Checkliste: Geschäftsreise vorbereiten

Im besten Fall haben Sie eine Sekretärin oder Assistentin, die sich um Anreise, Unterkunft und Mobilität vor Ort kümmert, wenn in Ihrem Terminkalender eine Geschäftsreise steht. Ist dies nicht der Fall, dürfen Sie selbst Organisationstalent beweisen. Auf was es bei der Organisation einer Geschäftsreise ankommt, verrät Ihnen dieser Ratgeber.
 

Anreise, Unterkunft, Mobilität

Diese drei Faktoren sind die Hauptkategorien auf Ihrer Checkliste, mithilfe derer Sie Ihre Geschäftsreise organisieren. Was sich dahinter verbirgt, zeigt die folgende Aufstellung.
 

Anreise und Mobilität

… mit dem Auto. Reisen Sie mit dem Geschäftswagen an, haben Sie es vergleichsweise einfach. Was Sie noch organisieren müssen, ist ein Parkplatz, der möglichst nahe an Ihrer Unterkunft sein sollte. Tipp: Idealerweise buchen Sie direkt bei der Hotelreservierung einen Parkplatz mit.

… mit dem Zug. Reisen Sie mit dem Zug an, müssen Sie sich um einen Transfer vom Bahnhof zur Unterkunft kümmern. Findet die Tagung direkt in Ihrem Hotel statt, können Sie ein Taxi nehmen. Müssen Sie vor Ort mobil sein, empfiehlt es sich, einen Mietwagen zu bestellen, den Sie direkt am Bahnhof übernehmen können. Tipp: Um stressfrei zu reisen und unterwegs arbeiten zu können, empfiehlt es sich einen Sitzplatz im Zug zu reservieren, der über WLAN und Stromanschluss verfügt.

… mit dem Flugzeug. Vor allem um an entferntere Ziele zu gelangen, ist es vergleichsweise komfortabel mit dem Flugzeug anzureisen. Allerdings bedarf das meist auch einiger Vorbereitungszeit, schließlich ist der Flug zu buchen und auch etwaige Einreisebestimmungen gilt es im Vorfeld zu klären.
 

Unterkunft

Bei der Wahl der Unterkunft empfiehlt es sich, auf ein Hotel zu setzen, das zumindest ein Frühstück offeriert und idealerweise über ein Restaurant verfügt. Das macht sowohl den Start in den Tag als auch den Abend deutlich entspannter. Über die weitere Ausstattung der Unterkunft entscheiden Ihre individuellen Vorlieben. Schätzen Sie die grüne Umgebung, sollten Sie nicht inmitten der Großstadt nächtigen. Wünschen Sie kurze Anreisewege, ist eine Unterkunft direkt im Tagungshotel eine gute Wahl. Entspannen Sie gerne in Schwimmbad oder Sauna, sollte das Hotel über einen Spa-Bereich mit diesen Einrichtung verfügen
 

Die Organisation rund um die Reise herum

Die Reise zu organisieren, ist die eine Aufgabe, der Sie sich stellen müssen, wenn eine Geschäftsreise ansteht. Daneben geht es darum, dass Sie – anders als zur Urlaubszeit – eben keinen Urlaub haben. Sie verreisen nicht, um die Sonne am Strand zu genießen. Sie werden arbeiten. Und Sie sollten erreichbar sein für Ihre Mitarbeiter. Deswegen sind diese Punkte rund um die Geschäftsreise herum im Vorfeld zu organisieren:

1.) Büroorganisation. Es ist sinnvoll, eine Vereinbarung zu treffen, die regelt, in welchem Zeitfenster Sie erreichbar sind. In dieser Zeitspanne sollten Sie sich auf Stand bringen lassen, was im Unternehmen passiert. Ggf. müssen Sie auch wichtige Entscheidungen treffen. Für den Rest der Zeit gilt: Eine Abwesenheitsmeldung bei den E-Mails, eine Rufumleitung des Telefons und Vollmachten im Betrieb sorgen für eine ruhige und damit auch effiziente Geschäftsreise. Tipp: Bestimmen Sie eine Person im Unternehmen, mit der Sie ein telefonisches Mini-Jour-Fixe abhalten. Das macht das Telefongespräch deutlich effektiver.

2.) Reiseorganisation. Vielleicht besuchen Sie eine Messe oder eine Tagung, vielleicht treffen Sie sich mit Kunden, Lieferanten oder Partnern. Wichtig wird auf Reisen – neben Ihrer Person – sicherlich auch Info- und Werbematerial über Ihr Unternehmen sein. Tipp: Idealerweise senden Sie wichtige Unterlagen bereits im Vorfeld dorthin, wo Sie sie brauchen. Das erspart Ihnen unnötige Schlepperei.