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Selbstständig machen als Immobilienverwalter

Hausverwalter am Schreibtisch mit Modellhaus

Wer gerne verwaltet, sich um buchhalterische Aufgaben kümmert und sich als kommunikativen Netzwerker bezeichnet, kann sich hier mit der Geschäftsidee ‚selbstständig machen als Hausverwalter/Immobilienverwalter‘ beschäftigen. Eine Ausbildung zum/zur Immobilienkaufmann/-frau liefert die notwendigen Kenntnisse. Die Existenzgründung als Immobilienverwalter steht aber auch Quereinsteigern offen.

Zu bedenken ist aber direkt zu Beginn der Planung, dass potenzielle Auftraggeber (= Haus- und Immobilienbesitzer) sich mit Sicherheit ein Bild von den Erfahrungen und Qualifikationen als Immobilienverwalter machen wollen. Insofern sind (nebenberufliche) Lehrgänge eine perspektivenreiche Option, um sich selbstständig als Immobilienverwalter zu machen. Doch was ist bei der Planung der Existenzgründung zu beachten? Der folgende Beitrag möchte alle erfolgskritischen Variablen der Geschäftsidee ‚selbstständig machen als Immobilienverwalter/Hausverwalter‘ kompakt beleuchten.
 

Existenzgründung als Immobilienverwalter: selbstständig machen mit ganzheitlicher Planung

  • begriffliche Differenzierung zur besseren Orientierung
  • Analyse der Ausgangslage: Worauf kommt es an?
  • Hinweise zur strategischen Ausrichtung
  • Fähigkeiten als selbstständiger Hausverwalter
  • Voraussetzungen, um sich selbstständig als Immobilienverwalter zu machen
     

Begriffliche Differenzierung im Vorfeld der Existenzgründung

Der Begriff Haus- oder Immobilienverwalter zielt auf die professionelle Administration von Wohnhäusern (Mehrparteienhäuser) oder auch ganzen Anlagen ab. In der Regel ist es so, dass sich Hausverwalter ausschließlich um Mietobjekte kümmern, womit die größte Zielgruppe schon genannt ist: Eigentümer von Immobilien. Abgesehen davon gibt es auch noch die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung). Sondereigentum wie Eigentumswohnungen sind von der WEG-Verwaltung ausgenommen. Zu beachten ist, dass die Pflichten und Rechte einer WEG-Verwaltung im Wohnungseigentumsgesetz festgeschrieben sind, wohingegen Hausverwalter das Leistungsspektrum frei mit Blick auf die Nachfrage bestimmen können. Bevor die Planungen zur Geschäftsidee ‚selbstständig machen als Immobilienverwalter/Hausverwalter also konkrete Züge annehmen, sollte Klarheit über die grundsätzliche Ausrichtung samt Zielgruppe herrschen. Hierfür ist natürlich auch eine Standortanalyse vorzunehmen, um die selbstständige Tätigkeit von Beginn an auf eine belastbare Basis zu stellen.
 

Statistik: Wie viele Immobilien werden verwaltet?

Wer sich auf privates Wohneigentum bzw. dessen Verwaltung fokussieren möchte, muss in Erfahrung bringen, wie viele potenzielle Objekte am Standort in einem Umkreis X schon verwaltet werden. Idealerweise können belastbare Zahlen offenbaren, wie groß die Nachfrage für solche professionellen Dienstleistungen ist bzw. wie viele potenzielle Verwaltungsobjekte noch nicht von externen Dienstleistern übernommen wurden.
 

Standortanalyse als wichtiger Faktor für die Kundenakquise

Zeigt sich, dass es schon genügend Hausverwalter gibt, so ist der Standort ggf. zu ändern oder der Aktionsradius auszuweiten. Es muss Klarheit darüber herrschen, dass die Gewinnung von Kunden bzw. Verwaltungsobjekten die existenzielle Grundlage für eine selbstständige Tätigkeit als Hausverwalter ist. Insofern muss diese Planungsaufgabe sehr gründlich vorgenommen und im Businessplan überzeugend ausgearbeitet werden.
 

Verdienstmöglichkeiten als Immobilienverwalter

Idealerweise konnten angehende selbstständige Immobilienverwalter im Vorfeld schon Kontakte knüpfen bzw. einen Kundenstamm aufbauen. Mit den entsprechenden Erfahrungen und dem Wissen um realistische Verdienstmöglichkeiten als selbstständiger Hausverwalter kann auch eingeschätzt werden, wie viele Objekte welcher Größenordnung es bedarf, um von der selbstständigen Tätigkeit leben zu können. Letztlich hängen die Verdienstmöglichkeiten auch direkt vom angebotenen Leistungsspektrum ab: Je größer und ganzheitlicher dieses ausfällt, desto größer ist die Einnahmebasis. Zudem sollten Selbstständige gerade mit Blick auf die Einnahmen auf Regelmäßigkeit und buchstäbliche Berechenbarkeit setzen. Wer in dieser Hinsicht die Abrechnung der Nebenkosten übernimmt, kann jedes Jahr wiederkehrende Einnahmen verbuchen. Wer sich ‚nur‘ auf die Behebung von Schäden ausrichtet, muss darauf warten, bis das Telefon klingelt…
 

Hausverwaltung gründen: Leistungsspektrum & Fokus

Die Nachfrage in puncto professionelle Immobilienverwaltung erklärt sich größtenteils mit der Tatsache, dass Besitzer von Wohneigentum meistens nicht das notwendigen Wissen geschweige denn die Zeit haben, um Objekte ganzheitlich zu managen. Genau hier kommen die zuverlässigen und professionellen Dienstleistungen einer Hausverwaltung zum Tragen. Der Schwerpunkt der selbstständigen Tätigkeit kann auf der kaufmännischen Wohnungsverwaltung liegen, womit folgende Tätigkeiten und Aufgaben im operativen Betrieb gemeint sind:

  • Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung
  • Überwachung von Mietzahlungen
  • Mahnungen und Forderungswesen
  • Begleichung von Rechnungen (z.B. Grundsteuer, Wasser- und Abfallgebühren etc.)
  • Überwachung der Mietentwicklungen anhand des örtlichen Mietspiegels (ggf. Vornahme von Erhöhungen im Rahmen der gesetzlichen Mietpreisbremse)
  • ggf. Vermarktung/Vermietung von frei werdenden Wohnungen

Abgesehen davon bietet die technische Hausverwaltung für Mieter greifbare Mehrwerte im Lebensalltag. Wer als Eigentümer seine Immobilien verwalten lässt, muss sich um nichts kümmern, wenn ein Schaden auftritt (ein klassisches Beispiel sind verstopfte Rohre). In solchen Fällen wenden sich Mieter an die Hausverwaltung, damit der Schaden umgehend behoben werden kann. Mögliche Leistungen in diesem Bereich wären etwa:

  • Gebäudemanagement (Instandhaltung/Modernisierung: der Bedarf muss regelmäßig geprüft werden)
  • Überwachung von Arbeiten
  • regelmäßige Kontrolle der Räumlichkeiten
  • Veranlassung von Reparaturarbeiten (Hausmeistertätigkeiten je nach Qualifikationshintergrund)

An dieser Stelle wird nochmals deutlich, dass ein ganzheitliches Leistungsspektrum natürlich eine breitere Einnahmebasis eröffnet. Zudem haben potenzielle Kunden so die Möglichkeit, alle anfallenden Arbeiten rund um Immobilienobjekte auszulagern. Es versteht sich von selbst, dass das notwendige Können für ein solches Leistungsspektrum vorhanden sein muss. Denn arbeitet ein Hausverwalter nachweislich nicht zuverlässig oder in puncto Buchhaltung nicht korrekt, so werden ihm Auftraggeber sehr schnell das Vertrauen entziehen. Für eine langfristige Kundenbindung ist Vertrauen unabdingbar. Dieses kann letztlich nur entstehen, wenn eine gute und zuverlässige Arbeit geleistet wird.
 

Persönliche Voraussetzungen hinterfragen

Aus den Schilderungen bis dato sollte hervorgegangen sein, dass die Anforderungen an die persönlichen Fähigkeiten als selbstständiger Hausverwalter recht hoch sind. Gefragt sind Managementqualitäten, denn es gilt, immer alles im Blick zu haben und Termine einzuhalten. Des Weiteren müssen selbstständige Hausverwalter kommunikative Netzwerker sein, die mit diversen Handwerksbetrieben kooperieren. Darüber hinaus müssen die Fähigkeit und der Wille vorhanden sein, sich ggf. mit erbosten Mietern auseinanderzusetzen, wenn die Rohrleitung zum dritten Mal in Folge verstopft ist oder die Heizungsanlage an sehr kalten Wintertagen ausfällt.
 

Berufliche Selbstständigkeit und Work-Life-Balance

Wer ein breites Leistungsspektrum anbietet und viele Aufträge gewinnen konnte, wird also jeden Tag einen sehr abwechslungsreichen Arbeitsumfang haben. Letztlich soll der Weg in der berufliche Selbstständigkeit ja zu einer höheren Zufriedenheit in Form von Selbstverwirklichung beitragen. Daher muss ehrlich hinterfragt werden, ob man sich den geschilderten Arbeitsumfang jeden Tag vorstellen kann. Mit Blick auf die wichtige Work-Life-Balance sollte auch Klarheit darüber erlangt werden, wie groß die eigenen Kapazitäten sind bzw. wie viele Kunden angenommen werden können, um den gesamten Aufwand noch bewältigen zu können. Ohnehin sollte im auszuarbeitenden Businessplan der geplante Geschäftsumfang deutlich werden. Nicht zu vergessen ist, dass neben der Immobilienverwaltung ja auch noch die eigene Buchhaltung erledigt werden muss (Rechnungserstellung, steuerliche Aspekte etc.).
 

Verwaltungsleistungen vertraglich fixieren

Das Leistungsspektrum, das von Kunden in Anspruch genommen wird, sollte vertraglich fixiert werden, damit für beide Seiten wünschenswerte Rechtssicherheit herbeigeführt werden kann. Wer als Eigentümer Immobilien in ‚fremde Hände‘ gibt, möchte eine solche notwendige Basis nicht zuletzt als Vertrauensgrundlage. Neben den Leistungen sollte auch vereinbart werden, wie hoch die Vergütung für welche Leistung ausfällt. Auf diese Weise herrscht für beide Seiten planbare Berechenbarkeit. Es versteht sich von selbst, dass die Preise sich am Marktüblichen und an wünschenswerten Verdienstmargen bemessen. In dieser Hinsicht ist der Faktor Zeit mit Blick auf die Verdienstmöglichkeiten bei der Kalkulation entsprechend zu würdigen. Insgesamt erscheint es von Vorteil, auf vertragliche Flexibilität zu setzen und den Leistungsumfang auf jeden Kunden abzustimmen.
 

Selbstständig machen als Immobilien-/Hausverwalter: Formalitäten

Bislang war es so, dass vor der Aufnahme der Tätigkeit als selbstständiger Immobilienverwalter ein Gewerbe ohne gesonderte Erlaubnispflicht anzumelden war. Es musste lediglich ein Sachkundenachweis vorgelegt werden. Ab dem 1. August 2018 wird sich dies ändern. Vorgesehen ist ab diesem Zeitpunkt eine Erlaubnispflicht für die selbstständige Tätigkeit als Immobilienverwalter. Der Gesetzgeber begründet diese Verschärfung der Berufszulassungsvoraussetzungen damit, dass viele Eigentümer Mieteinahmen für die Altersvorsorge nutzen. Es handele sich somit um einen vertrauenswürdigen und schützenswerten Bereich. Die zugrundeliegende Erlaubnispflicht wird in Paragraf 34c der Gewerbeordnung geregelt. Der bis dato notwendige Sachkundenachweis wird gestrichen.
 

Fortbildungspflicht für selbstständige Immobilienverwalter

Vorgesehen ist im Rahmen der Gesetzesänderung nun eine Fortbildungspflicht für Immobilienverwalter (20 Stunden in drei Jahren). So soll formal sichergestellt werden, dass Immobilienverwalter immer auf dem aktuellsten Stand sind und ihre Tätigkeit ordnungsgemäß bzw. rechtskonform durchführen können. Es ist vorgesehen, Verstöße gegen die beschlossene Fortbildungspflicht mit Bußgeldern zu ahnden. Des Weiteren sollen Immobilienverwalter dazu aufgefordert werden, Kunden über die Fortbildungen zu informieren, damit diese sich ein genaueres Bild vom Qualifikationshintergrund verschaffen können. Wer sich als Immobilienverwalter selbstständig machen möchte, sollte also die neuen Rahmenbedingungen prüfen und bzw. sich mit den persönlichen Voraussetzungen für die Erlaubnispflicht befassen. Weitere Gesetzesänderungen oder –anpassungen sind nicht ausgeschlossen. Wer mit einer Existenzgründung in diesem Bereich liebäugelt, sollte die aktuelle Entwicklung genau verfolgen.
 

Immobilienverwaltung gründen ohne Gewerbepflicht?

Paragraf 18 des Einkommenssteuergesetzes erwähnt die in diesem Tätigkeitsfeld ebenfalls relevante Vermögensverwaltung als nicht von der Gewerbesteuer erfasste Tätigkeit. Insofern ist im Einzelfall je nach Leistungsspektrum zu prüfen, ob bzw. für welche Leistungen ein Gewerbe anzumelden ist. Grundsätzlich ist es so, dass die meisten geschilderten Tätigkeiten einer Immobilienverwaltung sowohl im kaufmännischen als auch technischen Bereich gewerblicher Natur sind. Wer eine freiberufliche Tätigkeit rechtfertigen will, muss sich mit dem zuständigen Finanzamt auseinandersetzen. Dieses trägt die letztendliche Entscheidung. Aber die Vermögensverwaltung kann letztlich nur dann nicht gewerblicher Natur sein, wenn alle Leistungen aufgrund einer spezifischen Qualifikation selbst erbracht werden (entsprechende Tätigkeiten dürfen nicht an Dritte delegiert werden). Gerichtsurteilen zufolge ist auch immer von einer gewerblichen Tätigkeit auszugehen, wenn pro Jahr mehr als drei Verträge mit Blick auf den verwalteten Wohnraum vermittelt werden.
 

Kurzzusammenfassung zur Existenzgründung als Hausverwalter/Immobilienverwalter

  • Standortanalyse zu Beginn der Planung für die Chancenbewertung vornehmen: Wie viele potenzielle Mietobjekte/Auftraggeber gibt es überhaupt?
  • Leistungsspektrum/strategische Ausrichtung im Businessplan schildern: Fokus auf kaufmännische oder technische Immobilienverwaltung oder beides?
  • Die Auftrags- bzw. Kundengewinnung ist überaus erfolgskritisch für die selbstständige Tätigkeit als Immobilienverwalter: Wie an Verwaltungsobjekte gelangen?
  • Persönliche Voraussetzungen hinterfragen: bereit für das abwechslungsreiche Aufgabenspektrum?
  • Mit dem 1.8.2018 tritt eine Gesetzesänderung in Kraft, nach der eine Erlaubnispflicht für selbstständige Immobilienverwalter vorgesehen ist. Zudem besteht dann die Pflicht, sich regelmäßig fortzubilden.

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