Kosten sparen mit Desk Sharing - So funktioniert es!

Desk Sharing ist eine neue, effiziente Form, um die Büro-Arbeitswelt zu organisieren. Auf dem Punkt gebracht heißt es, dass es in einem Organisationsbereich eines Unternehmens weniger Schreibtische als Mitarbeiter gibt. Nicht selten liegt eine sogenannten Desk Sharing Ratio von 1 : 1,25 vor. Das bedeutet, für zehn Mitarbeiter stehen acht Arbeitsplätze zur Verfügung. Auf den ersten Blick ist es etwas befremdlich, ins Büro zu kommen und erst einmal nach einem Arbeitsplatz zu suchen. Desk Sharing bringt den Unternehmen Vorteile, weil sie beispielsweise Fläche, Heiz- und Mietkosten einsparen. Auch die Mitarbeiter profitieren von diesem flexiblen Arbeitsplatz-Konzept.
 

Leer stehende Schreibtische stellen ungenutztes Potenzial dar

In einem herkömmlichen Büro, wie es heute noch in den meisten Unternehmen vorherrscht, ist häufig festzustellen, dass einzelne Arbeitsplätze verwaist sind. Durch Urlaubs- und Krankheitstage oder Abwesenheit wegen einer Fortbildung stehen Schreibtische leer. Mitarbeiter nehmen Kundentermine außer Haus wahr, gehen auf Dienstreise. Das Einsparpotenzial, das hier drinsteckt, lässt sich zunächst nur erahnen.

Organisationsindividuelles Bürokonzept eröffnet neue Möglichkeiten

Für die Mitarbeiter hat das Desk Sharing Konzept ebenfalls Vorteile. Im Laufe einer Periode fallen unterschiedliche Aufgaben an, die unterschiedliche Anforderungen an die einzelnen Mitarbeiter stellen. Für einige Arbeiten, wie die Fertigstellung eines Projektberichts, ist ein ruhiger Platz zum konzentrierten Lesen und Arbeiten hilfreich. Die kreative Problemlösung im Team macht eine inspirierende Umgebung notwendig, die das kreative Arbeiten alleine oder im Team fördert.

Wer aufgrund des Desk Sharings nicht nur seinen Standardarbeitsplatz zur Verfügung hat, kann sich jeweils die entsprechende Arbeitsumgebung heraussuchen. Dafür ist es natürlich erforderlich, dass das Unternehmen ein organisationsindividuelles Arbeits- und Bürokonzept bereitstellt. Dieses Konzept ist im Idealfall genau auf die Anforderungen der Mitarbeiter und deren Bedürfnisse abgestimmt und bietet ganz unterschiedliche Arbeitsplätze an.

Die Mitarbeiter haben weiterhin den Vorteil, dass sie sich genau mit den Kollegen zusammensetzen können, mit denen sie aktuell an einem Projekt zusammenarbeiten. Da sich heute Teams immer wieder neu bilden, ist das ein nicht zu vernachlässigender Vorteil. Selbst in Unternehmen, in denen Teamarbeit nicht an der Tagesordnung ist, kann es vorteilhaft sein, nicht immer mit den gleichen Kollegen zusammenzusitzen. Die Verbindungen zu Menschen, zu denen seltener Kontakt besteht, kann wertvolle, neue Impulse geben (Theorie der „Weak Ties“).
 

Anforderungen, damit das Desk Sharing Konzept funktioniert

Damit das Desk Sharing Konzept im Unternehmen funktioniert, ist ein grundlegendes Verständnis der Arbeitsweise im Unternehmen Voraussetzung. Daraus lassen sich optimale Raum- und Infrastrukturen ableiten. Aus ergonomischen Gründen sollten alle Möbel schnell und einfach auf unterschiedliche Anforderungen anpassbar sein. Dazu geeignet sind beispielsweise elektrisch höhenverstellbare Schreibtische. Damit dieses Konzept funktioniert, ist eine papierarme Arbeitsweise notwendig. Vorgänge sollten weitestgehend digitalisiert sein, das bedeutet, dass die für die Arbeit notwendigen Informationen und Datenbestände in digitaler Form vorliegen. Notebooks eignen sich hervorragend für diese Arbeitsweise, wenn sie mit einer Dockingstation aufzuladen sind, an einen externen Monitor angeschlossen und mit einer externen Tastatur verwendet werden.
 

Für wen eignet sich das Desk Sharing Konzept?

Vom Prinzip her sind die meisten Arbeiten für dieses Konzept geeignet. Mithilfe einer fundierten Arbeitsanalyse lassen sich die Bereiche ermitteln. Es hat sich in der Praxis bewährt, dass zentrale Unterstützungsfunktionen einen festen Platz haben, wie beispielsweise Assistenzen. Führungskräfte beanspruchen häufig ein Einzelbüro wegen des hohen Anteils an vertraulichen Gesprächen. Wird die Gesamtarbeitszeit betrachtet, ist dieser Anteil gar nicht so hoch. Für die Unternehmen ist es viel wichtiger, intern die Informations-Transparenz zu erhöhen. So können sie in geeigneter Weise auf die immer volatileren Märkte reagieren.

So funktioniert Desk Sharing in der Praxis

• Unternehmen, die Desk Sharing praktizieren, befolgen meist die nachfolgenden Grundsätze.
• Cloudworking: Die Arbeit erfolgt hauptsächlich elektronisch, der Zugriff auf notwendige Daten erfolgt dezentral.
• Die Mitarbeiter haben mehrere Orte zum Arbeiten zur Auswahl.
• Der gesamte Arbeitsalltag ist flexibel. Niemand sitzt die ganze Zeit am selben Arbeitsplatz.
• Die Schreibtische sind von der Ausstattung alle gleich.
• Clean-Desk-Policy: Die Mitarbeiter verlassen den Schreibtisch so, wie sie ihn vorgefunden haben.
• Caddys: Jeder Mitarbeiter hat einen fahrbaren Container, in dem er persönliche Unterlagen aufbewahrt und den er an jeden Schreibtisch mitnehmen kann.
• Ergonomie: Der Arbeitsplatz lässt sich schnell und einfach an jeden Nutzer anpassen.