Buchhaltung selber machen? Vorteile und Nachteile

Die Faustregel für Selbermacher: Nur mit "Profession" ans Werk gehen

Grundsätzlich gilt diese Faustregel für Selbstständige: Wer selbst über die nötige Profession verfügt, der muss eine Dienstleistung nicht einkaufen, sondern kann an dieser Stelle sinnvoll sparen. Ein Beispiel wäre ein Selbstständiger, der einen Buchhaltungsservice pflegt. Dann das Thema Buchhaltung „abzugeben“, wäre wahrlich die falsche Entscheidung. Ansonsten gilt: Wer die Buchhaltung professionell selber erledigen kann, darf dies natürlich auch tun. Wer sich nur unnötig müht und Zeit und Ressourcen verschwendet, ohne es perfekt zu können, darf diesen Part des Geschäftslebens ruhigen Gewissens an einen Dienstleister abgeben. Immer daran denken: Ihre Kunden tun es auch nicht anders und nutzen Sie als Profi für die Dinge, die sie selbst nicht können.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass steuerliche Beratung ausschließlich Steuerberatern vorbehalten ist. Selbstständige dürfen ihre eigene Buchhaltung selbstverständlich führen, doch sobald es um steuerliche Gestaltung, Jahresabschlüsse oder verbindliche Auskünfte gegenüber dem Finanzamt geht, ist die Einschaltung eines Steuerberaters rechtlich vorgesehen. Auch selbstständige Buchhaltungsservices dürfen lediglich laufende Geschäftsvorfälle buchen, jedoch keine steuerliche Beratung leisten oder Abschlüsse erstellen.

Zudem sollten Sie prüfen, ob Sie zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechtigt sind oder bereits der Bilanzierungspflicht unterliegen. Wer als Einzelunternehmer mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn im Jahr erzielt, kann zur doppelten Buchführung verpflichtet werden. Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG sind grundsätzlich bilanzierungspflichtig.

Die Buchhaltung selber machen? Eine Abwägung der Vor- und Nachteile

Wer die Buchhaltung für sein Unternehmen in Eigenregie stemmen möchte, der sollte über das nötige Know-how verfügen. Dann kann es eine sehr wertige Angelegenheit sein, die Buchhaltung selbst zu machen. Es spart nicht nur Geld, die Buchhaltung selbst zu machen, sondern es hilft auch dabei, das Unternehmen von Grund auf kennenzulernen. Sie bekommen selbst ein Gefühl für Einnahmen und Ausgaben, für die Zahlungsmoral Ihrer Kunden und darüber, was für das Finanzamt an Steuern beiseitegelegt werden muss. Wer über die nötigen Kenntnisse verfügt oder zu Beginn der Selbstständigkeit lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen muss, sollte sich diesen Lerneffekt nicht entgehen lassen.

Hinzu kommt, dass moderne Cloud-Buchhaltungsprogramme viele Prozesse automatisieren: Bankkonten können angebunden, Belege per KI erkannt und automatisch verbucht, Umsatzsteuervoranmeldungen direkt elektronisch an ELSTER übermittelt und Auswertungen in Echtzeit erstellt werden. Die monatlichen Kosten solcher Programme liegen häufig zwischen 20 und 50 Euro und sind damit deutlich günstiger als eine vollständige Auslagerung an einen Steuerberater. Gleichzeitig müssen jedoch die Anforderungen der GoBD erfüllt werden, insbesondere die unveränderbare Archivierung von Belegen sowie eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation.

Den genannten Vorteilen stehen diese Nachteile entgegen:

• Wer zum Jahresabschluss oder zur Steuererklärung dann letztlich doch einen Steuerberater beauftragt, kann höhere Kosten verursachen, wenn Belege nicht systematisch vorbereitet wurden. Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung und orientiert sich am Gegenstandswert sowie am Arbeitsaufwand. Je besser die laufende Buchhaltung strukturiert ist, desto geringer ist in der Regel der Aufwand für den Abschluss.
• Wer in Eigenregie die Buchhaltung erledigt und dabei Fristen – etwa für Umsatzsteuervoranmeldungen oder Steuererklärungen – versäumt, riskiert Verspätungszuschläge und Säumniszinsen. Auch formale Fehler, etwa bei Rechnungsangaben, können zu Nachzahlungen oder Problemen bei einer Betriebsprüfung führen. Spätestens mit Mitarbeitern wird die Lohnbuchhaltung komplex: Sozialversicherungsbeiträge, Meldungen an Krankenkassen, Beitragsnachweise und elektronische Übermittlungen erfordern präzise und fristgerechte Abwicklung.

Die Buchhaltung einem Steuerberater überlassen? Eine Abwägung der Vor- und Nachteile

Auch wenn Sie sich dafür entscheiden, die Buchhaltung aus der Hand zu geben, muss der beschriebene „Lerneffekt“ nicht komplett dahin sein. Wenn Sie Ihren Monatsabschluss vorbereiten, haben Sie weiterhin die betriebswirtschaftlichen Vorgänge im Blick und erleichtern Ihrem Buchhalter zudem die Arbeit. Das wirkt sich auf dessen Honorar aus. Eine Win-Win-Situation für alle also. Der größte Vorteil liegt allerdings darin, dass Sie sich sicher sein können, dass ein professioneller Buchhalter bzw. Steuerberater up-to-date ist, was aktuelle Steuer- und Finanzthemen angeht. Das spart Zeit und unterm Strich auch Geld. Gerade bei komplexeren Sachverhalten – etwa innergemeinschaftlichen Lieferungen, dem OSS-Verfahren im Onlinehandel, Investitionsabzugsbeträgen oder der korrekten Behandlung von Betriebsausgaben – kann fachliche Begleitung erhebliche finanzielle Vorteile bringen. Auch im Hinblick auf Finanzierungsgespräche mit Banken oder Investoren ist eine sauber geführte Buchhaltung von großem strategischem Wert.
 

Doch das Aus-der-Hand-geben der Buchhaltung hat auch seine Nachteile:

• Die Abgabe von Belegen zu festen Zeitpunkten bleibt eine organisatorische Pflicht, auch wenn vieles digital erfolgt. Moderne Zusammenarbeit läuft meist cloudbasiert, sodass Unterlagen nicht mehr physisch übergeben werden müssen. Dennoch ist Disziplin erforderlich.
• Sind die Unterlagen beim Buchhalter, kann es je nach System zeitlich verzögert sein, auf einzelne Buchungsvorgänge zuzugreifen, sofern kein gemeinsamer Online-Zugang besteht.
• Auch Rechnungsberichtigungen müssen formal korrekt erfolgen. Eine Rechnung darf nicht einfach „spontan“ geändert werden, sondern es ist eine ordnungsgemäße Korrektur oder Gutschrift erforderlich. Hier ist fachliche Begleitung oft hilfreich, um formale Fehler zu vermeiden.

Fazit: Selbst machen oder auslagern?

Ob Sie Ihre Buchhaltung selbst übernehmen oder abgeben, hängt von Ihrem Wissen, Ihrer Unternehmensgröße und der Komplexität Ihrer Geschäftsvorfälle ab. Wer die gesetzlichen Anforderungen wie GoBD, Aufbewahrungspflichten, Umsatzsteuervoranmeldungen und E-Rechnung sicher erfüllt, kann die laufende Buchhaltung mit moderner Software effizient selbst organisieren.

Mit wachsendem Umsatz, Mitarbeitern oder internationalem Geschäft steigt jedoch der Anspruch deutlich – hier kann professionelle Unterstützung Risiken reduzieren und Zeit sparen. Ein bewährter Mittelweg: laufende Buchhaltung selbst digital führen, Jahresabschluss und steuerliche Spezialfragen dem Steuerberater überlassen.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung eigenständig umsetzen möchten, empfehlen wir drei aus unserer Sicht besonders geeignete Buchhaltungsprogramme für Selbstständige. Diese bieten GoBD-konforme Archivierung, automatische Bankanbindung, E-Rechnungsfähigkeit und eine einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

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