Büromöbel leasen - eine günstige Alternative?

Das gängige Konstrukt des Kfz-Leasings, das kennt jeder. Allerdings ist der fahrbare Untersatz für Firmenzwecke nicht das Einzige, was geleast werden kann. Weitaus unbekannter ist jedoch das Büromöbel-Leasing. Dieser Beitrag informiert darüber, was möglich ist und worauf es dabei ankommt.
 

Darum kommt’s auf die Büroeinrichtung an

Das Büro ist nicht nur ein klassischer Arbeitsort, sondern dient auch dem Empfang von Kunden. Deswegen ist die Büroeinrichtung in mehrfacher Hinsicht eine wichtige Überlegung wert.

• Die Büroeinrichtung muss funktional und praktisch sein.
• Die Mitarbeiter müssen sich im Büro wohlfühlen.
• Potentielle Kunden müssen gerne ins Büro kommen.

Wer den Plan hegt, das Büro neu einzurichten, steht spannenderweise vor der Entscheidung: Büromöbel kaufen oder Büromöbel leasen?
 

Büromöbel leasen. So funktioniert das Prinzip.

Wer vor dieser Entscheidung steht, muss zunächst einmal einen Wunschzettel schreiben, denn die Büroausstattung ist in der Regel viel umfangreicher als Tisch und Stuhl. Zum Mobiliar kommen neben einem Schreibtisch und einem Bürostuhl in aller Regel noch Regale, Schränke, Kommoden, Rollcontainer sowie ggf. noch Besprechungstische hinzu. Auch elektrische Geräte (Computer, Drucker, Scanner, Fax, Telefon, Kaffeemaschine …) gehören zur Büroausrüstung. Büromaterial sowie Accessoires (u.a. Bilder und Pflanzen) runden das Büro ab – und kosten bei der Erstanschaffung richtig Geld.

Neben der Wunschliste, die mit Blick auf die Nutzungsart und die Funktionalität geschrieben werden sollte, gilt es auch die geltenden Gesetze und Vorschriften zu beachten. Um den Arbeitsplatz entsprechend zu gestalten, müssen die Richtlinien und Verordnungen aus

• der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV),
• dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG),
• um der Bildschirmverordnung (BildschArbV)

befolgt werden. Stehen die Anschaffungsvoraussetzungen fest, marschieren viele Selbstständige direkt zum Fachhändler. Doch das muss nicht sein. Wer stattdessen auf die unbekannte Option baut, Büromöbel zu leasen, der unterschreibt damit einen Nutzungsvertrag gegen ein entsprechendes Entgelt (Leasing-Zins).

Kosten für Reparaturen, Wartungen und Instandhaltungen sind in aller Regel mit dem Anbieter zu besprechen. Gerade bei technischen Geräten werden diese Serviceleistungen häufig mit angeboten, da ohnehin eine Fachkraft Reparaturen durchführen müsste. Auch beim Pflanzen-Leasing gibt es die Option, die Pflege an die Leasingfirma zu übertragen. So gibt es keine vertrockneten Pflanzen, wenn die Urlaubszeit droht.

Darüber hinaus sollten Selbstständige darauf achten, ob der Leasing Vertrag für die Büromöbel eine Kaufoption beinhaltet. Wäre dies der Fall, besteht die Möglichkeit nach Ablauf des Leasing-Vertrags die Büromöbel aus dem Vertrag herauszukaufen und einfach weiter zu benutzen. Alternativ kann – wie beim Kfz-Leasing auch – das Büromöbel-Leasing auch in die zweite Runde gehen, sprich: Es werden neuere, modernere Büromöbel geleast und im Rahmen eines neuen Vertrags bezahlt.
 

Die Vor- und Nachteile des Büromöbel Leasings in der Übersicht

Einige Punkte erinnern an dieser Stelle sicherlich auch an das Kfz-Leasing, denn wer Büromöbel least, der minimiert zunächst einmal seine Kosten, weil eine Erstausstattung ins Geld geht. Die Liquidität und auch der Kreditrahmen bleiben. Letzterer könnte sich beispielsweise dann ändern, wenn die Büroausstattung mithilfe einer Finanzierung angeschafft werden würde.

Rein (steuer-) rechtlich betrachtet gibt es noch einen weiteren Vorteil: Da die Büromöbel geleast und nicht gekauft wurden, müssen sie auch nicht in der Bilanz stehen. Nur die Leasingraten – die im Übrigen besonders transparent bzw. kalkulierbar sind – sind steuerlich zu 100 Prozent als Betriebsausgaben absetzbar.

Auf der Seite der Nachteile steht der Faktor, dass jeden Monat fixe Beträge zu bezahlen sind, die das Monatsbudget schmälern können. Variabilität gibt es kaum, denn in aller Regel sind die Verträge nicht kündbar.

Die moderne Art des Büromöbel Leasens: Co-Working Spaces

Es ist eine spannende Entwicklung, die vor allem in Großstädten zu erkennen ist und, die Selbstständigen in der Gründungsphase besonders entgegenkommt. Die Rede ist von sogenannten Co-Working Spaces. Dabei werden nicht nur Büromöbel geleast, sondern im Grunde mietet sich der Selbstständige in einer Bürogemeinschaft ein und kann Möbel, technisches Equipment und häufig sogar Besprechungsräume und die Küche mitbenutzen.