Mitarbeiter abmahnen? Das müssen Sie beachten

Die Abmahnung ist die gelbe Karte

Im Vergleich zur Kündigung, Ihrem finalen arbeitsrechtlichen Schritt, fungiert die Abmahnung als Vorstufe. Oder bildlich gesprochen: Mit einer Abmahnung zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter die gelbe Karte. Mit der Kündigung verändert sich diese Farbgebung auf Rot. Eine eigene gesetzliche Definition der Abmahnung gibt es im Übrigen nicht – die Anforderungen leiten sich aus § 314 Abs. 2 BGB sowie aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz des § 1 Abs. 2 KSchG ab. Letztlich ist sie ein Rechtsinstitut, das von der Rechtsprechung geformt wurde.

Eine Abmahnung hat dreierlei Wirkung:

1. Die Abmahnung dokumentiert einen Pflichtverstoß. Grundsätzlich wäre es möglich, die Abmahnung mündlich auszusprechen. Gängige Praxis ist es jedoch, eine Abmahnung schriftlich zu formulieren. So wandert diese dann auch in die Personalakte.
2. Die Abmahnung weist den Mitarbeiter mit arbeitsrechtlichem Nachdruck darauf hin, dass das beanstandete Verhalten nicht geduldet wird.
3. Die Abmahnung kann eine Kündigung vorbereiten. Wenn der Grund der Abmahnung erneut auftritt, haben Sie die Möglichkeit, eine verhaltensbedingte Kündigung auszusprechen.

Grundsätzlich müssen Sie sich entscheiden, ob Sie für ein konkretes Vergehen eine Abmahnung aussprechen oder gleich kündigen. Entscheiden Sie sich für eine Abmahnung, müssen Sie auf dasselbe oder ein gleichgelagertes Vergehen warten, um wegen eben diesem eine Kündigung aussprechen zu können. Insofern verbraucht die Abmahnung den Kündigungsgrund – wer beides für denselben Sachverhalt versucht, scheitert vor Gericht.

Form, Frist und Zustellung – was Sie wissen müssen

Mündlich oder schriftlich?

Eine Abmahnung kann grundsätzlich formlos erfolgen – also mündlich, schriftlich, per Brief, per E-Mail oder sogar per Messenger. § 623 BGB, der für die Kündigung zwingend die eigenhändige Schriftform vorschreibt, gilt für Abmahnungen nicht. Aus reinen Beweisgründen ist die schriftliche Form jedoch zweifelsohne dringend zu empfehlen, denn im Streit vor dem Arbeitsgericht trägt allein der Arbeitgeber die Beweislast für jeden Vorwurf.

Digitale Zustellung seit 2025

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist, wurde der Spielraum für digitale Zustellungen im Arbeitsrecht spürbar erweitert. Eine Abmahnung per E-Mail – idealerweise mit Empfangs- oder Lesebestätigung – ist mittlerweile unproblematisch möglich. Wichtig ist nur, dass die Abmahnung dem Mitarbeiter tatsächlich zugeht; die bloße Hinterlegung im Spam-Ordner reicht im Streitfall nicht aus.

Gibt es eine Frist für die Abmahnung?

Eine gesetzliche Ausschluss- oder Verjährungsfrist existiert nicht – eine Abmahnung verjährt in puncto Wirksamkeit also nicht im klassischen Sinne. Allerdings verliert sie mit der Zeit ihre Warnfunktion. Wer ein Fehlverhalten erst nach Monaten aufgreift, riskiert, dass die spätere Kündigung am Vorhalt der „Verwirkung" scheitert. In der Praxis sollte die Abmahnung daher zügig – innerhalb weniger Wochen nach dem Vorfall – beim Mitarbeiter ankommen.

So konkret muss die Abmahnung aussehen

Egal ob mündlich ausgesprochen oder schriftlich fixiert – eine Abmahnung muss grundsätzlich vier Bestandteile beinhalten:

1. Das Verhalten, das Ihrerseits beanstandet wird und das die Abmahnung bedingt, muss ganz konkret mit Datum, Uhrzeit, Ort und genauer Schilderung des Vorgangs formuliert werden. Pauschale Vorwürfe wie „häufiges Zuspätkommen" oder „mangelhafte Arbeitsleistung" reichen nach ständiger BAG-Rechtsprechung nicht aus.
2. Es erfolgt im Rahmen der Abmahnung eine Rüge der Pflichtverletzung, idealerweise mit Verweis auf eine Klausel im Arbeitsvertrag, die damit verletzt wurde.
3. Bestandteil der Abmahnung ist auch die Aufforderung, sich künftig an Vereinbarungen, beispielsweise aus dem Arbeitsvertrag, zu halten.
4. Teil der Abmahnung ist auch der Hinweis auf die Konsequenzen im Wiederholungsfall – insbesondere die Androhung, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht.

Beispiel für eine wirksame Formulierung

Statt eines abstrakten Vorwurfs sollte der Sachverhalt konkret beschrieben sein – ungefähr in dieser Tonalität:

Ermahnung, Abmahnung, Kündigung: der Unterschied im Überblick

Damit klar ist, an welcher Stelle der Eskalationsleiter Sie als Arbeitgeber gerade stehen, hier eine kompakte Übersicht der drei Stufen:

Wer darf eine Abmahnung überhaupt aussprechen?

Abmahnungsberechtigt ist nicht nur der Inhaber oder die Geschäftsführung. Grundsätzlich kann jede Person eine Abmahnung erteilen, die gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter weisungsbefugt ist – also auch der direkte Vorgesetzte, der Personalleiter oder der Filialleiter. In der Praxis empfiehlt es sich allerdings, den Kreis der Abmahnungsberechtigten intern klar zu regeln, damit es keine Wildwüchse gibt.

Eine vorherige Anhörung des Mitarbeiters ist in der Privatwirtschaft nicht zwingend Wirksamkeitsvoraussetzung – anders als im öffentlichen Dienst, wo der TV-L in § 3 Abs. 6 eine Anhörungspflicht vorsieht. Sinnvoll ist sie dennoch: Wer den Mitarbeiter vorab zu Wort kommen lässt, vermeidet manche Pannen und kommt eventuell zu dem Schluss, dass eine Klärung im Gespräch tatsächlich ausreicht.

Typische Gründe für eine Abmahnung

Gerichtsfest sind Abmahnungen in Konstellationen, in denen ein steuerbares Fehlverhalten vorliegt – also nicht bei Krankheit oder mangelnder Eignung, sondern bei einem Verhalten, das der Mitarbeiter ändern könnte. Zu den klassischen Abmahnungsgründen zählen:

• Unpünktlichkeit – wiederholtes Zuspätkommen, verspätete Krankmeldung, eigenmächtige Pausenüberschreitung.
• Arbeitsverweigerung – beharrliche Ablehnung zumutbarer Anweisungen, schlechte Arbeitsleistung trotz Hinweis.
• Verstöße gegen die Arbeitsordnung – exzessive private Internet- oder Handynutzung, Verstoß gegen Rauchverbot, unerlaubtes Verlassen des Arbeitsplatzes.
• Verspätete oder fehlende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – wer sich nicht ordnungsgemäß krankmeldet, riskiert eine Abmahnung.
• Bagatell-Diebstahl – seit dem viel diskutierten „Emmely-Urteil" des BAG (10.06.2010, 2 AZR 541/09) ist bei einem geringfügigen Diebstahl regelmäßig erst eine Abmahnung erforderlich, bevor gekündigt werden darf.
• Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot nach § 7 Abs. 3 AGG – etwa diskriminierende Äußerungen oder sexuelle Belästigung im Kollegenkreis.

Bei besonders schweren Pflichtverletzungen – etwa Tätlichkeiten, schwerem Diebstahl oder Datenklau – kann auf die Abmahnung dagegen verzichtet werden, weil dem Mitarbeiter klar sein muss, dass solches Verhalten nicht geduldet wird.

Schritt für Schritt: Orientierung für die Abmahnung

Wer planvoll vorgeht, vermeidet die meisten Fallstricke. Die folgende Reihenfolge dient als praxisnahe Orientierung – sie ersetzt im Streitfall keine arbeitsrechtliche Beratung, gibt aber einen guten Überblick darüber, in welcher Reihenfolge die einzelnen Schritte sinnvoll abzuarbeiten sind:

Tücken und häufige Fehler

Die folgenden fünf Stolperfallen sehen Arbeitsgerichte besonders häufig:

1. Pauschale Formulierungen

„Sie kommen ständig zu spät" oder „Ihre Arbeitsleistung ist unzureichend" – solche Formulierungen sind nach der ständigen BAG-Rechtsprechung (zuletzt bestätigt mit Urteil vom 15.06.2021, Az. 9 AZR 413/19) nicht hinreichend bestimmt. Auch das LAG Hannover hat 2025 einer Pflegedienst-Geschäftsführung gleich drei Abmahnungen kassiert, weil der Vorwurf der „Verweigerung der Unterstützung" zu unbestimmt war (Urteil vom 4.4.2025, 14 SLa 724/24). Faustregel: Wer den Vorwurf nicht in zwei, drei Sätzen so präzise schildern kann, dass ein Außenstehender ihn versteht, sollte das Schreiben nicht versenden.

2. Mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung

Rügen Sie in einer Abmahnung gleich mehrere Vergehen, so ist es für Ihren Mitarbeiter einfacher, eine Rüge für unrecht erklären zu lassen. Auch dann, wenn nur ein Teil nicht rechtens wäre, müsste die komplette Abmahnung aus der Personalakte verschwinden. Insofern: Lieber zwei separate Abmahnungen als eine kombinierte – das spart später Ärger.

3. Bezug auf eine frühere unwirksame Abmahnung

Wenn Sie in einer neuen Abmahnung auf eine frühere Bezug nehmen und diese frühere sich später als unwirksam herausstellt, kann das die neue Abmahnung mitreißen. Wer an einer alten Abmahnung Zweifel hat, sollte sich in einer neuen nicht darauf berufen.

4. Falscher Absender

Eine Abmahnung von einem Mitarbeiter ohne Weisungsbefugnis ist unwirksam. Wer als Bürokraft im Auftrag des Chefs eine Abmahnung verfasst, sollte zumindest die Unterschrift einer weisungsbefugten Person darunter haben.

5. Zu lange gewartet

Auch wenn es keine starre Frist gibt: Liegt zwischen Vorfall und Abmahnung ein halbes Jahr oder mehr, kann der Mitarbeiter argumentieren, dass Sie das Verhalten doch akzeptiert hätten. Die Warnfunktion der Abmahnung verflüchtigt sich mit der Zeit – und damit auch ihre Tragfähigkeit als Vorstufe zur Kündigung.

Mitarbeiterkosten-Rechner: Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?

Das ist der Handlungsspielraum für Angestellte

Häufig wird eine Abmahnung seitens Ihrer Angestellten als Mobbing begriffen. Diesem Vorwurf müssen Sie sich nicht stellen, wenn Ihre Abmahnung die vier beschriebenen Bestandteile aufweist. Grundsätzlich kann nach einer Abmahnung dies passieren:

• Es erfolgt eine Beschwerde wegen ungerechter Behandlung.
• Ihr Mitarbeiter fordert Sie auf (oder klagt sogar ein), die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.
• Ihr Mitarbeiter kann auch abwarten und im Falle eines späteren Kündigungsschutzprozesses erklären, dass die Abmahnung nicht rechtens war.
• Ihr Mitarbeiter reicht eine sogenannte Gegenvorstellung ein, die zur Personalakte genommen werden muss.
• Bei rechtswidriger Abmahnung kommt zudem ein datenschutzrechtlicher Löschungsanspruch nach Art. 17 DSGVO in Betracht – ein Hebel, der vor allem nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an Bedeutung gewinnt.

Entfernen müssen Sie die Abmahnung nur dann aus der Personalakte Ihres Mitarbeiters, wenn die Abmahnung nicht gerechtfertigt war. Auch dann, wenn der Tatbestand so weit in der Vergangenheit liegt, dass die Abmahnung für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden ist, ist eine Entfernung möglich.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Lange galt die Faustregel: Nach zwei bis drei Jahren beanstandungsfreier Beschäftigung muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden. Diese Praxis hat das Bundesarbeitsgericht mit seinem Urteil vom 19.07.2012 (Az. 2 AZR 782/11) revidiert. Seitdem gilt: Eine zu Recht erteilte Abmahnung kann grundsätzlich auch weit länger als drei Jahre in der Personalakte bleiben, wenn der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran hat – etwa für eine spätere Zeugniserstellung, Versetzung oder Beförderung. Verloren geht allerdings ihre Warnfunktion: Eine drei oder vier Jahre alte Abmahnung trägt eine darauf gestützte Kündigung in der Regel nicht mehr.

Bei leichten Pflichtverstößen ist die Abmahnung nach zwei bis drei Jahren beanstandungsfreier Tätigkeit dennoch aus der Personalakte zu entfernen, sofern das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Bei schweren Pflichtverletzungen – insbesondere im Vertrauensbereich – kann sie auch länger Bestand haben.

Fazit: Sorgfalt zahlt sich aus

Eine Abmahnung ist nicht das Mittel der Wahl, um schnell Druck aufzubauen, sondern ein präzises arbeitsrechtliches Instrument. Wer sie sauber formuliert, dokumentiert und zustellt, hält sich die Tür zu einer späteren verhaltensbedingten Kündigung offen. Wer dagegen pauschal rügt, mehrere Vorwürfe in einem Schreiben bündelt oder die Sache schleifen lässt, hat im Zweifelsfall keine Abmahnung in der Hand, sondern nur ein Stück Papier ohne arbeitsrechtliche Wirkung. Letztlich entscheidet die Sorgfalt im Detail darüber, ob Ihre gelbe Karte arbeitsrechtlich auch eine ist.