Raumkosten im Griff: Ab wann lohnt sich der Umzug?

Zunächst ist es bei dieser Frage wichtig zu wissen, welche Kosten überhaupt alle zu den Raumkosten zählen. Denn unter diesem Punkt im Jahresabschluss – der Kostenstelle Grundstücke und Gebäude – sind viele verschiedene Kosten zusammengefasst, die nicht alle einen direkten Zusammenhang damit haben. Dort dürfen Sie nur die Kosten verbuchen, die direkt mit dem Kauf und der Nutzung sowie der Instandhaltung Ihrer Immobilie, die Sie betrieblich nutzen, zu tun haben. Grundstücke, die Sie für die weitere Entwicklung Ihres Unternehmens erworben haben, fallen beispielsweise nicht unter diese Kostenstelle. Die Kosten für Werkswohnungen dürfen Sie dort ebenso wenig verbuchen wie die Kosten für vermietete Räume. Letzteres gilt nur, wenn die Vermietung nicht der eigentliche Unternehmenszweck ist.
 

Welche Kosten sich unter dem Begriff „Raumkosten“ zusammenfassen lassen

Bei den Raumkosten ist der größte Kostenblock der Anteil, den Sie für die betrieblich genutzten Räume zahlen müssen. Dabei ist zu beachten, dass Sie eigene Gebäude abschreiben. Für fremde Gebäude zahlen Sie entweder eine Miete oder die Leasingrate. Wenn Sie sowohl eigene wie auch fremde Räume benutzen, sollten Sie dazu übergehen, anstatt der Abschreibung eine kalkulatorische Miete anzusetzen. So erreichen Sie eine gleichmäßige Belastung und die Werte sind besser vergleichbar.

Weitere Raumkosten:

Kosten für Reparatur und Instandhaltung

Es ist ganz normal, dass an Gebäuden immer wieder Arbeiten anfallen. Manchmal sind es Kleinigkeiten, wie ein neuer Anstrich oder der Austausch einer kaputten Fensterscheibe. Gelegentlich sind es auch umfangreichere Renovierungsarbeiten. Dabei ist zu unterscheiden in Instandhaltungsarbeiten und Umbau- sowie Erweiterungsarbeiten, die eine Wertsteigerung zur Folge haben. Diese Kosten müssen Sie in der Bilanz aktivieren. Das gilt nicht nur für eigene Gebäude, sondern auch für die Um- und Einbauten an gemieteten Räumlichkeiten.
 

Kosten für die Betreuung

Die Kosten für die Betreuung einer Immobilie umfassen beispielsweise Bewachungskosten oder die Kosten für einen Hausmeisterdienst. Diese sind als eigener Kostenblock zu erfassen. Ein Teil der Betreuungskosten lässt sich unter dem Unterpunkt Instandhaltung verbuchen.
 

Kosten für die Reinigung

Die Erfassung der Reinigungskosten erfolgt innerhalb der Raumkosten, jedoch separat.
 

Kosten für Energie

Wenn Sie ein produzierendes Gewerbe betreiben, müssen Sie bei den Stromkosten unterscheiden zwischen dem Energieverbrauch für die Fertigung und den Energiekosten für die Büroräume. Energiekosten sind beispielsweise die Kosten für Beleuchtung, Heizung, Wasser oder Klimatisierung und Ähnliches. Der Energieverbrauch für die Fertigung ist von den Raumkosten abzugrenzen

Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bei manchen Kosten ist es nicht ganz eindeutig, wie die Zuordnung erfolgen soll. So kann es beispielsweise fraglich sein, ob der neue Anstrich der Räumlichkeiten in den Farben des Unternehmens zu den Gebäudekosten zählt oder als Werbekosten zu verbuchen ist.

Tipp: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen verstärkt auf den Einsatz von Beamern, Videokonferenzsystemen oder Großbildschirmen Wert legen, können Sie diese Geräte meistens direkt einer bestimmten Abteilung und damit einer Kostenstelle zuordnen. Bei den Kosten für die Verkabelung ist dies nicht so einfach. Sie lassen sich nicht direkt einem bestimmten Raum zurechnen. Hier sollten Sie – der Einfachheit halber – eine Bezugsgröße festlegen, wie beispielsweise die Fläche in Quadratmeter.
 

Wann ist ein externes Büro empfehlenswert?

Nicht alle Unternehmer mieten sich Geschäftsräume an, sondern arbeiten von zu Hause aus im Home-Office. Manche Unternehmer sind viel außer Haus und brauchen deshalb keine fest angemieteten Räumlichkeiten. Es gibt allerdings Gründe, die für ein externes Büro sprechen. Wenn Sie absehen können, dass Sie Mitarbeiter haben werden, sind eigene Geschäftsräume kaum noch zu vermeiden. Auch in Branchen, die auf Laufkundschaft angewiesen sind oder wenn Sie regelmäßig Kundenkontakt haben, geht das meistens nicht von zu Hause aus. Manchmal sind für ein Business auch Atmosphäre und Synergien durch die direkte Umgebung sehr wichtig.

Wenn Sie ausreichend Betriebseinnahmen generieren und/oder über eine gewisse Kapitaldecke verfügen, sollten Sie ebenfalls externe Räumlichkeiten in Erwägung ziehen.
 

Das Home-Office als Alternative

Das häusliche Arbeitszimmer ist für viele Unternehmer die Alternative zum externen Büro. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand. Dennoch ist es nicht immer die ideale Lösung. Bei gelegentlichen Kundenbesuchen ist es möglich, den Weg bis ins häusliche Arbeitszimmer durch Flure und den Eingangsbereich professionell zu gestalten.

Allerdings wirkt ein Büro außer Haus meistens viel professioneller. Das finanzielle Risiko ist mit gemieteten Räumen ebenfalls größer. Hier ist es ratsam, einen Mietvertrag mit fairen Kündigungsfristen zu vereinbaren. Die Mietkosten lassen sich vollständig steuerlich geltend mahen.
 

Die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer absetzen

In vielen Branchen ist es heute üblich, von zu Hause aus zu arbeiten, sei es als virtuelle Assistentin, Web-Designer, Coach oder als Betreiber eines Onlineshops. Sie sparen sich neben dem Weg zur Arbeit auch die Ausgaben, die für angemietete Räume fällig werden. In zwei vordefinierten Fällen können Sie die Kosten von der Steuer absetzen.

• Wenn Sie für Ihre berufliche Tätigkeit keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung haben, können Sie pro Jahr bis zu 1.250 Euro geltend machen. Hier sieht der Gesetzgeber einen beschränkten Abzug vor. Diese Ausnahme gilt beispielsweise für Lehrer oder Außendienstmitarbeiter, die in der Schule beziehungsweise im Unternehmen keinen eigenen Arbeitsplatz haben.

• Wenn das Arbeitszimmer der Mittelpunkt Ihrer gesamten unternehmerischen oder beruflichen Tätigkeit darstellt, können sind die Kosten unbeschränkt abzugsfähig. Das gilt für reine Heimarbeiter.

Dabei sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Es muss ein eigener, abgeschlossener Raum sein, lediglich eine Arbeitsecke können Sie nicht als häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen.

• Der Raum gehört zu Ihrer privaten Wohnung oder Ihrem Wohnhaus und ist durch seine Lage, Ausstattung und Funktion in Ihre häusliche Umgebung eingebunden.

• Es kann sich auch um einen Raum im Dach- oder Kellergeschoss handeln, der unmittelbar mit Ihren privaten Räumen verbunden ist.

• Sie erledigen in Ihrem Arbeitszimmer vorwiegend schriftliche, verwaltungstechnische, organisatorische oder gedankliche Arbeiten. Das können auch künstlerische, geistige oder schriftstellerische Betätigungen sein.

• Die Tätigkeiten dienen ausschließlich beruflichen oder betrieblichen Zwecken. Eine private Nutzung ist bis höchstens zehn Prozent erlaubt. Nutzen Sie den Raum zu mehr als zehn Prozent privat, können Sie die Kosten nicht steuerlich geltend machen, auch nicht teilweise.

Um die anteiligen Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer zu ermitteln, teilen Sie am besten die Kosten nach der Größe des Raumes im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche auf. Folgende Kosten sind abzugsfähig:

• Miete oder die Gebäudeabschreibung, wenn Ihnen das Gebäude gehört

• Schuldzinsen für die Anschaffung, den Bau oder die Reparatur des Gebäudes

• Kosten für Wasser, Energie und Abwasser

• Kosten für die Reinigung

• Gebühren für die Müllabfuhr und den Schornsteinfeger

• Grundsteuer

• Eventuelle Beiträge für den Mieter- oder Haus- und Grundeigentümerverein

• Beiträge für die Wohngebäude- und Hausratversicherung

• Renovierungskosten für gemeinsam genutzte Räume, wie Flur oder Treppenhaus

Die Renovierungskosten für das Arbeitszimmer sind komplett abzugsfähig. Dasselbe gilt für die Kosten der Einrichtung, wie beispielsweise Schreibtisch, Stuhl und Regale. Die Renovierungskosten für ein Gäste-WC sind nicht abzugsfähig. Auch gemischt genutzte Nebenräume sind nicht steuerlich absetzbar, sobald die private Nutzung die sogenannten „Unerheblichkeitsschwelle“ von 10 % überschreitet

Das externe Büro: Die Kosten sind komplett abzugsfähig

Im Gegensatz dazu akzeptiert das Finanzamt die Kosten für externe Räume wesentlich leichter. Die Miete für eine Kanzlei oder der Mietanteil für eine Bürogemeinschaft ist inklusive aller Nebenkosten komplett abzugsfähig.

Die Mietnebenkosten sind:

• Heizung

• Strom

• Wasser

• Müllabfuhr

• Kosten für die Hausverwaltung

• Grundsteuer

• Beiträge für die Hausratversicherung

Eine zu Beginn zu zahlende Kaution ist in der Regel nicht abzugsfähig, denn Sie erhalten das Geld gegebenenfalls am Ende der Mietzeit wieder zurück. Nur wenn der Vermieter das Geld ohne Grund und nach Aufforderung zur Herausgabe nicht zurückbezahlt, ist es möglich die Kaution als Betriebsausgabe in Abzug zu bringen.
 

Zusätzliche Kosten

Zu den laufenden Raumkosten kommen Aufwendungen für die Büroausstattung dazu wie beispielsweise die Tapete, Teppiche, Lampen oder Vorhänge. Diese Kosten sind ebenfalls abzugsfähig.

Liegt das Büro sehr nahe bei der Wohnung, sieht das Finanzamt die Angelegenheit etwas kritischer. Sobald eine räumliche Verbindung zwischen Wohnraum und Büro besteht, ist das externe Büro als häusliches Arbeitszimmer zu bewerten. Das hat zur Folge, dass die möglichen Steuervorteile stark eingeschränkt werden können. Es ist notwendig, dass die Räumlichkeiten einen eigenen Zugang haben, wie etwa über ein Treppenhaus, das die anderen Mieter ebenfalls nutzen. In einem Einfamilienhaus wird das Finanzamt bei der Anerkennung des externen Büros Schwierigkeiten machen.

Handelt es sich nicht um Büroräume, sondern um Lager- oder Werkstatträume, ist es gleichgültig, wo sich die Räume befinden. Steuerlich betrachtet handelt es sich dann um eine Betriebsstätte, deren Kosten immer vollständig abzugsfähig sind.
 

Alternativ zum eigenen Büro – einmieten im Coworking Space oder einem Gemeinschaftsbüro

Bei den sogenannten Coworking Spaces handelt es sich um eine besondere Form des Teilens, die in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist. Solche Räume können Sie sogar stündlich oder für einen Tagessatz temporär anmieten. Dort bietet sich beispielsweise die Möglichkeit, Kunden zu empfangen, Meetings abzuhalten oder Geschäftskontakte zu pflegen. Das funktioniert häufig im häuslichen Arbeitszimmer nicht so gut.
 

Pro und Contra – Coworking Space oder eigenes Büro?

Letztendlich müssen Sie selbst entscheiden, wie Sie Ihr Geschäft aufbauen und nach außen präsentieren möchten.
 

Tipps für das erste eigene Büro

Die richtigen Räume

Es spielt keine Rolle, ob Sie ein eigenes Büro mieten, im Coworking Space oder im Home-Office arbeiten. Wichtig ist, dass Sie einen Computer, einen Internetzugang und eine ruhige Ecke zum Arbeiten haben. So können Sie ungestört und konzentriert arbeiten.
 

Arbeitsgeräte und Büromaterialien

Notebooks sind praktisch, weil sie sich überall mit hinnehmen lassen. An einen Schreibtisch gehört dennoch ein ordentlicher Bildschirm mit wenigstens 20 Zoll, um nicht den ganzen Tag verkrampft vor einem zu kleinen Bildschirm zu sitzen. Die Kosten für eine Computeranlage mit Bildschirm lassen sich über einen bestimmten Zeitraum über Abschreibung für Anschaffung steuerlich geltend machen. Auch das übliche Büromaterial muss in einem Büro verfügbar sein.
 

Stauraum

Ein intelligentes Ablagesystem ist erforderlich, auch im Zeitalter von elektronischer Speicherung der Daten. Damit Ordnung im Büro herrscht, brauchen Sie Schränke und Regale. Dort lassen sich Zeitschriften, Rechnungen und Bücher verstauen. Die Anschaffungskosten sind komplett abzugsfähig.
 

Externe Bürodienstleistungen

Es ist praktisch, wenn jemand da ist, der sich um die eingehenden Anrufe kümmert oder die anstehenden Termine koordiniert. Die Kosten für administrative Bürodienstleistungen oder eine virtuelle Assistenz sind Betriebsausgaben. Viele junge Unternehmer erledigen gerade in der Anfangsphase viele dieser Arbeiten selbst, doch es ist oft günstiger als gedacht, externe Servicedienstleister zu beauftragen. Die Kosten sind komplett abzugsfähig.