Vorlage für eine Zahlungserinnerung

Die Buchhaltung gehört sicher nicht zu den Lieblingsthemen von Gründern. Nichtsdestotrotz ist sie ein zentraler und notwendiger Bestandteil für eine erfolgreiche Geschäftsführung. In diesem Kontext nimmt das Zahlungsmanagement eine große Bedeutung ein, sodass offene Zahlungen von Beginn an im wahrsten Wortsinne verfolgt werden sollten. Im Ton freundliche, aber dennoch verbindliche Zahlungserinnerungen sind somit ein wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagement. Im Folgenden soll kompakt erläutert werden, welche Bedeutung Zahlungserinnerungen im operativen Geschäftsbetrieb einnehmen und welche Vorteile professionelle Vorlagen/Muster in diesem Kontext eröffnen.

Eine heikle Sache in angemessenen Worten zum Ausdruck bringen

Im Grunde genommen ist das Versenden einer Zahlungserinnerung für beide Seiten eine unangenehme Angelegenheit. Geschäftsleute müssen anderweitig benötigte Zeit investieren für Geldbeträge, die eigentlich schon auf dem Habenkonto verbucht sein sollten. Und auch für säumige Kunden kann es unangenehm sein, wenn sie eine Zahlung vergessen haben oder dieser momentan schlichtweg nicht nachkommen können. Zu bedenken ist vor allem, dass größere offene Zahlungen gerade für Unternehmen in der Startphase eine konkrete Gefahr darstellen, wenn dringend benötigte liquide Mittel nicht verfügbar sind. Insofern ist das Zahlungsmanagement eine essentielle Geschäftstätigkeit, um erforderliche Liquidität und somit betriebliche Handlungsspielräume zu wahren. Rein formal ausgedrückt handelt es sich bei einer Zahlungserinnerung um die so genannte 1. Mahnung. Es muss darin in erster Linie darum gehen, säumige Kunden höflich an die Begleichung des offenen Betrages zu erinnern.
 

‚Guter Ton‘ in Inhalt und Form für professionelle Zahlungserinnerungen

Grundsätzlich sollten Unternehmer, auch wenn sie verständlicherweise verärgert sein sollten, davon ausgehen, dass die Überweisung des Rechnungsbetrages unbeabsichtigt vergessen wurde. Diese aus Kundensicht denkende Perspektive sollte den Ton und Inhalt der Zahlungserinnerung bestimmen. Um die Erinnerung aufzufrischen und die Zahlung zu beschleunigen, sollte eine Kopie der Originalrechnung nochmal beigelegt werden. So können auch Kunden ihrer Zahlungsverpflichtung nachgehen, wenn sie die Rechnung verlegt haben. In manchen Fällen kann der Fehler auch beim Unternehmer selbst liegen, wenn er die Rechnung nicht oder nur unvollständig an Kunden geschickt hat. Im Wesentlichen sollte der Inhalt lauten, dass der Rechnungsbetrag nach einer Prüfung des Sachverhalts noch offen ist und bitte bis zum X. auf die angegebene Bankverbindung überwiesen werden sollte.
 

Unternehmerische Bedeutung von Zahlungserinnerungen

Wie oben bereits angesprochen, können offene Rechnungen schnell zu einem gravierenden finanziellen Problem werden. Neben den fehlenden liquiden Mitteln sind auch die Zeitressourcen zu bedenken, die Unternehmen für das Zahlungsmanagement aufbringen müssen. Generell ist auch die Zahlungsmoral von Kunden nicht immer die beste, was auf Privatkunden ebenso wie den B2B-Bereich zutreffen kann. Wenn eine Existenzgründung ohnehin auf finanziell nicht sehr tragfähigen Säulen erfolgt ist, dann können bereits wenige offene Rechnungen ausreichen, um in eine existenzbedrohende finanzielle Schieflage nahe der Insolvenz zu geraten. Insofern sollten auch die konkreten Zahlungsmodalitäten je nach Geschäftsbereich und Höhe der Summe sinnvoll bedacht werden. Üblich ist etwa ein Zahlungsziel von 14 Tagen. In einigen Fällen kann es aber auch durchaus üblich sein, dass Kunden in Vorkasse treten, was das finanzielle Risiko für den Unternehmer senkt.
 

Psychologische Hintergründe bedenken: In der Startphase sollten alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden

Da eine Zahlungserinnerung für beide Seiten unangenehm sein kann, sollten Unternehmer gerade in der Startphase vorsichtig agieren, um kein notwendiges Vertrauen für die angestrebte Kundenbindung sofort zu zerstören. Auf keinen Fall sollte sofort mit rechtlichen Konsequenzen gedroht werden. Für dieses Szenario böten die anschließende 2. und ggf. auch 3. Mahnung noch genügend Spielraum. In der Startphase ist jeder Kunde wichtig, insofern macht der Ton bei Zahlungserinnerungen immer die Musik. Ein freundlicher und auf Kunden zugehender Ton ist demnach alternativlos. Um Zeit zu sparen und schnell professionell agieren zu können, sollten Unternehmer auf hochwertige Vorlagen für Zahlungserinnerungen zugreifen. Hiermit kann das Zahlungsmanagement deutlich beschleunigt und vor allem professionalisiert werden. Für Selbstständige entfällt die zeitraubende Arbeit, einen eigenen Text mit dem richtigen Ton in mühevoller Kleinarbeit zu verfassen.
 

Vorteile von Vorlagen für Zahlungserinnerungen nutzen

Wer nicht weiß, was in einer Zahlungserinnerung stehen muss und was unter einem freundlichen Ton zu verstehen ist, sollte professionelle Vorlagen nutzen. Diese können sofort nach dem Download genutzt werden. Die Individualisierung ist schnell möglich, da neben den Adressdaten nur der offene Betrag ergänzt werden muss. Da eine Vorlage immer wieder genutzt werden kann, ist ein Höchstmaß an wirtschaftlicher Effizienz gegeben. Durch die Zeitersparnis können auch die notwendigen Ressourcen für diesen Teil der Buchhaltung auf ein absolutes, aber dringend erforderliches Minimum reduziert werden. Mit einem Muster für Zahlungserinnerungen gehen unerfahrene Selbstständige auf Nummer sicher, denn sie nutzen eine rechtssichere und im Ton freundliche Form der Aufforderung zur Begleichung eines offenen Rechnungsbetrages.

Liquidität konsequent waren: Zahlungserinnerungen mit Vorlagen professionalisieren

• Offene Zahlungen können für kleine Unternehmen in der Startphase zu einer gravierenden finanziellen Bedrohung werden. Eine konsequente Professionalisierung des Zahlungs- bzw. Forderungsmanagements ist daher von Beginn an alternativlos
• psychologische Nebeneffekte der Kundenbindung bedenken: Zahlungserinnerungen sollten im Ton gegenüber Kunden immer freundlich und wohlwollend sein
• Selbstständige/Existenzgründer ohne Vorwissen sind mit Vorlagen für Zahlungserinnerungen auf der sicheren Seite was die Inhalte und die angemessene Formulierung betrifft
• Zielorientierte Handlungsfähigkeit: gleich nach dem Download können Vorlagen für Zahlungserinnerungen schnell individualisiert und verschickt werden.