Home-Office und Corona: Tipps für produktive Arbeitsbedingungen

Corona hat der Digitalisierung einen enormen Schub gegeben, denn Unternehmen müssen sich zwangsweise mit komplett veränderten Arbeitsbedingungen arrangieren. Eine große Herausforderung ist dabei die Gestaltung des Home-Office. Was braucht ein gutes Home-Office, in dem Mitarbeiter produktiv arbeiten können? Und was ist wichtig für Arbeitgeber?
 

Warum Home-Office wegen Corona einrichten?

Der zwischenzeitliche Shutdown im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 legte tausende Firmen komplett lahm. Einige Branchen traf es besonders hart, zum Beispiel die Gastronomie und Hotellerie sowie die Schausteller-Branche. Den betroffenen Unternehmen wurde von heute auf morgen die Existenzgrundlage entzogen und zahlreiche Betriebe mussten für immer ihre Türen schließen. Andere Branchen aber konnten sich umorganisieren und den Anforderungen der Bundesregierung in Punkto Hygiene und Kontaktverbot entsprechen, indem sie ihre Mitarbeiter ins Home-Office schickten. In den eigenen vier Wänden können organisatorische, administrative und projektbezogene Bildschirmarbeiten weiter erledigt werden. Auf diese Weise haben sich viele Betriebe durch die Anfangsphase der Corona-Krise gebracht und manche wollen den Modus langfristig zumindest teilweise beibehalten.
 

Strukturen aufbauen und festen Rahmen vorgeben

Um Ihre Mitarbeiter „im Blick“ zu behalten, sollten Sie sinnvolle Strukturen einrichten, die die Zusammenarbeit auf die Entfernung hin optimieren. Prüfen Sie die Ereignisse und Abläufe, die während einer normalen Bürowoche stattfinden und erschaffen Sie die notwendigen digitalen Strukturen im Einklang mit Ihren üblichen Prozessen. Die folgende Frageliste soll zur Orientierung dienen:

Arbeitszeit erfassen

Die Zeiterfassung muss im Büro und im Home-Office zuverlässig funktionieren. Eine zukunftsorientierte Lösung bietet die kontaktlose Zeiterfassung über RFID- bzw. NFC-Transponder, per Karte oder Token. Mit einer modernen Zeiterfassung am Terminal wie der von Timemaster werden so im Büro Arbeitszeiten genau erfasst, zusätzlich können Ihre Mitarbeiter die Zeit über eine App am Smartphone oder am PC eintragen. Mit diesem System ist Ihre Firma langfristig für jede Arbeitsform gerüstet, auch für Mitarbeiter im Home-Office oder für Außendienstmitarbeiter.
 

Meetings mit Anwesenheitspflicht durchführen

Regelmäßige Feedback-Gespräche, Team- und Projektbesprechungen sollten wie gewohnt stattfinden, lediglich den Rahmen müssen Sie anpassen. Setzen Sie Meetings mit Anwesenheitspflicht an, im Idealfall mit Video-Übertragung. Auf diese Weise bleiben Sie mittelbar in Kontakt und stellen sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden sind. Geeignete Video-Konferenz-Tools wie Skype, Zoom, GoToMeeting und BigBlueButton stellt dieser Beitrag vor.
 

Digitale Plattform für Projektarbeiten nutzen

Falls Sie bislang auf einem Server standortgebunden gearbeitet haben und keine Infrastruktur für Teamarbeiten zur Verfügung steht, sollten Sie sich nach einer geeigneten Projektsoftware umsehen. Auf der Plattform einer professionellen Projektsoftware stehen Ihnen die organisatorischen und administrativen Tools zur Verfügung, die üblicherweise für die bürotypischen Arbeitsprozesse notwendig sind:

  • Kommunikation und Austausch: Messenger, Chat-Apps, Umfragetools

  • CRM: Kontaktverwaltung, Leaderfassung, Berichtserstellung, Mailings, Marketingaktivitäten

  • Dokumentenmanagement: Aufgabenerstellung und Verteilung, Priorisierung mit Terminen, Fristen und Zuständigkeiten

Ein Vorteil von professioneller Projektsoftware steckt unter anderem darin, dass die Aktivitäten aller Akteure zeitlich und inhaltlich dokumentiert werden. Sie können jederzeit prüfen, welcher Mitarbeiter was zu welcher Zeit bearbeitet hat. Ein weiterer ist, dass projektbezogene Dokumente und Informationen zentral organisiert werden. Sie und Ihr Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Details.
 

An welche arbeitsrechtlichen Aspekte müssen Arbeitgeber beim Home-Office denken?

Über die Corona-Krise hinaus dauerhaftes Arbeiten im Home-Office zu ermöglichen ist in vielen Betrieben sinnvoll. Denn es ist davon auszugehen, dass der Shutdown im Frühjahr diese Jahres nicht der einzige bleiben wird. Abgesehen davon ist ein Aspekt aus Sicht eines Arbeitgebers nicht zu vernachlässigen: Wenn Ihre Firma dauerhaft Home-Office-Lösungen anstrebt, verringert das den Platzbedarf im Firmenbüro. Langfristig lassen sich dadurch Fixkosten für Büromiete und Nebenkosten einsparen, weil unterm Strich kleinere Gewerbeflächen nötig sind. Bitte berücksichtigen Sie, dass an Home-Office-Arbeitsplätze dieselben Maßstäbe angelegt werden wie an Büro-Arbeitsplätze, insbesondere auch in Punkto Datenschutz sowie Arbeitsschutz und -sicherheit. Für Büroarbeitsplätze bedeutet das unter anderem, dass eine ergonomische Sitz- und Arbeitshaltung bei ausreichend Tageslicht gewährleistet sein muss. Bitte setzen Sie sich mit einem Rechtsanwalt in Verbindung, wenn Sie Home-Office-Arbeitsplätze dauerhaft zur Verfügung stellen wollen, da weitere rechtliche Gesichtspunkte besprochen und geklärt werden müssen.
 

Vorteile und Nachteile des Home-Office

Arbeiten im Home-Office bringt zahlreiche Vorteile, und zwar für beide Seiten. Doch einige Nachteile sind ebenfalls nicht von der Hand zu weisen. Die folgende Tabelle verschafft einen Überblick über die wichtigsten Aspekte eines Home-Offices.

Aspekt

Vorteile und Nachteile für Arbeitgeber

Vorteile und Nachteile für Arbeitnehmer

Anfahrtswege fallen weg

+ Mitarbeiter haben morgens weniger Stress und können entspannter arbeiten.

+ Eventuell fallen Zuschüsse für Jobticket und vergleichbare Vergünstigungen weg.

+ Weniger Stress am Morgen und nach Feierabend bedeutet mehr Freizeit.

+ Außerdem fallen die Fahrtkosten weg.

keine Ablenkung durch Kollegen

+ Produktiveres und konzentrierteres Arbeiten ohne Ablenkungen wird möglich.

- Zuhause können Kinder, Partner oder Mitbewohner stören, was sich mindernd auf die Arbeitsleistung auswirkt

+ weniger Störungen ermöglichen längere Konzentrationsphasen

- Kinder, Partner oder Mitbewohner verkennen ggf. das Bedürfnis nach Ruhe und stören häufig

unabhängiges Arbeiten

+ Arbeitnehmer lernen mehr Eigenverantwortung und Selbstdisziplin.

- Möglicherweise sind Hilfestellungen nötig, damit Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz ideal organisieren und die Arbeitsabläufe neu strukturieren bzw. an die veränderten Arbeitsbedingungen adaptieren. Das verschlingt zusätzliches Budget.

 

+ Der Arbeitsalltag lässt sich individuell organisieren. Wem der unabhängige Arbeitsstil liegt, wird im Home-Office gerne und produktiv arbeiten.

- Wer selbstständiges Arbeiten nicht gewohnt ist, stößt schnell an die eigenen Grenzen. Vereinsamung führt bei manchen Mitarbeitern zu negativen Gefühlen und Stress, was die Produktivität mindert

Anreiz

+ Arbeiten im Home-Office ist ein wirkungsvolles Benefit bei Neu-Einstellungen und bei Jahresgesprächen mit Mitarbeitern.

+ Wer einen Arbeitgeber hat, der langfristig die Option des Home-Office anbietet, kann Arbeits- und Privatleben langfristig planbar besser miteinander vereinbaren

Hardware und technische Ausstattung

- Falls es möglich ist, kann die vorhandene Hardware in die Wohnungen der Mitarbeiter gebracht werden, um Kosten zu sparen. Doch in vielen Fällen müssen zumindest teilweise neue Geräte angeschafft oder vorübergehend geleast/gemietet werden. Das erhöht die Kosten.

- Der vorhandene Internetanschluss muss geprüft und ggf. aufgerüstet werden. Das kostet ebenfalls zusätzlich.

 

+ Möglicherweise wird die technische Grundausstattung im Home-Office auf Kosten des Arbeitgebers verbessert. Davon profitieren Arbeitnehmer unter Umständen auch privat.

+ In einer kleinen Wohnung ist in der Regel kein Platz für ein eigenes Büro. Die Hardware steht in Küche, Wohnzimmer, Flur oder Schlafzimmer und blockiert Fläche. Das kann auf Dauer sehr störend sein.


Mitarbeiter, die ohnehin diszipliniert und selbstständig arbeiten, können die Zeit im Home-Office oft produktiver nutzen als im Büro, vorausgesetzt sie haben Ruhe zuhause. Andere Mitarbeiter benötigen ein wenig Hilfestellung und regelmäßige Ansprache, um zielorientiert zu arbeiten. Grundvoraussetzung für jede erfolgreiche Tätigkeit im Home-Office ist eine gute Organisation der Arbeitsabläufe, um die Sie sich im Vorfeld Gedanken machen müssen. Es ist empfehlenswert, Ihre Mitarbeiter mit einzubeziehen, um eine Arbeitsleitlinie für das Home-Office aufzustellen, die das gesamte Team mitträgt.

Frau im Home Office

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