Stempeltechnik. Zwischen Auslaufmodell und zukunftsweisender Technik

Stempel

Wer sich der Idee des papierlosen Büros verschrieben hat und diesen ambitionierten Plan ebenso stringent verfolgt wie die Ziele, die einst im Businessplan niedergeschrieben wurden, der fegt nur allzu oft die Option vom Tisch, die analoge oder zumindest teil-analoge Büro-Helfer offerieren. Das beste Beispiel für einen dieser verkannten Büro-Assistenten im handlichen Format ist der Stempel.

In den Firmen, in denen beim Posteingang bereits ein Scanner steht, der dazu bestimmt ist, Eingangspost (und vor allem Rechnungen) einzuscannen und dann digital an die Person zu versenden, die die Rechnung prüfen und freigeben muss, scheint der Stempel ausgedient zu haben. De facto ist diese Annahme aber bereits ein Trugschluss, denn auf das Papier, das erstmalig das Unternehmen erreicht hat, muss in jedem Fall auch ein Post-Eingangsstempel. Nicht selten wird dieses Original-Papier dann an die Buchhaltungsabteilung weitergereicht, die – nach digitaler Freigabe – zu einem weiteren Stempel greift, der bestätigt, dass und wann die Rechnung verbucht wurde. Soviel zum Thema Schein und Sein in Unternehmen …

Dass ein Selbstständiger diese aufwendigen Prozesse in der Regel nicht zu stemmen hat, weiß jeder. Und genau die Gruppe jener digital agierenden Selbstständigen verwehrt sich so mancher pfiffigen Stempel-Lösung, die ein guter Brückenschlag zwischen der analogen und der digitalen Welt wäre. Welche Optionen es in diesem Bereich gibt, verrät dieser Beitrag.
 

Am nächsten am regulären Stempel dran: der QR-Code Stempel

Der Stempel, der ein Stück weit die Verquickung von analoger und digitaler Welt einläutete, war und ist der sogenannte QR-Code-Stempel. Was hochmodern klingt, wurde im Grunde auf dem ursprünglichsten aller Stempel platziert – auf dem Stempel mit Holzgriff. Auf der Stempelfläche, die sich am unteren Ende befindet, steht allerdings nicht mehr in Versalien „GEBUCHT“ oder dergleichen, sondern eben dort befindet sich ein QR-Code, der – abgescannt mit dem Smartphone oder dem Tablet – auf eine Seite im Internet führt. Nutzbar für jeden Selbstständigen ist das allemal, denn mit einem kostenlosen QR-Code-Generator lässt sich der eigene QR-Code schnell erstellen. Auf den Stempel kommt er direkt beim Dienstleister, der den Stempel kreiert. Anschließend kann der Pixel-Code überall dort verwendet werden, wo ein Kunde, ein Partner oder ein Lieferant auf die Homepage geführt werden soll.

Der Anwendungsfall: Der QR-Code-Stempel ist für alle jene geeignet, die eine eigene Homepage betreuen und diese promoten möchten. Auch wer vergessen hat, den QR-Code auf dem aktuellen Firmenflyer abzudrucken, kann diesen Fauxpas schnell und vergleichsweise günstig wieder wettmachen.
 

Die Lösung fürs Lager: der Elektrostempel

Der Elektrostempel sieht aus wie ein Barcode-Reader, funktioniert aber wie eine Mischung aus Beschriftungsgerät und Stempel. Hinter dem Namen Elektrostempel verbirgt sich ein mobiler Drucker, der eine schnelle Auszeichnung von Waren und Verpackungen ermöglicht, ohne dafür ein komplettes Warenmanagementsystem aufzusetzen. Das bedeutet, dass der Elektrostempel nicht wie ein Barcode-Scanner funktioniert, denn er liest nicht etwa die Informationen von einem Barcode ab. Stattdessen bringt er Daten auf Pakete auf, die eine Fachkraft für Lagerlogistik ebenso lesen kann wie ein portabler Scanner. Bedrucken lassen sich Kunststoff und Metall. Was aufs Paket soll, wird im Vorfeld am PC kreiert und via USB-Kabel oder per Bluetooth übertragen.

Der Anwendungsfall: Vor allem im Lager, aber auch zur Kennzeichnung von Warenbestand im Verbrauchslager, ist der Elektrostempel gut geeignet. So kann eine eindeutige Beschriftung von Kartons mit Kuverts, Rechnungsvorlagen und Briefpapier die Suchzeit enorm verkürzen.
 

Das Modell der Zukunft? Der Digitalstempel

Die Firma COLOP hat aktuell den beliebtesten Digitalstempel auf dem Markt, der sogar noch erschwinglich ist. Das Gerät wirkt auf den ersten Blick wie eine überdimensionale Computermaus und wiegt bei Maßen von 10 x 7 Zentimetern gerade mal 225 Gramm. Hinter dem kleinen Kästchen verbirgt sich ein Tintenstrahl-Drucker, der dreifarbig drucken kann – und zwar mit einer Druckqualität von 600 dpi. Einsetzbar ist der Digitalstempel überall, denn er funktioniert batteriebetrieben. Die Vorlagen, die der Digitalstempel dann aufbringen soll, werden schnell und einfach mithilfe einer App kreiert. Dort stehen sowohl Abdruckvorlagen zur Verfügung als auch ein eigener QR- bzw. Barcode-Generator. Durch den mehrfarbigen Druck ist es möglich, das Stempeln neu zu begreifen, denn das Aufbringen eines Stempels muss nicht zwingend bedeuten, dass sich hinter dem Stempel eine bloße Information verbirgt – wie etwa der Vermerk „GEBUCHT“. Stattdessen kann eine farbig gestaltete Stempelvorlage auf Give-aways, Kuverts und Schriftverkehr aufgebracht werden – und zwar ohne große Chargen von Spezialbriefpapier drucken lassen zu müssen.

Der Anwendungsfall: Eine besondere Werbeaktion steht an. Vergleichsweise teuer und darüber hinaus auch noch unkalkulierbar mit Blick darauf, wie viel benötigt wird, sind die Kosten, die für den Druck von neuen Flyern anstehen würden. Wer hingegen seinen aktuellen Firmenflyer mit einem Aktions-Stempeldruck versieht, hat kaum einen extra Aufwand.

Was passiert mit meiner Krankenversicherung, wenn ich selbstständig bin?