Buchhaltungssoftware mit Steuerberater-Zugang: Sechs Programme im Vergleich

2. Welche Buchhaltungssoftware bietet einen direkten Steuerberater-Zugang?

Einen eigenen Zugang für die Steuerberatung bieten BuchhaltungsButler, sevdesk, Lexware Office, Papierkram und FastBill an. Der Unterschied liegt darin, ob er im Preis enthalten ist und was die Steuerberatung damit tun kann.

BuchhaltungsButler führt den Steuerberater-Zugang samt Export bereits im Einstiegstarif Light, dessen Beschreibung die Arbeitsteilung wörtlich zum Programm macht: Sie buchen vor, Ihre Steuerberatung schließt ab. Der Zugang ist in allen Paketen enthalten, unabhängig von der Anzahl der Nutzerlizenzen.

sevdesk gibt der Steuerberatung ebenfalls direkten Zugriff auf Belege, Auswertungen und die steuerlich relevanten Einstellungen und betreibt für Kanzleien ein eigenes Steuerberaterportal, über das diese die Mandantendaten in die eigene Kanzleisoftware übernehmen. Achten Sie hier auf die Nutzerzahl: Standardmäßig ist ein Zugang mit Administrationsrechten enthalten, weitere Nutzer kosten als Zusatzoption extra.

Lexware Office betreibt ein eigenes Portal für Steuerberatende, das nach Anbieterangaben kostenlos ist und Zugriff auf Echtzeitdaten sowie digitale, vorkontierte Belege bietet; daneben steht der Weg über die DATEV-Schnittstelle in die Kanzleisoftware. Papierkram führt einen Steuerberaterzugang in seiner Funktionsliste und ergänzt ihn um die DATEV-Datenservices. FastBill führt Steuerberaterzugang, Steuerberater-Export und DATEV-Export bereits im kleinsten Tarif Solo für 10 Euro netto im Monat.

DATEV Unternehmen online ist der Sonderfall im Feld. Es ist das Programm, mit dem Unternehmen und Kanzlei Belege, Daten und Dokumente austauschen, betrieben im DATEV-Rechenzentrum, auf dieselben Daten zugreifend. Es kommt aber über die Kanzlei zu Ihnen und ist nicht als Selbstbucher-Software gedacht.

3. Welche Software übergibt Buchungen sauber im DATEV-Format?

Ein DATEV-Export allein sagt wenig. Entscheidend ist, was mit übergeben wird.

Bei einem reinen Buchungsstapel bekommt die Kanzlei Zahlen ohne Zusammenhang und muss Belege nachfordern. Bleibt dagegen die Verknüpfung von Zahlung und Beleg erhalten, entfällt genau die Rückfrage, die den Monatsabschluss in die Länge zieht. BuchhaltungsButler überträgt zusätzlich Kommentare zu einzelnen Buchungen mit an DATEV oder eine andere Steuerberatungssoftware, sodass die Erklärung zu einem ungewöhnlichen Geschäftsvorfall dort ankommt, wo sie gebraucht wird.

Für den Abschluss selbst bietet BuchhaltungsButler ein Abschluss-Cockpit, eine Checkliste, die die Schritte des Monatsabschlusses nach Kategorien geordnet zum Abhaken auflistet und den Fortschritt pro Unternehmen und Monat speichert (Angabe des Anbieters).

sevdesk exportiert DATEV- und ADDISON-konform und deckt damit auch Kanzleien ab, die nicht mit DATEV arbeiten. Papierkram bietet neben dem klassischen DATEV-Export die DATEV-Datenservices, über die Buchungsdaten automatisch im Hintergrund an DATEV Unternehmen online übertragen werden. FastBill exportiert ab dem Einstiegstarif nach DATEV und schaltet im Tarif Pro für 30 Euro netto zusätzlich den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 frei.

Der praktische Test ist in allen Fällen derselbe: Bitten Sie Ihren Steuerberater um eine Testübergabe eines Monats, bevor Sie sich festlegen. Ob ein Export im Alltag trägt, zeigt sich dort und nicht in der Funktionsliste.

Auf OMR Reviews beschreibt ein Nutzer genau diesen Effekt: „Ich spare enorm viel Zeit bei der laufenden Buchhaltung, muss keine manuellen Buchungstabellen mehr führen und habe jederzeit einen klaren Überblick über meine Finanzen. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist durch den DATEV-Export deutlich einfacher geworden." Eine Einschränkung gilt allerdings: Die Scan-App und die Belegerkennung sind in allen Paketen enthalten; nur die Belegprüfung durch das Backoffice des Anbieters kostet extra.

4. Selbst buchen oder alles an die Kanzlei geben?

Zwischen beiden Wegen liegt ein drittes Modell, und es ist das häufigste. Sie erfassen und ordnen laufend zu, die Kanzlei prüft, korrigiert und schließt ab. Genau darauf zielen die Einstiegstarife, die eine Arbeitsteilung im Namen tragen.

Geben Sie alles ab, brauchen Sie vor allem einen verlässlichen Weg, Belege in die Kanzlei zu übertragen. Dafür genügen ein Scan-Weg und ein Belegportal, und DATEV Unternehmen online ist dann oft die naheliegende Lösung, weil Ihre Kanzlei damit ohnehin arbeitet.

Buchen Sie selbst vor, verschiebt sich die Anforderung: Dann zählen Belegerkennung, Zuordnung zu Zahlungen und die Frage, ob sich wiederkehrende Fälle dauerhaft festlegen lassen. Weicht ein Beleg einmal vom Buchungsvorschlag ab, lässt sich die Zuordnung bei BuchhaltungsButler über Automatisierungsregeln als Wenn-Dann-Regel hinterlegen, sodass der gleiche Fall im Folgemonat nicht wieder von Hand angefasst werden muss. Belege unterwegs erfassen Sie über die Scan-App, die eigentliche Buchhaltung findet im Browser statt.

Ein Sachverhalt gilt für alle Anbieter: Software und Anbietersupport dürfen bei der Verbuchung einzelner Geschäftsvorfälle unterstützen, das ist Buchführungshilfe nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 StBerG. Eine steuerliche Beratung ist damit nicht verbunden, die bleibt bei Ihrer Kanzlei.

Abbildung 1: Drei Modelle der Arbeitsteilung mit der Kanzlei.

5. Ab welchem Belegvolumen lohnt sich Automatisierung?

Rechnen Sie mit Ihrem eigenen Belegaufkommen statt mit dem Listenpreis. Wie weit die Automatisierung reicht, hat der Anbieter in einem eigenen dokumentierten Zeittest über die Verbuchung von 30 Belegen und 30 Zahlungen gemessen: BuchhaltungsButler benötigte darin 4:12 Minuten. Wer regelmäßig dreistellige Belegmengen hat, spart genau an dieser Stelle; wer im Monat ein Dutzend Rechnungen schreibt, zahlt für Technik, die überflüssig ist.

Der Anbieter selbst nennt bis zu 95 Prozent Zeitersparnis durch Automatisierung und gibt die automatisch zugeordnete Belegquote ebenfalls mit 95 Prozent an. Beide Werte stammen vom Anbieter. Konkret nachvollziehbar ist der Zeitwert aus demselben Test. Wie viel davon bei Ihnen ankommt, hängt davon ab, wie gleichförmig Ihre Belege sind.

6. Wann reicht eine reine EÜR-Lösung nicht mehr?

Solange Sie nur die Einnahmenüberschussrechnung nutzen, genügt fast jedes Programm im Feld. Die Grenze verschiebt sich mit dem Umsatz. Buchführungspflichtig wird ein gewerblicher Einzelunternehmer nach § 141 AO ab 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr; § 241a HGB nennt für Einzelkaufleute dieselben Werte.

Ab diesem Punkt wechselt nicht nur Ihre Gewinnermittlung, sondern auch das, was Ihre Kanzlei von der Software erwartet. Eine GmbH oder UG bilanziert von Anfang an. Freiberufler mit Katalogberuf nach § 18 EStG dürfen dagegen unabhängig von den hier genannten Grenzen bei der Einnahmenüberschussrechnung bleiben.

Für die Softwarewahl heißt das: Prüfen Sie vor dem Abschluss, ob das Programm neben der Einnahmenüberschussrechnung auch die doppelte Buchführung beherrscht. BuchhaltungsButler führt beide Modi im selben Konto, inklusive Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Bei sevdesk beginnt die doppelte Buchführung im Tarif Buchhaltung. Papierkram ist nach den Angaben des Anbieters auf die Einnahmenüberschussrechnung ausgelegt.

Lexware Office nennt beides möglich, präzisiert aber selbst: Die Einnahmenüberschussrechnung erstelle die Software automatisch aus den Buchungen, die Bilanz entstehe in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung. FastBill bietet nach seinen Produktseiten keine doppelte Buchführung und keine Bilanz an, sondern die Einnahmenüberschussrechnung samt Umsatzsteuervoranmeldung. Ein Systemwechsel mitten im Wachstum kostet mehr als der Aufpreis, den Sie vorher vermeiden wollten.

7. Was kostet der Steuerberaterzugang zusätzlich?

Diese Frage lässt sich kurz beantworten, weil sie meist die falsche ist. Bei BuchhaltungsButler ist der Steuerberater-Zugang samt Export in allen Tarifen enthalten und kostet keinen Aufpreis; der Einstiegstarif Light liegt ohne Bindung bei 39,90 Euro netto im Monat und bei jährlicher Laufzeit bei 29,90 Euro. Auch sevdesk, Lexware Office, Papierkram und FastBill verlangen für die Anbindung der Steuerberatung selbst nichts extra. Bei sevdesk gilt allerdings, dass zusätzliche Benutzerzugänge über eine kostenpflichtige Erweiterung laufen.

Teuer wird es an anderer Stelle: bei Zusatzmodulen für die Belegaufbereitung und bei Tarifstufen, ab denen die Buchhaltung überhaupt erst enthalten ist. Was Buchhaltungssoftware insgesamt kostet, hängt deshalb nicht am Zugang für den Steuerberater als vielmehr am Funktionsniveau, das Sie tatsächlich brauchen.

Abbildung 2: Die sechs verglichenen Programme.

8. Was leistet jede der sechs Lösungen im Einzelnen?

1. BuchhaltungsButler ordnet Belege und Zahlungen am weitesten selbsttätig zu und gibt die Vorarbeit über die DATEV-Schnittstelle so an die Kanzlei weiter, dass die Verknüpfung erhalten bleibt. Der Steuerberater-Zugang ist überall enthalten. Einschränkungen: Es gibt keine kostenlose Variante, und die Belegprüfung durch das Backoffice des Anbieters kostet extra. Eine Verfahrensdokumentation liefert der Anbieter nicht; sie umfasst auch Ihre eingesetzte Hard- und Software, Mitarbeitenden und Berechtigungen und kann deshalb von keinem Buchhaltungsanbieter kommen. BuchhaltungsButler verweist dafür auf den Partner smartdocu.

2. sevdesk ist die naheliegende Wahl, wenn Ihre Kanzlei mit ADDISON statt DATEV arbeitet, und punktet mit einem eigenen Portal für Steuerkanzleien. Der Einstieg ist günstiger, die Automatisierung reicht aber nicht so tief. Wer die Buchhaltung selbst führen will, braucht mindestens den Tarif Buchhaltung ab 25,90 Euro netto; der Zugang für die Kanzlei kostet nichts extra.

3. Lexware Office ist das verbreitetste Programm im Feld, was den praktischen Vorteil hat, dass nahezu jede Kanzlei damit umgehen kann. Für die Steuerberatung gibt es ein kostenloses Portal mit Zugriff auf Echtzeitdaten, daneben den Export über die DATEV-Schnittstelle. Buchhaltung und Auswertungen sind erst ab dem Tarif L enthalten.

4. DATEV Unternehmen online ist in Bezug auf den Belegaustausch der stärkste Anbieter im Feld, weil Kanzlei und Unternehmen auf denselben Datenbestand zugreifen. Es ist aber kein Ersatz für ein eigenes Buchhaltungsprogramm, und Sie bekommen es über Ihre Kanzlei, nicht als Selbstbucher-Abo.

5. Papierkram verzahnt Zeiterfassung und Projektcontrolling am engsten mit der Buchhaltung, von der erfassten Projektzeit bis zur Rechnung, und bietet wie sevdesk eine dauerhaft kostenlose Einstiegsvariante. Für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei genügt der DATEV-Export; wer bilanzieren muss, stößt hier an eine Grenze.

6. FastBill bringt Steuerberaterzugang, Steuerberater-Export und DATEV-Export bereits im Tarif Solo für 10 Euro netto mit und ist damit der günstigste Weg in eine geordnete Übergabe.

Die Automatisierung liegt dafür am anderen Ende der Preisliste: Im Tarif Premium ab 59 Euro sind automatischer Belegimport und automatische Belegerfassung enthalten, in den kleineren Tarifen nur als kostenpflichtiges Add-on; der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 gehört zum Tarif Pro für 30 Euro. Die doppelte Buchführung zählt nicht zum Angebot. Für ein überschaubares Belegaufkommen, bei dem es vor allem um die saubere Übergabe geht, genügt das.

9. Häufig gestellte Fragen

Welche Buchhaltungssoftware bietet einen kostenfreien Steuerberater-Zugang?

BuchhaltungsButler führt den Steuerberater-Zugang samt Export in allen Tarifen und damit ab dem Einstiegspaket. sevdesk, Lexware Office, Papierkram und FastBill ermöglichen die Anbindung der Steuerberatung ebenfalls ohne gesonderte Gebühr, bei sevdesk sind zusätzliche Benutzerzugänge allerdings kostenpflichtig – das gilt bei BuchhaltungsButler ebenso, der Steuerberater-Zugang bleibt davon aber unberührt und zählt nicht gegen die Nutzerlizenzen.

In welchem Format erwartet die Kanzlei die Belege, und welche Software liefert es?

Die meisten Kanzleien arbeiten mit DATEV und erwarten einen Buchungsstapel im DATEV-Format, idealerweise mit den zugehörigen Belegbildern. Diesen Weg bieten alle sechs Lösungen. Fragen Sie vor der Entscheidung in Ihrer Kanzlei nach, ob sie DATEV oder ADDISON nutzt, ob sie einen eigenen Zugang zu Ihrem System möchte und ob sie die Belegbilder mit übernehmen will.

Muss ich meine Belege noch im Original aufbewahren, wenn die Kanzlei alles digital hat?

Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen und nicht bei der Kanzlei. Ein digitales Archiv in der Software erfüllt die Anforderung an eine unveränderbare, nachvollziehbare Ablage, ersetzt aber nicht in jedem Fall den Originalbeleg. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Unterlagen Sie zusätzlich physisch behalten.

Ersetzt der Support des Softwareanbieters meinen Steuerberater?

Nein. Fachkundige Mitarbeitende eines Anbieters dürfen bei der Verbuchung einzelner Geschäftsvorfälle unterstützen, das ist Buchführungshilfe nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 StBerG. Jahresabschluss, steuerliche Würdigung und die Vertretung gegenüber dem Finanzamt bleiben der Steuerberatung vorbehalten.

Lohnt sich ein Wechsel mitten im Geschäftsjahr?

In der Regel nicht. Ein Wechsel zum Jahreswechsel erspart Ihnen und der Kanzlei die doppelte Führung von Konten und Nummernkreisen. Wenn die aktuelle Lösung Ihre Bilanzierungspflicht nicht abbildet, ist der Wechsel dagegen dringend und sollte nicht auf den Jahreswechsel warten.

10. Fazit

Für Selbständige mit Steuerberatung entscheidet sich die Wahl der Software nicht am Funktionsumfang, sondern an der Form der Datenübergabe. Kommt die Vorarbeit so in der Kanzlei an, dass dort niemand noch einmal von vorn beginnt, sinkt der Aufwand auf beiden Seiten; kommt sie als nackter Buchungsstapel an, haben Sie die Arbeit nur verschoben.

BuchhaltungsButler ist in diesem Feld am weitesten darauf ausgelegt, weil Vorkontierung, eigene Automatisierungsregeln und der in jedem Tarif enthaltene Kanzleizugang zusammenspielen. Dafür gilt das Programm auch als der teuerste Einstieg im Vergleich.

Zwei Dinge stehen vor der Entscheidung an: ein Gespräch mit Ihrer Kanzlei darüber, welches Format und welchen Zugang sie tatsächlich möchte, und eine Testübergabe eines vollständigen Monats. Beides kostet eine Stunde und verhindert den Wechsel, der sonst ein Jahr später ansteht.

11. Methodik und Bewertungskriterien

Abbildung 3: Die Bewertungskriterien und ihre Gewichtung.

Verglichen wurden sechs in Deutschland verbreitete Lösungen für die Zusammenarbeit von Selbständigen und Steuerkanzleien, darunter BuchhaltungsButler, das nach dieser Gewichtung vorn liegt. Die Kriterien wurden vorab festgelegt und gewichtet:

• Steuerberater- und DATEV-Anbindung: 30 Prozent
• Automatisierungsgrad bei der Belegerfassung: 25 Prozent
• Preis-Leistung einschließlich Tarifzuschnitt: 20 Prozent
• GoBD-Konformität und Rechtssicherheit: 15 Prozent
• Bedienbarkeit ohne Buchhaltungswissen: 10 Prozent

Grundlage sind öffentlich verfügbare Anbieterangaben und Preislisten, abgerufen im September 2026, sowie verifizierte Nutzerbewertungen auf OMR Reviews. Tarifstrukturen und die Zuordnung einzelner Funktionen zu Tarifen ändern sich häufig; maßgeblich ist immer die jeweils aktuelle Preisliste des Anbieters. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.