Betriebsausgaben: Das dürfen Sie absetzen

Verschiedene Arten von Betriebsausgaben

In der Buchführung wird in drei Arten von Betriebsausgaben unterschieden. Es gibt vorweggenommene, beschränkt abzugsfähige und unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben.

Zusätzlich dazu existieren weitere Feinheiten: Sie können Betriebsausgaben entweder sofort oder über einen Zeitraum verteilt abrechnen. Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben sind zum Beispiel der Kauf von Büromaterial. Wenn Sie aber einen Vermögensgegenstand wie zum Beispiel einen Pkw anschaffen, so schlagen sich die Anschaffungskosten nicht in einer Summe zu dem Zeitpunkt nieder, zu dem Sie das Auto gekauft haben. Stattdessen werden die Kosten der Anschaffung über eine bestimmte Nutzungsdauer aufgeteilt. Hier spricht man von der Absetzung für Abnutzung, der so genannten AfA. Der Gesetzgeber hat zur Orientierung eigene Tabellen dafür aufgelegt, in denen Sie nachschauen können, wie lange welches Wirtschaftsgut abgeschrieben werden kann. Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto gelten als geringwertig und dürfen sofort in voller Höhe abgezogen werden.

Wie eingangs schon erwähnt, gibt es auch Betriebsausgaben, die nur teilweise angesetzt werden können, andere wiederum sind pauschal abzugsfähig und können deshalb z. B. mit einem Eigenbeleg verbucht werden, wie es bei Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) der Fall ist.

Was sind eigentlich Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind im Prinzip sämtliche Aufwendungen, die ein Betrieb verursacht. Alles, was Sie brauchen, um den Betrieb zu führen und Kosten, die durch unternehmerisches Handeln entstehen, sind der Herkunft nach Betriebsausgaben. Das Gesetz fasst sich in § 4 Abs. 4 EStG kurz: Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Betriebsausgaben bedeuten in der Regel gleichzeitig den Abfluss von Liquidität. Manchmal fließt kein Geld, sondern es werden Sachwerte abgegeben, beispielsweise Vorräte. Betriebsausgaben stehen immer in einem wirtschaftlichen Zusammenhang zu dem Unternehmen. Sie mindern die Umsätze und reduzieren damit den Gewinn. Da auf den Gewinn letztlich Steuern zu zahlen sind, streben viele Unternehmer danach, den Gewinn zu minimieren, also möglichst viele Betriebsausgaben zu produzieren. Je geringer der Gewinn, desto geringer die Steuer, so der einfache Grund. Dass das nicht immer der cleverste Schachzug ist, wird Ihnen Ihr Steuerberater sicherlich schon einmal gesagt haben oder eine gute Erklärung parat haben, wenn Sie ihn danach fragen.

Der Denkfehler dabei ist schnell benannt: Eine Betriebsausgabe spart nur den Anteil, der Ihrem persönlichen Steuersatz entspricht – den Rest zahlen Sie selbst. Wer 1.000 Euro ausgibt, um Steuern zu sparen, hat am Ende nie 1.000 Euro gespart. Anschaffungen lohnen sich, wenn Sie sie ohnehin brauchen, nicht, weil das Jahr zu Ende geht.

Einkommensteuerrechner: Was eine Betriebsausgabe wirklich spart

Die Verbindung zur privaten Lebensführung beeinflusst den Ansatz von Kosten

Nicht alle Ausgaben, die Sie prinzipiell in Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen tätigen, sind betrieblich abzugsfähig. Der Gesetzgeber erkennt nicht alles an. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn die Kosten auch im Zusammenhang mit Ihrer privaten Lebensführung stehen können. Sind Kosten nicht eindeutig und ausschließlich einem Betrieb zuzuordnen, wird es kritisch. In Grenzfällen sollten Sie Kontakt zu Ihrem Steuerberater aufnehmen. Ein einfaches Beispiel stellt die Miete dar. Wenn Sie Ihr Büro in Ihrer eigenen Wohnung betreiben, wird der Büroraum möglicherweise auch privat genutzt. Bei betrieblich genutzten Wohnräumen achtet der Gesetzgeber ganz genau auf die Details und fordert diverse Informationen an. Es soll überprüft werden, inwieweit das Büro tatsächlich ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt wird.

Bei gemischt veranlassten Kosten gilt mittlerweile: Lässt sich der betriebliche Anteil nach objektiven Merkmalen abgrenzen, ist dieser Teil abziehbar. Beim Telefon geht das über einen repräsentativen Zeitraum, beim Firmenwagen über das Fahrtenbuch, beim Arbeitszimmer über die Fläche. Nur wo eine solche Aufteilung nicht möglich ist, fällt der Abzug komplett weg.

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Vorweggenommene Betriebsausgaben fallen an, bevor Umsätze erzielt werden. Um eine Kostenposition als vorweggenommene Betriebsausgaben zu klassifizieren, muss ein direkter Zusammenhang zur zukünftigen Selbstständigkeit bestehen. Ein Beispiel sind Finanzierungskosten, die anfallen, um die Selbstständigkeit überhaupt zu ermöglichen. Auch Reisekosten und Vermittlungskosten, die in Zusammenhang mit der Unternehmensgründung oder dem Kauf eines bestehenden Unternehmens anfallen, sind typische vorweggenommene Betriebsausgaben. Sie werden fällig, bevor es überhaupt möglich ist, einen Umsatz zu erzielen.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Das Steuergesetz gibt klar vor, welche Betriebsausgaben teilweise oder gar nicht den Gewinn mindern dürfen. Im Handelsrecht gibt es diese Beschränkung nicht. Das bedeutet, dass bei bilanzierenden Unternehmen, also wenn Sie zum Beispiel eine GmbH führen, der handelsrechtliche Gewinn vom steuerrechtlichen Gewinn abweicht. In der Praxis bedeutet es, dass Sie in der Steuerbilanz einen höheren Gewinn ausweisen, da hier bestimmte Kostenpositionen den Gewinn nicht mindern, während diese in der Handelsbilanz angesetzt werden und den handelsrechtlichen Gewinn verkleinern.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Betriebsausgaben teilweise nicht abgezogen werden dürfen. Festgeschrieben ist das in den Paragrafen 4, 5 und 9 des Einkommensteuergesetzes. Die folgende Auflistung stellt eine stichpunktartige Übersicht der wichtigsten Punkte dar, deren Details in weiterführenden Beiträgen erklärt werden.

Abzugsfähige Betriebsausgaben

Abzugsfähige Betriebsausgaben lassen sich prinzipiell in verschiedene Bereiche unterteilen. Dazu können Sie entweder nach den Kostenklassen eines Kontenrahmens gehen oder aber die Aufteilung in der EÜR zugrunde legen. Wir listen im Folgenden die Bereiche möglicher Betriebsausgaben beispielhaft auf. Die Liste ist nicht vollständig.

• Wertpapiere
• Anzahlungen
• Löhne und Gehälter und damit im Zusammenhang stehende Kosten
• Sachzuwendungen an Mitarbeiter und Mitunternehmer
• Sozialabgaben
• Rückstellungen und latente Steuern
• Zinskosten
• Ertragsteuern (zum Beispiel Körperschaftsteuer und Kapitalertragsteuer)
• Materialaufwand für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Kosten für Fremdleistungen, zum Beispiel Freelancer
• Wareneinkauf
• gewährte Skonti und Rabatte
• Raumkosten (Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser, Strom etc.)
• Versicherungen und Beiträge
• Kfz-Kosten
• Werbekosten
• Gewährleistungskosten
• Abschreibungen
• Bürokosten (Porto, Telefon, Telefax, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildung, Miete oder Leasing von Bürogeräten etc.)

Der größte Posten ist bei wachsenden Betrieben regelmäßig das Personal. Was ein Angestellter tatsächlich kostet, liegt deutlich über dem vereinbarten Bruttolohn, denn Arbeitgeberanteile, Umlagen und Ausfallzeiten kommen hinzu.

Mitarbeiterkosten-Rechner: Das Arbeitgeberbrutto ermitteln

Beim Firmenwagen entscheidet die Methode über die Höhe des Abzugs: Die 1-%-Regelung ist bequem, das Fahrtenbuch bei geringer Privatnutzung meist günstiger.

Firmenwagenrechner: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Tücken und häufige Fehler

Die Fehler, die in der Praxis am meisten Geld kosten, sind selten die exotischen Fälle. Es sind diese:

• Die Freigrenze bei Geschenken übersehen. Wer für 52 Euro einen Präsentkorb verschenkt, verliert nicht nur die zwei Euro, sondern den kompletten Abzug. Auch die Verpackung zählt mit.
• Den Bewirtungsbeleg unvollständig ausfüllen. Fehlen Anlass und die Namen der bewirteten Personen, streicht der Prüfer die Kosten – und zwar ganz, nicht nur zu 30 %.
• Bewirtung und Aufmerksamkeit verwechseln. Kaffee und Kekse im Besprechungsraum sind keine Bewirtung, sondern voll abziehbare Aufmerksamkeiten.
• Rechnungen auf den falschen Namen. Lautet die Rechnung auf eine andere Person oder fehlt der vollständige Firmenname, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr.
• Die private Nutzung nicht erfassen. Wer Waren oder Leistungen aus dem Betrieb privat nutzt, muss eine Entnahme buchen. Wird das vergessen, ist es bei der nächsten Prüfung ein sicherer Treffer.
• Belege nicht aufbewahren. Für Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; ohne Beleg keine Betriebsausgabe.

Wer die Ausgaben sauber erfasst, hat am Jahresende nicht nur die Steuererklärung schneller fertig, sondern weiß auch, wie viel Steuer noch zurückzulegen ist.

Steuerrücklagen-Rechner: Wie viel Sie beiseitelegen sollten

Wie Sie die Ausgaben erfassen

Ob Sie Ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln oder bilanzieren müssen, hängt an den Grenzen des § 141 AO und daran, ob Sie im Handelsregister eingetragen sind. Freiberufler dürfen unabhängig von der Höhe des Gewinns immer die EÜR nutzen.

Buchführungspflicht-Check: EÜR oder Bilanz?

Für die laufende Erfassung lohnt sich eine Software, die Belege direkt zuordnet – spätestens seit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich führt an einer digitalen Belegverarbeitung ohnehin kaum ein Weg vorbei.

Buchhaltungssoftware im Vergleich: EÜR, Belege und E-Rechnung

Und noch ein praktischer Punkt, der die Abgrenzung von Anfang an erleichtert: Wer betriebliche und private Zahlungen über dasselbe Konto laufen lässt, produziert genau die Grenzfälle, um die es in diesem Beitrag geht.

Geschäftskonto-Vergleich: Betriebliches und Privates trennen