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Qualität im Business: Zertifikate und Zertifizierungen effektiv nutzen

Frau mit Tablet malt fiktiv 5 Sterne

Um ein eigenes Unternehmen erfolgreich zu führen, kann es von Vorteil oder sogar notwendig sein, bestimmte Zertifikate zu erwerben. Es können Produkte, Dienstleistungen oder auch betriebsbezogene Verfahren und Herstellungsmethoden zertifiziert werden. Wir haben einen Blick auf die gängigsten Qualifikationsmöglichkeiten geworfen. Wann ist welches Zertifikat sinnvoll? Welche Schritte und Investitionen sind dafür notwendig? Und wie können die Auszeichnungen bestmöglich genutzt werden?
 

Zertifikate und Zertifizierungen – Was steckt dahinter?

Zertifikate gibt es heute für die unterschiedlichsten Bereiche im gesamten Wirtschaftsleben und sie können für die verschiedensten Zwecke eingesetzt werden. Unter diesem Begriff stecken in erster Linie spezielle Vorgaben, die dafür sorgen, dass bestimmte Standards festgelegt und eingehalten werden können.

Sie dienen in unserer immer komplexer werdenden Welt einerseits als Anhaltspunkt und Orientierungshilfe, die Rückschlüsse auf eine gewisse zu erwartende Qualität zulassen. Andererseits sind sie ein Instrument, um die vernetzte Wirtschaft in bestimmten Bereichen auf einen Nenner zu bringen und so die Kommunikation, den Handel oder die Zusammenarbeit einfacher zu machen.
 

Qualität mit Prüf und Siegel

Der Kunde hat es heute bei dem riesigen Warenangebot nicht leicht, sich zurechtzufinden und beim Kauf spezifische Eigenschaften der Produkte oder Dienstleistungen objektiv miteinander zu vergleichen. Im besten Fall kann auf bereits gemachte Erfahrungen oder Empfehlungen zurückgegriffen werden. Andernfalls muss er sich an äußerlichen Merkmalen orientieren, die oftmals in die Irre führen können. Nicht immer hält etwa eine schicke Verpackung, was sie verspricht.

In diesem Fall können Zertifikate oder Qualitätssiegel weiterhelfen und als Orientierung für den Verbraucher dienen. Sie bescheinigen bestimmte Standards oder zeichnen eine besondere Qualität aus, die ein Produkt möglicherweise von anderen abheben lässt.

Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten. Denn auch mit solchen Zertifikaten wird heute oft sehr großzügig umgegangen. Einige von ihnen stammen von offiziellen Stellen, die Vergabe ist strengen Regeln unterworfen und wird mitunter auch kontrolliert. Andere hingegen sind vielfach „Erfindungen“ von Marketingexperten und die damit verbundene Zertifizierung ist eher undurchsichtig oder willkürlich. Der Bekanntheitsgrad und das Renommee eines Zertifikats sind hier ausschlaggebend für die damit einhergehende Vertrauenswürdigkeit und Aussagekraft.
 

Verantwortliche Zertifizierungsstellen

Vertrauenswürdige Siegel und Auszeichnungen werden in der Regel von offiziellen Zertifizierungsstellen verliehen oder können dort beantragt werden. Diese sind einerseits damit betraut, für die jeweiligen Bereiche die entsprechenden Mindestanforderungen und Qualitätsstandards zu erarbeiten und festzulegen. Andererseits haben sie die Verantwortung, diese Kriterien bei der Vergabe streng zu prüfen und zu kontrollieren.

Die größten Zertifizierungsstellen beschäftigen sich dabei mit den unterschiedlichsten Fachgebieten:

  • TÜV: Der Technische Überwachungsverein besteht im deutschsprachigen Raum seit 1872 und gehört somit zu den ältesten Organisationen zur Prüfung von Sicherheit und Qualität. Am bekanntesten ist deren Aufgabe im Bereich Kfz-Überwachung, wo der Verein mit staatlichen Sicherheitsinteressen beauftragt ist.
    Der Schwerpunkt des TÜVs liegt grundsätzlich bei der technischen Prüfung von Waren. Die TÜV Cert, ein dazugehöriger Verein zertifiziert jedoch auch Personalqualifikationen oder Managementsysteme.
     
  • DEKRA: Diese Gesellschaft wurde 1925 gegründet und zählt heute zu den größten Prüforganisationen auf der Welt. Auch sie prüft als Kerngeschäft im Auftrag des Staates die Kfz-Sicherheit (Dekra Automotive).
    Die zugehörigen Tochterunternehmen Dekra Industrial und Dekra Personnel beschäftigen sich mit der Prüfung und Zertifizierung von Materialien, Herstellungsverfahren, Bauten und Produkten beziehungsweise mit der Qualifizierung von Personal.
     
  • DQS: Hinter dieser Abkürzung steckt eine Holding, zu der unter anderem die Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ) und das Deutsche Institut für Normung e.V. (DIN) gehören. Seit 1985 kümmert sich das Unternehmen vorrangig um die Zertifizierung von Geschäftsprozessen und Managementsystemen.
    Vor allem die DIN-Organisation hat für die verschiedensten Bereiche Standards entwickelt, die inzwischen weltweit als Grundlage zum Qualitätsmanagement dienen.

Darüber hinaus existieren zahlreiche kleinere Zertifizierungsstellen, die sich auf ein ganz bestimmtes Gebiet beschränken und sich darauf spezialisiert haben. Auch diese Institutionen unterliegen einer gewissen Kontrolle und müssen sich bei der DAkks – der offiziellen Deutschen Akkreditierungsstelle akkreditieren. Auf diese Weise soll gewährleistet werden, dass für sämtliche Zertifikate gewisse Mindeststandards eingehalten werden. Als allgemeine Kriterien liegen hier oft bestimmte DI-Normen zugrunde.
 

Notwendigkeit oder Nutzen eines Zertifikats

In einigen Bereichen sind bestimmte Zertifikate gesetzlich vorgeschrieben. Wer sich selbständig macht, sollte sich deshalb rechtzeitig darüber informieren, ob im geplanten Geschäftsbereich dazu Vorgaben bestehen. Dabei können solche Nachweise etwa für Produkte, Dienstleistungen oder bestimmte Verfahren notwendig sein. Beim Onlinehandel ist das Thema Datensicherheit hier ein wichtiger Punkt.

Darüber hinaus muss in manchen Fällen jedoch auch die eigene fachliche Qualifikation mit einem entsprechenden Zertifikat nachgewiesen werden, um überhaupt seinen Beruf ausüben zu dürfen. Das Thema Fachkundenachweis ist allerdings komplex – wer sich hier informieren möchte, sollte sich an die Handwerks- oder Industrie- und Handelskammern wenden. Diese können darüber aufklären, ob Sie selbst oder möglicherweise Ihre Angestellten bestimmte Zertifikate benötigen.

In anderen Bereichen bestehen keine zwingenden Vorschriften zum Erwerb eines Zertifikats. Dennoch können solche Auszeichnungen sinnvoll sein. Sie können dem Unternehmen eine gewisse Expertise nachweisen oder eigene Produkte positiv von Mitbewerbern abheben.

In der Regel ist der Erwerb eines Zertifikats mit einem gewissen finanziellen Aufwand verbunden. Hier gilt es, genau zu prüfen, welche Kosten dabei auf einen zukommen. Auch die Zeit, die für die Beantragung investiert werden muss, sollte nicht vernachlässigt werden. Dem gegenüber steht der mögliche Nutzen eines entsprechenden Qualitätsnachweises.

Siegel und Label von renommierten Stellen haben eine größere Relevanz und Vertrauenswürdigkeit, können allerdings auch mehr kosten als unbekanntere Zertifikate. Am Ende steht eine individuelle und situationsbedingte Entscheidung, ob sich die Investition lohnt.
 

Die gängigsten Zertifikate im Überblick

Wie bereits erwähnt, existiert heute eine schier unüberschaubare Zahl an Zertifikaten und mitunter fällt es schwer, dabei den Überblick zu behalten, geschweige denn zu wissen, welche Auszeichnung wofür und wann Sinn macht.

In der folgenden Auflistung werden die bekanntesten Zertifikate zu den unterschiedlichen Kategorien vorgestellt. Der Überblick erhebt jedoch keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit. Manche Zertifikate sind sehr bekannt und spielen in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen eine Rolle. In einigen Branchen sind jedoch ganz spezifische Label und Siegel entstanden, die ausschließlich dort einen gewissen Bekanntheitsgrad besitzen.
 

Produktzertifizierungen

Die wichtigsten Zertifikate in diesem Bereich betreffen die Punkte Sicherheit und Qualität. Selbst bei diesen Oberbegriffen gibt es zahlreiche Kriterien, die dabei im Fokus stehen können:

  • Einhaltung bestimmter gesetzlicher Standards (z. B. DIN – Deutsche Industrie Norm, ISO – Internationale Organisation für Normung oder das CE-Zeichen für grundlegende europäische Standards)
  • Nachweis für die Herstellung in einer bestimmten Region (kontrollierte Herkunftsbezeichnungen, z.B. Q.b.A., DOC oder AOC bei Qualitätswein oder geschützte Ursprungsbezeichnungen beim Produktnamen)
  • Einhaltung bestimmter Sozial- und Umweltstandards (z.B. FSC für nachhaltige Forstwirtschaft oder verschiedene Fairtrade-Siegel)
  • Sicherheitsstandards und Mindestanforderungen bei Software (z. B. ITSEC – Information Technology Security Evaluation Criteria)
  • Qualitätsstandards in der Lebensmittelindustrie (z.B. QS-Prüfzeichen – Sicherheit und Transparenz bei der Herstellung oder Güteklassen zur Einteilung in einzelne Kategorien)
  • Zertifikate zur Energieklassifizierung von Elektrogeräten
  • Zertifikate für Standards bei Finanzprodukten

Die kurze Übersicht zeigt, wie vielfältig die jeweiligen Label dabei ausfallen können. Der sinnvollste Weg ist, sich frühzeitig zu informieren welche Zertifikate in der jeweiligen Branche üblich oder notwendig sind und möglicherweise einen Marktvorteil versprechen.

Auch der Umweltaspekt wird immer wichtiger, denn die Verbraucher werden bei diesem Thema zunehmend kritischer. Je nach Art und Umfang existieren hier ebenfalls zahlreiche Zertifizierungsmöglichkeiten. Der Blaue Engel (umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen), das Bio-Siegel (Nachweis für ökologischen Landbau) oder das Öko-Tex- Label (schadstofffreie Textilien) gehören hier zu den bekanntesten.

Ein Unternehmen erwirbt oftmals unterschiedliche Zertifikate für seine Produkte, um so ein breiteres Spektrum an Kriterien abzudecken. Im Bereich Naturkosmetik existieren hierzu verschiedene Label, welche dem Kunden Rückschlüsse auf die Qualität erlauben. So kann beispielsweise die Verwendung natürlicher Rohstoffe nach speziellen ökologischen Standards, der Verzicht auf bestimmte Inhaltsstoffe oder die Herstellung im eigenen Land nachgewiesen werden.
 

Verfahrenszertifizierungen

Ein weiterer großer Bereich betrifft die Zertifizierung von Herstellungsverfahren oder anderen Abläufen im geschäftlichen und wirtschaftlichen Alltag. Auch hier existieren zahlreiche offizielle und gesetzlich vorgeschriebene DIN- oder ISO-Normen, die unter Umständen eingehalten werden müssen. Die folgenden Punkte geben einen groben Überblick:

  • Zertifizierung von Managementsystemen (z.B. das EFQM-Modell – European Foundation for Quality Management, ISO 9000 ff. oder EMAS – Eco-Management and Audit Scheme und ISO 14000 ff. im Bereich Umweltmanagement)
  • Zertifizierung der Arbeitssicherheit (z.B. SCC – Safety Certificate Contractors, OHSAS – Occupational Health- and Safety Assessment Series oder OHRIS – Occupational Health- and Risk-Managementsystem)
  • Zertifizierung bestimmter Verfahren im Gesundheits- oder Medizinbereich (z. B. MEDCERT oder DIN EN ISO 13485 Standards zur Krankenhaushygiene und Infektionsprävention)
  • Zertifizierung der technischen Sicherheit in Unternehmen (z. B. TSM – Technisches Sicherheitsmanagement im Bereich Energie- oder Wasserversorgung)
     

Digitale Zertifikate

Nicht nur beim Onlinehandel gewinnt die Datensicherheit eine immer größer werdende Bedeutung. Im Prinzip ist jedes Unternehmen, das sich mit einer eigenen Seite im Netz präsentiert dazu angehalten, hier gewisse Standards zu gewährleisten.

So hat sich hier für die Webseitenverschlüsselung das sogenannte HTTPS-Schema (Hypertext Transfer Protocol Secure) etabliert, das eine höhere Sicherheit bei der Kommunikation im Internet bietet. Dafür werden sogenannte SSL-Zertifikate eingesetzt. So können nicht nur Mailanfragen oder der Austausch von Daten bei einer Bestellung vertraulich übermittelt werden, auch dem Aufrufen der Seite selbst liegt eine bessere Verschlüsselung zu Grunde, was Hacker-Angriffe oder Phishing schwieriger macht.

Ein weit verbreitetes Gütesiegel für den Onlinehandel ist das sogenannte Trusted Shops Zertifikat. Um sich damit zu schmücken, müssen die verschiedensten Kriterien erfüllt werden, vom Datenschutz über die Präsentation der Produkte, bis hin zu Mindestanforderungen beim Bestellvorgang und bestimmten Punkten zum Verbraucherschutz. Über eine Zusatzoption kann hier auch der Käuferschutz ausgedehnt werden, was einen klaren Mehrwert für die Kunden darstellt.
 

Weitere Zertifikate

Die bisher vorgestellten Qualitätssiegel stellen nur einen Bruchteil der heutigen Möglichkeiten dar. Ein wichtiger Punkt stellen zudem Zertifikate dar, die eine gewisse Fachkenntnis belegen. Je nach Branche existieren hier ebenfalls unterschiedliche Personenzertifizierungen oder auch Nachweise über die Befähigung als Ausbildungsbetrieb. In manchen Fällen müssen diese Dokumente bereits bei der Gewerbeanmeldung vorgelegt werden und sind Voraussetzung für eine Firmengründung.

Einige Zertifikate lassen sich nicht eindeutig einer einzelnen Kategorie zuordnen. Sie betreffen gleich mehrere Geschäftsbereiche und sind deshalb mit entsprechend komplexen Anforderungen verbunden. Das sogenannte Cradle-to-Cradle (C2C) Zertifikat für Nachhaltigkeit ist ein gutes Beispiel dafür. Die Auszeichnung ist in unterschiedlichen Stufen erhältlich (Gold, Silber und Bronze) – je nachdem wie umfangreich die speziellen Kriterien eingehalten werden können.

Dem Cradle-to-Cradle Prinzip liegt ein nahtloser Stoffkreislauf zugrunde und es spielen sowohl nachhaltige Materialien als auch besondere Anforderungen an die Herstellungsprozesse oder die Recyclingfähigkeit eine Rolle. Darüber hinaus müssen auch bestimmte Sozialstandards gewährleistet werden.

Für ein einfaches Produkt wie ein T-Shirt heißt dies also, dass von der Materialbeschaffung, der Produktion, über den Vertrieb bis zum Recycling die unterschiedlichsten Prozesse an die Vorgaben angepasst sein müssen. Im Grunde genommen ersetzen die hohen C2C-Standards eine Reihe anderer Labels und Auszeichnungen wie etwa, Biosiegel oder ein Fairtrade-Logo.
 

Der Weg zum Zertifikat

Je nachdem um welches Zertifikat es sich handelt, ist der damit verbundene Ablauf möglicherweise unterschiedlich. Eine Personenzertifizierung erfolgt beispielsweise in der Regel nach Abschluss einer Aus- oder Weiterbildung im entsprechenden Bereich. Für Zertifikate des TÜVs oder nach DIN und ISO sind folgende Schritte exemplarisch:

  • Zu den individuellen Bedürfnissen wird sowohl ein passendes Zertifikat als auch mögliche Anbieter ausgewählt. Unter anderem spielt hier die Betriebsgröße eine entscheidende Rolle. Somit sind die jeweiligen Anforderungen klar und es können Angebote eingeholt werden.
  • Im Rahmen eines Voraudits wird ein Überblick geschaffen und die wichtigsten Informationen, die zur Zertifizierung notwendig sind zusammengetragen. Hier können bereits einzelne Schwachpunkte identifiziert und gegebenenfalls beseitigt werden.
  • Wenn die Antragsunterlagen eingereicht sind, werden diese vom Anbieter geprüft.
  • In der Regel folgt ein sogenanntes Zertifizierungsaudit, in dem überprüft wird, ob die Standards auch dauerhaft in der Praxis eingehalten werden können. Auch die Dokumentation im Rahmen des Qualitätsmanagements spielt eine wichtige Rolle. Der Vorgang dient dazu mögliche Probleme zu erkennen und zu beheben. Nicht selten gibt es mehrere Audit-Runden, bei denen die jeweiligen Verbesserungen erneut bewähren müssen.
  • Wurde diese Hürde gemeistert, kann das Zertifikat erteilt werden.
  • Um eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten, finden regelmäßig Überwachungsaudits statt. Werden dabei Mängel festgestellt, kann ein Zertifikat auch wieder entzogen werden.
  • Viele Zertifikate haben darüber hinaus ohnehin eine zeitlich begrenze Gültigkeit. Nach Ablauf muss dann eine Re-Zertifizierung erfolgen, um das Label weiterhin zu behalten.

Der gesamte Zertifizierungsprozess ist mit einer laufenden Dokumentation verbunden, die einerseits als Nachweis für die Zertifizierungsstelle dient und andererseits dem Unternehmen klar strukturierte Informationen für das Qualitätsmanagement liefert.
 

Güte- und Prüfsiegel richtig einsetzen

Um von den erworbenen Zertifikaten profitieren zu können, müssen sie bestmöglich eingesetzt werden. Je nachdem um welche Auszeichnung es sich handelt oder für wen sie einen Mehrwert darstellen können, sind dabei unterschiedliche Vorgehensweisen möglich.

Wer einen Onlineshop betreibt, kann direkt auf der Startseite oder auch beim Bestellvorgang mit speziellen Zertifikaten zur Datensicherheit punkten. In diesem Bereich spielt das Thema Sicherheit eine wichtige Rolle. Nach den aktuellen Datenschutzgesetzen sind bestimmte Standards inzwischen sogar verpflichtend. Diese Label können deshalb durchaus aufgeführt werden, stellen aber nun kein Alleinstellungsmerkmal mehr dar.

Spätestens an dieser Stelle kann ein genauerer Blick auf die Zielgruppe(n) sinnvoll sein und aufzeigen, welche Qualitätsansprüche oder andere Kriterien den Verbrauchern besonders wichtig sind. Denn dadurch wird oftmals auch klarer, welches Zertifikat sich am besten eignet.

Produktzertifikate können auf der Verpackung oder auch an einer passenden Stelle im Onlineshop platziert werden, um dem Verbraucher die besonderen Merkmale deutlich zu machen. Oftmals lassen sich so auch höhere Preise für die Waren oder Dienstleistungen rechtfertigen.
 

Bestätigung für hohe Expertise und Qualität

Die Vorteile der Zertifikate zeigen sich auf unterschiedlichen Ebenen:

  • Zertifikate können vorteilhaft zur Reputationssteigerung eingesetzt werden. Die Qualitätssiegel schaffen Vertrauen und bescheinigen von unabhängiger Seite aus eine gewisse Expertise und die Einhaltung bestimmter Standards. Durch die Auszeichnungen kann dies auf einfache Weise nach außen kommuniziert werden.
  • Den Kunden dienen bekannte Siegel und Label als vertrauenswürdige Orientierungshilfe bei der Auswahl von hochwertigen Produkten oder Dienstleistungen. Sie sind zu den üblichen Maßnahmen ein Instrument, um die Kundenbindung zu festigen und zu erhöhen.
  • In der globalisierten Welt sorgen sie für einheitliche Standards und damit unter anderem für einen unkomplizierteren Handel und Austausch mit anderen Märkten. Zudem lassen sich Waren leichter vergleichen.
  • Auch bei Ausschreibungen können so bestimmte Mindestkriterien einfacher festgelegt werden.
  • Nicht nur im B2B-, auch im B2C-Bereich können Zertifikate Vertrauen schaffen und dabei helfen neue Kontakte zu knüpfen oder neue Märkte zu erschließen.
  • Zertifikate können dazu beitragen, höhere Preise für seine Angebote zu erzielen.

Marketingmöglichkeiten mit Zertifikaten

Wer sich dafür entscheidet, bestimmte Zertifikate zu erwerben, oder verpflichtende sinnvoll zu nutzen, sollte diesen Aspekt frühzeitig in die Planung von Marketingmaßnahmen mit einbeziehen. Wichtig ist in erster Linie, hier auf rechtliche Vorgaben zur Verwendung der Zertifikate zu achten.

Zur Reputationssteigerung werden dann einzelne Strategien entwickelt, wie die Auszeichnungen effektvoll in Szene gesetzt werden können. So dienen die Zertifikate nicht nur als Orientierungshilfe beim Endkunden, durch die Sichtbarkeit in verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen lässt sich nachhaltig die eigene Marke stärken, das Firmenprofil schärfen und auf lange Sicht ein positives Bild in der Öffentlichkeit vermitteln.
 

Optimierung interner Prozesse

Zuletzt darf der geschäftsinterne Nutzen von Zertifizierungsprozessen nicht außer Acht gelassen werden. Die klaren und einheitlichen Standards können als wertvolle Grundlage beim Qualitätsmanagement eingesetzt werden. Sie helfen dabei, bestimmte Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen und zu optimieren. Durch die genaue Analyse verschiedener Abläufe ist es möglich, diese nach und nach effektiver zu gestalten und somit Kosten oder Ressourcen einzusparen.

Durch die enge Verzahnung von Zertifizierungsaudit, der damit verbundenen Dokumentation und dem gesamten (Qualitäts-) Management wird es einfacher, Probleme oder wenig effiziente Bereiche und Prozesse im Betrieb ausfindig zu machen und Strategien zur nachhaltigen Verbesserung zu entwickeln. Die speziellen Anforderungen, die auch bei der Dokumentation bestehen, machen das Ganze zudem sehr transparent und kommunizierbar.

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