Die wichtigsten Methoden und Tipps zum Projektmanagement

Während es klare Regelungen dafür gibt, wie und wo ein Gewerbe angemeldet werden muss, und es zahlreiche Tipps gibt, welche Rechtsform geeignet ist, darf auch der Blick über den sprichwörtlichen Tellerrand nicht fehlen. Und das heißt für Gewerbetreibende und Selbstständige: Ein Mindestmaß an Projektmanagement muss sein. Die besten Praxistipps sind in diesem Projektmanagement Crashkurs zusammengestellt.
 

1.) 30 Minuten Kalenderzeit täglich sind Pflicht

Auch wenn motivierte Gewerbetreibende dazu neigen, lieber dem eigentlichen Geschäft nachzukommen und sich nur ungern organisatorischen Aufgaben widmen, so ist genau das eine tägliche Pflichtaufgabe: In dieser halben Stunde wird geplant, organisiert und terminiert.

Die Termine müssen dabei alle in einen Kalender eingetragen werden. Ob es sich dabei um das handliche Kalender-Booklet handelt oder um einen digitalisierten Kalender, der auch Smartphone-tauglich ist, ist jedem selbst überlassen. Wichtig ist nur, die halbe Stunde Organisationszeit effektiv zu nutzen und wirklich jede Aufgabe, die ansteht, zu notieren.

Wer sich für die digitale Variante entscheidet, sollte auf eine Export-Funktion achten. Diese ist vor allem in der Anfangsphase wichtig, um zu überprüfen, ob der Zeitplan auch aufgeht. Ein Beispiel: Ist für einen Auftrag eine Stunde einkalkuliert und dieser dauert in der Realität zwei Stunden, muss überprüft werden, ob dies eine Ausnahme war, oder ob grundsätzlich mehr Zeit für die Arbeit eingeplant werden muss.
 

2.) Projektmanagement Tools helfen dabei, den Überblick zu behalten

Tagtäglich wiederkehrende Aufgaben, Termine, die von externen Stellen auferlegt werden, und langfristig angelegte Projekte sammeln sich auf ihrem Schreibtisch und warten nur darauf, strukturiert zu werden. Dafür bieten sich Projektmanagement-Tools an. Je nach Größe des eigenen Betriebs sollte das System so ausgestattet sein, dass es als Auftragsdatenbank einerseits und als Tool zur Mitarbeiterorganisation andererseits genutzt werden kann.

Diese Funktionen sollte ein Projektmanagement Tool mitbringen:

• Zeiterfassung für mehrere Mitarbeiter / Projekte
• Anlage von langfristigen Projekten mit Timeline, Deadlines und Zuständigkeiten
• Individuelle Reportings, die ein Controlling ermöglichen
• To-do-Listen (idealerweise mit Verbindung zum Kalender)
• Automatisierung von Arbeitsschritten
   

3.) Wartezeiten effektiv nutzen

Wartezeiten muss jeder Gewerbetreibende in Kauf nehmen. Mit dem passenden Equipment muss die Wartezeit aber nicht zwingend in die Rubrik „Zeitverschwendung“ fallen. Und dabei braucht es gar nicht viel: Wer am Smartphone E-Mails beantwortet, während er wartet, der muss dies schon nicht mehr abends tun, wenn viele andere Feierabend haben. Auch für einen kurzen Anruf beim erkrankten Mitarbeiter ist gerade dann Zeit, wenn bei der eigentlichen Aufgabe Stillstand ist. Zur Grundausstattung gehört demnach nicht mehr als Smartphone, Stift und Block.

Aber Achtung: Alles, was nun erledigt wurde, muss entweder bis zur 30-Minuten-Kalender-Session anderweitig notiert werden (wenn der Kalender nicht portabel ist) oder kann im günstigsten Fall direkt in den Status „erledigt“ versetzt werden. Wer sich wichtige Antwort-E-Mails selbst in Kopie schickt, weiß damit: Dieses Dokument muss ausgedruckt und zu den Akten gelegt werden.
 

4.) Standardisieren, Automatisieren, Zeit sparen

Standardisieren und Vorlagen schaffen. Alle Aufgaben, die mehr als einmal erledigt werden, zu standardisieren ist sicherlich nicht zielführend, denn dann braucht es vermutlich ein eigenes Datensystem, allein um die Vorlagen in geordneter Form abzulegen und sie auch zum richtigen Zeitpunkt wiederzufinden. Ein überschaubares Set an Vorlagen zu schaffen, ist indes eine sinnvolle Idee, um Zeit zu sparen. Texte für Angebots- und Rechnungsschreiben bieten sich an dieser Stelle an. In unserer Kategorie "Vorlagen und Muster" finden Sie ebenfalls eine Auswahl nützlicher Hilfestellungen.

Automatisieren und dem System vertrauen. Mittlerweile gibt es Tools, die standardisierte, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben einfach selbst erledigen. Tipp: Wer sich ein unter Punkt (2) beschriebenes Projektmanagement Tool auswählt, sollte darauf achten, dass an bestimmten Punkten auch Automatisierungen möglich sind. Ein Beispiel: Es gibt Rechnungsprogramme, die nicht nur die Rechnung nach vorgegebenem Muster und rechtskonform erstellen, sondern diese auch automatisiert an den hinterlegten Kunden versenden.
 

5.) Viel testen, wenig implementieren

Gerade in diesem Beitrag sind viele Tipps genannt worden, die hauptsächlich auf systemische Unterstützung bauen: ein Kalender, ein Projektmanagement-Tool, das portable Büro und automatisierte Vorgänge – alles ist IT-gestützt. Grundsätzlich jedoch gilt: Wer neu ist in der Riege der Gewerbetreibenden, der sollte zunächst viel testen, im Anschluss aber nur eine überschaubare Programmanzahl wirklich einsetzen. Tipp: Idealerweise gibt es nur eine Benutzeroberfläche und die anderen Spezial-Programme schließen sich entsprechend an und liefern Daten zu.