Elektronisches Kassenbuch: So finden Sie einen seriösen Anbieter

Das Kassenbuch ist eine buchhalterische Spezialität für alle Beteiligten. Selbstständige müssen darin alle Einnahmen und Ausgaben dokumentieren, die sie bar tätigen. Prüfer legen ihrerseits darauf ein sehr großes Augenmerk. Zum Kassenbuch gehört auch eine Kasse. Um für Selbstständige und Prüfer Rechtssicherheit zu gewährleisten und für eine einfache Bearbeitung zu sorgen, gibt es mittlerweile zahlreiche Softwareanbieter, die ein steuerlich zugelassenes Kassenbuch im Programm haben. Achtung: Nicht jede Software erfüllt die strengen Kriterien der Finanzbehörden! Sie müssen vorher prüfen, ob die Software den Anforderungen gerecht wir oder nicht. In der Regel weisen die Anbieter das mit einem Zertifikat aus. Worauf es bei der Wahl des Anbieters sonst noch ankommt, zeigt dieser Ratgeber.
 

1. Diese Angaben muss das Kassenbuch erfassen.

Im Kassenbuch müssen diese Daten erfassbar sein:

• Art der Geldbewegung: Einnahme oder Ausgabe
• Betrag und Währung
• Datum der Aktion
• Eindeutige Nummerierung: Belegnummer
• Inhaltliche Erläuterung der Buchung: Buchungstext, Platz für Erläuterungen
• Kassenstand
• Steuersatz
• Umsatzsteuer (Vorsteuer)
   

2. Diese rechtlichen Vorschriften müssen passen.

Im Paragraf 145 der Abgabenordnung ist der grundsätzliche Sinn und Zweck eines Kassenbuchs dokumentiert. Dabei geht es vor allem darum, übersichtlich darzustellen, welche Ausgaben und Einnahmen aus der physisch vorhandenen Kasse getätigt wurden. Ziel muss sein, einem Dritten schnell einen Überblick zu vermitteln. Zehn Jahre lang müssen die Datensätze und Auswertungen aus dem elektronischen Kassenbuch verfügbar, lesbar und auswertbar sein. Auch die einzelnen Kassenbons müssen zehn Jahre einsehbar bleiben.

Aktuell: Seit dem 1. Januar 2018 ist auch eine unangekündigte Kassen-Nachschau rechtlich in Ordnung. So wird die Notwendigkeit eines validen elektronischen Kassenbuchs noch einmal deutlich unterstrichen. Ab Januar 2020 sollen die Anforderungen an entsprechende Systeme noch einmal ändern. Dann muss es zertifizierte Sicherheitseinrichtungen geben, die idealerweise schon jetzt Bestandteil des elektronischen Kassenbuchs sind.

Für die Software gilt: Diese muss den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung (kurz: GoBD) entsprechen. Inhaltlich ist dort vor allem dokumentiert, dass die im elektronischen Kassenbuch erfassten Daten unveränderbar sein müssen. Auch eine vollständige, tägliche Erfassung ist vorgeschrieben.
 

3. Diese Features unterstützen den Selbstständigen darüber hinaus.

In einem Betrieb, wie etwa einem Restaurant, gibt es eine Barkasse, die jeder kennt. Hier geht es vor allem darum, die anfallenden Umsätze zu dokumentieren. An dieser Stelle empfiehlt es sich, die Software für ein elektronisches Kassenbuch so zu wählen, dass sie direkt zum Kassensystem passt. Das spart Zeit fürs Erfassen der einzelnen Buchungen. Das sogenannte Kassenzählprotokoll, das im Restaurant mindestens täglich, in anderen Unternehmen mit Bilanzierungspflicht mindestens einmal jährlich zu erstellen ist, dokumentiert den Bargeldbestand in der Kasse.

Wer sich für ein elektronisches Kassenbuch entscheidet, kann ein System wählen, welches nicht nur den Bestand dokumentiert, sondern auch Auswertungen ermöglicht. Via Datenexport lassen sich so statische Auswertungen (beispielsweise in Excel oder Datev) anfertigen, die aufzeigen, wie sich die Umsatzkurve über den Monat hin entwickelt. Betriebswirtschaftlich entscheidende Prozesse wie etwa die Öffnungszeiten in einem Restaurant lassen sich so bestens auswerten.

Wer auf der Suche nach einem elektronischen Kassenbuch ist, sollte auf Anbieter achten, die eine Demoversion anbieten. Diese ermöglicht einen zeitlich begrenzten Testlauf, der zeigt, ob der Selbstständige überhaupt mit dem Programm klarkommt. Auch die Übergabe der Daten zum Steuerberater, die möglichen Auswertungen (und dafür nötige Schnittstellen) sowie andere Details sind so im Vorfeld zu klären.
 

Elektronisches Kassenbuch oder Komplettsystem?

Wer explizit auf der Suche nach einem elektronischen Kassenbuch ist, wird sicherlich fündig. Fragen sollte sich der Selbstständige jedoch auch, ob eine buchhalterische Komplettlösung – inklusive Kassenbuch – nicht die bessere Option wäre. Namhafte Software-Hersteller haben buchhalterische Komplettlösungen im Portfolio – inklusive Kassenbuch, Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung, Bilanz, Warenwirtschaft, Lohn- und Gehaltsabrechnung und weiteren betriebswirtschaftlichen Features. Diese Komplettlösungen vereinfachen etwaige Auswertungen enorm.
 

Recherchetipp:

Die Abgabenordnung der Bundesrepublik Deutschland ist hier in der aktuellsten Fassung vorhanden:
https://dejure.org/gesetze/AO

Die IHK München und Oberbayern hat ein Merkblatt zur ordnungsgemäßen Kassenführung vorbereitet, das hier zum Download zur Verfügung steht:
https://www.ihk-muenchen.de/ihk/documents/Recht-Steuern/Steuerrecht/Neuer-Ordner/Merkblatt-Kassenbuchfuehrung-Februar-2017.pdf