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Was ist die Einnahmen-Überschussrechnung?

Die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ist im Vergleich zur Gewinn- und Verlustrechnung das einfachere Verfahren, mit dem Gewinne schnell und zuverlässig ermittelt werden können. Dieser etwas sperrig und komplex wirkende Fachbegriff meint nichts anderes als ein buchhalterisches Verfahren, mit Hilfe dessen sich der ggf. zu versteuernde Gewinn im Rahmen der Steuererklärung schnell ermitteln lässt. Die recht simple Rechnung vereinfacht die Buchhaltung wesentlich, da weder die doppelte Buchführung noch eine Bilanz erforderlich ist. Im Fokus stehen nur Ausgaben und Einnahmen. Am Emde ergibt sich der Gewinn aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausnahmen im jeweiligen Geschäftsjahr.
 

Wer darf eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen?

Paragraf 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) regelt die rechtliche Basis. Aufgrund dieses Paragrafen wie die EÜR übrigens oft auch als 4/3-Rechnung bezeichnet, womit also keine mathematische Anspielung auf irgendwelche Verhältnismäßigkeiten gemeint ist. Im Gesetz steht, dass die Einnahmen-Überschussrechnung für Steuerpflichtige offensteht, die nicht durch gesetzliche Vorschriften dazu verpflichtet sind, Bücher zu führen sowie regelmäßige Abschlüsse zu machen. In Anspruch nehmen dürfen diese Rechnung also nur steuerpflichtige Selbstständige, die von der ansonsten üblichen Buchhaltungspflicht ausgenommen sind. Also kommen Freiberufler und so genannte Nicht-Kaufleute in den Genuss dieser Vereinfachung. Nicht-Kaufleute sind solche, die keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb vorweisen können, der für den Betrieb eines Handelsgewerbes erforderlich wäre. Es handelt sich zumeist um ein Kleingewerbe, das sehr einfach und transparent strukturiert ist.

Sobald Selbstständige und Existenzgründer allerdings eine andere Rechtsform wie z.B. GmbH oder OHG wählen, ergibt sich automatisch die vollumfängliche Buchhaltungspflicht. In diesem Fall sind dann eine Bilanz sowie ein Jahresabschluss verpflichtende Bestandteile. Auch wer sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt, erlangt die volle Buchhaltungspflicht. Freiberufler sind typischerweise Anwälte, Ärzte, Architekten und kreative Köpfe im Bereich des Künstlerisch-Lehrenden.
 

Zentrale Einschränkung für so genannte Nicht-Kaufleute

Wer den Status Nicht-Kaufmann innehat, muss seinen jährlichen Umsatz im Blick behalten: Im Jahr darf er nicht über 500.000 Euro liegen, der Gewinn darf maximal 50.000 Euro betragen. Werden besagte Grenzen überschritten, so greift die volle Buchhaltungspflicht.
 

Wie funktioniert die EÜR? Was in der Praxis zu tun und beachten ist

Im Jahre 2005 hat das Finanzministerium ein neues Formular für die EÜR eingeführt. Dieses Formular, das natürlich auch softwarebasiert im Rahmen der online Abgabe via ELSTER verwendet werden kann, ist als formale Grundlage zur Gewinnermittlung zwingend vorgesehen. Liegen die Betriebseinnahmen allerdings unter 17.500 Euro im Jahr, so entfällt die Pflicht, dieses Formular zu verwenden. In diesem Fall reicht eine formlose Ermittlung des Gewinnes. Wenn Nicht-Kaufleute und Freiberufler keinen großen buchhalterischen Aufwand haben, so müssen sie dennoch korrekte Rechnungen (ggf. mit abzuführender Umsatzsteuer - siehe Kleinunternehmerregelung) ausstellen und Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Es empfiehlt sich, dies fortwährend und stets aktuell in einem Kalkulations-Dokument oder in einem einfachen Buchhaltungsprogramm zu tun, um am Jahresende bzw. für die Steuererklärung schnell die korrekten Werte griffbereit zu haben.

Tipp zur Zeitersparnis:

Wer Einnahmen und Ausnahmen nicht sorgfältig dokumentiert, macht sich unnötig viel Arbeit, was ja dem Ziel der einfachen Einnahmen-Überschussrechnung zuwiderläuft. Natürlich müssen die Beträge durch Belege nachweisbar sein: Für Einnahmen sind Rechnungen ebenso erforderlich wie für Ausgaben. Zwar erfolgt die Steuererklärung grundsätzlich beleglos, bei einer Prüfung durch das Finanzamt kann das Vorzeigen aber notwendig werden.


Was gehört zu den möglichen Betriebsausgaben und –einnahmen? Hier einige gängige Beispiele zu Orientierung:
 

Typische Betriebsausgaben im Rahmen der EÜR:

  • Warenkäufe (Nettobeträge)

  • genutzte Dienstleistungen (Nettobeträge)

  • Abschreibungen (siehe Afa-Listen)

  • möglicherweise Gehälter und Löhne

  • Mietkosten für Geschäftsräume

  • an das Finanzamt im Kalenderjahr ggf. gezahlte Umsatzsteuer

  • eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (man denke an Bewirtungskosten etc.)
     

Mögliche Betriebseinnahmen im Rahmen der EÜR:

  • umsatzsteuerpflichtige netto Betriebseinnahmen durch gelieferte Leistungen auf Rechnung (sofern nicht die Kleinunternehmerregelung angewendet wird)

  • umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen

  • vereinnahmte Umsatzsteuer

Sofern ein Freiberufler oder Nicht-Kaufmann der Umsatzsteuerpflicht unterliegt (was grundsätzlich der Fall ist), so muss in Bezug auf Einnahmen und Ausgaben noch differenziert werden, wie hoch der Umsatzsteuersatz jeweils ist. Abnutzbare Anlagegüter wie ein PC oder PKW, die der Tätigkeit dienen, sind in einer Übersicht zusammenzustellen (Kaufpreis, Anschaffungsdatum sowie Dauer der Abschreibung und sich daraus ergeben Beträge).
 

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip

Was die zeitliche Zuordnung von Einnahmen sowie Ausgaben angeht, so ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip gemäß Paragraf 11 des Einkommensteuergesetzes zu beachten: Dies heißt nichts anderes, als dass Einnahmen und Auszahlungen der Rechnungsperiode zugeordnet werden müssen, in der sie tatsächlich wirksam werden. Wird z.B. eine im Dezember bestellte Ware erst im Januar bezahlt, so ist diese Ausgabe dem ab Januar beginnenden Geschäftsjahr zuzuordnen.

Im Zusammenhang mit dem Zufluss-Abfluss-Prinzip ergeben sich mit Blick auf den konkreten Einzelfall weitere Detailaspekte, die ggf. mit einem Steuerberater zu klären sind, wenn die Kenntnisse in diesem Bereich nicht allzu ausgereift sind. Am Ende des Formulars muss der Gewinn oder auch Verlust stehen, der sich aus der simplen Rechnung Summe Einnahmen – Summe Ausgaben ergibt. Aus dem ermittelnden Gewinn ergibt sich die Steuerlast anhand der persönlichen Steuermerkmale. Wer Verluste einfährt, muss natürlich keine Steuern zahlen.
 

Ein Tipp für Existenzgründer in der Startphase

In der Startphase gibt es für Freiberufler, die ihre Tätigkeit hauptberuflich ausführen, die Möglichkeit, Betriebsausgaben pauschal abzusetzen, sodass keine detaillierte Rechnung von Nöten ist. Der nutzbare Betrag liegt derzeit bei etwa 2.400 Euro. Hier sollte im Einzelfall geprüft werden, ob die tatsächlichen Ausgaben höher sind. Ansonsten lässt sich das EÜR Formular sehr schnell ausfüllen, denn bei Inanspruchnahme der Pauschale muss nur noch die Summe der Gewinne und die enthaltene Umsatzsteuer angegeben werden. 
 

Die EÜR ist eine einfache Lösung für Selbstständige mit geringen Umsätzen

Die Ausführungen bis dato dürften gezeigt haben, dass die EÜR nicht kompliziert ist und eine schnelle Erledigung der Steuererklärung zulässt. Allerdings setzt eine schnelle und korrekte Erledigung auch voraus, dass Einnahmen und Ausgaben das ganze Jahr über sorgfältig dokumentiert werden. Am besten und in aller Übersichtlichkeit kann dies mit Excel geschehen. Allerdings steht diese vereinfachte Form der Gewinnermittlung nur Freiberuflern und so genannten Nicht-Kaufleuten offen - dies bei Letzteren auch nur bis zu einer Gewinngrenze von max. 50.000 Euro im Jahr. Generell gilt sowohl für diese vereinfachte als auch für die komplexere doppelte Buchführung: Wer seine Zahlungsströme und Konten stets aktuell hält und im Griff hat, vermeidet nervenaufreibende sowie zeitintensive Nacharbeiten sowie möglichen Ärger mit dem Finanzamt.
 

Zum ersten Mal die Anlage EÜR. Das sollten Sie wissen

Was denjenigen bevorsteht, die die EÜR erstmals in formaler Form abgeben müssen, ist das Ausfüllen eines dreiseitigen Formulars, die Anlage EÜR. Darin sind die folgenden Daten zu vermerken:

  1. Daten zum Unternehmen: Art des Betriebs, Rechtsform, Art der Einkunft, Betriebsinhaber

  2. Betriebseinnahmen: Einnahmen als Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen, erstattete Umsatzsteuer, Veräußerungen, Entnahmen, Kfz-Nutzung, Auflösung von Rücklagen

  3. Betriebsausgaben: Pauschalen, Freibeträge, Ausgaben für Waren und Rohstoffe, Fremdleistungen, Personalkosten

  4. Absetzung für Abnutzung: auf unbewegliche, immaterielle und bewegliche Wirtschaftsgüter, Aufwendungen und abziehbare Beträge

  5. Raumkosten und Grundstücksaufwendungen: Miete, Pacht, doppelte Haushaltsführung

  6. Unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Telekommunikation, Übernachtungs- und Reisekosten, Fortbildungskosten, Rechts-/Steuerberatung, Buchführung, Miete, Leasing, Werbekosten, Schuldzinsen, Vorsteuerbeträge, Umsatzsteuer und Rücklagen

  7. Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Geschenke, Bewirtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer, Gewerbesteuer

  8. Kraftfahrzeugkosten, Fahrtkosten: Leasing, Steuern, Versicherungen, Maut, Fahrtkosten, Nutzungseinlage, Geschäftsfahrten (u.a. zwischen Heimat und Geschäft)

  9. Gewinnermittlung, Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns/Verlusts: betriebliche Einnahmen minus betriebliche Ausgaben, korrigierter Gewinn/Verlust nach angegebenen Rechenschema

  10. Rücklagen und stille Reserven

  11. Entnahmen und Einlagen
     

Wichtig: Ab sofort ist diese Aufstellung in elektronischer Form zu übermitteln. Das regelt §40 Abs. 4 EStDV.
 

Die Härtefallregelung zur EÜR

Die magische Grenze von 17.500 Euro ist passé. Dennoch gibt es nach wie vor ein kleines Schlupfloch, um die digitale Übermittlung der formalen EÜR zu umgehen. Wer weder Internet noch PC hat, kann einen Antrag auf Befreiung an das zuständige Finanzamt stellen. Es is gut möglich, dass das Finanzamt Ihre Gründe billigt und Sie keine digitale Form der EÜR abgeben müssen.

Praxistipp: Auch wenn Ausnahmen vorgesehen sind, so werden diese nur eine geringe Anzahl aller Fälle ausmachen. Für alle anderen gilt: Es ist gut und sinnvoll, bereits während des laufenden Jahres die anfallenden Unterlagen zu ordnen. Wer dazu die bereits benannten Kategorien von 1 bis 11 nutzt, tut sich am Ende des Jahres leichter, die Summen zu addieren und die erforderlichen Gesamtsummen ins Dokument einzutragen.


Das Wichtigste zur EÜR kompakt zusammengefasst:

  • Es handelt sich bei der EÜR um eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung im Rahmen der Steuererklärung (selbstständige Einkünfte) ohne Pflicht zur doppelten Buchführung.

  • Die gesetzlichen bzw. formalen Details für die EÜR regelt das Einkommensteuergesetz

  • Die Einnahmen-Überschussrechnung steht nur Freiberuflern und Nicht-Kaufleute offen. Sobald eine Rechtsform wie z. B. GmbH oder OHG gewählt wird, entfällt diese buchhalterische Vereinfachung, weil dann das HGB zur Anwendung kommt.

  • Einnahmen und Ausgaben müssen belegbar sein und je nach Höhe der Umsatzsteuer differenziert werden

  • Für die EÜR gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip, also die genaue zeitliche Zuordnung von erfolgten Einnahmen und Ausgaben.

  • Am Ende der EÜR ergibt sich aus der Differenz von Einnahmen und Ausgaben der zu versteuernde Gewinn oder ggf. ein Verlust.

  • Nochmalige Verfahrensbeschleunigung bei der EÜR: Existenzgründer können die Ausgaben pauschal ansetzen (ca. 2.400 Euro pro Jahr). Dies ist finanziell nur sinnvoll, wenn die Ausgaben tatsächlich darunter liegen.

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