubsgeld für Mitarbeiter und anderes mehr.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann gehen Sie den nächsten Schritt und sortieren Ihre betrieblichen Zahlungsvorgänge. Es gibt eine ganz einfache Lösung, um den Überblick zu behalten. Das Zauberwort heißt "Dreikontenmodell". Dazu erstellen Sie eine Tabelle mit drei Kategorien und tragen folgendes ein:

Kategorie 1: Turnusmäßige Zahlungen, die aus Verträgen und Vereinbarungen resultieren. Dazu gehören die bereits genannten Versicherungsbeiträge, Steuerzahlungen, Jahresabschlusskosten, Kammerbeiträge, turnusmäßige Kreditzinsen etc.

Kategorie 2: Monatlich wiederkehrende Fixkosten, die regelmäßig das Budget belasten. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Lohnkosten, Mietkosten, Telefonkosten und anderes mehr.

Kategorie 3: Kosten, die bei Bedarf entstehen. Damit ist der verbleibende Rest gemeint, dessen Zusammensetzung und Höhe von Betrieb zu Betrieb stark schwankt. Es handelt sich zum Beispiel um Kosten für Büromaterial, Bücher, Getränke, Spesen, Reisekosten etc.
 

Ordentliche und vollständige Erfassung

Zu jeder einzelnen Position in jeder Kategorie erfassen Sie den Zahlbetrag und ermitteln dann den anteiligen Monatsbetrag. Zusätzlich notieren Sie, in welchem Turnus die Zahlungen kommen und schreiben die konkreten Zahlungstermine auf.

Beispiel für Kategorie 1:

Nach diesem Prinzip machen Sie weiter, bis Sie eine vollständige Auflistung sämtlicher Zahlungen haben. Sie errechnen die jährliche Gesamtbelastung (= 610 €) und ermitteln daraus die monatliche Rate (=50,83 €), die Sie dafür ansparen müssen. Diese monatliche Rate überweisen Sie dann von Ihrem zentralen Geschäftskonto auf ein zweites Geschäftskonto, das ausschließlich für die Zahlungen von Kosten der Kategorie 2 dient. So stellen Sie sicher, dass Sie für die „überraschenden“ Zahlungen Geld zur Verfügung haben.
 

Extra Konto für Kategorie 2

Genauso, wie Sie es für Kategorie 1 gemacht haben, machen Sie es auch für die Zahlungen der Kategorie 2. Eröffnen Sie ein weiteres Konto und überweisen Sie regelmäßig die entsprechende Pauschale, so dass auf Ihrem zentralen Konto nur noch das Geld übrigbleibt, das Sie für unerwartete und spontane Ausgaben zur Verfügung haben.
 

Kategorie 3: Das zentrale Konto zeigt Ihnen an, ob Sie sich eine spontane Ausgabe leisten können

Das zentrale Konto ist idealerweise auch das Geldeingangskonto für Ihre Umsätze. Am Anfang hat es sich bewährt, von den eingehenden Umsätzen monatlich die vereinnahmte Umsatzsteuer auf das Kategorie-2-Konto (bei monatlicher Abbuchung) zu überweisen oder auf das Kategorie-3-Konto (bei quartalsweiser Abbuchung). Für die ganz genauen unter uns: Falls die Buchhaltung immer up-to-date ist, ist der Umsatzsteuer-Vorauszahlungsbetrag frühzeitig auf den Cent genau bekannt, so dass der korrekte Betrag umgebucht werden kann.
 

Tipp: Regelmäßig prüfen

Das Controlling ist das A und O, wenn es um das Dreikontenmodell geht. Spätestens alle 4 Wochen sollten die Zahlungen geprüft und mit der eigenen Tabelle abgeglichen werden. Wenn Verträge neu geschlossen oder alte Verträge aktualisiert werden, dann müssen diese Informationen in die Excel-Tabelle einfließen. Denn die Zahlen beeinflussen den monatlich anzusparenden Betrag, der vom zentralen Konto auf die Kategorie-Konten 1 und 2 zu überweisen sind.

So übersichtlich aufgeteilt sagt Ihnen Ihr zentrales Konto immer, ob noch Geld für spontane Ausgaben übrig ist. Überraschungen auf dem Geschäftskonto gehören mit diesem System der Vergangenheit an.