Computerarbeitsplatz: So wird er zu einer hocheffizienten Arbeitsumgebung

Jeder Selbstständige sitzt zeitweise vor dem Computer – und sei es nur für die unvermeidliche Buchführung. Die Notwendigkeit eines Bildschirm-Arbeitsplatzes betrifft fast alle Branchen und bietet gleichzeitig die Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren. Es existieren nämlich auch in diesem Bereich Hürden, die das Arbeiten in gewissem Maße erschweren können. Wie sich ein Computer-Arbeitsplatz so gestalten lässt, sodass der Arbeitende davon maximal profitiert, wird im Folgenden erklärt.
 

1. Das Arbeiten am Computer

Wo früher Aktenordner, Zettelchaos und Pinwand viel Raum in Anspruch nahmen, steht heutzutage meist nur noch ein Laptop in einer improvisierten Büro-Ecke. Die digitale Organisation mag äußerlich vielleicht das Chaos reduziert haben, doch sie verursacht zuweilen Unordnung im Kopf und auf der Festplatte. Wer produktiv und entspannt am Bildschirm arbeiten will, sollte die folgenden Regeln beherzigen:
 

Privates und Berufliches strikt trennen

Der Arbeitsplatz und das Privatleben sollten vor allem räumlich strikt voneinander getrennt sein. Denn wer sich als Selbstständiger nur eine Computer-Ecke in Wohn- oder Schlafzimmer einrichtet, um möglichst wenig Lebensraum an das Home-Office zu verschwenden, begeht einen entscheidenden Gedankenfehler. Hier lässt sich die Tür zum Büro nicht einfach schließen und die Versuchung wächst, sich nach dem Abendessen, am Wochenende oder an Feiertagen spontan in Arbeitsprobleme hineinziehen zu lassen. Wer sich dann werktags in seiner provisorischen Arbeitsecke auf den Job konzentrieren will, kann sich womöglich nicht von den Interessen der Familie abgrenzen, weil er als Ansprechpartner immer präsent ist.
 

Ein abschließbarer Büroraum spart Steuern

Auch finanziell spricht vieles für ein räumlich abgestecktes Home Office: Nur wenn das Büro zu 90 Prozent beruflich genutzt wird und vom Rest der Wohnung getrennt werden kann, dürfen Selbstständige es als häusliches Arbeitszimmer in der Steuererklärung absetzen. Falls das Büro nicht den beruflichen Mittelpunkt ausmacht, wie z.B. bei Selbstständigen im Außendienst, beschränkt das Finanzamt den Betriebsausgaben-Posten auf maximal 1.250 Euro. Bei einem Home-Office als alleinigem Zentrum der Tätigkeit können Selbstständige auch höhere Betriebsausgaben voll geltend machen.
 

Blacklists: Helfer gegen unerwünschte Ablenkungen

Das kennt wohl jeder Selbstständige am Bildschirm: Eigentlich sollte man sich konzentriert einer wichtigen Aufgabe widmen, doch erwischt sich alle 15 Minuten beim Aufrufen irgendeiner Website. Ob E-Mail-Account, Social Media, Bankkonto, Börsen-News oder Celebrity-Gossip – manche Seiten ziehen uns magisch an, wenn wir anstrengenden oder monotonen Aufgaben aus dem Weg gehen wollen. Die Lösung: Auf dem Arbeits-PC die entsprechenden Seiten im Browser sperren. Eine individuelle Blacklist lässt sich in Chrome etwa über die Extension „Block Site“ einrichten. Wer am selben PC arbeitet und Privates erledigt, sollte beruflich einen eigenen Browser nutzen, der die ablenkenden Domains sperrt.
 

E-Mails und der Kampf gegen Spam

Auf die Frage „Was habe ich heute eigentlich geschafft?“ lautet die ernüchternde Antwort an manchen Tagen: „Drei E-Mails beantwortet“. Denn wer per Push-Nachricht immer unmittelbar darüber informiert wird, was in seinem Postfach landet, läuft Gefahr, sich von Unwichtigem ablenken zu lassen und in Aktionismus zu verfallen. Den Posteingang aber eine längere Zeit zu ignorieren, kann in einer Nachrichten-Flut münden, in der wichtige Mails schnell übersehen werden. Die Lösung: Den Posteingang bewusst strukturieren und so gegen Spam sicher machen. Das funktioniert zum Beispiel über Regeln, die Nachrichten bestimmter Absender automatisch in vordefinierte Ordner verschieben. Genauso lassen sich E-Mails beliebiger Absender auch vollständig blockieren. Wer sich dem aufgeräumten Postfach dann zur Bearbeitung widmet, kann die einfache AHA-Regel befolgen. Sie steht für:

  • A = Abfall – diese Nachrichten werden sofort gelöscht

  • H= Handeln – diese Mails müssen unmittelbar bearbeitet werden

  • A= Ablage – hier folgt ein Termineintrag in den Kalender


E-Mails zeitlich begrenzt bearbeiten und Absender erziehen

Wer die Push-Benachrichtigung über neue E-Mails deaktiviert, sollte sich zweimal am Arbeitstag jeweils 30 Minuten Zeit für die Bearbeitung nehmen. Der Vorteil: Die Kommunikationspartner gewöhnen sich ebenfalls an den Rhythmus und passen ihre Anfragen mit der Zeit daran an. Für längere Abwesenheitsphasen sollte eine automatische Antwort eingerichtet werden, die darüber informiert, wann die nächste Antwort zu erwarten ist.
 

Ordnung auf dem Desktop und in den Ordnern

Wo finde ich bloß das Excel-Tool zur Buchhaltung, dass ich letzte Woche heruntergeladen habe? - Die Suche nach Dokumenten und Dateien verschlingt am Computer-Arbeitsplatz meist mehr Zeit, als vertretbar wäre. Wer hier schnell sein will, sollte sich abgewöhnen, Dokumente im Download-Ordner zu horten oder auf dem Desktop abzulegen und sich eine übersichtliche Ordner-Struktur zulegen. Hier gilt: Auf allen horizontalen Ebenen dürfen sich nur so viele Ordner befinden, wie sich mit einem schnellen Blick erfassen lassen. Profis verwenden hier ein System, das die Ordnerzahl in jeder Ebene auf 7 begrenzt.
 

Der Desktop als Organisationshelfer

Quillt der Startbildschirm über, betreiben überforderte PC-Arbeiter oft „Desktop-Archäologie“: Sie vergraben sämtliche ungenutzte Dateien und Verknüpfungen in einem Ordner und wiederholen diese Prozedur alle paar Monate. Dabei gibt es zahlreiche konstruktive Alternativen: Zum Beispiel spezielle Wallpapers, die dem Desktop eine Kanban-Board-Optik oder den Look einer Pinwand verleihen, der das Organisieren erleichtert. Wer seine Zugriffsoptionen stets im Blick behalten will, sollte wichtige Programme und Ordner in der Taskleiste fixieren.
 

Zeiten messen und analysieren

Digitale Zeiterfassung ist ein Muss für Unternehmen mit Angestellten, doch auch Solo-Selbstständige können mit den passenden Tools maßgeblich ihre Effizienz steigern. Immerhin lohnt es sich, zu messen, wie viel Arbeitszeit pro Tag in abrechenbare Stunden und Projekte fließt und wie viel der Kommunikation und Organisation zum Opfer fällt. Wer den Ist-Zustand kennt, hat einen Ansatz, um die Prozesse zu optimieren. Welches Zeiterfassungs-Tool sich eignet, hängt von den persönlichen Bedürfnissen ab. Hier gibt es ein breites Angebot von der simplen digitalen Stechuhr bis hin zu Systemen mit zusätzlicher Buchhaltungsfunktion und Fahrtenbuch.
 

Von Betriebssystemen und Programmen

Der Computer läuft langsam, der Speicherplatz wird knapp und alle paar Minuten öffnen sich ungewollte Pop-Ups? – In diesem Fall kann eine gezielte Aufräum-Aktion die Arbeitsbedingungen am Computer wieder verbessern. Gute Helfer sind spezielle Cleaning- und Junkware-Removal-Tools, die Adware, Toolbars und Browser-Hijacker aufspüren und entfernen. Auch das Deinstallieren von nicht benutzten Programmen schafft Speicherplatz und hilft langsamen Rechnern wieder auf die Sprünge.
 

Aufräumen umfasst auch die Festplatte

Ein Frühjahrsputz der Festplatte bedeutet nicht nur, ein Cleaning-Programm durchlaufen zu lassen, sondern auch, die Festplatte sinnvoll zu strukturieren. Zum Beispiel mit einer zweiten Partition, die Ordnung und Übersicht schafft. Darüber hinaus trennt sie die persönlichen Dateien von den Systemdateien. Infolgedessen wird die Wartung des Betriebssystems einfacher, weil es sich zurücksetzen lässt, ohne die individuellen Speicherinhalte in Mitleidenschaft zu ziehen.
 

2. Der ergonomische Computerarbeitsplatz

Selbstständige, die viele Stunden täglich am PC arbeiten, investieren am besten in ihre körperliche und geistige Gesundheit, wenn sie die Regeln der Arbeitsplatz-Ergonomie-berücksichtigen:

Die Wahl des richtigen Standortes

Der ideale Arbeitsplatz befindet sich in einem abgetrennten Raum bei 22 Grad Celsius und einer Luftfeuchtigkeit von 50 Prozent. Eine Grundvoraussetzung für einen produktiven Arbeitstag bildet außerdem die ruhige Umgebung. Experten empfehlen, die Schallbelastung am Arbeitsplatz auf 45 bis 55 dB zu beschränken – andernfalls leidet die Konzentration. Wer sein Büro mit Blick auf eine vielbefahrene Straße einrichten will, sollte vorab nachmessen, ob die Fenster die Lärmbelastung ausreichend abfangen. Schlussendlich sollten Einrichtung und Dekoration eine angenehme Atmosphäre vermitteln, in der man sich gern aufhält.
 

Licht und Schatten am PC

Viele PC-Arbeiter positionieren ihren Schreibtisch entweder mit Blick aus dem Fenster oder mit dem Rücken dazu. Beides hat Nachteile: Der Fensterblick entspannt zwar die Augen von der Bildschirmarbeit, doch birgt die Gefahr von Ablenkungen. Außerdem belastet das einfallende Sonnenlicht die Augen während der Konzentration auf den Monitor. Wer mit dem Rücken zum Fenster sitzt, wird durch die Lichtreflektion auf dem Bildschirm irritiert. Optimal wird der Schreibtisch deshalb im 90-Grad-Winkel zum Fenster aufgestellt.
 

Die richtige Beleuchtung

Idealerweise ist das Arbeitszimmer mit 400 bis 600 Lux ausgeleuchtet. Dazu eignen sich am besten Deckenlichter, die weiches Licht verbreiten, und zusätzliche Schreibtischlampen, die flexibel auf Dokumente gerichtet werden können. Insgesamt sollte man hohe Kontraste zwischen der Bildschirmhelligkeit und der Umgebung vermeiden – an einem hellen Sommertag sollte auch der Monitor maximal beleuchtet sein.
 

Warum Laptops suboptimal sind

Ergonomie-Fachleute empfehlen, den Monitor am Arbeitsplatz auf Augenhöhe zu positionieren, um Rücken- und Nackenbelastungen zu vermeiden. Mit einem Desktop-PC lässt sich diese Regel relativ einfach umsetzen, ein Laptop steht dagegen zu tief auf der Tischplatte und verleitet zum typischen „Handy-Nacken“. Wer dennoch unbedingt mobil bleiben will und seinen Laptop regelmäßig außerhalb des Büros braucht, sollte am Arbeitsplatz zumindest einen geeigneten Laptop-Ständer nutzen, der den Monitor erhöht. Auch ein externer Bildschirm sowie die zusätzliche Tastatur und Maus helfen dabei, den Laptop-Arbeitsplatz ergonomisch zu gestalten.
 

Bildschirm, Maus und Tastatur in korrekter Höhe und Abständen

Wer über Stunden produktiv sein will, darf sich nicht durch falsche Sitz- oder Gerätpositionen erschöpfen. Die ergonomische Aufstellung von Möbeln und PC lässt sich dafür grob in Zahlen umreißen:

  • 50 bis 70 Zentimeter sollte der Monitor von den Augen entfernt sein.

  • Etwa 10 Zentimeter sollten sich zwischen Tischkante und Tastatur befinden.

  • Ober- und Unterarme liegen im 90-Grad-Winkel auf der Tischplatte – Tastatur und Maus liegen dabei genau in der verlängerten Achse der Unterarme.

  • 90 Grad beträgt auch der Winkel der Knie, wobei sich die Sitzfläche des Schreibtischstuhls etwa 19 bis 28 Zentimeter unterhalb des Tischniveaus befindet.

  • Um PC, Tastatur, Maus und Dokumenten ausreichend Platz zu bieten, braucht es eine Tischfläche von mindestens 80 mal 160 Zentimetern.


Effizienzsteigerung zweiter Monitor

Im Film gehören multiple Monitore meist zum Schreibtisch gestresster Börsenhändler – in der Realität können sie den Stress deutlich reduzieren. Denn die Zeit, die ein PC-Arbeiter täglich mit dem Hin- und Herklicken zwischen zwei Fenstern und dem Suchen von Dokumenten verbringt, kann durch einen zweiten Monitor deutlich verringert werden. Mehr Bildschirmfläche sorgt dabei nicht für Chaos, sondern erleichtert den Überblick und steigert die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Dazu kommt: Während ein großer Monitor einen großen Abstand erfordert, um die Augen zu schonen, bieten zwei kleinere Bildschirme ähnlich viel visuellen Raum, aber können auch in beengten Verhältnissen augenschonend platziert werden. Dabei hilft ein Monitor-Arm, der an der hinteren Tischkante befestigt wird. Schließlich kosten zwei kleinere Bildschirme von guter Qualität meist weniger Geld als ein großer.
 

Stehen oder sitzen? Beides!

Sitzen ist das neue Rauchen – das propagieren Mediziner und Medien seit Kurzem einhellig. Fakt ist: Wer stundenlang am Schreibtisch sitzt, entwickelt häufig Verspannungen in Rücken und Nacken, wird müde und leidet unter schweren, schmerzenden Beinen. Das Aufstehen hingegen kurbelt die Durchblutung an, hebt die Stimmung und ermöglicht tiefere Atemzüge und eine bessere Sauerstoffzufuhr. Die Lösung für einen aktiveren PC-Arbeitsplatz könnte deshalb ein Stehpult sein, bzw. ein verstellbarer Schreibtisch, der sich flexibel auf Sitz- und Stehhöhe anpassen lässt. Wer weniger Geld investieren will, nutzt einen Aufsatz für den Schreibtisch oder improvisiert mit einem Karton und einer zusätzlichen Tischplatte. Für das Stehpult gelten dann ähnliche ergonomische Maßgaben wie den Sitzplatz: Der Monitor befindet sich etwa auf Augenhöhe und die Arme liegen im 90-Grad-Winkel auf der Tischplatte auf.
 

Ein Laufband im Büro?

Mir kommen beim Spazierengehen immer die besten Einfälle“ – dieses Phänomen lässt sich eventuell ins Büro transferieren, wenn man Stehpult und Laufband kombiniert. Echte Joggingfans nutzen hierfür Fitness-Laufbänder mit speziellen Laptop-Aufsätzen und erledigen monotone Bildschirmaufgaben im gemächlichen Schritttempo. Wer weniger Platz hat, kann sich ein kleines und günstiges Schreibtisch-Laufband anschaffen, das sich bequem unter einem Stehpult aufstellen lässt.
 

Gut für die Beine: Aufstellungsorte für Drucker und Scanner

Alle Tätigkeiten, die sich nicht auf den Bildschirm richten, geben im Büro die Chance zur Bewegung. So sollten Computer-Arbeiter ihren Scanner, Drucker oder sogar das Telefon so positionieren, dass sie aufstehen und ein paar Schritte gehen müssen, um die Geräte zu erreichen. Auch Aktenordner müssen nicht am Schreibtisch gewälzt werden, man kann sie bequem im Stehen nach nötigen Papieren durchsuchen. Ein Telefongespräch bietet unter Umständen Anlass, sich einige Schritte durch das Büro zu bewegen oder gar einen Spaziergang um den Block zu machen.
 

Fazit: Mit der richtigen Vorbereitung wird der Computerarbeitsplatz zur Produktivitätszentrale

Ob die Computerarbeit nun die beruflichen Kernkompetenzen eines Selbstständigen umfasst oder nur zu den lästigen Pflichten am Rand gehört – in beiden Fällen sorgen ergonomische Arbeitsplätze und kluge, digitale Organisation für mehr Effizienz und mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag. Dabei können Selbstständige an vielen verschiedenen Stellschrauben drehen. Ob nun eine verbesserte Organisation, ein ergonomischerer Arbeitsplatz, der Kampf gegen Spam oder Bewegung im Arbeitsalltag – all diese Aspekte helfen dabei, die Arbeit im Homeoffice zu erleichtern. Wer hier etwas Zeit investiert, kann am Ende von den Vorteilen profitieren.

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