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Zahlungsprobleme? 8 Tipps für Ihren Betrieb

Frau öffnet Brief mit letzter Mahnung

Über gut gefüllte Auftragsbücher dürfen Sie sich natürlich freuen. Aber: Ist das nur Zukunftsmusik oder generieren Sie regelmäßig genügend Umsatz, um offene Rechnungen bezahlen zu können? Das ist nämlich, laut Gesetz, Ihre Pflicht: Sie müssen stets genügend Geld zur Verfügung haben, um offene Rechnungen bezahlen zu können. Sonst sind Sie, rein rechtlich betrachtet, insolvent und müssen dies auch melden. Dass es in der Geschäftswelt regelmäßig dazu kommt, dass Rechnungen zu spät bezahlt und Forderungen zu früh oder überpünktlich abgebucht werden, ist gängige Praxis. Gerade deswegen ist es wichtig, die Liquidität im Betrieb zu verbessern – um Zahlungsschwierigkeiten vorzubeugen. Die folgenden Tipps zeigen, wie das in der Praxis funktioniert.
 

Einnahmen optimieren: Nachjustieren bei der Fakturierung.

Die Einnahmen kommen früher und fallen höher aus!? Was klingt, wie ein Wunsch eines jeden Selbstständigen, ist die Erfolgsformel für eine gute Liquidität: Einnahmen müssen früher auf dem Konto landen und idealerweise höher ausfallen als die Ausgaben. Um diesen ersten, wichtigen Tipp in der Praxis gut umsetzen zu können, gilt es an diesen Stellschrauben zu drehen:

1. Schreiben Sie transparente Angebote, die inhaltlich aufschlussreich und verständlich sind. Das beschleunigt den Entscheidungsprozess bis zur Auftragsvergabe und verhindert Unstimmigkeiten bei der Abrechnung der Leistung.

2. Schreiben Sie Rechnungen, die zum Angebot passen und die mit Blick auf alle Formalitäten einwandfrei sind. Das betrifft unter anderem Name, Steuer-/Umsatzsteuer-Nummer, Datum, Rechnungsnummer, Rechnungsinhalt, Lieferung und Steuersätze.

3. Um Ihre Kunden dazu zu bewegen, früher zu bezahlen, gibt es zwei Möglichkeiten: Vorschusszahlungen bieten sich bei Aufträgen an, die über einen längeren Zeitraum zu bearbeiten sind. Auch mit dem Ausweis einer Skonto-Regelung auf Ihrer Rechnung bezahlt Ihr Kunde vielleicht schneller.

4. Sie setzen eine Zahlungsfrist. Überprüfen Sie, ob das Geld auch zum vereinbarten Termin auf dem Konto ist und wenn nicht: Fragen Sie nach. Um unbezahlte Rechnungen anzumahnen, ist es zielführend, zunächst das Gespräch zu suchen. Hilft das nicht, kommen Sie nicht umhin, eine Mahnung zu verschicken. Das sogenannte Factoring wird in diesem Zusammenhang immer beliebter. Dabei übergeben Sie das komplette Mahnwesen an einen externen Dienstleister. Sie bekommen direkt Ihr Geld. Die Factoring-Gesellschaft kümmert sich ihrerseits um Zahlungsfluss.
 

Ausgaben senken. Nachjustieren bei der Wirtschaftlichkeit

Die Ausgaben, die das Gegengewicht zu den Einnahmen bilden, dürfen ruhig deutlich niedriger ausfallen und erst nach den Einnahmen fällig werden. In der Praxis funktioniert das so:

5. Ein wacher und vor allem regelmäßiger Blick auf die Kosten ist ein wichtiger Faktor, um die Wirtschaftlichkeit zu steigern. Vor allem Versicherungen und Tarife bieten viel Sparpotential. Auch sollten Sie selbst Skonto-Regelungen nutzen, das heißt frühzeitig Ihre Rechnungen bezahlen und so ein paar Skonto-Prozent vom Rechnungsbetrag sparen, wenn Ihr Kontostand dies erlaubt. Auch die gezielte Suche nach Mengenrabatten kann sich positiv auf Ihren Kontostand auswirken. Meist lohnt sich ein Gespräch mit Lieferanten. So lassen sich Sonderkonditionen aushandeln und Zahlungsziele so gut wie möglich auf die Einnahmen abstimmen.

6. Aktives Sparen rechnet sich deutlich mehr, als im Bedarfsfall einen Kredit aufzunehmen. Um diesen Tipp richtig umsetzen zu können, ist es auch wichtig, zu wissen, welche Kosten wann zu bezahlen sind. Wer beispielsweise große Posten, wie Steuerzahlungen, die quartalsmäßig fällig sind, gut sichtbar markiert, sollte sich das Ziel setzen, zu eben diesen Zeitpunkten genügend Geld auf dem Konto zu haben – ohne den Dispo angreifen zu müssen. Wer mehr Geld sparen kann, sollte sich nach guten Anlageformen umsehen, die flexibel sind und dennoch eine Rendite versprechen.

7. Investitionen zu tätigen, ist sinnvoll und gut, aber nicht immer passt die Idee zum Vermögen auf dem Konto. Eine langfristige Finanz- und Sachplanung hilft dabei, auch größere Investitionen im Blick zu haben. Dann können Sie auf eben diese Investitionen gezielt hin sparen.

8. Lagerkosten sind teuer und wenig effizient. Deswegen gilt es die Lagerkosten ebenso wie die Kosten für die Produktion an sich so gering wie möglich zu halten. Weitere Kostenfaktoren, die in Ihrem Betrieb regelmäßig zu Buche schlagen, sind Kosten für Fuhrpark, Vertrieb, Marketing, Personal und Unternehmensstandorte. Auch diese Kosten gilt es regelmäßig einer Überprüfung zu unterziehen.

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