Tagungen und Co. im eigenen Berufsumfeld aufziehen: So wird es ein Erfolg

applaudierende Teilnehmer einer Tagung

Tagungen und Konferenzen dienen immer Wissenserweiterung, Wissensvermittlung, gegenseitigem Austausch. Allerdings gibt es in keinem Beruf einen Grund, dabei nur auf externe Angebote zurückzugreifen. Im Gegenteil, selbst etwas auf die Beine zu stellen, kann viele Vorteile haben. Was Sie dabei beachten sollten, zeigt Ihnen der folgende Artikel.

Disclaimer: Natürlich unterscheiden sich Tagungen, Konferenzen, Workshops und dergleichen in ihrer Ausrichtung teils erheblich voneinander. Der Artikel verwendet deshalb das neutrale „Veranstaltung“.
 

Warum eigene Veranstaltungen?

Je nachdem, in welcher Branche Sie sich selbstständig gemacht haben, vergeht vielleicht keine Woche, ohne dass dazu irgendwo in der Republik eine passende Tagung usw. stattfindet. Zumindest einige davon regelmäßig zu besuchen ist faktisch Pflicht, wenn Sie nicht von aktuellen Entwicklungen abgeschnitten werden möchten.

Aber eine solche Veranstaltung selbst aufzuziehen, liefert einige darüberhinausgehende Vorteile:

  • Sie können die Themenschwerpunkte und den Charakter der Veranstaltung bestimmen, statt sich an vorgegebene Dinge anpassen zu müssen.

  • Es obliegt Ihnen, die Teilnehmerauswahl zu treffen. Gut, um beispielsweise extensives Networking mit Personen zu betreiben, mit denen Sie sonst auf keine andere Art zusammenkommen.

  • Eine gutgeplante, erfolgreiche Veranstaltung hat Signalwirkung. Sie bzw. Ihr Betrieb wird in einem besseren Licht erscheinen.

  • Falls Sie selbst als Redner, Workshopleiter auftreten oder gar eine Keynote halten, wird nicht nur ihr Engagement bewundert, sondern auch Ihr Wissen.

Natürlich muss klar sein, dass die beiden letztgenannten Punkte nur im Falle einer rundweg zufriedenstellenden Veranstaltung zutreffen. Schlechte Planung und Durchführung haben das Gegenteil zur Folge.
 

Den Charakter bestimmen

Noch bevor Sie sich weitergehende Gedanken über die Details machen, müssen Sie zunächst festlegen, welchen Charakter die Veranstaltung haben soll. Das bedeutet, Sie müssen eine Auswahl treffen:

  1. Tagung: Eine grundsätzlich eintägige Veranstaltung, die als Austausch von Interessengruppen über ein bestimmtes Thema aufgebaut ist.

  2. Seminar: Eine meist eintägige Veranstaltung, bei der ein Spezialist als Leiter auftritt, der die Teilnehmer schult.

  3. Workshop: Eine Veranstaltung, bei einer, oft mehrere Themenschwerpunkte gemeinsam durch die Teilnehmer erarbeitet werden.

  4. Barcamp: Eine Mischung aus mehreren Veranstaltungsformen, bei der die Teilnehmer selbst die Schwerpunkte festlegen und bei der es primär um das Lernen voneinander geht.

  5. Kongress: Eine Tagung in XL. Hier gibt es grundsätzlich mehrere parallellaufende Themen, dadurch ist die Veranstaltung oft mehrtägig.

Falls Sie keinerlei Erfahrungen haben, sollten Sie es für das erste Mal bei den ersten drei Punkten belassen. Besser klein und planbar als zu groß und chaotisch.
 

Den Personenkreis bestimmen

Kein Baustein dieses Artikels ist mehr oder weniger wichtig. Allerdings sollten Sie bei der Auswahl des Teilnehmerkreises besondere Vorsicht walten lassen. Dabei sollte Ihr Fokus für die Erstlings-Natur Ihrer Veranstaltung auf mehreren Punkten liegen:

  • Die Sache sollte überschaubar bleiben. Mehr als 20, 25 Teilnehmer sollten es deshalb nicht sein. Das lässt sich auch durch Unerfahrene noch managen.

  • Wählen Sie die Teilnehmer nach einem festen Schema. Es können andere befreundete Unternehmer sein. Ebenso kann es jedoch je nach Veranstaltungscharakter Sinn machen, auch die Konkurrenz zu inkludieren, um von ihr zu lernen.

  • Bitten Sie bei Tagungen und Workshops zunächst darum, eigene Ideen einzureichen, was jeder Teilnehmer machen/anbieten möchte. Teilen Sie keinesfalls einfach zu.

  • Suchen sie für jede Veranstaltung eine ausgewiesene Koryphäe, eine Person, die wirklich etwas zu vermitteln hat. Dazu können Sie bei Ihrer Handels-/Handwerkskammer anfragen. Ebenso kann es jedoch auch ein freiberuflicher Spezialist, ein Wissenschaftler usw. sein. Der Vortrag dieser Person ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt, an dem sich alles andere orientiert.

  • Achten Sie auf den Terminkalender aller Eingeladenen, aber geben Sie einen festen Rahmen vor. Zeitgenössisch wäre es, ein Doodle mit mehreren Terminmöglichkeiten zu erstellen, bei denen dann jeder ankreuzen kann, ob er Zeit hat. Wichtig: Bitten Sie um definitives Feedback und geben Sie einen „spätestens bis“-Absagetermin vor.

Jetzt haben Sie eine feste Zahl an Köpfen, mit der Sie arbeiten können. Dementsprechend folgen nun die handfesten Details.
 

Die Location regeln

Primär gibt es für diese Art von Veranstaltung nur eine Regel: Es muss buchstäblich genügend Raum für die Teilnehmer und die Zahl der einzelnen Veranstaltungen vorhanden sein. Eine kleine Tagung können Sie durchaus bei sich im Unternehmen in einem Meeting-Raum durchführen.

Sollten Sie jedoch höher zielen und/oder der Veranstaltung einen neutraleren Charakter verleihen wollen, empfiehlt es sich, auf gesonderte Räumlichkeiten auszuweichen. Eine gute Option sind dedizierte Tagungsräume, da diese vollends auf das Thema berufliche Veranstaltungen ausgerichtet sind. Dann müssen Sie sich beispielsweise nicht mehr um Equipment zwischen Beamer und Flipchart kümmern; zudem sind Catering und Übernachtungsmöglichkeiten vorhanden.

Alternativ können Sie auch prüfen, ob es in Ihrer Nähe etwas Gleichwertiges „in attraktiver Lage“ gibt. Landhotels, Landgasthöfe usw. bieten oftmals die Option, dort auch betriebliche Veranstaltungen abzuhalten. Allerdings müssen Sie dann genau prüfen, welche Leistungen man dort anbietet und gegebenenfalls weitere organisatorische Arbeit verrichten.

Tipp: Prüfen Sie, ob es vielleicht möglich ist, einen Spender bzw. Sponsor für die Tagung zu bekommen.
 

Das Programm festlegen

Bis zu diesem Punkt haben Sie alle wichtigen Eckdaten zusammengetragen. Nun wird es Zeit, sich um die Details zu kümmern. Das bedeutet, Sie erarbeiten (in Zusammenarbeit mit allen, die etwas beitragen werden), die genauen Schwerpunkte: Wer macht was wie lange? Worum wird es sich konkret drehen?

Bitte vergessen Sie dabei auch nicht, dass es sowohl während der Veranstaltung wie danach (bei mehrtägigen Veranstaltungen an den Abenden) Pausen und ähnliche Leerlaufphasen geben wird. Überlegen Sie sich, wie Sie diese sinnvoll füllen können – allerdings sollten diese „Pausenfüller“ niemals attraktiver, jedoch immer lockerer als die eigentliche Veranstaltung sein. Das kann ein gemeinsames Abendessen sein, vielleicht der Auftritt eines Musikers oder der gemeinsame Besuch eines lokalen Wahrzeichens.

Tipp: Machen Sie sich die Mühe und stellen Sie für die Veranstaltung einen kleinen Flyer mit Fotos der Location, einem Ablaufplan, ggf. einer Teilnehmerliste zusammen und lassen Sie sie allen mindestens eine Woche vor Beginn zukommen. Wirkt sehr professionell.

Haben Sie all diese Punkte beachtet, kann man nur noch gutes Gelingen wünschen. Nur eines noch: Eine wirklich zufriedenstellende Veranstaltung sollte niemals eine einmalige Sache bleiben. Durch eine beispielsweise jährliche Wiederholung kann daraus eine feste Instanz werden, von der Ihr Ruf nachhaltig profitiert.

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