Büroeinrichtung

Wer den Weg in die berufliche Selbstständigkeit geht, hat zumeist recht klare Vorstellungen, wie der geschäftliche Erfolg aussehen und zu erreichen sein sollte. Leider wird aber bei der Planung ein wichtiger Faktor gelegentlich vergessen: Die Büroeinrichtung. Hier sollte eine exakte Kostenplanung bereits im Vorfeld vorgenommen werden. Bei der Vielzahl an Möbelmärkten ist es heute relativ einfach, das Mobiliar preiswert zusammen zu stellen. Aber mit dem Mobiliar allein ist es nicht getan.
 

Was gehört zu einer kompletten Büroeinrichtung?

Selbstverständlich ist die Büroeinrichtung immer abhängig vom Geschäftszweig. Auch sollte unterschieden werden, ob Publikumsverkehr stattfinden wird oder nicht. Neben Schreibtischen und Aktenschränken ist es aber vor allen Dingen die technische Ausstattung, die häufig die Kosten in die Höhe treibt. Selbst wenn für die Büroarbeit zum Beispiel nur ein PC benötigt wird, muss sich der Gewerbetreibende Gedanken über die Datensicherung machen. Auch die Frage, ob ein einfaches Telefon ausreicht oder ob eine ISDN-Telefonanlage mit Mehrfachrufnummern und Faxgerät notwendig ist, sollte gut überlegt werden. Da im geschäftlichen Bereich nicht nur Dokumente gedruckt und Faxe verschickt werden, sondern oft genug auch Kopien angefertigt werden müssen, empfiehlt sich hier möglicherweise die Anschaffung eines Kombi-Gerätes, dass alle Funktionen auf einmal erfüllt. Bei der Auswahl sollte hier aber auch auf die Folgekosten geachtet werden. Tintenpatronen- oder Laserkartuschen können das Budget für die laufenden Bürokosten schnell aufbrauchen. Wer Kundenverkehr in seinen Geschäftsräumen hat, sollte Wert auf einen Besprechungstisch mit ausreichender Bestuhlung bzw. eine Sitzgruppe legen. Auch Geräte für die Bewirtung von Gästen (Kaffeemaschine etc.) gehören zur Büroeinrichtung. Nicht zuletzt kommt dann noch der Faktor Werbung und Dekoration dazu. Prospektaufsteller, gerahmte Poster und die ein oder andere Grünpflanze machen die Büroeinrichtung komplett.

Arbeitsrechtliche Richtlinien

Der Gesetzgeber hat ganz genaue Vorschriften und Verordnungen erlassen, wie ein Büroarbeitsplatz für Mitarbeiter eingerichtet sein muss. Das beginnt mit der passenden Beleuchtung, einem strahlungsarmen und nicht flackernden Monitor für die Bildschirmarbeit und die Einrichtung des gesamten Arbeitsplatzes.

Wer sich hier unsicher ist, sollte die entsprechende Berufsgenossenschaft kontaktieren oder sich über das Internet informieren. Auch bei den Bürostühlen gibt es Vorschriften, die zu beachten sind und wer Behinderte beschäftigt, muss auch für einen behindertengerechten Arbeitsplatz sorgen. Pausenräume und sanitäre Einrichtungen müssen ebenfalls – je nach Betriebsgröße – in passender Anzahl vorhanden sein.

Arbeiten macht Spaß – aber nur in der richtigen Umgebung

Ein gut eingerichtetes Büro mit einem ansprechenden Klima beflügelt die Mitarbeiter. Wenn der Unternehmer erreichen möchte, dass seine Mitarbeiter motiviert und mit Freude an die Arbeit gehen, sollte er für ein gewisses Wohlfühlklima im Bürobereich sorgen. So müssen große Fensterflächen im Sommer beschattet werden können und für die dunkle Jahreszeit sollten augenfreundliche Beleuchtungsmittel installiert sein. Darüber hinaus sollten passende Bürostühle, die ein möglichst aktives Sitzen ermöglichen, den Mitarbeitern den Aufenthalt im Büro bequemer machen. Die Ausstattung eines Pausenraumes sollte zweckmäßig, aber auch gemütlich sein. Wer seine Pausen in angenehmer Umgebung verbringen kann, findet die notwendige Entspannung, um anschließend wieder frisch und ausgeruht an die Arbeit zu gehen.

Wie bereitet man seinen Kunden einen angemessenen
Empfang im eigenen Büro?

Wer während seiner Büroarbeit auch Kunden in den Geschäftsräumen empfängt, sollte bereits bei der Einrichtung großen Wert darauf legen, dass er den Kunden den Aufenthalt so angenehm wie möglich gestalten kann. Ein Kunde, der sich im Büro des Unternehmers wohl fühlt, wird gern wiederkommen. Manchmal lassen es die räumlichen Gegebenheiten nicht zu, dass eine eigene Sitz- oder Besprechungsgruppe aufgestellt werden kann, sollte der Unternehmer darauf achten, dass an seinem Schreibtisch ein oder mehrere Besucherstühle stehen. Auch sollte die Schreibtischseite, an der die Besucher Platz nehmen werden, möglichst frei und aufgeräumt sein. Wer erst Platz schaffen muss, erweckt den Eindruck, in seiner Arbeitsweise chaotisch zu sein. Dies könnte sich auf die Kundenbindung nachteilig auswirken. Auf jeden Fall sollte der Kunde das Gefühl haben, willkommen zu sein. Das lässt sich durch wenige Aufmerksamkeiten, mit der man die Büroeinrichtung vervollständigt, leicht bewerkstelligen. Ein paar nützliche und hübsche Dekorationsgegenstände machen die Atmosphäre gemütlich, eine Schale mit Gebäck oder Bonbons verwöhnen den Kunden und die Tasse Kaffee, gern in einer Werbetasse des Unternehmens, führt zu einer lockeren Gesprächsführung.

Die Kostenplanung für die Büroeinrichtung geht weit über das Mobiliar und die technische Grundausstattung hinaus. Wer sich im Vorfeld klar macht, welche Kriterien sein Büro im Geschäftsbetrieb erfüllen sollte, wird mit der Budgetplanung keine Probleme bekommen.