Zahlungserinnerungen und Mahnungen: Vorlage oder Digital?

Eine heikle Sache in angemessenen Worten zum Ausdruck bringen

Im Grunde genommen ist das Versenden einer Zahlungserinnerung für beide Seiten eine unangenehme Angelegenheit. Geschäftsleute müssen Zeit investieren für Geldbeträge, die eigentlich längst auf dem Konto verbucht sein sollten. Und auch für säumige Kunden kann es unangenehm sein, wenn sie eine Zahlung vergessen haben oder dieser momentan nicht nachkommen können.

Zu bedenken ist vor allem, dass größere offene Zahlungen gerade für Unternehmen in der Startphase eine konkrete Gefahr darstellen, wenn dringend benötigte liquide Mittel nicht verfügbar sind. Insofern ist das Zahlungsmanagement eine essentielle Geschäftstätigkeit, um erforderliche Liquidität und somit betriebliche Handlungsspielräume zu wahren.

Rein formal handelt es sich bei einer Zahlungserinnerung um die sogenannte 1. Mahnung. Es muss darin in erster Linie darum gehen, säumige Kunden höflich an die Begleichung des offenen Betrages zu erinnern. Moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen es inzwischen, solche Zahlungserinnerungen automatisiert und fristgerecht zu versenden, ohne dass jede einzelne Mahnung manuell erstellt werden muss.
 

„Guter Ton“ in Inhalt und Form für professionelle Zahlungserinnerungen

Grundsätzlich sollten Unternehmer – auch wenn sie verständlicherweise verärgert sind – davon ausgehen, dass die Überweisung unbeabsichtigt vergessen wurde. Diese aus Kundensicht denkende Perspektive sollte Ton und Inhalt bestimmen.

Um die Erinnerung aufzufrischen und die Zahlung zu beschleunigen, sollte eine Kopie der Originalrechnung beigefügt werden. So können Kunden ihrer Verpflichtung nachkommen, wenn sie die Rechnung verlegt haben. In manchen Fällen kann der Fehler auch beim Unternehmer selbst liegen, wenn die Rechnung nicht oder unvollständig versendet wurde.

Der Inhalt sollte im Wesentlichen lauten, dass der Rechnungsbetrag nach Prüfung des Sachverhalts noch offen ist und bis zu einem bestimmten Datum auf die angegebene Bankverbindung überwiesen werden sollte.

Elektronische Rechnungsprogramme bieten hier einen zusätzlichen Vorteil: Offene Posten werden automatisch überwacht, Zahlungseingänge direkt verbucht und Mahnstufen systematisch dokumentiert. Dadurch wird die Nachhaltung erheblich erleichtert.
 

Unternehmerische Bedeutung von Zahlungserinnerungen

Wie bereits angesprochen, können offene Rechnungen schnell zu einem gravierenden finanziellen Problem werden. Neben den fehlenden liquiden Mitteln sind auch die Zeitressourcen zu bedenken, die Unternehmen für das Zahlungsmanagement aufbringen müssen.

Generell ist die Zahlungsmoral von Kunden nicht immer optimal – weder im Privatkundenbereich noch im B2B-Segment. Wenn eine Existenzgründung ohnehin auf finanziell nicht sehr tragfähigen Säulen erfolgt ist, können bereits wenige offene Rechnungen ausreichen, um in eine bedrohliche Schieflage zu geraten.

Umso wichtiger ist es, Zahlungsziele klar zu definieren und offene Forderungen konsequent zu überwachen. Während Vorlagen hierbei unterstützen können, ermöglichen digitale Lösungen eine automatische Fristenkontrolle, systematische Mahnläufe und eine lückenlose Dokumentation – ein Vorteil insbesondere vor dem Hintergrund zunehmender Anforderungen an digitale Buchführung und GoBD-konforme Prozesse.
 

Psychologische Hintergründe bedenken

Da eine Zahlungserinnerung für beide Seiten unangenehm sein kann, sollten Unternehmer gerade in der Startphase sensibel agieren, um kein notwendiges Vertrauen für die Kundenbindung zu gefährden. Auf keinen Fall sollte sofort mit rechtlichen Konsequenzen gedroht werden.

Ein freundlicher, sachlicher und kundenorientierter Ton ist entscheidend. Elektronische Mahnwesen-Funktionen unterstützen hierbei, da sie strukturierte, professionell formulierte Textbausteine verwenden und gleichzeitig die nötige Verbindlichkeit wahren.

Gleichzeitig sparen Unternehmer Zeit, da keine manuelle Erstellung einzelner Schreiben notwendig ist. Automatisierte Prozesse reduzieren Fehlerquellen und sorgen für eine gleichbleibend professionelle Außenwirkung.
 

Vorlagen oder integriertes Mahnwesen?

Wer nicht genau weiß, was in einer Zahlungserinnerung stehen muss, kann selbstverständlich auf professionelle Vorlagen zurückgreifen. Diese lassen sich schnell individualisieren und mehrfach verwenden. Der wirtschaftliche Vorteil liegt in der Wiederverwendbarkeit und Zeitersparnis.

Allerdings stoßen klassische Vorlagen spätestens dann an Grenzen, wenn mehrere offene Posten gleichzeitig überwacht werden müssen. Die manuelle Nachhaltung, das Prüfen von Zahlungseingängen und das Einhalten von Fristen verursachen zusätzlichen Aufwand.

Ein elektronisches Rechnungsprogramm mit integriertem Mahnwesen bietet hier deutliche Vorteile:

• automatische Überwachung offener Rechnungen

• direkte Verbuchung von Zahlungseingängen

• systematische Mahnstufen mit Fristenkontrolle

• GoBD-konforme Dokumentation

• professionelle Außenwirkung gegenüber Kunden

Gerade im Zusammenspiel mit der seit 2025 geltenden E-Rechnungsanforderung im B2B-Bereich wird deutlich, dass eine integrierte Lösung langfristig effizienter ist als isolierte Einzelvorlagen.
 

Liquidität konsequent wahren: Zahlungsmanagement professionell organisieren

• Offene Zahlungen können für kleine Unternehmen schnell zu einer gravierenden finanziellen Bedrohung werden. Eine konsequente Professionalisierung des Zahlungs- bzw. Forderungsmanagements ist daher von Beginn an entscheidend.
• Psychologische Aspekte der Kundenbindung sind zu beachten: Zahlungserinnerungen sollten im Ton freundlich und sachlich formuliert sein.
• Vorlagen können beim Einstieg helfen, ersetzen jedoch kein systematisches Forderungsmanagement.
• Digitale Rechnungsprogramme mit integriertem Mahnwesen ermöglichen eine deutlich effizientere Nachhaltung und reduzieren den Verwaltungsaufwand spürbar.