Mahnung schreiben: kostenlose Vorlage & Online-Generator
Mit dieser kostenlosen Mahnungsvorlage erstellen Sie online eine Mahnung mit automatisch berechneten Verzugszinsen nach § 288 BGB und – bei B2B-Geschäften – mit der Verzugspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Vier Mahnstufen mit passend formulierten Texten: von der höflichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung vor Inkasso. Direkt im Browser ausfüllen, als PDF drucken, ohne Anmeldung.
So nutzen Sie die Mahnungsvorlage
- Geschäftsart wählen – B2B (Unternehmer) oder B2C (Verbraucher). Die Auswahl steuert automatisch den anzuwendenden Verzugszinssatz (10,27 % vs. 6,27 % bei einem Basiszinssatz von 1,27 % seit 01.01.2026) und ob die 40-€-Pauschale ausgewiesen wird.
- Mahnstufe festlegen – Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder letzte Mahnung. Tonfall und Schlussformel passen sich automatisch an die gewählte Stufe an.
- Ihre Stamm- und Empfängerdaten eintragen – Über „Stammdaten speichern" werden Ihre eigenen Daten lokal im Browser hinterlegt und sind bei der nächsten Mahnung wieder da.
- Daten der offenen Rechnung erfassen – Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Bruttobetrag. Daraus berechnen sich Verzugstage und Verzugszinsen tagesgenau.
- Drucken oder als PDF speichern – über „Mahnung drucken / als PDF speichern". Im Druckdialog des Browsers lässt sich „Als PDF speichern" auswählen und die Mahnung anschließend per Mail versenden.
Praxishinweis – die „3-Mahnungen-Regel" ist ein Mythos: Gesetzlich ist eine einzige Mahnung ausreichend, um den Schuldner in Verzug zu setzen (§ 286 Abs. 1 BGB). Bei B2B-Geschäften tritt Verzug sogar ganz ohne Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungserhalt automatisch ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Mehrere Mahnungen sind also eine Frage der Geschäftspolitik und nicht der Rechtsbeständigkeit – wer früh ins gerichtliche Mahnverfahren will, kann das schon nach der ersten erfolglosen Mahnung tun.
Geschäftsart
Mahnstufe
Absender (Ihre Daten)
Bankverbindung
Empfänger der Mahnung
Offene Rechnung
Mahnung & Verzugszinsen
Aktueller Basiszinssatz (Stand 01.01.2026): 1,27 %. Wird halbjährlich von der Bundesbank festgelegt.
Nur tatsächlich entstandene Kosten (Porto, Material). Pauschalbeträge von 5–15 € sind nach BGH-Rechtsprechung umstritten.
Texte (optional anpassen)
Mahnung erstellen
Im Druckdialog Ihres Browsers können Sie auch „Als PDF speichern" wählen.
Rechtlicher Hinweis
Verzugszinsen werden nach § 288 BGB berechnet: bei Verbrauchergeschäften (B2C) mit dem Basiszinssatz + 5 Prozentpunkten, bei B2B-Geschäften mit Basiszinssatz + 9 Prozentpunkten. Die Verzugspauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB gilt ausschließlich bei B2B-Geschäften und wird pro Forderung (nicht pro Mahnung) angesetzt.
Dieses Tool dient als Hilfsmittel und ersetzt keine individuelle juristische Beratung. Bei strittigen Forderungen, AGB-Klauseln oder grenzüberschreitenden Sachverhalten empfiehlt sich eine Klärung mit einem Anwalt.
Live-Vorschau (A4)
LiveVor der Mahnung war die Rechnung
Eine Mahnung setzt zwingend eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG voraus – ist die ursprüngliche Rechnung formal angreifbar, kann der Schuldner die Zahlung verweigern. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage stellt sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben wird und der Steuerausweis korrekt ist.
Zur kostenlosen Rechnungsvorlage
Wer regelmäßig Mahnungen schreiben muss
Wer dauerhaft mit Zahlungsverzögerungen kämpft, fährt mit einer Buchhaltungssoftware mit automatisiertem Mahnwesen deutlich entspannter: Fällige Forderungen werden automatisch erkannt, Mahnungen lassen sich per Klick erstellen, Verzugszinsen und Pauschalen werden tagesgenau berechnet, und der Mahnstatus jeder Rechnung ist auf einen Blick sichtbar. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt erfahrungsgemäß auch die Zahl der Forderungsausfälle spürbar – einfach weil konsequent gemahnt wird.
Passende Buchhaltungssoftware finden
Hinweis: Dieses Tool dient als Hilfsmittel und ersetzt keine individuelle juristische Beratung. Die Berechnung von Verzugszinsen und Pauschalen folgt § 288 BGB; bei AGB-Klauseln, strittigen Forderungen, grenzüberschreitenden Sachverhalten oder branchenspezifischen Sonderregelungen empfiehlt sich eine Klärung mit dem Rechtsanwalt. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgesetzt (zum 01.01.2026: 1,27 %) und kann im Tool jederzeit aktualisiert werden.
Selbstständig und gesetzlich versichert? So können Sie Nachzahlungen vermeiden
Viele Selbstständige kennen die Situation: Jedes Jahr kommt Post von der Krankenkasse. Die Beiträge werden zunächst auf Basis geschätzter Einkünfte festgesetzt. Fällt der Gewinn später höher aus, erfolgt eine rückwirkende Anpassung – Nachforderungen können die Folge sein.
Doch es gibt eine Möglichkeit, Beiträge unabhängig vom Einkommen kalkulieren zu lassen und langfristig mehr Planungssicherheit zu gewinnen.
