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Wozu eigentlich Buchführung?

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Buchführung ist die vollständige, nach sachlichen und zeitlichen Gesichtspunkten geordnete Niederschrift der Geschäftsvorgänge Ihres Unternehmens, wie beispielsweise die lückenlose Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben. Mithilfe der Buchführung können Sie alle Geschäftsvorfälle, die in Ihrem Unternehmen anfallen, dokumentieren und analysieren. Dazu gehören Leistungen, Lohnkosten, Materialeinkauf, Wertminderungen für die Abnutzung von Vermögensgegenständen, Umsätze und vieles mehr. Die Gesamtheit der Aufzeichnungen Ihrer Buchführung bildet die Grundlage für die Ermittlung des Gewinns, für Ihre Quartalsabschlüsse oder den Jahresabschluss, der die Basis der Steuererklärung darstellt.
 

Welche Ziele verfolgt die Buchführung?

Mit der Buchhaltung oder Buchführung können Sie unterschiedliche Ziele verfolgen. Zum einen gibt sie einen Überblick über die aktuell vorliegende Vermögenslage. Alle Vorgänge im Unternehmen, die Auswirkungen auf die Vermögenslage eines Unternehmens haben, werden dabei erfasst und dadurch nachvollziehbar. Am Jahresende können Sie mithilfe der Buchführung den Unternehmenserfolg ermitteln, also Gewinn und Verlust. Außerdem bildet die Buchführung die Grundlage für die Besteuerung Ihres Unternehmens.
 

Was sind Geschäftsvorfälle?

Ein Geschäftsvorfall ist ein Vorgang in einem Unternehmen, der sich auf die Vermögenslage auswirkt. Für jeden dieser Vorgänge müssen Sie eine Buchung vornehmen. Ein wichtiges Prinzip dabei ist: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Das heißt für Sie, für jeden Vorgang müssen Sie einen Nachweis in Form einer Rechnung, einer Quittung, eines Vertrags oder Ähnlichem haben, um ihn dokumentieren zu können. Beispiele für Geschäftsvorfälle sind:

  • Verkaufserlöse

  • Überweisung der Löhne und Gehälter

  • Kreditaufnahme

  • Kauf von Ladeneinrichtung oder einer Anlage für die Produktion

  • Begleichung einer Rechnung

Dazu gibt es gesetzliche Vorschriften, die im HGB und der Abgabenordnung schriftlich festgehalten sind. Bis Ende 2014 galten die GoB – die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“. Seit 2015 gelten die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung, Aufbewahrung, Verarbeitung und Entsorgung von Büchern, Aufzeichnungen, Daten und Unterlagen sowie zum Datenschutz“. Für bestimmte Branchen gelten unabhängig von den Anforderungen des HGB noch zusätzliche Vorgaben für die Erstellung von Dokumentationen. So gibt es beispielsweise für die Erstellung von technischen Dokumentationen die Vorschriften der Norm EN 82079.
 

Welche Aufgaben hat die Buchführung?

Die Hauptaufgabe der Buchführung besteht darin, Aufwendungen und Erträge zu erfassen, sowie die Finanz- und Vermögenslage Ihres Unternehmens darzustellen. Diese Maßnahmen dienen dazu, den Erfolg innerhalb des Unternehmens zu ermitteln. Dabei hat die Buchführung auch Sonderaufgaben zu erfüllen. Dazu gehört die Beobachtung innerer Abläufe in Bezug auf Umsatzgrößen, Kapital- und Schuldverhältnisse oder das Risikomanagement. Sie stellt die Grundlage der Besteuerung dar und lässt sich in zwei Bereiche gliedern. Das ist zum einen die Geschäfts- und Bilanzbuchhaltung. Sie liefert die Zahlen für den Jahresabschluss und auch für die Steuererklärung. Der zweite Bereich ist die Betriebsbuchhaltung, zu der die Kalkulation gehört. Sie umfasst die Kostenrechnung und die Leistungsrechnung, das heißt, die Betriebsbuchhaltung ist dafür zuständig, Kosten und Leistungen in Ihrem Unternehmen zu erfassen und aufzuteilen.
 

Welche Buchhaltungssysteme gibt es?

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Buchhaltung durchzuführen. Die einfache Buchführung erfasst lediglich die Zu- und Abgänge in chronologischer Folge. Für die Bargeschäfte ist ein Kassenbuch notwendig. Zur Ermittlung des geschäftlichen Erfolges stellen Sie Anfangs- und Endvermögen einer Periode, beispielsweise eines Geschäftsjahrs, gegenüber. Es ist nicht ersichtlich, wie die Werte zustande kommen. Die doppelte Buchführung ist das zweite Buchführungssystem. Dabei gibt es zu jedem Geschäftsvorfall zwei Buchungen, und zwar eine Soll- und eine Habenbuchung. Am Ende des Geschäftsjahres wird aus diesen ganzen Daten die Bilanz und die Erfolgsrechnung erstellt.

Die Pflicht zur Buchführung ergibt sich aus HGB und den Steuergesetzen. Für Freiberufler gelten meist die vereinfachten Regeln nach § 18 Einkommensteuergesetz. Sie können Ihren Gewinn mit der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und vor dem Finanzamt nachweisen.
 

Was bedeuten Soll und Haben in der Buchhaltung?

Bei Soll und Haben handelt es sich um kaufmännische Begriffe im Zusammenhang mit Konto- und Buchführung. Dabei bedeutet Soll einen negativen Saldo oder einen Abgang auf dem angesprochenen Konto. Haben hingegen ist ein positiver Saldo, der für einen Zugang auf einem Konto steht. Soll und Haben bezeichnen demnach die Seiten bei der Kontoführung, auf die Sie die Buchung vornehmen müssen.

In der Buchführung erfassen Sie alle Geschäftsvorfälle in Form eines Buchungssatzes. Dabei bilden Sie jeden Geschäftsvorfall auf zwei Konten ab. Dabei gilt ein grundsätzlicher Leitsatz: „Soll an Haben“. Dieser beschreibt, das grundlegende Buchhaltungsprinzip, wie Buchungen auszuführen sind. Jede Buchung beginnt immer mit einem Eintrag im Soll des einen Kontos, anschließend erfolgt ein Eintrag auf der Habenseite des anderen Kontos aus dem Buchungssatz.
 

Was bedeutet doppelte Buchführung?

In den meisten privatwirtschaftlich orientierten Unternehmen herrscht heute die doppelte Buchführung vor, auch Doppik genannt. Das Besondere daran ist, dass jeder Vorgang im Unternehmen, den Sie buchhalterisch erfassen müssen, doppelt erfasst wird. Am Ende einer Periode ist es dann möglich, den Unternehmenserfolg in einer Gewinn- und Verlustrechnung darzustellen.
 

Wer hat die Pflicht zur doppelten Buchführung?

Jeder Kaufmann und jeder Gewerbetreibende hat die Pflicht zur Buchführung und unterliegt damit auch der Pflicht zur doppelten Buchführung. Es kann auch von der Rechtsform abhängig sein, ob ein Unternehmen buchführungspflichtig ist oder nicht. Folgende Rechtsformen bringen die Buchführungspflicht mit sich:

  • KG – Kommanditgesellschaft

  • OHG – Offene Handelsgesellschaft

  • AG – Aktiengesellschaft

  • GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Nicht jeder Unternehmer ist grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet. Insbesondere Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, sind meist davon ausgenommen. Auch Einzelunternehmen, die nur geringe Umsätze ausweisen, können eine Ausnahme bilden. Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, welche Regelung auf Ihr Unternehmen zutrifft, hilft eine kurze Anfrage beim zuständigen Finanzamt oder ein Gespräch mit dem Steuerberater.
 

Welche Vor- und Nachteile hat die doppelte Buchführung?

Vorteile

Nachteile

Durch die doppelte Buchführung ergeben sich viele weitere Auswertungsmöglichkeiten.

Die doppelte Buchführung ist für Laien ungeeignet.

Mithilfe von Buchhaltungsprogrammen haben Sie eine bessere Übersicht.

Die Steuer müssen Sie im Voraus bezahlen.

 

GoBD – die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und zum Datenschutz

In gesetzlichen Vorschriften sind bestimmte Vorgaben für die Buchführung genau festgelegt. Alle diese Vorschriften sind durch altbewährte Kaufmannspraxis entstanden. Die wichtigsten Grundsätze dabei sind „Wahrheit und Klarheit“. Das bedeutet, in der Buchführung müssen alle Kostenstellen wahrheitsgemäß aufgeführt und alle wichtigen Informationen leicht zu entnehmen sein. Dabei ist es ebenfalls wichtig, die Bilanz fälschungssicher zu erstellen.

Dabei lassen sich die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung in drei Bereiche unterteilen:

  • Buchungsgrundsätze

    • Ihre Buchführung muss klar, vollständig und nachprüfbar sein.

    • Verwenden Sie nur allgemein verständliche Abkürzungen und Sprache.

    • Ihre Buchführung muss in deutscher Sprache erfolgen.

    • Alle Geschäftsvorfälle sind dabei lückenlos zu erfassen.

    • Ihre Angaben müssen wahr und richtig sein.

    • Zwischenräume sind zu entwerten.

    • Sie müssen dafür sorgen, dass die Aufzeichnungen leserlich sind.

    • Zu jeder Buchung gibt es einen Beleg.

    • Zu jeder Buchung gibt es eine Gegenbuchung.

  • Organisationsgrundsätze

  • Sie müssen jeden Geschäftsvorfall mit einem Beleg erfassen.

  • Dabei sind die Belege in fortlaufender Reihenfolge zu erfassen, vollständig und unmittelbar.

  • Dokumentation und Ablage aller Geschäftsvorfälle muss systematisch erfolgen.

  • Für jede Buchung muss ein Beleg vorliegen.

  • Wenn durch den Geschäftsvorfall kein Beleg entsteht, müssen Sie einen eigenen anfertigen.

  • Ihre Belege müssen einer Überprüfung standhalten, beispielsweise Revision durch das Finanzamt.

  • Beispiele für Belege sind: Lohnbelege, Materialentnahmescheine, Rechnungskopien oder Abschreibungsbelege.

  • Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, bei Handelsbriefen sind es sechs Jahre.

  • Belegpflicht
     

Welche Bücher sind zu führen?

Der Grundsatz, dass es zu jeder Buchung eine Gegenbuchung geben muss, führt dazu, dass Sie in der Buchhaltung mindestens zwei Bücher führen müssen. Dabei stammt der Begriff Buch aus der klassischen Buchführung, als Selbstständige ihre Rechnungen händisch in die jeweiligen Bücher eingetragen haben. Trotz überwiegend elektronischer Buchhaltung ist der Begriff auch heute noch gebräuchlich.

Die beiden wichtigsten Bücher sind Journal und Hauptbuch. Sie sind getrennt voneinander zu führen. Davon gibt es eine Ausnahme: das amerikanische Journal. Bei dieser Form sind beide Bücher in einer einzigen Tabelle zusammengefasst.


Journal

Im Journal halten Sie alle Geschäftsvorfälle fest. Dabei müssen Sie folgende Angaben machen: laufende Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, Kontierungshinweis (Soll- oder Habenbuchung).

Ziel des Journals ist es, alle Geschäftsvorfälle zeitlich geordnet darzustellen, um sie verfolgen und einer Bilanzposition zuordnen zu können. Wichtige Voraussetzung dafür ist die chronologische Ordnung: Sie müssen alle Buchungen nach Datum geordnet aufzeichnen. Somit ist das Journal zum einen Grundbuch der Buchführung und zum anderen Buchungsanweisung für die Gesamtheit der Buchungen, die Sie vom Grundbuch ins Hauptbuch übertragen.
 

Hauptbuch

Im Hauptbuch sind alle Buchungen auf Konten erfasst, die im Grundbuch in Form von Buchungssätzen eingetragen sind. Am Anfang eines jeden Geschäftsjahres müssen Sie die Endbestände der Bestandskonten des vergangenen Jahres als Anfangsbestand eintragen. Am Ende des Geschäftsjahres schließen Sie diese Konten über das Schlussbilanzkonto wieder. Auf diese Weise wahren Sie die sachliche Ordnung der Geschäftsvorfälle.

Folgende Grundregel ist bei den Buchungen immer zu beachten: Alle Buchungen sind zuerst in das Grundbuch einzutragen, dann erst erfolgt die Buchung auf die verschiedenen Konten im Hauptbuch.
 

Nebenbücher

Nebenbücher sind Hilfsbücher in der kaufmännischen Buchhaltung. Sie haben die Aufgabe, das Hauptbuch zu ergänzen und näher zu erläutern. Nebenbücher sind beispielsweise Warenbücher, Lohnbuchhaltung, Debitoren-Nebenbuch für die Debitorenbuchhaltung, Kreditoren-Nebenbuch für die Kreditorenbuchhaltung. Dazu können auch Einzelkonten für laufende Kredite gehören oder für Lieferanten, die auf Ziel liefern.

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