Warum geraten viele Kunden in Zahlungsverzug?

Verspätete oder ganz ausfallende Zahlungen sind aus Sicht von Existenzgründern ein Ärgernis in doppelter Hinsicht: Die Liquidität leidet ggf. unmittelbar und ferner müssen personelle und ggf. auch weitere finanzielle Ressourcen für ein professionelles Forderungsmanagement aufgebracht werden. Vor einiger Zeit wurde hier an dieser Stelle bereits darüber berichtet, dass Zahlungsziele oft nicht eingehalten werden. Glaubt man Untersuchungen, so nimmt die Zahlungsmoral seit Jahren ab, und dies selbst in wirtschaftlich guten und überaus stabilen Zeiten wie diesen. Eine aktuelle EOS Studie zu den europäischen Zahlungsgewohnheiten 2017 beschreibt mögliche Gründe sich für den Zahlungsverzug. Welche praktischen unternehmerischen Konsequenzen sollten Existenzgründer daraus ableiten, die Kunden in ganz Europa bedienen?

Ein Blick auf die Gründe für verspätete oder ausfallende Zahlungen

Die genannte Studie verweist darauf, dass in Europa immer noch persönliche Zwangslagen dominieren. Gut 66 % aller Privatkunden mit Zahlungsverzug haben einen kurzfristigen finanziellen Engpass, etwa wenn eine unvorhergesehene Investition erforderlich wird. Auf der Unternehmensseite geben fast 50 % der Betriebe an zu glauben, dass die meisten Kunden aus Vergesslichkeit zu spät oder gar nicht zahlen. Grundsätzlich kommen die Autoren der Studie zu dem Schluss, dass die große Mehrheit der Kunden Rechnungen zahlen will, aber dies zum Teil aus finanziellen Gründen manchmal schlichtweg nicht fristgerecht kann. Eine bedenkliche Entwicklung jedoch ist, dass 38 % aller befragten Unternehmen Vorsatz als Grund für unbezahlte Rechnungen im Privatkundenbereich sehen. In diesem Fall handelt es sich aus rechtlicher Sicht um Betrug. Im Geschäftskundenbereich ist der Anzahl mit 34 % übrigens nur unwesentlich niedriger. In Deutschland allerdings gestaltet sich die Situation im Vergleich zu ganz Europa wesentlich besser, da nur jedes 10. Unternehmen einen Vorsatz mit Blick auf nicht gezahlte Rechnungen sieht. Vergleicht man die Gewichtung in Europa, so haben osteuropäische Unternehmen deutlich häufiger mit diesem Phänomen zu kämpfen.
 

Welche Konsequenzen sollten vor allem Existenzgründer daraus ziehen?

Gerade in der Startphase nehmen die Finanzen eine erfolgskritische Rolle ein. Sobald sich die Zahlungsausfälle häufen, kann die Liquidität akut belastet werden, und mit ihr die so wichtigen unternehmerischen Handlungsspielräume. Insofern muss von Anfang an ein professionelles Forderungsmanagement in die Buchhaltung integriert werden. Hierfür kann auch Profisoftware oder eine entsprechende Fachkraft zurückgegriffen werden. Je nach Unternehmensgröße kann es auch Sinn machen, den Bereich des Forderungsmanagements auszulagern, wobei Kosten- und Nutzeneffekte genau abgewogen werden sollten. Die Arbeit in puncto Forderungsmanagement wird sich lohnen bzw. im wahrsten Wortsinne auszahlen, denn durch die nachhaltige Minimierung von Zahlungsausfällen erhöht sich die Liquidität. Dies ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass dringend anstehende Investitionen getätigt werden können. Mit Blick auf eine ganzheitliche Finanzierungsstrategie ist auch nicht außer Acht zu lassen, dass Banken ein effektives Forderungsmanagement als wichtiges Kriterium für das Rating sehen.
 

Praxistipps für ein professionelles Forderungsmanagement

Ein modernes Forderungsmanagement sollte konsequent, wirksam aber dennoch kundenfreundlich im Ton sein. Schließlich muss es das Ziel aller Existenzgründer sein, eine langfristige Kundenbindung aufzubauen. Insofern tut niemand gut daran, Kunden sofort Absicht zu unterstellen oder verbal direkt zu Beginn in der ersten Mahnstufe aufzurüsten. Generell empfiehlt es sich, einen guten Ton einzuschlagen, der beim Adressaten auf Wohlwollen stößt. Immer häufiger anzutreffen sind auch kreative und mitunter humorvolle Mahnschreiben, die der für beide Seiten unangenehmen Situation einen gewissen Charme verleihen. Und schließlich haben kreative und vorausschauende Unternehmer so die Chance, sich so aus dem Einheitsbrei der Floskeln abzuheben.

Wer als Unternehmer vorausschauend handelt, sollte das Thema Zahlungsverzug buchstäblich auf der Rechnung haben und für Notfälle Rücklagen bilden, damit die Liquidität zu jeder Zeit gesichert ist. Im ‚Ernstfall‘ empfiehlt es sich immer, eine Einigung zu erzielen und nicht gleich mit dem Anwalt oder dem Rechtsweg zu drohen. Beides kann sehr kostenintensiv werden und viel Zeit in Anspruch nehmen. Gerade diese Zeit haben Unternehmer und deren Liquidität überhaupt nicht. In vielen Fällen ist das Forderungsmanagement teurer als die eigentliche Forderungssumme, weshalb immer der Maßstab der Verhältnismäßigkeit angelegt werden sollte. Zudem können Rechtsstreitigkeiten immer eine Gefahr für das Image eines Unternehmens sein, wenn sich im Internet entsprechende Beschwerden von Kunden wie ein Lauffeuer verbreiten. Alternativen sollten mit dem Kunden individuell abgesprochen werden, sodass sich Auswege aus der festgefahrenen Situation ergeben. Zu denken ist etwa an die Möglichkeit der Ratenzahlung.