Incentives und Benefits: Tipps für steuerlich abzugsfähige Mitarbeiter-Aufmerksamkeiten

Um heute als Arbeitgeber attraktiv zu sein, braucht es etwas mehr als ein gutes Gehalt, ein angenehmes Betriebsklima oder flexible Arbeitszeiten. Laut Institut für angewandte Arbeitswissenschaften machen zusätzliche Leistungen heute etwa 15 Prozent des Gehalts aus. Solche firmenspezifischen Zuwendungen wie eine betriebliche Altersvorsorge, Gesundheits- oder Sportangebote, Essensgutscheine, Bonusprogramme oder ein Firmenwagen ziehen Bewerber an. Angesichts des Fachkräftemangels müssen Sie sich als Arbeitgeber anstrengen, um sich von anderen abzuheben. Außerdem sorgen Aufmerksamkeiten dafür, dass sich Ihre Anforderungen an die Leistungen Ihrer Mitarbeiter und deren Wünsche besser miteinander verbinden. Dadurch entsteht eine Win-win-Situation. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, was zu langfristig loyalen und leistungsbereiten Mitarbeitern führt. Das schlägt sich letztendlich in Ihren Geschäftszahlen nieder. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen eigene Konzepte für passende Zusatzleistungen um und haben teilweise sogar einen sogenannten „Feel-Good-Manager“.
 

Was sind Aufmerksamkeiten?

Aufmerksamkeiten sind freiwillige Zuwendungen, die Sie Ihren Angestellten zukommen lassen. Dabei dürfen Sie den Betrag von 40,00 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Arbeitnehmer nicht überschreiten. Sie zählen dann für den Mitarbeiter nicht zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitsentgelt. Damit auch auf Ihrer Seite keine Steuerpflicht besteht, braucht es einen Grund, ein besonderes Ereignis auf der Seite des Arbeitnehmers. Dann dürfen Sie die Aufmerksamkeit als Betriebsausgabe verbuchen.

Gründe, damit eine Aufmerksamkeit als Betriebsausgabe gilt:

• Geburtstag

• Geburt eines Kindes

• Hochzeitstag

• Konfirmation oder Kommunion eines Kindes

• Namenstag

• schwere Krankheit

• bestandene Prüfung

Der Betrag von 40,00 Euro ist eine Freigrenze für jedes Geschenk bei einem persönlichen Anlass. Überschreiten Sie die Freigrenze auch nur um einen Cent, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig und Sie müssen dafür Sozialabgaben bezahlen.
 

Welche Geschenke zählen als Aufmerksamkeiten?

Zu den Aufmerksamkeiten zählen keine Geldzuwendungen, diese sind immer steuerpflichtig. Sie dürfen Ihren Mitarbeitern jedoch die unterschiedlichsten Sachgeschenke machen. Dazu gehören:

• Genussmittel oder Getränke, beispielsweise Gebäck, Schokolade, Kaffee oder Tee

• Essen bei einem besonderen Arbeitseinsatz

• Bücher, CDs

• Gutscheine

Bei den Gutscheinen gibt es eine kleine Ausnahme. Es sollte kein konkreter Betrag vermerkt sein. So kann ein Tankgutschein beispielsweise genutzt werden, um das Fahrzeug einmal vollzutanken.

Für Sie als Unternehmer sind die Ausgaben für solche Sachleistungen immer Betriebsausgaben.
 

Aufmerksamkeiten, die bei Mitarbeitern besonders beliebt sind

Eine Gehaltserhöhung als Anerkennung für gute Leistungen führt häufig dazu, dass zwar die Abgabenlast auf beiden Seiten steigt, sich das Nettogehalt des Mitarbeiters aber kaum verändert. Manchmal wird es sogar weniger durch die Steuerprogression.

Hier können sogenannte Sachbezüge weiterhelfen. Sie bieten den Vorteil, dass sie meistens nur geringe Steuern und keine Sozialabgaben auf Unternehmerseite auslösen. Andererseits sorgen sie für eine stärkere Bindung der Mitarbeiter an ihr Unternehmen. Mit verschiedenen Bausteinen lässt sich so ein Vergütungssystem zusammenstellen, das den Mitarbeitern einen echten Mehrwert bietet. Gut kombiniert kann dabei leicht eine „Gehaltserhöhung“ von 300 Euro herauskommen, die auch netto diesen Wert für den Mitarbeiter hat.
 

Firmenfahrrad und Smartphone

Der Firmenwagen ist für jüngere Mitarbeiter meist nicht mehr so attraktiv. Als gesunde und umweltfreundliche Alternative können Sie ein Firmenfahrrad vorschlagen. Ihr Mitarbeiter darf es zu 100 Prozent auch privat nutzen. Wie beim Pkw auch wird ein Prozent des Neupreises geldwerter Vorteil versteuert. Das sind bei einem Fahrrad für 2000 Euro gerade einmal 20 Euro im Monat, auf den der persönliche Steuersatz angewendet wird.

Zuwendungen oder Zuschüsse für ein Smartphone stehen ebenfalls ganz oben auf der Beliebtheitsliste. Dabei können Sie das Gerät leasen und dem Angestellten dann zur Nutzung zur Verfügung stellen. Um dies rechtlich abzusichern, sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter einen Überlassungsvertrag abschließen. Denn sobald Sie Ihrem Mitarbeiter das Smartphone schenken, entsteht ein geldwerter Vorteil, der wieder Steuern und Sozialabgaben auslöst.

Der Leasingvertrag ermöglicht die uneingeschränkte Privatnutzung. Mit diesem Vertrag ist darüber hinaus geregelt, dass Reparatur oder Diebstahl zulasten des Mitarbeiters geht. Sie können auch die Handyrechnung subventionieren. Dazu bezahlt der Mitarbeiter seine Handyrechnung zunächst selbst und Sie erstatten den Betrag, was nicht steuer- und sozialabgabenpflichtig ist.
 

Tanken auf Kosten des Unternehmens

Auch Sachbezüge können sich in barer Münze auszahlen, ohne dass dafür Steuern fällig werden. Die Grenze liegt bei 44 Euro monatlich, die pauschal steuerfrei bleiben. Das Geld dürfen Sie jedoch nicht in bar auszahlen. Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter ein Jobticket für den öffentlichen Personen-Nahverkehr zur Verfügung stellen, darf er allerdings nicht gleichzeitig einen Tankgutschein bekommen. Um diese 44 Euro monatlich zu verwenden, dürfen Sie den Mitarbeitern auch eine entsprechend aufgeladene Prepaid-Kreditkarte geben. Diese dürfen das Geld ausgeben wofür sie wollen.
 

Werbung und Rabatte auf eigene Produkte

Sie dürfen Ihren Mitarbeitern auch Rabatte auf Ihre eigenen Produkte geben. Das ist bis 1080 Euro pro Jahr steuerfrei. Auch hier gilt: peinlich darauf achten, dass die Grenze eingehalten wird. Es ist empfehlenswert, künftige Maßnahmen vorher mit dem Sachbearbeiter beim Finanzamt abzustimmen.

Werbung ist eine weitere Möglichkeit, wie Sie Ihren Mitarbeitern jeden Monat etwas Gutes tun können. Hat Ihr Angestellter einen Aufkleber mit Ihrem Firmenlogo auf seinem Wagen oder Moped, dürfen Sie ihm monatlich 21 Euro auszahlen, absolut steuerfrei. Es entstehen lediglich die Kosten für die Anschaffung der Aufkleber.
 

Kita, Weiterbildung, Essen

Gerade junge Familien sind für Hilfe dankbar. Wenn Sie es einrichten können, ist eine unternehmenseigene Kita ein echter Pluspunkt bei jungen Bewerbern. Oft hilft auch schon ein Zuschuss zu den Betreuungskosten der Kinder. Er ist steuer- und abgabenfrei und kann für den Mitarbeiter – je nach Region – bis zu 500 Euro mehr im Monat bedeuten. Weiterbildung ist ebenfalls ein wichtiges Thema für Ihre Mitarbeiter. Es wirkt sehr motivierend, wenn Ihnen die Weiterbildung der Angestellten am Herzen liegt. Ist die Maßnahme direkt für den Job anwendbar, zahlen Sie keine Abgaben und keine Steuern für diese Investition.

Wenn es bei Ihnen keine firmeneigene Kantine gibt, wie das in den meisten Unternehmen der Fall ist, können Sie Ihre Mitarbeiter dennoch ein wenig entlasten. Sie können Essensschecks im Wert von 93 Euro monatlich herausgeben, die bei Restaurants und Supermärkten einlösbar sind. Sie können auch täglich den Kühlschrank im Büro mit frischen Snacks, Obst und Getränken füllen und Ihre Mitarbeiter können sich daraus bedienen. Die Versorgung mit gutem Essen und Trinken kann sich sehr positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.
 

Für die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter

Aufwendungen für die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter sind ebenfalls attraktive Zuwendung, die bei Mitarbeitern hoch im Kurs steht. Kommt beispielsweise der Yoga-Lehrer in den Betrieb oder es findet regelmäßig eine Rückenschule statt, haben beide Seiten etwas davon. Sie wirken damit Fehlzeiten durch Erkrankungen entgegen und fördern gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter. Diese müssen nicht extra Kurse besuchen, sondern können diese Leistungen direkt am Arbeitsplatz erhalten. Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Sie 500 Euro pro Mitarbeiter und Jahr aufwenden. Auch betriebliches Gesundheitsmanagement spielt in Unternehmern eine immer größere Rolle.

In diesem Zusammenhang können Sie überlegen, ob es sich lohnt, betriebliche Krankenzusatzversicherungen für die Mitarbeiter abzuschließen, beispielsweise Zahnzusatzversicherungen. Manche Mitarbeiter bekommen diese Versicherung aus bestimmten Gründen nicht mehr, andere können sich diese nicht leisten. Die gesundheitliche Zusatzleistung hilft Arbeitnehmern dabei Kosten zu sparen und beschert darüber hinaus zufriedenere Mitarbeiter.
 

Für die Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeiten

Ein starres Arbeitszeit-Modell kann sich heute kaum noch ein Unternehmen erlauben. Mitarbeiter schätzen es sehr, wenn sie aufgrund flexibler Arbeitszeiten Privat- und Berufsleben besser koordinieren können. Dabei gibt es unterschiedliche Formen, die die starre 9-to-5-Regelung aufbrechen.

• Kurze Arbeitstage als Ausgleich zu stressigen Tagen mit vielen Überstunden

• Gleitzeit

• Home-Office-Tage

• Remote-Working-Tage

• Jobsharing

• Langzeitarbeitskonto

Mit flexiblen Arbeitszeiten binden Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter an das Unternehmen. Sie werden damit auch ein attraktiver Arbeitgeber für Bewerber und neue Talente. Wenn Sie bislang noch starre Arbeitszeiten haben, können Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein individuelles Konzept entwickeln, das beiden Seiten gerecht wird.

Home-Office- oder Remote-Working-Tage geben dem Mitarbeiter ein Stück Selbstbestimmung und Freiheit. Er darf aus den routinemäßigen Büroabläufen aussteigen und seine Arbeitszeit selbst einteilen. Dieses Plus an Selbstbestimmung und Vertrauen hat einen hohen Stellenwert. Für die Mitarbeiter führt es vor allem zu einem niedrigeren Stresslevel und vermindertem Zeit- sowie Kostenaufwand. Der Anfahrtsweg zum Büro entfällt an diesen Tagen. Wenn Sie solche Tage regelmäßig einführen, steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich, ohne dass es Sie etwas extra kostet. Für diese speziellen Arbeitstage brauchen die Mitarbeiter allerdings organisatorische Unterstützung. Hier kann ein Workshop zu Arbeitsproduktivität, Kommunikation, Motivation, Selbstdisziplin und Effizienz sehr hilfreich sein.
 

Ausgleich, Entspannung, Erholung – mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz

Geistige und körperliche Entspannung steigern Gesundheit und Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter. So kann ein Power-Nap-Raum die Leistung steigern. Ein kurzer Power-Nap hilft über das Leistungstief nach dem Mittagessen hinweg. Je nach persönlichen Gewohnheiten kann das früher oder später sein. Ein regelmäßiger, kurzer Mittagsschlaf erhöht die Lebenserwartung und senkt das Risiko für Herz-Kreislauf-Erkrankungen. Die Mitarbeiter arbeiten kreativer und sind leistungsfähiger. Wenn Sie keinen solchen Raum einrichten können, sollten Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, am Schreibtisch ungestört zu dösen. Dabei sollte das Nickerchen nicht länger als 30 Minuten dauern.
 

Eine Maßnahme, die Sie nichts kostet – Walking-Meeting

Spazieren gehen durch einen Park, Bäume und Blumen sehen wirken sich günstig auf kognitive Fähigkeiten und die mentale Verfassung aus. Neue Eindrücke und Anregungen gibt es auch beim Gang durch ein belebtes Stadtviertel. Beim Walking-Meeting heißt es einfach nur „raus aus dem Büro“ und laufen. Das gemeinsame Laufen vermindert hierarchische Grenzen und verbessert Kommunikationsbereitschaft und die Fähigkeit, Probleme zu lösen. Der beste Zeitpunkt für ein Walking-Meeting ist kurz vor dem Mittagessen. Dabei sollte es selbstverständlich sein, dass die Strecke in normaler Bürokleidung zu bewältigen ist und das Wetter passt.
 

Ein neuer Trend für die Mitarbeitermotivation – Gamification

Bei Gamification handelt es sich um ein Spiel, bei dem die Prinzipien von Computerspielen zur Anwendung kommen. Dabei sammeln die Mitarbeiter Punkte für festgelegte erwünschte Verhaltensweisen. Mit höheren Punktzahlen steigen die Mitarbeiter in ein höheres Level auf und die Rangliste ist im Intranet für alle einsehbar. Eine andere Spielart besteht darin, dass die Mitarbeiter virtuell Chef spielen und das Unternehmen leiten, sogenannten Planspiele. Sie stehen dabei in Konkurrenz zu den anderen Mitarbeitern. Ziel des Spiels ist der höchste Jahresgewinn, um einen Sieger zu ermitteln. Dabei erlangen die Spieler grundlegende Kenntnisse zu wirtschaftlichen Zusammenhängen und es entsteht ein größeres Verständnis für unternehmerische Entscheidungen. Praktisch kann die Umsetzung so aussehen: Mehrere Teams spielen gegeneinander. Sie durchlaufen im Zeitraffer mehrere Geschäftsjahre und müssen bestimmte Aufgaben dabei lösen, beispielsweise Produkte auf verschiedenen Märkten einführen.

Auch Gehirnjogging ist Teil dieses Trends. Damit können Sie ganz gezielt bestimmte Fähigkeiten schulen, die für die Bewältigung betrieblicher Aufgaben erforderlich sind. Es liegt in der Natur des Menschen, sich mit anderen zu messen. Bei Gamification motivieren Highscores, virtuelle Auszeichnungen und Ranglisten die Mitarbeiter.
 

Zusatzleistungen – Mittelständler erkennen die Möglichkeiten nicht

Die beschriebenen Maßnahmen lassen eine Win-win-Situation entstehen. Doch viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen sie nicht. Den Unternehmern fehlt das Wissen darüber, was möglich ist.

Für die Mitarbeiter stellt sich die Frage, ob sie anstelle der Zusatzleistungen nicht lieber die Gehaltserhöhung wollen. Schließlich steigt durch mehr Gehalt auch der spätere Rentenanspruch an.

Tipp: Packen Sie die Zusatzleistungen in ein Gesamtpaket. Gleichen Sie die kleine Differenz, die beim Rentenanspruch entsteht, durch eine betriebliche Altersversorgung aus. Das bindet Ihre Mitarbeiter zusätzlich, vor allem wenn Sie die Beiträge für die Zusatzversorgung vollständig übernehmen.