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Zeit ist Geld: Tipps für ein richtiges Zeitmanagement

Tablet mit Zeitmanagement und Wecker

On- und offline gibt es zahllose Tools und Hilfsmittel, die dabei helfen sollen, die Zeit besser zu managen. Dennoch bleibt mitunter noch sehr viel liegen. Dabei sind E-Kalender, To-do-Listen oder patentierte Methoden nicht immer zielführend. Natürlich ist es wichtig, die Zeit sorgfältig zu planen. Allerdings können zu viele Listen sehr schnell zum Teil des Problems werden. Dann tragen sie nicht zur Lösung bei. Wer zu viel Zeit mit Planung verbringt, hat am Ende zu wenig Zeit, seine Aufgaben zu erledigen. Mit den folgenden Tipps sollte es Ihnen auch ohne die A-L-P-E-N-Methode und ohne Zeitplan-Tools möglich sein, viele Dinge über die Woche zu erledigen und abzuhaken.
 

Single-Tasking

Bei Tests hat man herausgefunden, dass Multi-Tasking kontraproduktiv ist. Unser Gehirn bearbeitet die Aufgaben nicht gleichzeitig, sondern schaltet immer wieder hin und her. Das hat zur Folge, dass Sie keine Aufgabe mit höchster Konzentration erledigen, sondern immer wieder „in die Aufgabe reinkommen“ müssen. Dadurch schleichen sich sehr leicht Fehler ein. Multitasking kostet Zeit, Kraft und Nerven. Besser ist es, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Das führt in jedem Fall zu besseren Arbeitsergebnissen.
 

Aufgaben vollständig erledigen

Wer Chaos im Kopf und auf dem Schreibtisch hat, hat in den meisten Fällen mit mehreren unerledigten Aufgaben zu tun. Auch die kleinste unerledigte Aufgabe kann für Unordnung und ein schlechtes Gefühl sorgen. Deshalb ist es wichtig eine Sache zu erledigen, bevor Sie mit einer Neuen beginnen.
 

Beschränken Sie sich auf wenige Listen

Listen sind eine gute Sache, aber nur, wenn die Aufgaben dann auch tatsächlich erledigt werden. Dinge auf den Listen wandern häufig von einer Liste zur nächsten. Es entsteht Liste nach Liste und immer bleibt etwas übrig, das noch nicht erledigt ist. So schleppen sich manche Aufgaben wochen- oder monatelang von Liste zu Liste und Sie erledigen sie einfach nicht. Dadurch entsteht das Gefühl, dass es nicht vorangeht.

Gegenmaßnahme: Aufgaben, die Sie sofort erledigen können und deren Erledigung weniger als zehn Minuten dauert, erledigen Sie direkt. Diese Aufgaben kommen gar nicht erst auf eine Liste. Wenn Sie sie dennoch aufschreiben und dann sofort erledigen, kann das eine gute psychologische Wirkung haben.
 

Aufgaben delegieren oder ignorieren

Manchmal gibt es Aufgaben, die sich schon über fünf oder mehr Listen „mitschleppen“. Daraus lässt sich folgern, dass sie entweder vollkommen unwichtig oder nicht zu schaffen ist. Diese Aufgaben sollten Sie ignorieren oder an andere delegieren. Kein Mensch kann ein komplexes Projekt vollständig ohne Hilfsmittel und nur im Kopf planen und durchführen. Bei einfachen Aufgaben ohne weitere Konsequenzen sollten Sie sich auf die natürliche Filterfunktion Ihres Gehirns verlassen. Denn vieles, was Sie vergessen, ist in der Regel nicht wichtig.
 

Einfache Prioritätenlisten

Manchmal gibt es Tools, die mehr Zeit verschlingen, um sie zu pflegen, als dass sie Ihnen einen Vorteil bringen. Ein gutes Beispiel sind Excel-Listen zur Priorisierung von Aufgaben, die vier oder fünf Priorisierungsstufen haben. Nutzer verbringen täglich viel Zeit damit, diese Listen zu pflegen und die einzelnen Aufgaben neu einzugruppieren. Das ist die ideale Taktik, um sich vor der eigentlichen Arbeit zu drücken. Vereinfachen Sie das System auf ein Minimum, das spart Zeit und hilft dabei, die Prioritäten sinnvoll zu setzen.
 

Aufwand und Effekt gegeneinander abwägen

Bei vielen Dingen sollten Sie sich fragen, ob es wirklich etwas bringt, eine Sache anzugehen. Bevor Sie einen großen Zeitaufwand betreiben, um beispielsweise das empfohlene Plugin zu suchen, sollten Sie sich fragen: Bringt das wirklich etwas und erleichtert mir das am Ende die Arbeit? Ist die Zeitersparnis mit dem Tool groß genug, um diesen Suchaufwand zu rechtfertigen? Es stellt sich bei jeder Aufgabe die Frage, ob Sie Ihre Zeit für die richtigen Dinge aufwenden.
 

Ablenkungen reduzieren

Unerwartete und ungeplante Ablenkungen können die Arbeit nachhaltig stören, weil sie Sie immer wieder aus Ihrer Konzentration reißen. Das kann ein ständig schrillendes Telefon sein oder das Aufpoppen einer Nachricht. Auch Kollegen, die mal eben vorbeischauen, können sehr stören. Bei fast niemandem kommt es bei Telefonaten oder E-Mails auf Sekunden an. Deshalb sollten Sie alles ausschalten und vielleicht sogar vorübergehend ein Bitte-nicht-stören-Schild an die Tür hängen. So lassen sich komplexe Aufgaben, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, viel effizienter und besser erledigen.
 

Nachdenken

Manchmal ist es hilfreich, das Büro für einige Zeit allein zu verlassen, um beispielsweise außer Haus zu Mittag zu essen. Dabei sollten Sie auch das Mobiltelefon liegen lassen. Stattdessen sollten Sie Block und Stift einpacken und über anstehende Aufgaben, neue Projekte oder Ziele nachdenken und sich Notizen dazu machen.
 

Das Wörtchen nein

Das kleine Wörtchen nein kann auf Ihre Motivation und Effizienz eine enorm große Wirkung ausüben. Oft kommen Kollegen oder Freunde und fragen, ob Sie „mal eben kurz“ was für sie erledigen könnten. Das kann Sie ganz aus Ihrer Konzentration herauskatapultieren. Daher sollten Sie sich nicht von den Prioritäten anderer verleiten und aus dem Konzept bringen lassen. Besser ist es, sie erledigen zunächst ihre eigenen Aufgaben und sagen zu den Anfragen Ihrer Kollegen und Freunden konsequent nein. Damit erhöhen Sie Ihre eigene Effizienz sehr stark. Denn bitte bedenken Sie: Wenn sich die Aufgabe tatsächlich „mal eben kurz“ erledigen ließe, würde es der Kollege oder Freund vermutlich selbst machen.
 

Zeitfalle Meeting

Meetings sind dann effizient, wenn sie eine klare, kurze Agenda haben. Dann können sich Gehirn und Präsentation auf das Wesentliche konzentrieren. Wichtig ist, zeitraubende Meetings zu vermeiden, bei denen ohne konkretes Ziel viel gesprochen, aber nichts erledigt wird.

Tipp: Meetings im Stehen sind meist viel kürzer. Dabei kann auch niemand heimlich unter dem Tisch mit dem Smartphone spielen oder chatten.

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