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Externes Büro: Lohnt sich der Umstieg für Selbstständige?

Home Office mit Schreibtisch und Fahrrad

Viele Existenzgründer und Selbstständige starten mit den Büroräumen in den eigenen vier Wänden. Dabei hat ein externes Büro zahlreiche Vorteile, die sich nicht zuletzt an der steuerlichen Abzugsfähigkeit festmachen.

Zweifelsohne macht es für viele Existenzgründer Sinn, von Anfang an über ein Büro außer Haus nachzudenken. Nicht zuletzt die deutliche Abgrenzung vom privaten Umfeld schafft genügend Freiraum, um sich auf den beruflichen Alltag zu konzentrieren und an einem professionellen Auftritt zu arbeiten.
 

Home-Office versus externes Büro

Viele Branchen orientieren sich heute vor allen Dingen am Home-Office, da freie Texter, Designer, Onlineshop-Betreiber oder Buchhalter bequem von zuhause aus arbeiten. Das Heimbüro kostet effektiv weniger Geld und bietet zusätzliche Möglichkeiten, den Arbeitsalltag individuell zu strukturieren und selbst nach Feierabend für das Unternehmen tätig zu werden. Das birgt in sich das Risiko, die Arbeit und das Privatleben nicht voneinander zu trennen. Zudem gelten steuerrechtlich eingeschränkte Vorgaben, um die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer geltend zu machen.
 

Bürokosten steuerlich geltend machen

Eines der deutlichsten Vorteile eines externen Büros ist die Option, alle Kosten vollständig und nicht nur anteilig geltend zu machen. Das Finanzamt akzeptiert in der Regel alle anfallenden Kosten in Verbindung mit einem Büro außer Haus. Zu diesen laufenden Nebenkosten gehört nicht nur die Miete, sondern auch Strom, Wasser, Grundsteuer ebenso wie Schornsteinfeger, Müllabfuhr, Hausratsversicherungen und Heizkosten.

Eine Ausnahme bildet oftmals die Kaution, die als „Pfand“ vom Vermieter einbehalten wird und somit nicht von den Steuern abzusetzen ist. Sollten entgegen der geläufigen Erwartung die Kosten beim Vermieter bleiben, ist die Kaution im Bereich der Betriebsausgaben einzubringen. Was für die Nebenkosten gilt, greift auch für die Reparaturen, die Renovierung, die Reinigungskosten ebenso wie Anschaffungen für die Ausstattung des Büros.

Befindet sich das Büro in unmittelbarer Umgebung des Wohnraums, muss dies einen externen Zugang aufweisen. Nur so ist es möglich, das eigentlich häusliche Arbeitszimmer als Büro einzustufen. Grundsätzlich bestehen zwischen dem Arbeitszimmer und einer externen Geschäftsstelle enorme steuerliche Unterschiede. Werkstatt und Lagerräume gehören nicht zum Büro. Die Kosten sind dennoch vollständig abzugsfähig.
 

Planung und Konzeptionierung der eigenen Büroräume

Im Gegenzug ist jeder Existenzgründer dazu angehalten die Einnahmen realistisch zu kalkulieren, um herauszustellen, ob ein Büro zum jetzigen Zeitpunkt in die Kalkulation passt. Dabei sollten die Nebenkosten über günstige Anbieter so gering wie möglich ausfallen, um das eigene Budget nicht über zu strapazieren.

Nicht zu unterschätzen ist der professionelle Auftritt in der Branche und in der Arbeitswelt, wenn Selbstständige über ein externes Büro verfügen. Gerade wenn es zu Meetings oder Kundengesprächen kommt, wäre es wenig empfehlenswert, dafür die heimische Wohnung einzusetzen. Eine gute Lage kann auch potentielle Kunden oder Interessenten auf das Unternehmen aufmerksam machen und verspricht eine regionale Referenz.
 

Mischkultur dank Coworking-Places

Neben einem externen Büro bieten sich vor allen Dingen in größeren Städten flexible Bürogemeinschaften und Coworking-Places an. Ganz automatisch kommt es mit der Zeit zu einem Austausch mit Kooperationspartnern und Gleichgesinnten, die neue Ideen für Projekte liefern. Dies wirkt dem Umstand entgegen, sich in den eigenen vier Wänden wie gefangen zu fühlen und oftmals dieselben Fehler immer wieder zu begehen. Existenzgründer sind von Anfang an dazu angehalten, sich ein aktives Netzwerk aufzubauen und einen bewussten Schritt aus dem Heimbüro heraus zu gehen. Hier macht es oftmals Sinn, neben dem Home-Office einen Anteil der Arbeit in einem Coworking-Place zu erledigen.
 

Wenn das Home-Office nicht mehr ausreicht

Viele Gründer empfinden im Zuge der Entwicklung den Arbeitsplatz zwischen Schlafzimmer und Küche irgendwann als einengend. Sie wachsen regelrecht aus ihrem Heimbüro heraus und wollen in Kontakt mit Kunden und Partnern treten. Gerade wenn Selbstständige expandieren und ihr eigenes Geschäft ausbauen, empfiehlt es sich, Mitarbeiter oder Praktikanten zu beschäftigen, die das Business beleben und unweigerlich ein externes Büro verlangen. Dabei sollte die Auslagerung von Arbeitsmaterialien, Unterlagen und Akten ebenso wie Fachbüchern nicht unterschätzt werden. Für viele kommt irgendwann der Zeitpunkt, wenn das eigene Home Office aus allen Nähten platzt und ein externer Arbeitsbereich eine sinnvollere Alternative darstellt.
 

Klare Trennung zwischen Arbeit und Privatsphäre

Insbesondere die problematische Trennung zwischen Privatsphäre und Arbeitsplatz stellt einen der entscheidenden Nachteile des Home Office dar. Viele sind einfach nicht in der Lage, zuhause abzuschalten, so dass die geläufigen Arbeitszeiten oftmals ausufern oder man das Gefühl hat, den ganzen Tag zu arbeiten.

Eine zeitliche und inhaltliche Trennung von Arbeit und Privatleben gelingt bei vielen nur über ein externes Büro. Hier nutzen Selbstständige und Freiberufler ihre Arbeitszeiten effizienter oder gehen bewusster mit der Ressource Zeit um. So hat die Produktivität auf das eigene Arbeitsumfeld einen unmissverständlichen Einfluss. Viele entscheiden sich, den überwiegenden Teil der produktivsten Tageszeit im externen Büro zu verbringen und zusätzliche, kleinere Aufgaben am Rechner zuhause zu erledigen.

Eines der Hauptprobleme, mit dem Existenzgründer und Selbstständige im Heimbüro kämpfen, ist die Ablenkung, die hinter jeder Buch-Ecke lauert. So bleibt der Blick unweigerlich an ein paar liegengebliebenen Aufgaben hängen oder an Gedanken, wie man die Zeit gerade angenehmer verbringen könnte. Routinierte Arbeitsabläufe und feste Arbeitszeiten bilden einen ersten Ausweg aus dem Irrgarten der eigenen Gedankenwelt.
 

Mit den richtigen Kosten für ein Büro kalkulieren

Wer den Umstieg auf ein externes Büro schaffen möchte, sollte sich zunächst einen Überblick über die einzelnen Kostenpunkte erarbeiten. Gerade in Verbindung mit potentiellen Kunden und Kooperationspartnern gilt es, neben der eigentlichen Bürofläche und dem Arbeitsraum auf einen Empfangsbereich zu setzen. Außerdem sollte eine externe Arbeitsecke zur Verfügung stehen, wenn sich weitere Mitarbeiter im Büro befinden.

In Verbindung mit einem Makler entstehen nochmals zusätzliche Kosten über die Provision ebenso wie die Ausgaben im Hinblick auf die Kaution, die oftmals 2-3 Monatsmieten umfasst. Vorab sollten sich Existenzgründer über die laufenden Nebenkosten erkundigen und damit kalkulieren. Wer einen Kaltstart hingelegt und in einem externen Büro in die Selbstständigkeit einsteigt, legt sich ein finanzielles Polster zurecht. So gehört gerade im ersten Jahr der finanzielle Druck nicht zum bestimmenden Arbeitselement.

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