Öffentliche Vergabe – Ablauf und Chancen für Selbstständige

Ordner mit Ausschreibung und Bargeld

Jährlich werden Aufträge im Wert von über 400 Milliarden Euro durch öffentliche Auftraggeber vergeben. Die Vergabestellen beschaffen dabei alles, was öffentliche Träger wie Gemeinden, Ländern, Bund, Universitäten, Kindergärten und anderen öffentlichen Institutionen benötigen. Öffentliche Aufträge können also die Lieferung von Büromaterial genauso umfassen wie die Umsetzung umfangreicher Bauvorhaben. Doch wie genau verläuft die öffentliche Vergabe eigentlich und wer hat Chancen auf lukrative Aufträge?
 

Das Vergabeverfahren

Die Vergabe öffentlicher Aufträge stellt einen zentralen Wirtschaftsfaktor dar. Die Auftraggeber – also beispielsweise die Gemeinden, Länder oder der Bund – müssen sich bei der Vergabe von Lieferungs- oder Leistungsaufträgen allerdings an feste Vergabeverfahren halten. Diese sollen eine sinnvolle Mittelverwendung sowie die Korruptionsbekämpfung oder die Vermeidung von Vetternwirtschaft sichern.

Gleichzeitig sichert das Vergabeverfahren Unternehmern – vom kleineren Gerüstbauunternehmen bis hin zum etablierten Dachdeckerunternehmen – faire Chancen auf staatliche Aufträge. Um diese Chancen auch tatsächlich nutzen zu können, ist es wichtig, den Ablauf der staatlichen Vergabeverfahren zu kennen. Deren Abläufe sowie Begrifflichkeiten wie Fachkunde und Eignung erklärt daher dieser Beitrag.

 

Verfahrensarten der öffentlichen Vergabe

Bei der öffentlichen Auftragsvergabe stehen verschiedenen Verfahrensarten zur Verfügung. Grundsätzlich müssen die Nutzer öffentlicher Gelder, die einen Auftrag zu vergeben haben, die Vergabe aber im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung vornehmen.

Sämtliche Verfahren zur öffentlichen Auftragsvergabe richten sich nach nationalen Vorschriften. Handelt es sich allerdings um Aufträge mit höherem Auftragswert, sind ab einer bestimmten Wertgrenze (EU-Schwellenwert) bei der Vergabe die allgemeinen EU-Vorschriften zu beachten.
 

Prinzipiell lässt sich bei der Vergabe zwischen

  • offenen Verfahren,

  • nicht offenen Verfahren und

  • Verhandlungsverfahren

unterscheiden.
 

  • Im Rahmen des offenen Verfahrens wird die Vergabeabsicht öffentlich bekanntgegeben. Anschließend ist es jedem Interessenten möglich, ein Angebot bezüglich des Auftrags abzugeben. Unterschreitet der Auftragswert die EU-Schwelle, wird dieses Verfahren auch als „öffentliche Ausschreibung“ bezeichnet.

  • Bestehen besondere Gründe dafür, ist eine Vergabe öffentlicher Aufträge im Rahmen des nicht offenen Verfahrens möglich. Unterschreitet der Auftragswert die EU-Schwelle, wird dieses Verfahren auch als „beschränkte Ausschreibung“ bezeichnet. Dieses Verfahren sieht vor, dass lediglich ein bestimmter Unternehmerkreis aufgefordert wird, ein Angebot abzugeben.

  • Ebenfalls unter besonderen Voraussetzungen kann eine Vergabe im Rahmen des Verhandlungsverfahrens stattfinden. Bei Auftragswert unterhalb der EU-Schwelle wird dieses „freihändige Vergabe“ genannt. Prinzipiell kann jeder Interessent die Teilnahme an diesem Verfahren beantragen. Interessenten, die in die engere Wahl kommen, werden aufgefordert, ein konkretes Angebot abzugeben. Außerdem gestattet das Verfahren dem öffentlichen Auftraggeber einen größeren Spielraum. Nach Erhalt des Erstangebots ist es ihm daher erlaubt, mit den Bietern Verhandlungen, etwa über Auftragsbedingungen, zu führen.

 

Die Prüfung der Eignung

Allen Verfahrensarten ist stets ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorgelagert. Durch den Teilnahmewettbewerb werden geeignete Unternehmen quasi „vorgefiltert“. Anschließend können die in die engere Wahl kommenden Unternehmer ein konkretes Auftragsangebot abgeben. Den „Gewinnern“ des Teilnahmewettbewerbs sendet der Auftraggeber dazu Vergabeunterlagen zu.

Außerdem muss der öffentliche Auftraggeber anschließend (im Falle des offenen Verfahrens bzw. der öffentlichen Ausschreibung) die Auftragseignung der Bieter prüfen. Im Falle der übrigen Vergabeverfahren ist er zu dieser Prüfung bereits im Rahmen des öffentlichen Teilnahmewettbewerbs verpflichtet.

Durch die Eignungsprüfung sollen jene bietenden Unternehmen „herausgefiltert“ werden, die genügend Ressourcen und Qualifikationen nachweisen, die zur Auftragsübernahme notwendig sind.

 

Wer kann prinzipiell an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen?

Prinzipiell kann jeder Unternehmer, der die geforderte Tätigkeit oder Dienstleistung anbietet, an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen. Eine Ausnahme hiervon bildet allein das nicht offene Verfahren. Insbesondere von öffentlichen Ausschreibungen profitieren allerdings auch kleinere und mittelständige Unternehmen.

 

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen im Einzelnen

Wie erörtert, stellen öffentliche Aufträge einen großen Wirtschaftsfaktor dar. Dennoch richten sie sich nicht allein an große oder etablierte Unternehmen. Auch kleine oder mittelständige Unternehmen sowie Start-ups haben gerade im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen Chancen auf attraktive Aufträge. Das gilt zumindest dann, wenn bei der Teilnahme einige Regeln beachtet werden.

Schließlich bergen alle Phasen des eigentlichen Ausschreibungsprozess bestimmte Risiken. Werden beispielsweise Formalitäten nicht beachtet, kann das leicht zum Ausschreibungsausschluss führen. Dementsprechend essenziell sind eine strukturierte Vorgehensweise in sämtlichen Ausschreibungsphasen sowie die gründliche Vorbereitung der Angebotserstellung. Um die Angebotserstellung bestmöglich vor- und nachzubereiten, sind folgende Phasen und Schritte besonders wichtig:

 

Die Präqualifikation

Seit dem Jahr 2009 besteht die Möglichkeit der Präqualifikation für Verfahren, auf welche die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) Anwendung findet. Die Präqualifizierung ist freiwillig und kein zwingend notwendiger Schritt zur Ausschreibungsteilnahme. Allerdings wird sie von vielen öffentlichen Auftraggebern anerkannt und vereinfacht die Ausschreibungsteilnahme.

Außerdem hilft die Präqualifikation Auftragsinteressenten dabei, im Ausschreibungsverfahren sowie bei der Angebotserstellung Zeit zu sparen. Hilfreich ist das insbesondere dann, wenn die Bewerbung für einen Auftrag kurzfristig erfolgen soll oder muss.

Die Präqualifikation dient dazu, Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Auftragseignung) vereinfacht und standardisiert festzustellen. Über bestimmte Vereine wie beispielsweise den Deutschen Industrie- und Handelskammertag können interessierte Unternehmen eine Präqualifikation vornehmen. Sind die erforderlichen Unterlagen vorgelegt, wird das Unternehmen in einer öffentlichen Datenbank eingetragen. Die Datenbank sowie die qualifizierenden Unternehmensdaten können von Vergabestellen eingesehen werden und ermöglichen die Verifizierung von Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit.

Die Präqualifikation erleichtert dem eingetragenen Unternehmen die Teilnahme an Ausschreibungen erheblich. Schließlich sind so Dokumente zum Eignungsnachweis nicht mehr bei jeder Ausschreibungsteilnahme erneut einzureichen. Das reduziert Fehlerquellen und ermöglicht die kurzfristige Ausschreibungsteilnahme.

 

Die Ausschreibungs-Bewerbung

Wer beispielsweise auf einer Ausschreibungsplattform eine Ausschreibung gefunden hat, deren Rahmenbedingungen zum eigenen Unternehmen passen, kann einen Teilnahmeantrag einreichen. Die Eignung des Unternehmens lässt sich so in einigen Fällen bereits vorab prüfen. Alternativ sind zur Auftragsbewerbung lediglich die vollständigen Auftragsunterlagen anzufordern.

 

Die Angebotserstellung

Sind die Auftragsunterlagen eingegangen und genau studiert, ist ein Angebot zu erstellen. Hierbei ist es besonders wichtig, die Auftragsunterlagen genau durchzulesen. Werden erforderliche Unterlagen nämlich nicht eingereicht oder wichtige Fragen nicht beantwortet, ist die Bewerbung eventuell unzulässig. Um das zu vermeiden, müssen Unternehmer darauf achten, sämtliche Unterlagen mitzusenden sowie Fragen umfassend zu beantworten.

 

Die Angebotsabgabe

Ist das Angebot erstellt, ist es auf dem geforderten Weg (digital oder per Post) einzureichen. Bei Postversand ist darauf zu achten, dass der Umschlag fest verschlossen ist. Ist das nicht der Fall, kann der Bieter von der Ausschreibung ausgeschlossen werden!

 

Formelle Prüfung des Angebots

Hat das Angebot seinen Adressaten erreicht, wird es einer formellen Prüfung unterzogen. Erfüllen die übersendeten Dokumente die formellen Prüfungsvoraussetzungen nicht, ist keine Ausschreibungsteilnahme möglich.
 

Das Angebot muss insbesondere diese Formvorschriften erfüllen:

  • Postalisch zugestellte Dokumente müssen sich in einem ordnungsgemäß verschlossenen Umschlag befinden.

  • Die Angebotsabgabe muss innerhalb der Abgabefrist erfolgen.

  • Die Angebotskennzeichnung muss korrekt sein.

  • Kalkulationen sowie Preisangaben müssen richtig sein.

  • Notwendige Unterlagen und Nachweise müssen vollständig sein.

  • Die Dokumente müssen unterschrieben sein.

 

Prüfung der Eignung des Bieters

Wie erwähnt, ist die öffentliche Hand verpflichtet, anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung des Bieters zur Auftragsübernahme zu überprüfen. Da vielen Unternehmern nicht klar ist, was die Prüfung umfasst, ist die Eignungsprüfung gefürchtet. Allerdings besteht diesbezüglich kein Grund zur Sorge. Schließlich soll die Prüfung lediglich sicherstellen, dass der Bieter die ausreichende Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit besitzt, um den Auftrag bewältigen zu können.

Die Angebotsunterlagen müssen deshalb Dokumente enthalten, welche die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse des Unternehmers belegen. Das können etwa Handelsregisterauszüge, Meister- bzw. Gesellenbriefe, Zertifikate und/oder Referenzen sein.

Je nach Auftragsumfang ist es oft erforderlich, dass das Unternehmen ausreichende finanziellen, personelle sowie technischen Mittel nachweist. Hierzu können Angaben zu Umsätzen, Mitarbeiterzahlen und technischen Gegebenheiten vorgelegt werden.

Die Zuverlässigkeit des Unternehmens hingegen ist anhand einer durch das Finanzamt ausgestellten Unbedenklichkeitsbescheinigung oder durch Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses möglich.
 

Wertung durch die Vergabestelle

Nach Ablauf der Angebotsfrist sichtet die Vergabestelle alle Gebote und bewertet sie nach den bereits genannten Kriterien. Hat sie sich für einen Bieter entschieden, wird dieser informiert und die Zuschlagserteilung bekanntgemacht. Die Bewerber, die den Zuschlag nicht erhalten haben, werden hierüber und über die ausschlaggebenden Ablehnungsgründe ebenfalls unterrichtet.

 

Welche Chancen haben Start-ups und Kleinunternehmer bei Ausschreibungen?

Wie dargelegt, berücksichtigen die öffentlichen Vergabestellen nur jene Unternehmen bei der Auftragsvergabe, welche die zur Auftragsausführung notwendige Eignung mitbringen. Das bedeutet aber nicht, dass Start-ups oder Kleinunternehmen chancenlos wären. Bekanntermaßen haben aber gerade Start-ups Probleme damit, die im Rahmen der Eignungsprüfung geforderten Referenzen vorzulegen.

Allerdings ist das kein Grund, um an einer Ausschreibung nicht teilzunehmen. Schließlich existieren Mittel und Wege, die Kriterien der Eignungsprüfung dennoch zu erfüllen. Für Start-ups diesbezüglich interessant: Im Rahmen einer Bietergemeinschaft kann sich jedes Unternehmen auf die Referenzen des jeweils anderen berufen. Das ist mitunter sogar dann möglich, wenn die zweite Firma dem Start-up lediglich beratend zur Seite steht.

Dennoch sollten gerade Start-ups und kleine Unternehmen darauf achten, ausschließlich an solchen Ausschreibungen teilzunehmen, die sie später auch bewältigen können. Dies gilt in fachlicher und wirtschaftlicher Hinsicht. Unter anderem bedeutet das: Sinnvoll ist lediglich die Bewerbung für Aufträge, die etwa 20 bis 30 Prozent des aktuell vorliegenden Jahresumsatzes nicht überschreiten.

Durch diese Grenze wird vermieden, zu sehr von einem einzigen Auftrag abhängig zu sein. Beansprucht der öffentliche Auftrag das Unternehmen zu stark, ist es ihm außerdem nicht möglich, sich ausreichend um sonstige Aufträge zu kümmern. Wird später kein öffentlicher Anschlussauftrag erteilt, drohen Kleinunternehmen dann Umsatz- sowie Gewinneinbrüche sowie daraus folgende Liquiditätsprobleme.

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