Organisation im Home-Office

Viele Selbstständige arbeiten von zu Hause aus – vor allem, wenn es sich um Freiberufler handelt. Doch die Arbeit im Home-Office kann Segen und Fluch zugleich bedeuten. Anders als im Büro herrschen viele Ablenkungen und niemand sonst arbeitet im selben Raum. Umso wichtiger ist es, sich selbst einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem die Arbeit leicht von der Hand geht. Selbstorganisation, die richtigen Tools sowie wichtige gesetzliche Regelungen leiten die Arbeit in den eigenen vier Wänden.
 

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen

Ein außerhäusliches Büro können Selbstständige generell steuerlich geltend machen – für ein Home-Office gilt dies lediglich bedingt. Handelt es sich beim Büro um einen separaten Raum, der tatsächlich ausschließlich für berufliche Tätigkeiten genutzt wird, können Sie folgende Kosten anteilig als Betriebsausgaben geltend machen:

• Miete und Mietnebenkosten (Strom, Gas, Internet, Telefon usw.)
• Instandhaltungs- und Renovierungskosten
• Reinigungskosten
• Grundbesitzabgaben bei Eigentum
• Schuldzinsen für Kredite, die zur Anschaffung oder Instandhaltung des Eigentums verwendet wurden

Dabei richtet sich der abzuschreibende Betrag nach der Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtfläche der Wohnung oder des Hauses: Nimmt das Arbeitszimmer zehn Prozent der Gesamtfläche ein, können Sie zehn Prozent der Kosten steuerlich geltend machen. Zudem lassen sich Kosten für Mobiliar, Tapeten, Teppiche, Lampen sowie die weitere Ausstattung des Arbeitszimmers in voller Höhe steuerlich absetzen. Damit das häusliche Arbeitszimmer vom Finanzamt als solches anerkannt wird, müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein: So darf der Raum kein Durchgangszimmer sein und muss für Ihre berufliche Tätigkeit den Mittelpunkt darstellen.

In jedem Fall sollten Sie sich noch im Vorfeld der Gründung darüber informieren, ob Sie in Ihrer Mietwohnung ein Home-Office einrichten dürfen. Denn eine teilgewerbliche Nutzung von Wohnimmobilien muss mit dem Vermieter besprochen sein. Handelt es sich um eine reine Bürotätigkeit ohne oder mit wenigen Kundenbesuchen, spricht in der Regel nichts gegen das Home-Office. Bei Berufen, die regelmäßigen Kundenverkehr in ihren Räumlichkeiten erfordern, beispielsweise Logopäden oder Therapeuten, bedarf es jedoch einer ausdrücklichen Zustimmung. Auch das Anbringen von Werbeschildern muss vom Vermieter genehmigt werden. Anders verhält es sich natürlich mit Eigentum: Wer ein eigenes Haus hat, kann dort jederzeit ein Home-Office einrichten.
 

Selbstorganisation – das A und O im Home-Office

Wer im Home-Office arbeiten möchte, muss Disziplin mitbringen. Ablenkungen lauern in den eigenen vier Wänden an jeder Ecke und sorgen dafür, dass Sie Ihre Arbeit nicht rechtzeitig erledigen. Deshalb ist es unentbehrlich, das Home-Office möglichst in einem separaten Raum einzurichten. So können Gründer sich in ihr Büro zurückziehen und dort ausschließlich geschäftlich relevanten Tätigkeiten nachgehen – ohne ständig an dreckige Wäsche oder andere Hausarbeit erinnert zu werden. Außerdem ist es mit einem separaten Arbeitszimmer möglich, abends und am Wochenende von der Arbeit abzuschalten, sich wichtige Pausen zu gönnen und einen echten Feierabend zu haben.
 

Bevor Sie sich ein häusliches Arbeitszimmer einrichten, müssen Sie sich Gedanken darüber machen, ob Sie wirklich der Typ dafür sind, um von daheim aus zu arbeiten. Dafür gibt es Checklisten und Tests, im Folgenden finden Sie die wichtigsten Kriterien für Selbstständige, die im Home-Office arbeiten:

• Sie sind diszipliniert und pflichtbewusst – Sie lassen sich nicht ablenken.
• Sie sind flexibel und anpassungsfähig – Arbeitszeiten legen Sie so, wie es gerade nötig ist.
• Sie sind verantwortungsbewusst und gehen Ihre Aufgaben stets an.
• Sie können sich gut selbst motivieren.
• Ihnen ist es wichtig, Familie und Beruf zu vereinen.
• Sie können sich gut selbst organisieren und Ihre Aufgaben ordnen.
• Sie können sich Ihre Zeit gut einteilen.
   

Viele dieser Punkte sind bereits relevant, wenn Sie vor der Gründung stehen, doch sie werden wieder wichtig, wenn die Einrichtung eines Arbeitsplatzes erfolgt. Vor allem mögliche Ablenkungen sind im Blick zu behalten. Tipps für die richtige Disziplin im Home-Office sind:

• sowohl Arbeitszeiten als auch Pausen festlegen,
• sich „für die Arbeit anziehen“, um sich auf den Job fokussieren zu können,
• Prioritäten setzen und To-do-Listen anlegen.

Mit dem richtigen Zeitmanagement funktioniert die Arbeit im Home-Office! Feste Arbeitszeiten helfen dabei, sich zu organisieren. In dieser Zeit, die nur dem Beruf gewidmet ist, sind Sie nicht erreichbar für Nachrichten von Verwandten und Freunden oder für Benachrichtigungen aus den sozialen Medien – es sei denn, das gehört zu ihrer Tätigkeit. Im Gegenzug werden die Pausen wirklich zum Entspannen genutzt und nicht dazu, schnell eine geschäftliche E-Mail zu beantworten.
 

Das Home-Office richtig einrichten

Um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der es Spaß macht, zu arbeiten, müssen Selbstständige nicht viel Geld ausgeben. Einiges ist essenziell, etwa ein Schreibtisch mit einem hochwertigen Bürostuhl. Sie werden hier einige Stunden täglich verbringen, deshalb ist hier auf jeden Fall auf Qualität zu achten. Da Qualität ihren Preis hat, greifen übrigens immer mehr Unternehmer auf das Büromöbel-Leasing zurück: Ähnlich wie beim Leasing eines PKWs werden hier Möbel angemietet und monatlich per Rate abbezahlt.

Bei der Einrichtung Ihres Büros sind Sie stilistisch völlig frei. Sie können den Raum an Ihren Wohnstil anpassen oder sich einen minimalistischen Ort schaffen, an dem Sie produktiv sind. Wichtig ist es, dass Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und gern am Schreibtisch sitzen.

Neben einem Schreibtisch, einem Bürostuhl und einigen Regalen oder Schränken müssen in einem Home-Office auch Aktenordner, Mappen und technisches Equipment Platz finden. Vor allem wenn sich bei der Tätigkeit um einen klassischen Freelancer-Job handelt, sind folgende Dinge unerlässlich: ein Computer mit Drucker und Internetanschluss, ein separates Büro-Telefon sowie einige Akten für Steuern, Buchhaltung und Rechnungen. Hierfür schaffen Selbstständige Stauraum in Schränken oder Regalen, in denen die Akten verschwinden können.

Auch Accessoires zählen zur Büroausstattung. Lampen, Gardinen oder Vorhänge, Pflanzen, Teppiche – das alles lässt sich steuerlich geltend machen und gestaltet einen Raum sofort wohnlicher. Bei der Auswahl der Lampen ist lediglich darauf zu achten, dass sie ein helles Licht auf den Schreibtisch werfen, damit Sie sich konzentrieren können und die Arbeit nicht zu anstrengend für die Augen wird.

Neben der passenden Einrichtung ist Ordnung unerlässlich. Diesbezüglich hat es sich bewährt, sich einen Tag in der Woche fest für Organisationsaufgaben freizuhalten. An diesem Tag heften Sie Akten ab, bringen den Müll hinaus, räumen den Schreibtisch auf und erledigen alles Weitere, um Ordnung zu schaffen. Kleinere Arbeiten lassen sich jeden Tag in einer fünfminütigen Aufräumpause vornehmen.

Die große Frage: Home-Office, ja oder nein?

Pauschal ist diese Frage selbstverständlich nicht zu beantworten. Aber jeder, der ein Home-Office einrichten will, sollte sich über die Vor- und Nachteile im Klaren sein.

Schlussendlich muss jeder Selbstständige die Frage, ob ein Home-Office infrage kommt, für sich selbst beantworten. Andere Optionen wären das Anmieten eines außerhäuslichen Büros oder die Arbeit in einem Coworking-Space. Letzteres bietet eine professionelle Arbeitsatmosphäre mit anderen „Kollegen“, die zeitgleich an eigenen Projekten arbeiten.

Ein außerhäusliches Büro hat indes vieles mit dem Home-Office gemeinsam. So sind in beiden Fällen Möbel sowie andere Ausstattungsgegenstände anzuschaffen, auch die geeignete Software müssen Sie immer kaufen. Allerdings macht sich ein längerer Arbeitsweg durchaus bemerkbar und auch bei der Kinderbetreuung sind Sie in einem externen Büro nicht so flexibel wie zu Hause. Im Home-Office liegt ein großer Vorteil in der enormen Flexibilität, die es erlaubt, Familie und Beruf unter einen Hut zu bringen.