So sparen Installateure durch Optimierungen im Einkauf

In einem Installateurbetrieb fallen die vielfältigsten Aufgaben an. Es geht heute nicht mehr einfach nur darum, eine Heizungsanlage einzubauen oder Wasserrohre zu verlegen. Moderne Technologie und Kundenberatung zu den unterschiedlichsten Themen, wie Energieverbrauch, Leistung oder Energieeffizienz gehören zum täglichen Geschäft. Anhand von technischen Zeichnungen und Begehungen vor Ort auf der Baustelle planen Sie beispielsweise die Fußbodenheizung und erarbeiten ein Konzept, wie und wo welche Installationen vorzunehmen sind. Sie berechnen den Materialbedarf, die Arbeitsstunden und erstellen daraus einen Kostenvoranschlag für Ihren Kunden. Um einen günstigen und vor allem konkurrenzfähigen Kostenvoranschlag abliefern zu können, brauchen Sie Einkaufsmöglichkeiten, die Ihnen beste Preise bieten. Aber nicht nur das, die meisten Installateurbetriebe behandeln den Einkauf sehr stiefmütterlich, legen keinen Wert darauf. Der Grund dafür: Sie sehen dort die Einsparpotenziale nicht, die am Ende ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Sie sparen dabei nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit und können Ihren Kunden dann die Qualität liefern, die Sie sich vorstellen.
 

für schwere körperliche Arbeit sind Hilfsmittel erforderlich

Wenn der Kunde den Kostenvoranschlag akzeptiert hat, beschaffen sie die notwendigen Materialien und liefern alles an die Baustelle. Sie bringen einige der Materialien zuvor noch in Ihrer Werkstatt in die Form, die laut technischer Zeichnung notwendig ist. Sie schneiden Rohre zu, verbinden Rohrleitungen miteinander. Auf der Baustelle befestigen Sie Halterungen, fügen Rohrleitungen in Mauerschlitze ein, montieren Ventile, Absperr- und Druckregelarmaturen sowie Filtersysteme, kontrollieren Wasser- und Gasleitungen auf Dichtheit und Dämmen Warmwasser- und Heizungsrohre. Das ist oft schwere körperliche Arbeit, die Sie sich durch entsprechende Hilfsmittel erleichtern können. Aber auch diese Werkzeuge und Maschinen müssen Sie zunächst anschaffen.
 

Erfolgreicher einkaufen mit Lieferantenmanagement

Mithilfe eines durchdachten Lieferantenmanagements, das für kleine Betriebe ebenso anwendbar ist, wie für den großen Konzern, können Sie wirtschaftlicher arbeiten. Es geht dabei um langfristige und effiziente Lieferantenbeziehungen. Lieferantenmanagement ist per Definition eine aktive Gestaltung der Zusammenarbeit mit Ihrem Lieferanten. Dabei steuern und entwickeln Sie die Beziehung.

Zu unterscheiden sind:

• Operatives Lieferantenmanagement

Beim operativen Lieferantenmanagement stehen die Einkaufspreise im Mittelpunkt, nach dem Motto: „billiger ist besser“. Sie vergleichen ständig Lieferleistungen und -preise, stellen Anfragen und erteilen Aufträge. Hier geht es nicht in erster Linie um die Lieferantenbeziehung, diese ist eher unwichtig und damit zweitrangig.
 

• Strategisches Lieferantenmanagement

Beim strategischen Lieferantenmanagement denken Sie in Prozessen. Es geht nicht um den billigsten Tagespreis. Sie wollen hier eine mittel- bis langfristige Zulieferbeziehung aufbauen, beispielsweise ebenso von Alternativlieferanten. Im Idealfall erreichen Sie eine unternehmensübergreifende Kooperation, die langfristig dazu beiträgt Ihre Beschaffungskosten zu senken.

Dabei stellen Sie sich in der Regel die folgenden Fragen:

• Was passiert, wenn mein Lieferant ausfällt? Wie teuer kann das werden? Was kosten mich Qualitätsmängel?

• Bringt das Ganze meinem Unternehmen einen langfristigen Nutzen, beispielsweise in Form von Kostenreduzierungen beim Material?
   

Wo kaufen Installateure ein?

Die Mehrheit der Betriebe kauft nach wie vor im lokalen Großhandel ein. Dort gibt es die Materialien meist vorrätig, alles lässt sich sofort mit auf die Baustelle nehmen. Beim DG Haustechnik e.V. (Deutscher Großhandelsverband e.V.) können Sie unter dem Punkt Mitglieder nach Großhändlern in Ihrer Nähe suchen. Eine weitere Möglichkeit ist das Bestellen der Materialien und Werkzeuge im Internet. Darüber hinaus gibt es Großhandelscontore, wie die GC-Gruppe, und Einkaufsgenossenschaften, wie beispielsweise die SHG eG (Sanitär- und Heizungsgroßhandels eG) als eingetragene Genossenschaft.
 

Im Einkauf kommt es immer wieder zu vermeidbaren Fehlern

Der Einkauf in Ihrem Unternehmen betrifft nicht nur das Material, das Sie auf den Baustellen beim Kunden brauchen. Sie müssen Büromaterial anschaffen, Software und Dienstleistungen einkaufen. Dabei sollten Sie auf die folgenden Fehlerquellen achten:
 

1. Fehler: Sie vernachlässigen die Planung

Einkaufen, so die gängige Meinung in den Unternehmen, ist etwas ganz Einfaches. Das machen alle mindestens einmal in der Woche. Für den privaten Großeinkauf am Wochenende investieren sie einige Zeit in die Planung, überlegen genau, wo und was sie einkaufen, schreiben eine detaillierte Liste. Ist das in Ihrem Unternehmen auch so?

Das sind strategische Überlegungen, die Sie für Ihr Unternehmen auch anstellen sollten. Planen Sie Ihre Woche, dann planen Sie auch gleich das für die Baustellen notwendige Material. Gehen Sie nicht zum Großhandel, wenn Sie schon auf dem Weg zum Kunden sind. Wenn Sie ad hoc einkaufen, zahlen Sie fast immer einen höheren Preis.
 

2. Fehler: Sie klammern den indirekten Einkauf aus

Wenn Sie Ihren Einkauf planen, denken Sie in erster Linie an Rohrleitungen, Kupferbleche, Heizungsanlagen, Schrauben, Befestigungsmaterialien etc. Doch auch andere Materialien, die Sie im Unternehmen verwenden und für die Sie eine Rechnung bekommen gehören zum Einkauf, das fängt beim Strom für die Werkstatt und das Büro an, geht über Büromaterialien und Software bis hin zum Computer, mit dessen Hilfe Sie die Kostenvoranschläge erstellen. Der indirekte Einkauf umfasst auch Dienstleistungen, wie das Marketing, das Sie eventuell einer Agentur übertragen haben, oder Rechtsanwalt und Steuerberater, die Sie nach Bedarf buchen. Hier gehen viele Unternehmen ohne Plan vor und geben viel Geld unnötig aus.
 

3. Fehler: Sie vergleichen die Marktangebote nicht

Viele Unternehmer sind der Meinung, dass sie ein Verhandlungsgenie sein müssen, um beim Einkauf zu sparen. Doch es ist nicht notwendig, der beste Verhandlungsführer der Welt zu sein. Was wichtig ist, ist Hintergrundwissen, wie Kenntnisse über das Marktpreisniveau. Optimal ist es, so viele Anbieter wie möglich zu vergleichen. Sie sollten mindestens drei bis fünf Angebote einholen und diese miteinander vergleichen. Klar kostet das Zeit. Aber Sie brauchen die Materialien, und das meist sogar kurzfristig. Dabei sollten Sie die Angebote nicht erst einholen, wenn der Großauftrag bereits ansteht. Planen Sie frühzeitig und identifizieren Sie Partner, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten.
 

4. Fehler: Sie entscheiden ausschließlich über den Preis

Das Vergleichen von Angeboten ist die Grundlage für die Optimierung Ihres Einkaufs. Doch sollten Sie sich nicht ausschließlich auf den Preis konzentrieren. Die Qualität der Leistung und die Abwicklungsprozesse sind mindestens genauso wichtig. Wenn Sie schon länger mit einem Partner zusammenarbeiten, gibt es häufig noch Optimierungspotenzial.
 

5. Fehler: Sie vertrauen Ihren Stammlieferanten blind

Nur weil Sie etwas schon immer so machen, heißt das nicht, dass es das Optimale für Ihr Unternehmen ist. Wenn Sie schon seit Jahren oder sogar Jahrzehnten mit demselben Lieferanten zusammenarbeiten, kennen Sie sich gegenseitig und haben sich schätzen gelernt. Natürlich sollen Sie Ihre angestammten Lieferanten, auf die Sie sich verlassen können, nicht alle rausschmeißen. Aber es steht dem nichts im Weg, diese Zusammenarbeit immer mal wieder zu hinterfragen und die Regeln neu zu verhandeln. Häufig sind die Vereinbarungen, Preise, Konditionen und Abläufe nicht mehr auf der Höhe der Zeit.
 

6. Fehler: Sie verschleppen die Kommunikation

Wenn Sie einen neuen Kunden gewonnen haben, informieren Sie die Mitarbeiter und planen den Auftrag, auch den Materialeinkauf. Oft vergehen allerdings Tage oder sogar Wochen, bis die Mitarbeiter alle Bescheid wissen. Solche Verzögerungen können Sie teuer zu stehen kommen. Je mehr Sie planen können, umso mehr sparen Sie. Spontaneinkäufe sind in der Regel teuer. Sie sparen umso mehr, je schneller alle Beteiligten die notwendigen Informationen haben. Es lohnt sich oft auch, Ihre Stammlieferanten zu informieren, wenn ein größerer Vertragsabschluss ansteht.
 

7. Fehler: Sie verlassen sich bei Ihrer Kostenkalkulation auf Ihr Bauchgefühl

Wenn Sie eine neue Maschine anschaffen müssen, dürfen Sie nicht nur den Preis kalkulieren, der am Ende auf der Rechnung steht. Weitere Kosten sind bei der Kalkulation zu berücksichtigen. Dazu gehören Kosten für

• Wartung und Reparaturen

• Mitarbeiterschulungen

• Strom und Betriebsstoffe

Außerdem müssen Sie dabei noch weitere etwas komplexere Fragen beantworten. Beispielsweise müssen Sie sich fragen, wie lange es dauert, bis Ihre Mitarbeiter die neue Maschine problemlos einsetzen können. Eine weitere Frage ist, wie lange die Maschine genutzt werden kann, wie schnell eventuell Reparaturen erforderlich sind oder wann die Maschine zu ersetzen ist. Sie müssen also die gesamten Kosten rund um die Investition betrachten, die sogenannten Total Cost of Ownership. Manchmal ist ein günstiges Angebot nur vermeintlich günstig. Langfristig ist die Betrachtung der reinen Anschaffungskosten nicht ausreichend. Verlassen Sie sich bei der Kostenkalkulation nicht bloß auf Ihr Bauchgefühl, sonst tappen Sie in die Schnäppchenfalle.
 

8. Fehler: Sie geben zu schnell auf

Gerade als kleines Unternehmen fühlen Sie sich vielleicht gegenüber Ihren Lieferanten und Dienstleistern in einer schwächeren Verhandlungsposition. Dennoch sollten Sie sich die Preise und Konditionen nicht einfach diktieren lassen. Sie können auch mit Ihrem Großhändler darüber reden, wie Sie langfristig eine partnerschaftliche Zusammenarbeit aufbauen und die Geschäftsbeziehung stärken. Dazu kann es hilfreich sein, dass Sie sich mit anderen Unternehmen zusammenschließen.