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Outsourcing: Tipps für mehr unternehmerische Freiheiten

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Outsourcing ist ein Begriff aus dem englischen Sprachgebrauch. Es handelt sich darum, bestimmte Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister zu übertragen, also auszulagern. Das können Teile der Produktion sein, die Unternehmen an Zulieferer auslagern oder betriebliche Dienstleistungen, wie Buchhaltung, IT, Kundenservice, Marketing oder Recruiting von Personal. Outsourcing ist also die Inanspruchnahme externer Ressourcen für bestimmte Aufgaben, für die Expertenwissen notwendig ist. Dabei kann dieses Wissen intern nicht vorhanden sein, auswärts günstiger eingekauft werden oder es ist zu teuer, diese Expertise im Unternehmen neu aufzubauen. Das bringt einige Vorteile, aber auch ein paar Nachteile mit sich.
 

Warum auslagern?

Im Grunde könnten sich Selbstständige oder kleine Unternehmen die notwendigen Fähigkeiten aneignen und die verschiedenen Aufgaben selbst erledigen. Oder sie können einen Mitarbeiter einstellen, der diese Aufgaben übernimmt. Gerade für große Unternehmen stellt es oft kein Problem dar, dies zu finanzieren und entsprechende Abteilungen einzurichten. Allerdings stellt sich dabei immer die Frage, ob sich das auch lohnt. Häufig stehen die Kosten für einen Mitarbeiter oder sogar eine ganze Abteilung in keinem Verhältnis zum Nutzen für das Unternehmen.

Ein weiterer Grund, warum Unternehmen Leistungen auslagern, liegt darin, dass niemand in allem immer das bestmögliche Ergebnis erzielen kann. Outsourcing an einen Experten kann in diesen Fällen sinnvoll sein. Abgesehen davon lassen sich mit Outsourcing skalierbare Aufgaben schnell erledigen und zwar auch dann, wenn die Auftragslage sprunghaft ansteigt. Die Flexibilität, die Outsourcing bringt, ist enorm wichtig, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu agieren.
 

Formen des Outsourcings

  • Application Service Providing (ASP)
    Dienstleister in diesem Bereich sind sogenannte Anwendungsdienstleister, die Softwaredienste zur Verfügung stellen. So können Kunden bestimmte Software verwenden, ohne sie auf ihren eigenen Rechnern oder Servern installieren zu müssen. Dabei werden Wartung, Datensicherung und Datenverarbeitung ebenfalls extern abgewickelt.

  • Business Process Outsourcing (BPO)
    An diese Dienstleister können Unternehmen Geschäftsprozesse und deren Kontrolle outsourcen, wie das Finanz- und Rechnungswesen, das Personalwesen oder die technische Dokumentation.

  • Complete Outsourcing
    Complete Outsourcing ist das Auslagern ganzer Unternehmensbereiche, meistens zusammen mit dem Personal, beispielsweise wenn ein Unternehmen den EDV-Bereich an einen IT-Dienstleister auslagert.

  • Offshoring oder auch Offshore-Outsourcing
    Dabei verlagert ein Unternehmen bestimmte Prozesse ins Ausland. Niedrige Löhne und hoch qualifizierte Mitarbeiter, beispielsweise im IT-Bereich, oder niedrigere Produktionskosten können Gründe für dieses Outsourcing sein.

  • Out Servicing
    Beim Out Servicing lagert ein Unternehmen den Kundendienst oder Teile davon an einen externen Dienstleister aus, beispielsweise Auslagerung an ein spezialisiertes Callcenter oder an einen Wartungsdienst.

  • Outtasking
    Beim Outtasking lagert ein Unternehmen ganz bestimmte, klar umrissene Aufgaben an einen externen Anbieter aus. Das kann beispielsweise das Webdesigns sein oder die Entwicklung einer Software.

  • Transitional Outsourcing
    Transitional Outsourcing liegt dann vor, wenn es aufgrund interner Umstellungsprozesse für eine Zeitlang notwendig ist, bestimmte Unternehmensbereiche auszulagern. Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, diese Bereiche so lange stillstehen zu lassen, bis die Umstellungsprozesse abgeschlossen sind. Durch die Auslagerung halten sich die Verluste während der Übergangszeit in Grenzen.
     

Beispiele für Outsourcing

In der Automobilindustrie ist es gang und gäbe, bestimmte Teile von externen Dienstleistern herstellen und just-in-time liefern zu lassen, beispielsweise Teile des Motors.

Der Möbelhersteller IKEA hat weltweit circa 2.500 externe Produktionsformen und Logistikketten, die beispielsweise auch die Montage beim Kunden vor Ort übernehmen.

Viele Betreiber von Internetseiten lagern verschiedene Aufgaben aus, wie das Webdesign oder die Texterstellung. Sie konzentrieren sich auf die Kernaufgaben ihres Unternehmens.
 

Was beim Outsourcing schiefgehen kann

Outsourcing ist ein komplexer Vorgang, dabei kann einiges schiefgehen.

Das falsche Outsourcing-Angebot ausgewähltFür das Outsourcen von Unternehmensprozessen gibt es viele Anbieter. Die richtigen Partner zu finden, ist dabei sehr wichtig, um für beide Seiten eine zufriedenstellende Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Willkürliches Auslagern verschiedener BereicheOutsourcing sollte wirklich nur dann als Option in Betracht kommen, wenn es wirtschaftlich sinnvoll ist. Daher ist es im Vorfeld wichtig, die Situation gründlich zu analysieren und genau zu überlegen, was tatsächlich ausgelagert werden kann.
Unklare Absprachen mit dem DienstleisterWas wollen Sie genau auslagern? Welche Leistung soll der Dienstleister für Sie genau erbringen und in welchem Umfang? Welche Kriterien liegen zugrunde und wie können Sie dies kontrollieren? Je ungenauer die Absprachen sind, umso wahrscheinlicher kommt es zu Problemen oder zu unbefriedigenden Ergebnissen.
Vereinbarung schlechter VerträgeWenn Sie einen Outsourcing-Vertrag abschließen, sollte dieser alle offenen Fragen abschließend klären. Ansonsten kann es am Ende zu Missverständnissen führen. Welche Verpflichtungen gehen die Vertragsparteien ein? Welche Aufgaben soll der Outsourcing-Partner genau erfüllen?
Falsche VorstellungenOutsourcing hat natürlich nicht nur Vorteile. Sie sollten sich über die negativen Aspekte bewusst sein, um nicht durch falsche Erwartungen enttäuscht zu werden, weil die Umsetzung nicht Ihren Vorstellungen entspricht.

        

Fazit

Outsourcing ist vor allem dann interessant, wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht. In dieser Situation ist das Wachstum nur schwer einzuschätzen. Etablierte Unternehmen können auch nach einigen Jahren bestimmte Bereiche auslagern.

Dabei spielen folgende Vorteile eine besonders wichtige Rolle:

  • Kostenreduzierung
  • Risikominimierung
  • Zeitgewinn
  • Qualitätssteigerung
  • Kernkompetenzen
     

Outsourcing hat allerdings auch Nachteile:

  • Abhängigkeit
  • Vertragsbindung
  • Datenschutz
  • Betriebsklima
  • Wissensverlust
  • Kommunikationsaufwand

Sie sollten Outsourcing nicht als Allheilmittel ansehen. In vielen Bereichen kann es hilfreich sein und die Arbeitslast zu senken. Ihre Mitarbeiter können sich auf die Kernkompetenzen des Unternehmens konzentrieren. Damit ist es möglich, die Qualität der Gesamtergebnisse zu erhöhen. Dabei sollten Sie allerdings gründlich prüfen und überwachen, wie die externen Partner arbeiten, damit die erwartete Qualität sichergestellt ist. Auf diese Weise schaffen Ihre Mitarbeiter mehr Arbeit. Mit der frei gewordenen Arbeitskraft lassen sich zum Beispiel Aufgaben erledigen, die bislang liegen geblieben sind.

Dabei dürfen Sie allerdings den Koordinierungs- und Kontrollaufwand nicht vergessen. Der Dienstleister kann natürlich nicht „einfach machen“. Hier sind ein Briefing und Kontrolle notwendig. Oft entspricht die Arbeit nicht den eigenen Erwartungen oder der Qualität, wie Sie sich diese vorgestellt haben.

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