Betriebsausgaben: Das dürfen Sie absetzen

Ordner mit Aufschrift Belege

Nicht alles, was ein Selbstständiger bezahlt, lässt sich als Betriebsausgaben geltend machen. Der Gesetzgeber nimmt ganz klare Regelungen vor und erwartet von Ihnen, dass Sie diese kennen. So regelt der Gesetzgeber beispielsweise, dass sie bei der Bewirtung von Personen nur 70 % der Kosten geltend machen können oder, dass Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner unterschiedlich behandelt werden. Zudem gibt es eine zulässige Obergrenze, die Sie kennen müssen, um Ihre Buchführung korrekt zu erstellen. Reisekosten sind ebenfalls ein Thema, welches mit Vorsicht zu genießen ist. Es verbergen sich einige Fallstricke, die Sie zum straucheln bringen können. Wir erklären Ihnen, welche Betriebsausgabenbereiche es gibt.
 

Verschiedene Arten von Betriebsausgaben

In der Buchführung wird in drei Arten von Betriebsausgaben unterschieden. Es gibt vorweggenommene, beschränkt abzugsfähige und unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben.

Zusätzlich dazu existieren weitere Feinheiten: Sie können Betriebsausgaben entweder sofort oder über einen Zeitraum verteilt abrechnen. Sofortige abzugsfähige Betriebsausgaben sind zum Beispiel der Kauf von Büromaterial. Wenn Sie aber einen Vermögensgegenstand wie zum Beispiel einen Pkw anschaffen, so schlagen sich die Anschaffungskosten nicht in einer Summe zu dem Zeitpunkt nieder, zu dem Sie das Auto gekauft haben. Stattdessen werden die Kosten der Anschaffung über eine bestimmte Nutzungsdauer aufgeteilt. Hier spricht man von der Absetzung für Abnutzung, der so genannten Afa. Der Gesetzgeber hat zur Orientierung eigene Tabellen dafür aufgelegt, in denen Sie nachschauen können wie lange welches Wirtschaftsgut abgeschrieben werden kann.

Wie eingangs schon erwähnt, gibt es auch Betriebsausgaben, die nur teilweise angesetzt werden können, andere wiederum sind pauschal abzugsfähig und können deshalb z. B. mit einem Eigenbeleg verbucht werden, wie es bei Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) der Fall ist.
 

Was sind eigentlich Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind im Prinzip sämtliche Aufwendungen, die ein Betrieb verursacht. Alles, was Sie brauchen, um den Betrieb zu führen und Kosten, die durch unternehmerisches Handeln entstehen, sind der Herkunft nach Betriebsausgaben. Betriebsausgaben bedeuten in der Regel gleichzeitig den Abfluss von Liquidität. Manchmal fließt kein Geld, sondern es werden Sachwerte abgegeben, beispielsweise Vorräte. Betriebsausgaben stehen immer in einem wirtschaftlichen Zusammenhang zu dem Unternehmen. Sie mindern die Umsätze und reduzieren damit den Gewinn. Da auf den Gewinn letztlich Steuern zu zahlen sind, streben viele Unternehmer danach, den Gewinn zu minimieren, also möglichst viele Betriebsausgaben zu produzieren. Je geringer der Gewinn, desto geringer die Steuer, so der einfache Grund. Dass das nicht immer der cleverste Schachzug ist, wird Ihnen Ihr Steuerberater sicherlich schon einmal gesagt haben oder eine gute Erklärung parat haben, wenn Sie ihn danach fragen.
 

Die Verbindung zur privaten Lebensführung beeinflusst Ansatz von Kosten

Nicht alle Ausgaben, die Sie prinzipiell in Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen tätigen, sind betrieblich abzugsfähig. Der Gesetzgeber erkennt nicht alles an. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn die Kosten auch im Zusammenhang mit ihrer privaten Lebensführung stehen können. Sind Kosten nicht eindeutig und ausschließlich einem Betrieb zuzuordnen, wird es kritisch. In Grenzfällen sollten Sie Kontakt zu Ihrem Steuerberater aufnehmen. Ein einfaches Beispiel stellt die Miete dar. Wenn Sie Ihr Büro in Ihrer eigenen Wohnung betreiben, wird der Büroraum möglicherweise auch privat genutzt. Bei betrieblich genutzten Wohnräumen achtet der Gesetzgeber ganz genau auf die Details und fordert diverse Informationen an. Es soll überprüft werden, inwieweit das Büro tatsächlich ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt wird.
 

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Vorgenommene Betriebsausgaben fallen an, bevor Umsätze erzielt werden. Um eine Kostenposition als vorweggenommene Betriebsausgaben zu klassifizieren, muss ein direkter Zusammenhang zur zukünftigen Selbstständigkeit bestehen. Ein Beispiel sind Finanzierungskosten, die anfallen, um die Selbstständigkeit überhaupt zu ermöglichen. Auch Reisekosten und Vermittlungskosten, die in Zusammenhang mit der Unternehmensgründung oder dem Kauf eines bestehenden Unternehmens anfallen, sind typische vorweggenommene Betriebsausgaben. Sie werden fällig, bevor es überhaupt möglich ist, einen Umsatz zu erzielen.

Achtung: Wenn lediglich die Entscheidung vorbereitet wird, ob eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit infrage kommt, dann sind diese Kosten nicht abzugsfähig.
 

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Das Steuergesetz gibt klar vor, welche Betriebsausgaben teilweise oder gar nicht den Gewinn mindern dürfen. Im Handelsrecht gibt es diese Beschränkung nicht. Das bedeutet, dass bei bilanzierenden Unternehmen, also wenn Sie zum Beispiel eine GmbH führen, der handelsrechtliche Gewinn vom steuerrechtlichen Gewinn abweicht. In der Praxis bedeutet es, dass Sie in der Steuerbilanz einen höheren Gewinn ausweisen, da hier bestimmte Kostenposition den Gewinn nicht mindern, während diese in der Handelsbilanz angesetzt werden und den handelsrechtlichen Gewinn verkleinern.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Betriebsausgaben teilweise nicht abgezogen werden dürfen. Festgeschrieben ist das in den Paragrafen 4, 5 und 9 des Einkommensteuergesetzes. Die folgende Auflistung stellt eine stichpunktartige Übersicht der wichtigsten Punkte dar, deren Details in weiterführenden Beiträgen erklärt werden.

  • Geschenke, die mehr als 35 € kosten, dürfen den Gewinn nicht mindern. Vorsicht: Wenn Sie ein Geschenk im Wert von 35,01 € kaufen, ist der gesamte Betrag nicht abzugsfähig!

  • Bewirtungskosten aus betrieblicher Veranlassung sind zu 70 % abziehbar. 30 % der Kosten werden nicht anerkannt.

  • Verpflegungskosten, soweit Sie die pauschalen Sätze überschreiten.

  • Kosten, die Ihnen für die Fahrt zwischen Wohnung und Firma entstehen. Auch Familienheimfahrten sind nicht abzugsfähig.

  • Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, wenn kein anderer Arbeitsplatz genutzt werden kann. Der Gesetzgeber sieht eine Pauschale von 1.250 € vor. Die monetäre Einschränkung wird nur dann aufgehoben, wenn Sie Ihren beruflichen Mittelpunkt in diesem Arbeitszimmer festmachen können. Dann sind alle tatsächlich anfallenden Kosten abzugsfähig.

  • Strafgelder, Verwarngelder, Ordnungsgelder und Hinterziehungszinsen für nicht bezahlte Betriebssteuern lässt der Gesetzgeber nicht als Betriebsausgaben gelten.
     

Abzugsfähige Betriebsausgaben

Abzugsfähige Betriebsausgaben lassen sich prinzipiell in verschiedene Bereiche unterteilen. Dazu können Sie entweder nach den Kostenklassen eines Kontenrahmens gehen oder aber die Aufteilung in der EÜR zugrunde legen. Wir listen im Folgenden die Bereiche möglicher Betriebsausgaben beispielhaft auf. Die Liste ist nicht vollständig.

  • Wertpapiere

  • Anzahlungen

  • Löhne und Gehälter und damit im Zusammenhang stehende Kosten

  • Sachzuwendungen an Mitarbeiter und Mitunternehmer

  • Sozialabgaben

  • Rückstellungen und latente Steuern

  • Zinskosten

  • Ertragsteuern (zum Beispiel Körperschaftssteuer und Kapitalertragsteuer

  • Materialaufwand für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

  • Kosten für Fremdleistungen, zum Beispiel Freelance

  • Wareneinkauf

  • gewährte Skonti und Rabatte

  • Raumkosten (Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser, Strom etc.)

  • Versicherungen und Beiträge

  • Kfz Kosten

  • Werbekosten

  • Gewährleistungskosten

  • Abschreibungen

  • Bürokosten (Porto, Telefon, Telefax, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildung, Miete oder Leasing von Bürogeräten etc.)

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