Muster / Vorlagen für Protokolle nutzen

Ordner mit Aufschrift Protokoll

Protokolle sind im Geschäftsleben in vielen Betrieben Standard. Insbesondere im Falle häufig anstehender Meetings können sie für Ordnung und Struktur sorgen. Die Mitschrift kann sehr detailliert verlaufen oder nur die wichtigsten Punkte und Beschlüsse festhalten. Daher sollte im Vorhinein geklärt werden, welche Funktionen ein Protokoll für die konkreten betrieblichen Abläufe einnehmen soll. Existenzgründer werden häufig Teambesprechungen durchführen müssen, da die Kursbestimmung bzw. Ausrichtung des Unternehmens in der Startphase sehr genau überwacht werden sollte. Und auch bei Gesprächen mit Mitarbeitern kann –je nach Anlass– ein Protokoll sinnvoll sein, um zu einem späteren Zeitpunkt wichtige Details nachvollziehen zu können. Wer keine Kenntnisse in dieser Materie hat, Protokolle aber professionell einsetzen möchte, kann auf Vorlagen und Muster für diverse Anlässe zurückgreifen. So wird das Protokoll in eine übersichtliche und aussagekräftige Form gebracht. Da eine Vorlage für ein Protokoll immer wieder benutzt werden kann, sind alle Protokolle nach dem gleichen Standard aufgebaut. Dies erscheint wichtig, um Inhalte und Ergebnisse ggf. vergleichen zu können.
 

Grundsätzliche Arten eines Protokolls

Unabhängig vom konkreten thematischen Anlass lassen sich mit dem Verlaufs- und dem Ergebnisprotokoll zwei Grundtypen unterscheiden. Im Verlaufsprotokoll werden besprochene Themen chronologisch aufgelistet, wohingegen bei einem Ergebnisprotokoll nur die Resultate festgehalten werden. Für beide Varianten sollten unterschiedliche Muster genutzt bzw. individualisiert werden, um einen funktionalen Rahmen für dieses wichtige Informationsinstrument zu nutzen. Protokolle empfehlen sich für Team- und Projektbesprechungen ebenso wie für Mitarbeitergespräche (z.B. Zielvereinbarungsgespräche). Auch bei Workshops können Protokolle wesentliche Ziele oder Erkenntnisgewinne schriftlich fixieren.
 

Vorlagen für Protokolle: Vorteile und Einsatzmöglichkeiten

Als Niederschriften von Besprechungen bieten Protokolle den großen Vorteil, die Inhalte objektiv festzuhalten. Falls es zu einem späteren Zeitpunkt zu abweichenden Meinungen bzw. Missverständnissen etwa bei einem Projekt kommt, kann ein Protokoll Klarheit über die gemeinsam erklärte Linie verleihen. Ein Blick in angefertigte Protokolle dient der schnellen und vor allem objektiven Rekonstruktion von abgelaufenen Gesprächen. Ein professionell angefertigtes Protokoll kann dabei helfen, Streitigkeiten und betriebsinterne Konflikte gar nicht erst aufkommen zu lassen. Dieses Dokument weist, wenn es gut gemacht ist, einen normativen und verbindlichen Charakter auf. In diesem Sinn kann ein Protokoll auch die Funktion eines ‚Beweismittels‘ einnehmen. In einigen Fällen kann es sich bei einem Protokoll auch um eine Urkunde handeln. Dies ist z.B. bei der Niederschrift der Gesellschafterversammlung der Fall.

Ganz grundsätzlich kann ein Protokoll als Gedankenstütze fungieren. Durch die spätere Lektüre bleibt allen Beteiligten besser im Sinn, was eigentlich beschlossen wurde. Von zentraler Bedeutung ist ferner der Informationsgehalt. So können sich abwesende Personen schnell einen aussagekräftigen Überblick verschaffen und sich auf den neuesten Stand bringen. Wer Ressourcen effizient nutzen will, muss auf eine fundierte Organisation bauen können. Ganz in diesem Sinn dienen Protokolle der Verbesserung der Organisation, insbesondere bei Projekten. Aktivitäten und Schlüsselthemen können transparenter geplant, gesteuert sowie kontrolliert werden.
 

Protokollanfertigung ist zum Teil verpflichtend

In einigen Szenarien ist die Erstellung eines Protokolls als Dokumentation keinesfalls optional, sondern als obligatorisch anzusehen. Dies ist z.B. bei Mitgliederversammlungen in Vereinen der Fall. Auch Besprechungen in der Geschäftsleitung fallen in diesen Kontext. Im Zweifelsfall sollte nachgewiesen werden können, dass die Unternehmensführung ihren Pflichten nachgekommen ist.

Abgesehen von der zentralen inhaltlichen Ebene kann ein Protokoll auch Motivation freisetzen, da neue Ziele verbindlich und für alle nachvollziehbar herausgegeben wurden.
 

Zwischenfazit…

Die bis hierhin dargelegte Nutzenvielfalt von Protokollen auf mehreren Ebenen zeigt, warum auf dieses klassische Informationsdokument nicht verzichtet werden sollte.
 

Beispiele: Protokolle für bestimmte Geschäftsanlässe

Wer sich durch die Auswahl an Vorlagen für Protokolle klickt, wird für viele Themen und Anlässe eine spezifische Vorlage finden. Diese lässt sich auf Wunsch flexibel an das eigene Informationsbedürfnis anpassen.

Zu Beginn der Existenzgründung werden Selbstständige mit einem Übergabeprotokoll für Gewerberäume zu tun haben. Darin wird der Zustand der Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe genau protokolliert, damit es später nicht zu Uneinigkeiten oder sogar Rechtsstreitigkeiten kommt.

Sollte im Rahmen der Existenzgründung gebaut worden sein, so muss ein Bauabnahmeprotokoll angefertigt werden (auf der Basis von Paragraf 12 VOB/B). Auch hier besteht der Sinn darin, beide Seiten vor späteren Rechtsstreitigkeiten zu bewahren und den Zustand des Bauwerks sehr genau zu dokumentieren. Zu beachten ist in rechtlicher Hinsicht ferner, dass mit der Abnahme des Bauwerkes zahlreiche Verjährungsfristen beginnen. Eine professionelle Vorlage für ein Bauabnahmeprotokoll sorgt dafür, dass keine wichtigen Inhalte vergessen werden. Es handelt sich somit um ein rechtlich belastbares Dokument.
 

Protokoll: Jedes Thema erfordert eine funktionale Struktur

Ein Blick auf die unterschiedlichen Muster für Protokolle zeigt sehr schnell, dass die Struktur und die Inhalte je nach Thema sehr voneinander abweichen können. Dies zeigt, dass es neben den Inhalten auch um die Form und Struktur gehen muss, schließlich soll es nachher möglich sein, sich in wenigen Augenblicken einen Überblick zu einem Sachverhalt zu verschaffen. Dies wird aber nur schwer möglich sein, wenn die Struktur nicht zum Thema/Anlass passt.
 

Tipps für das Verfassen von Protokollen

Die folgenden Tipps sollten auch beherzigt werden, falls ein Muster benutzt wird:

  • Zwar kann ein Protokoll immer noch handschriftlich angefertigt werden. Das sofortige Tippen hat allerdings den Vorteil, dass dieses wichtige Dokument für alle sofort in einer einwandfrei lesbaren Form verfügbar ist. Schnell mit der Hand geschriebene Protokolle werfen oft Fragen auf, was sich mit dem kompakten Informationscharakter dieses Dokumentes nicht vereinbaren lässt. Wird es aus Gründen der Geschwindigkeit zunächst handschriftlich angefertigt, so sollte der Schriftführer es später nochmal abtippen.

  • Generell sollte so wenig wie nötig geschrieben werden, um den übersichtlichen Charakter nicht einzuschränken. Gleichwohl darf bei komplexen Sachverhalten/Entscheidungen Relevantes nicht einfach weggelassen werden.

  • Es empfiehlt sich mit Blick auf die Praxis, ein Protokoll so schnell wie möglich nach dem Gespräch/Meeting auszuhändigen bzw. zuzuschicken. Je mehr Zeit zwischen Sitzung und Protokollzugang liegt, desto wahrscheinlicher ist es, dass viele wichtige Themen schon wieder aus dem Fokus geraten sind. Ein gutes Protokoll sollte für Verbindlichkeit sorgen und seinen normativen Charakter deutlich werden lassen. Beschlüsse und Fristen können daher hervorgehoben werden, um das Wichtigste auf den ersten Blick erkennbar werden zu lassen.

  • Von der Sprache her gesehen sollte ein Protokoll, sachlich (objektiv!), verständlich und ohne jede persönliche Wertung verfasst werden. Gerade bei strittigen Themen empfiehlt es sich, den vereinbarten Konsens unmissverständlich festzuhalten. Der Protokollführer kann sich an einem solch entscheidenden Punkt an die Beteiligten wenden, um eine gemeinsame Formulierung zu erarbeiten.

     

Mit Vorlagen wird das Erstellen von Protokollen weniger aufwändig

Ziel bei jeder Existenzgründung bzw. mit Blick auf die Komplexität der Geschäftsführung muss es sein, Routine in Prozesse zu bekommen. Daher ist es besonders wichtig, nie den Überblick zu verlieren und wichtige Inhalte in einer übersichtlichen Form zu dokumentieren. Ein Protokoll leistet hierzu einen wichtigen funktionalen Beitrag. Natürlich sollte das Erstellen von Protokollen mit so wenig Aufwand wie möglich einhergehen, damit nicht unnötige Ressourcen gebunden werden. Insofern ist die Nutzung von Vorlagen für Protokolle eine sinnvolle Entscheidung, um Professionalität von Beginn an zu wahren und um alle Protokolle maximal aussagekräftig und vergleichbar zu gestalten. Direkt nach dem Download lässt sich eine Vorlage für ein Protokoll nutzen. Neben Angaben zu Ort, Anlass, Zeit und Beteiligten wird der größte Raum den eigentlichen Inhalten gewidmet.
 

Zusammenfassung für die Nutzung von Mustern für Protokolle

  1. Protokolle verleihen Struktur und Ordnung, sie setzen alle Beteiligten auf den gleichen Kenntnisstand

  2. Streitigkeiten können verhindert werden, wenn ein Blick in ein Protokoll zeigt, was gesagt/beschlossen wurde

  3. Vorlagen/Muster für Protokolle sind für diverse geschäftliche Anlässe verfügbar

  4. Jedes Thema erfordert eine andere Struktur bzw. einen spezifischen thematischen Fokus

  5. Ein Protokoll ist nicht bei allen geschäftlichen Prozessen optional. Bei einer Mitgliederversammlung oder der Bauabnahme ist ein Protokoll verpflichtend vorgeschrieben

  6. Da sich eine Vorlage für ein Protokoll nach dem Download beliebig oft nutzen lässt, sind alle erstellten Dokumente vergleichbar, was die notwendige Aussagekraft sicherstellt.

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