Gewährleistungskosten: Tipps zu Verbuchung und Auswirkung

Zettel mit Aufschrift Garantie

Wenn Sie etwas verkaufen, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, für Mängel an den verkauften Sachen geradezustehen. Sie müssen einen eventuell an der gekauften Sache auftretenden Mangel kostenlos beseitigen. Das gilt auch, wenn Sie für Ihre Kunden Werke herstellen, also einen Werkvertrag eingegangen sind. Dabei muss der Mangel nicht sofort auftreten. Der Mangel muss bei der Übergabe des verkauften oder hergestellten Produktes bereits vorhanden gewesen sein, auch wenn die Auswirkungen erst später erkennbar werden. Die gesetzliche Gewährleistungsfrist beträgt bei Neuwaren 24 Monate, bei Gebrauchtwaren zwölf Monate. Diese Fristen gelten gegenüber Endkunden. Gegenüber Geschäftskunden sind die Gewährleistungsfristen kürzer: Für Neuwaren gelten dann zwölf Monate.
 

Was ist eine Beweislastumkehr?

Manchmal kann es schwierig sein, den Nachweis zu erbringen, dass die Ware bereits beim Kauf mangelhaft war. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber ein Gesetz erlassen, welches genau definiert, in welchem Zeitraum sich der Mangel auswirken muss, damit Ihr Kunde nicht beweisen muss, dass der Mangel bereits beim Kauf bestanden hat. Der Gesetzgeber sieht dafür sechs Monate ab Übergabe vor. Der Käufer muss in diesem Zeitraum nicht beweisen, dass der Mangel bereits vorhanden war. Sie als Verkäufer müssen nachweisen, dass das Problem überhaupt erst nach der Übergabe entstanden ist. Somit haben Sie die umgekehrte Beweislast. Erst nach diesen sechs Monaten können Sie sich bei einem Schaden auf falsche Bedienung und Benutzung berufen. Dann muss Ihr Kunde beweisen, dass der Fehler bereits von Anfang an bestand.
 

Unterschied zwischen Gewährleistung und Garantie

Die beiden Begriffe Gewährleistung und Garantie verwenden viele im allgemeinen Sprachgebrauch als Synonyme.

Der Gewährleistungsanspruch ist gesetzlich verankert. Dieser beginnt nicht mit dem Vertragsabschluss, sondern erst mit Übergabe, wenn der Käufer tatsächlich sein Produkt in Händen hält und benutzen kann. Lässt also nach dem Kauf die Auslieferung noch auf sich warten, wie das bei Neuwagenkäufen üblich ist, beginnt die Frist für den Gewährleistungsanspruch erst mit der Auslieferung. Ist die gekaufte Ware mangelhaft, hat der Kunde ein sogenanntes Nacherfüllungsrecht. Das bedeutet, Sie als Verkäufer haben für ein mangelfreies Produkt zu sorgen. Dabei können Sie das Produkt reparieren, austauschen oder in bestimmten Fällen dem Kunden den Kaufpreis erstatten. Kommt es zu weitergehenden Schäden durch das defekte Produkt, können in Ausnahmefällen sogar Schadenersatzansprüche auf Sie zukommen.

Die Garantie regelt das Gesetz nicht. Es handelt sich um eine freiwillige Leistung der Hersteller. Da diese Leistung freiwillig ist, kann der Hersteller selbst bestimmten, was seine Garantie alles abdecken oder wie lange sie gelten soll. Viele Herstellergarantien stehen für eine einwandfreie Funktion der Produkte für mindestens zwei Jahre ein. In manchen Fällen ist die Garantie auch länger. Bei Elektrohausgeräten ist es oft möglich, eine Garantieverlängerung zu kaufen. Bei einer Garantie spielt es keine Rolle, ob der Mangel bereits von Anfang an bestanden hat oder erst später aufgetreten ist. Jedoch sind normale Verschleißteile bei der Garantie nicht inbegriffen.


Durch Gewährleistungsansprüche entstehen Kosten

Gewährleistungsansprüche Ihrer Kunden kosten Geld. Diese Gewährleistungskosten stellen für Ihr Unternehmen ein Risiko dar, das Sie kalkulierbar machen müssen. Auf diese Weise können Sie die Kosten besser steuern. Sie können Rückstellungen bilden, um das finanzielle Risiko zu senken. Die Gewährleistungsverpflichtungen entstehen beim Verkauf oder der Übergabe des Produkts an den Kunden. Auch aus Reparaturen können unterschiedliche Gewährleistungsverpflichtungen entstehen. Im Gegensatz zu den Produktionskosten bilden sich die Gewährleistungskosten erst im Nachhinein. Freiwillige Garantiezusagen können diesen Zeitraum verlängern. Der Aufwand für die Gewährleistungsansprüche verteilt sich in der Regel über diesen Zeitraum – mehr oder weniger gleichmäßig.
 

Kosten für Nacherfüllung

Wenn Sie ein selbst hergestelltes Produkt im Rahmen der Gewährleistung reparieren müssen, entstehen Ihnen sogenannte Nacherfüllungskosten. Dazu zählen alle notwendigen Aufwendungen, wie Kosten für den Transport und das Verladen oder die Kosten für die Arbeitszeit und das Material. Das heißt, Sie haben alle Nebenkosten, die mit der Reparatur verbunden sind, zu tragen.
 

Kosten für Garantieleistungen

Auch die Kosten für eine Garantieleistung übernehmen Sie als Unternehmer vollständig. Es handelt sich dabei um eine vertragliche Leistung aufgrund der von Ihnen getätigten Garantiezusagen. Sondergarantien können auch auf den speziellen Wunsch Ihres Kunden zugeschnitten sein.
 

Kosten für Kulanzleistungen

Bei Kulanzleistungen handelt es sich um freiwillige Leistungen eines Unternehmens. Sie können dabei im Einzelfall entscheiden, wenn beispielsweise kurz nach Ablauf der Gewährleistungsfrist ein Mangel auftritt.
 

Kosten durch Rückrufaktionen

Bei Fahrzeugherstellern oder im Bereich der Computertechnologie kommt es gelegentlich zu Rückrufaktionen, um weitere Schäden sowie damit verbundene Schadenersatzforderungen abzuwenden. Das kann ein beschädigter Akku an einem Smartphone sein oder nicht korrekt funktionierende Bremsen bei einem Kraftfahrzeug. Auch in der Lebensmittelindustrie kommt es gelegentlich zu solchen Rückrufaktionen, weil durch bestimmte Umstände Verschmutzungen in die Lebensmittel geraten sind.
 

So verbuchen Sie die Gewährleistungskosten

Bei den Gewährleistungsansprüchen wissen Sie im Voraus nicht, in welcher Höhe sie entstehen werden. Deshalb dürfen Sie für diese nicht exakt kalkulierbaren Kosten Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Dabei muss der Sachverhalt ausreichend konkret sein. Für Kulanzleistungen dürfen Sie lediglich dann Rückstellungen bilden, wenn ein ausreichender geschäftlicher Grund für die Kulanzgewährung besteht.

Für die Bildung der Rückstellung haben Sie zwei Möglichkeiten: die Einzel- und die Pauschalrückstellung.

  • Die Einzelrückstellung

Die Einzelrückstellung dürfen Sie nur bilden, wenn die Höhe zum Bilanzstichtag bereits bekannt ist.

  • Die Pauschalrückstellung

Die Pauschalrückstellung dürfen Sie aufgrund von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit bilden. Basierend auf den vergangenen Werten können Sie mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit mit der Inanspruchnahme der Gewährleistung rechnen. Auch Branchenerfahrungen oder individuelle Gegebenheiten im Unternehmen können Einflussfaktoren für die Pauschalrückstellung sein. Daher ist es wichtig, dass Sie Leistungen im Rahmen der Gewährleistung genau und regelmäßig aufzeichnen. Damit erleichtern Sie sich die Bewertung und am Ende auch die Beweisführung gegenüber den Behörden, wie beispielsweise den Finanzbehörden.

  • Das gemischte Verfahren

Eine Mischung aus Pauschal- und Einzelrückstellung kommt in der Praxis am häufigsten vor. Dabei bilden Sie Einzelrückstellungen für bereits bekannte Risiken sowie Pauschalrückstellungen für den Rest.

Der Stetigkeitsgrundsatz laut Handelsgesetzbuch verbietet, die einmal gewählte Methode willkürlich zu wechseln.

Tipp: Erfassen Sie sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit Gewährleistungsverpflichtungen entstehen, exakt auf einem gesonderten Konto oder richten Sie hierfür eine spezielle Kostenstelle ein. Damit erleichtern Sie sich die Berechnung der Gewährleistungsrückstellungen und machen die Kalkulationen im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt leichter nachvollziehbar.


Rückgriff auf den Lieferanten

Wenn Sie nicht selbst der Hersteller der Produkte sind, sondern selbst nur ein Teil in einer mehrgliedrigen Lieferkette, können Sie selbst Ansprüche gegenüber dem Verkäufer geltend machen. Sie können Ihren Lieferanten in Rückgriff nehmen. Dabei ist ein Verschulden des Lieferanten nicht notwendig. Der Lieferant muss Ihnen auch die Kosten für den Ein- und Ausbau des mangelhaften Produkts ersetzen.

Tipp: Diese Regressmöglichkeit haben Sie innerhalb der gesamten Lieferkette.

Als Unternehmer haben Sie allerdings im Rahmen eines zweiseitigen Handelskaufs – wenn beide Vertragspartner Unternehmen sind – bestimmte Pflichten. So müssen Sie die erhaltene Ware direkt und unverzüglich überprüfen. Erkennbare Mängel müssen Sie sofort bei Ihrem Lieferanten rügen. Wenn sich der Mangel erst später zeigt, müssen Sie diesen unverzüglich, nachdem Sie ihn entdeckt haben, rügen. Wenn Sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen, genehmigen Sie die Ware und weitere Ansprüche gegen Ihren Lieferanten sind dann ausgeschlossen.

Für diese Regress- oder Rückgriffsmöglichkeit hat der Gesetzgeber eine eigenständige Verjährung festgelegt. Diese ist von den Ansprüchen der Endkunden abhängig und beträgt in der Regel zwei Jahre. Der Regressanspruch selbst verjährt frühestens zwei Monate, nachdem Sie die Gewährleistungsansprüche Ihres Kunden erfüllt haben, spätestens jedoch nach fünf Jahren.

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