Gewährleistungskosten: Rückstellungen bilden und richtig verbuchen

Was ist eine Beweislastumkehr?

Manchmal kann es schwierig sein, den Nachweis zu erbringen, dass die Ware bereits beim Kauf mangelhaft war. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber eine Regelung geschaffen, die genau definiert, in welchem Zeitraum sich der Mangel auswirken muss, damit Ihr Kunde nicht beweisen muss, dass der Mangel bereits beim Kauf bestanden hat.

Der Käufer muss in diesem Zeitraum nicht beweisen, dass der Mangel bereits vorhanden war. Sie als Verkäufer müssen nachweisen, dass das Problem überhaupt erst nach der Übergabe entstanden ist. Somit haben Sie die umgekehrte Beweislast. Erst nach diesen zwölf Monaten können Sie sich bei einem Schaden auf falsche Bedienung und Benutzung berufen. Dann muss Ihr Kunde beweisen, dass der Fehler bereits von Anfang an bestand.

Der Bundesgerichtshof hat die Hürde für den Käufer zusätzlich gesenkt: Es genügt, dass sich innerhalb der zwölf Monate ein mangelhafter Zustand zeigt. Der Käufer muss weder die Ursache benennen noch ausschließen, dass er den Schaden selbst verursacht hat. Die Beweislastumkehr greift auch dann, wenn andere Ursachen ebenfalls in Betracht kommen. Für die betriebliche Praxis heißt das: Rechnen Sie im ersten Jahr nach Übergabe damit, dass Sie den Fall in aller Regel übernehmen.

Ausdrücklich nicht gilt diese Umkehr im Geschäft zwischen Unternehmen. Verkaufen Sie an einen anderen Gewerbetreibenden, bleibt es bei der normalen Beweislast des Käufers.

Unterschied zwischen Gewährleistung und Garantie

Die beiden Begriffe Gewährleistung und Garantie verwenden viele im allgemeinen Sprachgebrauch als Synonyme.

Der Gewährleistungsanspruch ist gesetzlich verankert. Dieser beginnt nicht mit dem Vertragsabschluss, sondern erst mit Übergabe, wenn der Käufer tatsächlich sein Produkt in Händen hält und benutzen kann. Lässt also nach dem Kauf die Auslieferung noch auf sich warten, wie das bei Neuwagenkäufen üblich ist, beginnt die Frist für den Gewährleistungsanspruch erst mit der Auslieferung. Ist die gekaufte Ware mangelhaft, hat der Kunde ein sogenanntes Nacherfüllungsrecht. Das bedeutet, Sie als Verkäufer haben für ein mangelfreies Produkt zu sorgen. Dabei können Sie das Produkt reparieren, austauschen oder in bestimmten Fällen dem Kunden den Kaufpreis erstatten. Kommt es zu weitergehenden Schäden durch das defekte Produkt, können in Ausnahmefällen sogar Schadenersatzansprüche auf Sie zukommen.

Zu beachten ist dabei, dass zunächst der Kunde wählt, ob nachgebessert oder ersetzt wird – Sie können die gewählte Art der Nacherfüllung nur verweigern, wenn sie unverhältnismäßig teuer wäre. Erst wenn die Nacherfüllung fehlschlägt oder Sie sie verweigern, kommen Rücktritt oder Minderung in Betracht.

Die Garantie regelt das Gesetz nicht. Es handelt sich um eine freiwillige Leistung der Hersteller. Da diese Leistung freiwillig ist, kann der Hersteller selbst bestimmen, was seine Garantie alles abdecken oder wie lange sie gelten soll. Viele Herstellergarantien stehen für eine einwandfreie Funktion der Produkte für mindestens zwei Jahre ein. In manchen Fällen ist die Garantie auch länger. Bei Elektrohausgeräten ist es oft möglich, eine Garantieverlängerung zu kaufen. Bei einer Garantie spielt es keine Rolle, ob der Mangel bereits von Anfang an bestanden hat oder erst später aufgetreten ist. Jedoch sind normale Verschleißteile bei der Garantie nicht inbegriffen.

Wichtig für die eigene Werbung: Eine Garantie muss in einer einfachen und verständlichen Garantieerklärung festgehalten sein, und sie darf die gesetzliche Gewährleistung nicht ersetzen, sondern nur ergänzen. Wer mit „2 Jahre Garantie" wirbt und damit lediglich die ohnehin geltende Gewährleistung meint, riskiert eine Abmahnung.

Gewährleistung und Garantie im Vergleich

Durch Gewährleistungsansprüche entstehen Kosten

Gewährleistungsansprüche Ihrer Kunden kosten Geld. Diese Gewährleistungskosten stellen für Ihr Unternehmen ein Risiko dar, das Sie kalkulierbar machen müssen. Auf diese Weise können Sie die Kosten besser steuern. Sie können Rückstellungen bilden, um das finanzielle Risiko zu senken. Die Gewährleistungsverpflichtungen entstehen beim Verkauf oder der Übergabe des Produkts an den Kunden. Auch aus Reparaturen können unterschiedliche Gewährleistungsverpflichtungen entstehen. Im Gegensatz zu den Produktionskosten bilden sich die Gewährleistungskosten erst im Nachhinein. Freiwillige Garantiezusagen können diesen Zeitraum verlängern. Der Aufwand für die Gewährleistungsansprüche verteilt sich in der Regel über diesen Zeitraum – mehr oder weniger gleichmäßig.

Betriebswirtschaftlich gehört dieses Risiko in den Preis. Wer aus den Vorjahren weiß, dass rund ein bis drei Prozent des Umsatzes für Nacharbeit draufgehen, muss diesen Anteil im Stundensatz oder in der Marge unterbringen – sonst finanziert er die Nachbesserung aus dem Gewinn.

Stundensatz-Rechner: Gewährleistungsrisiko im Preis einkalkulieren

Kosten für Nacherfüllung

Wenn Sie ein selbst hergestelltes Produkt im Rahmen der Gewährleistung reparieren müssen, entstehen Ihnen sogenannte Nacherfüllungskosten. Dazu zählen alle notwendigen Aufwendungen, wie Kosten für den Transport und das Verladen oder die Kosten für die Arbeitszeit und das Material. Das heißt, Sie haben alle Nebenkosten, die mit der Reparatur verbunden sind, zu tragen.

Dazu gehören ausdrücklich auch die Kosten für den Ausbau der mangelhaften und den Einbau der neuen Sache. Gerade im Handwerk ist das der Posten, der den eigentlichen Materialwert um ein Vielfaches übersteigen kann: Der Austausch von mangelhaften Fliesen kostet ein Vielfaches der Fliesen selbst.

Kosten für Garantieleistungen

Auch die Kosten für eine Garantieleistung übernehmen Sie als Unternehmer vollständig. Es handelt sich dabei um eine vertragliche Leistung aufgrund der von Ihnen getätigten Garantiezusagen. Sondergarantien können auch auf den speziellen Wunsch Ihres Kunden zugeschnitten sein.

Kosten für Kulanzleistungen

Bei Kulanzleistungen handelt es sich um freiwillige Leistungen eines Unternehmens. Sie können dabei im Einzelfall entscheiden, wenn beispielsweise kurz nach Ablauf der Gewährleistungsfrist ein Mangel auftritt.

Kosten durch Rückrufaktionen

Bei Fahrzeugherstellern oder im Bereich der Computertechnologie kommt es gelegentlich zu Rückrufaktionen, um weitere Schäden sowie damit verbundene Schadenersatzforderungen abzuwenden. Das kann ein beschädigter Akku an einem Smartphone sein oder nicht korrekt funktionierende Bremsen bei einem Kraftfahrzeug. Auch in der Lebensmittelindustrie kommt es gelegentlich zu solchen Rückrufaktionen, weil durch bestimmte Umstände Verschmutzungen in die Lebensmittel geraten sind.

So verbuchen Sie die Gewährleistungskosten

Bei den Gewährleistungsansprüchen wissen Sie im Voraus nicht, in welcher Höhe sie entstehen werden. Deshalb dürfen Sie für diese nicht exakt kalkulierbaren Kosten Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Dabei muss der Sachverhalt ausreichend konkret sein. Für Kulanzleistungen dürfen Sie lediglich dann Rückstellungen bilden, wenn ein ausreichender geschäftlicher Grund für die Kulanzgewährung besteht.

Für die Bildung der Rückstellung haben Sie zwei Möglichkeiten: die Einzel- und die Pauschalrückstellung.

Die Einzelrückstellung

Die Einzelrückstellung dürfen Sie nur bilden, wenn die Höhe zum Bilanzstichtag bereits bekannt ist. Gemeint sind die konkreten Fälle: Der Kunde hat gerügt, der Mangel liegt auf dem Tisch, die Nachbesserung steht noch aus. Auch ein erst nach dem Stichtag bekannt gewordener Mangel gehört noch in das alte Jahr, wenn er zum Stichtag bereits bestand.

Die Pauschalrückstellung

Die Pauschalrückstellung dürfen Sie aufgrund von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit bilden. Basierend auf den vergangenen Werten können Sie mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit mit der Inanspruchnahme der Gewährleistung rechnen. Auch Branchenerfahrungen oder individuelle Gegebenheiten im Unternehmen können Einflussfaktoren für die Pauschalrückstellung sein. Daher ist es wichtig, dass Sie Leistungen im Rahmen der Gewährleistung genau und regelmäßig aufzeichnen. Damit erleichtern Sie sich die Bewertung und am Ende auch die Beweisführung gegenüber den Behörden, wie beispielsweise den Finanzbehörden.

In der Praxis wird der Prozentsatz aus den Gewährleistungsaufwendungen der vergangenen Jahre im Verhältnis zu den gewährleistungsbehafteten Umsätzen abgeleitet. Der Wert muss aus Ihren eigenen Zahlen stammen. Ein pauschal übernommener Branchensatz ohne eigene Aufzeichnungen hält einer Betriebsprüfung erfahrungsgemäß nicht stand.

Das gemischte Verfahren

Eine Mischung aus Pauschal- und Einzelrückstellung kommt in der Praxis am häufigsten vor. Dabei bilden Sie Einzelrückstellungen für bereits bekannte Risiken sowie Pauschalrückstellungen für den Rest.

Der Stetigkeitsgrundsatz laut Handelsgesetzbuch verbietet, die einmal gewählte Methode willkürlich zu wechseln.

Auf welchen Konten wird gebucht?

Die Rückstellung ist ein Passivposten. Sie buchen den Aufwand gegen das Rückstellungskonto:

Ein Detail, das immer wieder für Diskussion sorgt, ist die Abzinsung: Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als zwölf Monaten sind steuerlich nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG abzuzinsen. Auf pauschale Gewährleistungsrückstellungen wendet die Finanzverwaltung das Abzinsungsgebot aus Vereinfachungsgründen jedoch nicht an, weil sich für eine Pauschale keine konkrete Laufzeit bestimmen lässt. Höchstrichterlich geklärt ist die Frage bislang nicht.

Ein weiterer Punkt, der gern übersehen wird: Die Rückstellung wird netto gebildet. Umsatzsteuer fällt bei der Nacherfüllung gegenüber dem eigenen Kunden nicht an, weil es sich um keine neue Leistung handelt, sondern um die Erfüllung des ursprünglichen Vertrags.

Ob Sie überhaupt bilanzieren müssen und damit in die Rückstellungssystematik fallen, hängt an Rechtsform, Umsatz und Gewinn.

Damit die Aufzeichnung im Alltag auch tatsächlich stattfindet, muss die Buchhaltung die entsprechenden Konten und Kostenstellen sauber führen können.

Buchhaltungssoftware im Vergleich: Kostenstellen und Rückstellungen

Rückgriff auf den Lieferanten

Wenn Sie nicht selbst der Hersteller der Produkte sind, sondern selbst nur ein Teil in einer mehrgliedrigen Lieferkette, können Sie selbst Ansprüche gegenüber Ihrem Verkäufer geltend machen. Sie können Ihren Lieferanten in Rückgriff nehmen. Dabei ist ein Verschulden des Lieferanten nicht notwendig. Der Lieferant muss Ihnen auch die Kosten für den Ein- und Ausbau des mangelhaften Produkts ersetzen.

Tipp: Diese Regressmöglichkeit haben Sie innerhalb der gesamten Lieferkette.

Als Unternehmer haben Sie allerdings im Rahmen eines zweiseitigen Handelskaufs – wenn beide Vertragspartner Unternehmen sind – bestimmte Pflichten. So müssen Sie die erhaltene Ware direkt und unverzüglich überprüfen. Erkennbare Mängel müssen Sie sofort bei Ihrem Lieferanten rügen. Wenn sich der Mangel erst später zeigt, müssen Sie diesen unverzüglich, nachdem Sie ihn entdeckt haben, rügen. Wenn Sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen, gilt die Ware als genehmigt und weitere Ansprüche gegen Ihren Lieferanten sind dann ausgeschlossen.

Für diese Regress- oder Rückgriffsmöglichkeit hat der Gesetzgeber eine eigenständige Verjährung festgelegt. Diese ist von den Ansprüchen der Endkunden abhängig und beträgt in der Regel zwei Jahre. Der Regressanspruch selbst verjährt frühestens zwei Monate, nachdem Sie die Gewährleistungsansprüche Ihres Kunden erfüllt haben, spätestens jedoch nach fünf Jahren.

Tücken und häufige Fehler

• Mit sechs Monaten Beweislastumkehr kalkulieren. Der Wert ist überholt, es sind zwölf. Wer die Rückstellung an der alten Frist ausrichtet, setzt sie zu niedrig an.
• Pauschalrückstellung ohne eigene Aufzeichnungen. Ohne belegte Erfahrungswerte aus dem eigenen Betrieb streicht der Prüfer die Rückstellung.
• Gewährleistung mit Garantie werben. Wer die gesetzliche Pflicht als eigene Leistung bewirbt, riskiert eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung.
• Rügefrist im Einkauf verstreichen lassen. Der Anspruch gegen den Lieferanten ist dann weg, die Pflicht gegenüber dem eigenen Kunden bleibt – Sie tragen den Schaden allein.
• Rückstellung nicht aufgelöst. Eine Rückstellung, deren Grund entfallen ist, muss ergebniswirksam aufgelöst werden. Das Stehenlassen „für alle Fälle" ist unzulässig.

Da Gewährleistungsfälle den Gewinn eines Jahres deutlich verschieben können – erst durch die Rückstellung mindern, später durch die Auflösung erhöhen –, lohnt es sich, die daraus entstehende Steuerlast im Blick zu behalten.

Steuerrücklagen-Rechner: Rücklage für schwankende Gewinne

Wer regelmäßig für Nacharbeit einstehen muss, sollte zusätzlich prüfen, welchen Mindestumsatz der Betrieb braucht, um diese Kosten mitzutragen.

Zielumsatz-Rechner: notwendigen Umsatz inklusive Risikopuffer ermitteln