Mitarbeiterführung - Grundlagen, die Sie kennen sollten

Mitarbeitergespräch

Einer aktuellen Gallup-Umfrage zufolge haben etwa 14 Prozent aller deutschen Arbeitnehmer innerlich gekündigt. Sie sind unmotiviert, denken zu Arbeitsbeginn bereits an den Feierabend und montags an das kommende Wochenende. Die meisten Mitarbeiter, nämlich 71 Prozent, machen immerhin „Dienst nach Vorschrift“. Nur 15 Prozent der Mitarbeiter sind mit Herzblut bei der Arbeit. Das Ergebnis: Die Leistungen der meisten Mitarbeiter sind durchschnittlich oder sogar schlecht. Das wirkt sich entsprechend auf das Unternehmen, die Kundenbeziehungen, das Betriebsklima und schließlich auch auf den Unternehmenserfolg aus. Häufige Ursache dafür sind Mängel in der Mitarbeiterführung. Viele Führungskräfte haben noch das Bild vom Leistungskontrolleur im Kopf. Heute ist jedoch eine andere Art der Führung gefragt. Angesichts des steigenden Fachkräftemangels ist es wichtig, Mitarbeiter im Unternehmen zu halten und weiterzuentwickeln. Jede Kündigung bedeutet den Verlust von Know-how und Erfahrung.
 

Was erwarten Mitarbeiter von einer Führungskraft?

Mitarbeiterführung ist also essenziell. Doch was erwarten die Mitarbeiter von Ihnen als Chef? In erster Linie orientieren sich Ihre Mitarbeiter an Ihren Werten und an Ihrem Verhalten. Sie sind das Vorbild, im Guten wie im Schlechten. Eine gute Führungskraft beherrscht mehr, als die Arbeit zu organisieren, Aufgaben zu verteilen und mitunter ein wenig zu motivieren. Ihre Hauptaufgabe als Führungskraft ist Ihre Vorbildfunktion. Sind Sie kein gutes Vorbild, wirkt sich das auf die Mitarbeiter und deren Motivation negativ aus. Über kurz oder lang sind die Mitarbeiter demotiviert, desorientiert, resigniert.

Gute Führungskräfte zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:

  • Sie sind loyal und geben Rückhalt.

  • Sie haben ein authentisches Verhalten und sind glaubwürdig.

  • Sie sind aufmerksam und haben Zeit für Gespräche.

  • Sie geben faire Rückmeldungen.

  • Sie fordern ihre Mitarbeiter durch positiven Druck.

  • Die Entlohnung ist gerecht und sie können ihren Mitarbeitern eine Perspektive bieten.

  • Konstruktive Kritik ist in beide Richtungen möglich.

  • Sie geben ehrliches Feedback und äußern sich wertschätzend über ihre Mitarbeiter.

  • Sie haben ein Fachwissen zu den verschiedenen Aufgaben ihrer Mitarbeiter.

Dabei stehen besonders persönliche Eigenschaften, Fachwissen und methodische Fähigkeiten im Mittelpunkt. Anhand der Liste wird klar, dass Führung vor allem eines bedeutet: Sie müssen ausreichend Zeit einplanen und Ihren Mitarbeitern tatsächlich zur Verfügung stehen.
 

Aus Bewährtem lernen – erfolgreiche Führungsstile

Den einen richtigen Führungsstil gibt es nicht. Jeder Mensch ist anders und so hat jeder Vorgesetzte seinen eigenen Stil, seine Persönlichkeit und Arbeitsweise. Dennoch lassen sich verschiedene Führungsstile definieren:

Merkmale

Vorteile

Nachteile

Autokratischer Führungsstil

Autokraten sind Alleinherrscher. Sie treffen Entscheidungen alleine, erteilen Anordnungen, denen die Mitarbeiter Folge leisten müssen. Es herrscht eine strenge Hierarchie.

In Situationen, in denen schnelle Entscheidungen erforderlich sind, braucht es einen Entscheider, der nicht diskutiert. Die Mitarbeiter müssen keine Verantwortung übernehmen, Entscheidungen werden ihnen abgenommen.

Kreative Mitarbeiter kommen mit dieser Art Führung überhaupt nicht zurecht. Die Mitarbeiter-Meinung spielt keine Rolle. Sie sollen alles kritiklos übernehmen.

Patriarchalischer Führungsstil

Er ähnelt dem autokratischen Führungsstil. Jedoch agiert die Führungsperson wie ein „Vater“. Ihr Selbstverständnis ist von Fürsorge und Verantwortungsgefühl geprägt.

Durch klare Vorgaben weiß der Entscheidungsempfänger genau, was er zu tun hat.

Es gibt keinen Raum für kreatives Denken oder neue Ideen. Alle müssen tun, was die Führungsperson anordnet.

Charismatischer Führungsstil

Charismatische Menschen haben eine Strahlkraft. Sie können andere Menschen scheinbar mühelos dazu bringen, Dinge zu tun. Diese Führungspersonen haben ein hohes Machtmotiv und zeichnen sich durch ein starkes Selbstbewusstsein aus. Sie sind redegewandt und erzeugen reizvolle Visionen. Ihre Eigenschaft, andere leicht in ihren Bann zu ziehen, birgt die Gefahr von Abhängigkeit.

Die Mitarbeiter folgen freiwillig und sind aus eigener Motivation zu großen Opfern bereit.

Mitarbeiter lassen sich leicht ausbeuten. Häufig erkennen sie nicht, wenn sie ausgenutzt werden oder einem Betrüger aufsitzen.

Bürokratischer Führungsstil

Die Führungsperson übt ihre Befugnisse über einen begrenzten Zeitraum aus und ist austauschbar. Der Führungsstil ist unabhängig von einer Führungsperson. Die Führungsposition hängt von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. Klare Richtlinien, Vorschriften und Dienstanweisungen regeln den Arbeitsablauf.

Strukturen und nicht einzelne Personen ermöglichen die Macht. Damit sind die Mitarbeiter nicht der Willkür eines Einzelnen ausgeliefert. Persönliche Sympathien oder Antipathien spielen keine Rolle, was weniger Ungerechtigkeiten zur Folge hat.

Flexibilität und zeitnahe Reaktionen in Krisensituationen bleiben auf der Strecke. Eigeninitiative und Selbstständigkeit der Teams oder einzelnen Mitarbeiter sind stark eingeschränkt. Die Motivation der Mitarbeiter ist sehr gering.

Autoritärer oder hierarchischer Führungsstil

Die Führungsperson kennt auf alle Probleme die Antworten. Kritik ist unerwünscht. Alle Lösungswege sind bereits vorgegeben. Die Bedürfnisse, Probleme und Meinungen der Mitarbeiter sind nicht wichtig. Der Erfolg eines Projektes steht im Vordergrund.

Die Kompetenzen sind klar geregelt. Der vollständige Arbeitsprozess ist unter Kontrolle.

Eine Person hat die Gesamtverantwortung. Fühlt sich diese Person überfordert, sind Fehlentscheidungen möglich. Fällt diese Führungsperson beispielsweise durch Krankheit unerwartet aus, sind chaotische Zustände zu erwarten.

Demokratischer oder kooperativer Führungsstil

Hier steht die Zusammenarbeit zwischen Führungsperson und Mitarbeiter oder Team im Vordergrund. Die Führungsperson delegiert Aufgaben und Verantwortung. Das trägt wesentlich zur Motivation der Mitarbeiter bei. Eine offene Kommunikation gestattet auch kritische Anmerkungen.

Dieser Führungsstil fördert Initiative und Kreativität der Mitarbeiter. Die Verantwortung ist auf mehrere Bereiche verteilt. Ein überraschender Ausfall ist keine Katastrophe. Die Mitarbeiter können selbstständig arbeiten, was es ihnen ermöglicht, sich besser mit dem Unternehmen zu identifizieren.

Entscheidungsprozesse dauern meist länger, da das Team in die Entscheidungsfindung eingebunden ist. Zwischen den Mitarbeitern herrscht mehr Konkurrenz, was Probleme auslösen kann.

Laissez-faire Führungsstil

Mitarbeiter besitzen weitestgehende Handlungsfreiheit, weil der Vorgesetzte sie „machen lässt“. Der Vorgesetzte mischt sich nicht ein, sodass alle ihre Aufgaben selbst gestalten können. Die Führungsperson hilft nicht bei Problemen und bestraft nicht bei Fehlern.

Dieser Führungsstil fördert Kreativität und Eigenständigkeit. Mitarbeiter können sich frei entfalten.

Planlosigkeit und mangelnde Kontrolle sind die negativen Folgen. Dadurch entstehen Kompetenzrangeleien und Rivalitäten, weshalb chaotische möglich sind. Diese Prozesse sind gruppendynamisch. Bei größeren Gruppen wächst der Wunsch nach einer Führungsperson. Einzelne fühlen sich schneller ausgegrenzt.


 

Der situative Führungsstil – der goldene Mittelweg

In den meisten Fällen ist der Führungsstil allerdings nicht so klar definiert. Meistens liegt eine Mischform vor. Das bedeutet, je nach Situation reagieren Sie als Führungsperson anders. Dabei handelt es sich um den sogenannten situativen Führungsstil. Sie handeln individuell je nach der vorliegenden Situation.

Dieser Führungsstil ist besonders geeignet, um Mitarbeiter zu fordern und zu fördern. Sie werden damit den unterschiedlichen Entwicklungsständen der Angestellten besser gerecht. So braucht ein junger, hoch motivierter Mitarbeiter, der es noch nicht gewohnt ist, selbstständig zu arbeiten, eher einen autoritären Chef. Während erfahrene Angestellte, die wissen, was zu tun ist, gut mit dem Laissez-faire-Führungsstil zurechtkommen. Kompetente, jedoch unmotivierte Mitarbeiter benötigen einen Vorgesetzten, der sie ernst nimmt und einbindet. Hier kommt der kooperative Führungsstil zum Tragen. Befindet sich Ihr Unternehmen in der Krise, sind schnelle Entscheidungen oder eine stärkere Einbindung der Mitarbeiter notwendig.

Für Sie als Führungskraft besteht die Herausforderung darin, in jeder Situation mit Einfühlungsvermögen, Sachverstand und Menschenkenntnis genau die richtige Wahl zu treffen.
 

Sinnvoll – regelmäßige Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sollen nicht dazu dienen, Mitarbeiter so richtig zu kritisieren. Sie brauchen gute Mitarbeiter. Know-how und Motivation sind die Grundpfeiler Ihres Erfolges. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter kennen und darauf eingehen. Mitarbeitergespräche sind ein sinnvolles Instrument, um dieses Ziel zu erreichen. Die Kommunikation am Arbeitsplatz kommt im Tagesgeschäft häufig zu kurz. Jeder hat seine Aufgaben, für Gespräche bleibt kaum Zeit. Im Gang oder in der Kaffeeküche findet unregelmäßig informeller Austausch statt. Diese netten Gespräche im Vorbeigehen sind wichtig für das Betriebsklima.

Allerding genügen informelle Gespräche nicht, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu erkunden. Dazu sind Zeit und Ruhe erforderlich. Sorgfältig vorbereitete Mitarbeitergespräche, die fernab vom alltäglichen Stress stattfinden, geben Gelegenheit für einen ungestörten Austausch. Planen Sie diese Gespräche gut und nehmen Sie sich Zeit für jeden Einzelnen. Damit beide Gesprächspartner genügend Zeit haben, dieses Gespräch vorzubereiten, sollten Sie den Termin mit ausreichend Vorlaufzeit ankündigen.

Tipps für das Mitarbeitergespräch: Zeitnot und Unterbrechungen sind während dieses Gesprächs tabu. Schalten Sie Ihr Handy aus, nutzen Sie ein Bitte-nicht-stören-Schild oder Sie reden an einem neutralen Ort außerhalb des Unternehmens miteinander. Eine wertschätzende Gesprächsatmosphäre ermöglicht eine offene Aussprache. Dann traut sich Ihr Mitarbeiter auch, Kritik zu äußern. Zentral in diesem Gespräch ist der Mitarbeiter: seine Erfolge, Ideen, Pläne, Vorstellungen, Einschätzung und auch seine Schwierigkeiten.

Wenn Sie die Voraussetzungen schaffen und der Mitarbeiter weiß, dass Sie echtes Interesse haben, ist das Mitarbeitergespräch ein wirkungsvolles Führungsinstrument.

  • Es hilft bei der individuellen Karriereplanung. Sie können Aufstiegs- und Fortbildungsmöglichkeiten besprechen.

  • Es hilft, Defizite auszugleichen. Der Mitarbeiter kann um Unterstützung bitten, weil er sich überfordert fühlt.
     

Lob motiviert

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter während des Gesprächs sagen, dass Sie seine Arbeitsleistung erkennen und anerkennen, steigt dessen Motivation. Sie sollten dieses Instrument unbedingt nutzen und ehrliches Lob und verdiente Anerkennung zum Ausdruck bringen. Die Folge ist fast immer eine höhere Arbeitszufriedenheit.

Wenn Sie die individuellen Kenntnisse, Fähigkeiten und Interessen Ihrer Mitarbeiter kennen, können Sie die Mitarbeiter viel gezielter einsetzen. Außerdem können Sie Ihrem Mitarbeiter Hintergrundinformationen zukommen lassen, die ihm die Arbeit erleichtern. Mitarbeiter, die Arbeitszusammenhänge und Hintergründe kennen, sind besser in der Lage, eine Aufgabe einzuordnen. Sie arbeiten eigenverantwortlicher.
 

Kritik konstruktiv äußern

Doch nicht nur Lob ist im Mitarbeitergespräche angebracht. Sie sollen auch Kritik äußern und Verbesserungen einfordern. Die Kunst besteht darin, die Kritik nicht wie einen Tadel oder Vorwurf klingen zu lassen. Geben Sie konstruktives Feedback. Damit können Sie Veränderungen anstoßen. Das gilt für beide Richtungen. Ihre Mitarbeiter sind viel näher am Geschehen und haben einen anderen Blickwinkel. Sie sehen oft sehr genau, wo Verbesserungspotenziale liegen. Es eröffnet Ihnen große Chancen, wenn die Mitarbeiter vertrauensvoll Kritik äußern. Regelmäßige Mitarbeitergespräche bauen Vertrauen auf. Den Worten müssen am Ende auch Taten folgen, das untermauert Ihre Glaubwürdigkeit.
 

Konfliktbewältigung – der Umgang mit Konfliktsituationen

Wo mehrere Menschen miteinander auskommen müssen, bleibt es nicht aus, dass Konflikte entstehen. Wichtig ist, Auseinandersetzungen zu entschärfen und eine für alle Beteiligten akzeptable Lösung zu finden. Bei den Konflikten kann es sich um Streitereien unter den Kollegen handeln oder Streit mit einem Kunden. Doch auch Ärger zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern ist möglich. Konflikte stellen nicht nur für die Beteiligten, sondern auch für das Umfeld stets eine Belastung dar und stören den Betrieb. Wenn sich Frust aufstaut, sinkt die Motivation.

Mit einem besonnenen Konfliktmanagement sind Sie in der Lage, noch mehr leisten. Sie können verfahrene Situationen ins Positive wenden. Durch einen offenen und konstruktiven Austausch kommen häufig unerkannte Probleme zutage. Diese Probleme gemeinsam zu lösen, trägt zu einer effektiveren Zusammenarbeit bei. Davon profitiert am Ende das ganze Unternehmen. Die Teamerfahrung verbessert sich und das konstruktive Konfliktverhalten verbessert auf lange Sicht das Betriebsklima.
 

Lösungsstrategien

Eine konstruktive Gesprächsatmosphäre ist die Grundvoraussetzung zur Lösung des Konflikts. Alle müssen wirklich daran interessiert sein, den Konflikt aus der Welt zu schaffen und entsprechend an der Lösung mitarbeiten. Respektvoller Umgang und gegenseitige Wertschätzung sind dabei ebenso wichtig wie Einfühlungsvermögen und Kompromissbereitschaft.

Tipp: Trennen Sie die Sach- und die Beziehungsebene voneinander. Es gilt die inhaltlichen Fragen zu lösen. Persönliche Angriffe zwischen den Konfliktparteien belasten nur. Sorgen Sie für einen geordneten Rahmen und einen vorab festgelegten und klar strukturierten Ablauf. Damit steigen die Erfolgsaussichten maßgeblich.

Wenn eine Situation besonders verfahren ist, beispielsweise die Streitbeilegung mit einem Kunden oder arbeitsrechtliche Probleme, hilft ein externer Mediator. Ein Coaching kann ebenfalls ein sinnvoller Weg sein.
 

Mitarbeitermotivation – mehr Leistung durch Ansporn

Damit Mitarbeiter nicht in den „Dienst-nach-Vorschrift“-Modus verfallen oder sogar kündigen, ist es wichtig, sie zu motivieren. Nur wer sich in Ihrem Unternehmen wohlfühlt, bleibt Ihnen langfristig treu verbunden.

Zufriedene Mitarbeiter arbeiten effektiver, sind seltener krank und die Fluktuation in Ihrem Unternehmen sinkt. Häufige Wechsel der Mitarbeiter verursachen hohe Personalbeschaffungskosten. Zum Anlernen und Einarbeiten neuer Mitarbeiter ist regelmäßig sehr viel Zeit aufzuwenden. Wenn Sie immer wieder neues Personal einstellen müssen, lässt die Effektivität nach. Deshalb ist es besser, dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind. Dann haben sie gar keinen Grund, über einen neuen Arbeitgeber nachzudenken.

Sie als Chef haben dabei eine zentrale Rolle. Viele denken, dass eine Belohnung für die Erreichung bestimmter Ziele das richtige Mittel der Wahl ist. Das funktioniert kurzfristig sehr gut. Langfristige führt es dazu, dass die Belohnung in den Vordergrund rückt. Langfristig brauchen Sie Mitarbeiter, die intrinsisch – also aus sich selbst heraus – motiviert sind. Intrinsisch motivierte Mitarbeiter machen ihre Arbeit gern. Sie bereitet ihnen Freude und sie empfinden diese als angenehm.
 

Tipps für nachhaltige Mitarbeitermotivation:

  • Ein kleines Lob bewirkt viel, deshalb ist es wichtig, gute Leistungen wertzuschätzen.

  • Beziehen Sie Ihre Mitarbeite mit ein, fragen Sie sie um Rat.

  • Bekunden Sie ehrliches Interesse an den Fortschritten der Mitarbeiter.

  • Führen Sie Gespräche auf Augenhöhe. Geschäftliche Beziehungen funktionieren am besten auf einer respektvollen Basis.

  • Reagieren Sie auf Fehler nicht zu streng, lassen Sie sie zu. Tun Sie dies nicht, führt der dauerhafte Druck zu schlechten Leistungen der Einzelnen.

  • Überfordern Sie Ihre Mitarbeiter nicht. Wenn Sie Aufgaben delegieren, wählen Sie die Mitarbeiter sorgfältig aus. Dabei sind Ziele und Vorgaben so genau wie möglich zu formulieren.

  • Flexibilität gibt Ihren Mitarbeitern das Gefühl von Freiheit und Selbstbestimmtheit. Gleitzeit oder die gelegentliche Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice sind geeignete Instrumente.

  • Zuverlässigkeit gibt Sicherheit. Halten Sie Versprechen stets ein und bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter pünktlich.

  • Vereinbaren Sie lange Kündigungsfristen. Damit haben Ihre Angestellten das Gefühl, sich in einem langfristig gesicherten Arbeitsverhältnis zu befinden.

Ihr langfristiger Unternehmenserfolg ist maßgeblich von gut motivierten Mitarbeitern abhängig. Deshalb sollte deren Wohlbefinden und Motivation Ihnen sehr wichtig sein.

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