Textvorlage für eine schriftliche Absage an Bewerber/in

Eine schriftliche Absage auf eine Bewerbung ist wichtig, weil sie zeigt, dass das Unternehmen den Bewerber respektiert und seine Bewerbung ernst genommen hat. Bewerber investieren viel Zeit und Energie in ihre Bewerbungen, und eine klare Antwort, selbst wenn sie negativ ist, vermittelt Wertschätzung.
Außerdem wirkt das Unternehmen professionell und zuverlässig, wenn es eine schriftliche Rückmeldung gibt. Selbst wenn ein Bewerber die Stelle nicht bekommt, bleibt ein positiver Eindruck vom Unternehmen. So könnte der Bewerber in Zukunft wieder Interesse zeigen, etwa bei einer neuen Stellenausschreibung oder sogar als Kunde.
Eine schriftliche Absage verhindert auch Missverständnisse. Der Bewerber weiß genau, wo er steht, und hat keine unnötigen Hoffnungen oder Unklarheiten über den Bewerbungsprozess.
Besteht eine Verpflichtung zur Absage?
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, Bewerbern eine Absage mitzuteilen. Dennoch wird empfohlen, jedem Bewerber, der sich um eine Stelle beworben hat, eine Rückmeldung zu geben – sei es in Form einer Einladung oder einer Absage. Dies gehört zu einem professionellen Bewerbungsprozess und zeigt Respekt gegenüber den Bemühungen des Bewerbers. Bei größeren Unternehmen, die dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) unterliegen, ist es zudem ratsam, Absagen sorgfältig und diskriminierungsfrei zu formulieren, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.
Ist eine Absage per E-Mail möglich?
Ja, eine Absage per E-Mail ist durchaus möglich und in der heutigen Zeit auch gängige Praxis. E-Mails sind schnell, kostengünstig und ermöglichen eine zeitnahe Kommunikation. Allerdings sollte der Inhalt der E-Mail dennoch wertschätzend und professionell formuliert sein. Wichtig ist, dass der Bewerber das Gefühl hat, seine Bewerbung wurde ernsthaft geprüft. Besonders bei Positionen, für die viele Bewerbungen eingehen, ist die E-Mail-Form sinnvoll. Für hochrangige Positionen oder nach persönlichen Gesprächen kann eine schriftliche Absage per Post angemessener sein.
Wichtig: Machen Sie sich rechtlich nicht angreifbar!
- Keine diskriminierenden Aussagen: Formulieren Sie die Begründung neutral und vermeiden Sie jegliche Hinweise auf Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion oder andere geschützte Merkmale, um rechtliche Risiken (z. B. Verstöße gegen das AGG) zu vermeiden.
- Allgemein und wertschätzend bleiben: Anstatt konkrete Schwächen anzusprechen, betonen Sie, dass der ausgewählte Kandidat besser zu den Anforderungen gepasst hat.
- Keine detaillierte Kritik: Eine Absage ist nicht der richtige Moment für umfangreiches Feedback – bleiben Sie höflich und knapp.
- Optional: Zukunftsperspektive: Falls möglich, laden Sie den Bewerber ein, sich bei passenden Stellen erneut zu bewerben, um die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen zu halten.
Wie sollte eine schriftliche Absage aufgebaut sein?
Ein professionelles Absageschreiben sollte folgende Bestandteile enthalten:
Persönliche Ansprache
Verwenden Sie den Namen des Bewerbers, um eine individuelle und respektvolle Ansprache zu gewährleisten.
Dank für die Bewerbung
Danken Sie dem Bewerber für sein Interesse an der ausgeschriebenen Stelle und für die investierte Zeit.
Begründung der Absage
Formulieren Sie eine allgemeine, aber wertschätzende Begründung, ohne den Bewerber zu demotivieren. Vermeiden Sie dabei spezifische Kritikpunkte oder detaillierte Bewertungen.
Zukunftsaussicht
Halten Sie die Tür für eine mögliche zukünftige Zusammenarbeit offen, wenn dies angemessen ist.
Wünsche für die Zukunft
Beenden Sie das Schreiben mit positiven und ermutigenden Worten.
Abschließende Grußformel und Unterschrift
Verwenden Sie eine höfliche Grußformel und fügen Sie die Unterschrift des zuständigen Ansprechpartners hinzu.
Zwei Beispiele für eine schriftliche Absage an Bewerber
Beispiel 1: Absage nach Sichtung der Bewerbungsunterlagen
Betreff: Ihre Bewerbung bei [Unternehmensname]
Sehr geehrte Frau Mustermann,
vielen Dank für Ihre Bewerbung und das Interesse an der Stelle als [Stellenbezeichnung] in unserem Unternehmen. Wir haben Ihre Unterlagen sorgfältig geprüft und waren von Ihren Qualifikationen beeindruckt.
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben, dessen Profil noch besser zu den spezifischen Anforderungen dieser Position passt.
Wir danken Ihnen herzlich für die Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben, und wünschen Ihnen für Ihren weiteren beruflichen und persönlichen Weg alles Gute. Sollten zukünftig weitere passende Stellen in unserem Unternehmen ausgeschrieben werden, freuen wir uns über eine erneute Bewerbung von Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Absenders]
[Position]
[Unternehmensname]
Beispiel 2: Absage nach einem Vorstellungsgespräch
Betreff: Vielen Dank für das Vorstellungsgespräch
Sehr geehrter Herr Muster,
herzlichen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen. Wir haben Ihre Bewerbung und Ihren Auftritt im Gespräch sehr geschätzt und möchten uns nochmals für Ihr Interesse an der Position als [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmensname] bedanken.
Nach reiflicher Überlegung haben wir uns jedoch dazu entschieden, einen anderen Bewerber einzustellen, dessen Erfahrung noch besser zu den Anforderungen der Position passt. Diese Entscheidung fiel uns nicht leicht, da auch Sie uns mit Ihren Fähigkeiten überzeugt haben.
Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft viel Erfolg und alles Gute. Vielleicht ergibt sich zu einem späteren Zeitpunkt eine Möglichkeit zur Zusammenarbeit, auf die wir uns freuen würden.
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Absenders]
[Position]
[Unternehmensname]
Bitte beachten:
Die vorgestellten Beispiele dienen als Orientierung und können den Prozess der Absage erleichtern. Dennoch sollten Absagen stets individuell angepasst werden, um der jeweiligen Situation und den Bewerbungsunterlagen gerecht zu werden. Ein persönlicher Ton und passgenaue Formulierungen sind entscheidend, um dem Bewerber Wertschätzung zu vermitteln.
Wichtig: Das ändert sich bei Ihrer Krankenversicherung, wenn Sie selbstständig sind
Als Selbstständige/r oder Freiberufler/in sind Sie nicht mehr automatisch in der gesetzlichen Krankenkasse (GKV) pflichtversichert. Sie müssen sich nun aktiv für eine Form der Krankenversicherung entscheiden. Die Beitragshöhe in der GKV orientiert sich am Einkommen. Die Kosten für Selbstständige betragen in diesem Jahr zwischen ...