Kündigungsgespräche führen: Tipps für eine gute Vorbereitung

Sind Sie in der schwierigen Situation, sich von einem Mitarbeiter oder gar mehreren trennen zu müssen, ist die bevorstehende Unterhaltung niemals leicht. Sie wissen, dass Sie Ihrem Mitarbeiter die Stelle nehmen und damit auch die Chance, regelmäßig ein Gehalt zu bekommen. Sinnvoll ist in jedem Fall eine versierte Vorbereitung auf das anstehende Kündigungsgespräch. Nur so stehen Sie einerseits auf rechtlich sicherem Terrain und andererseits können Sie verständnisvoll und menschlich reagieren.
 

1. Ziel des Mitarbeitergesprächs festlegen

Während es bei einem regulären Mitarbeitergespräch häufig ein MUSS-Ziel und eine Alternative gibt, nimmt das Kündigungsgespräch eine Sonderrolle ein. Es gibt keine Alternative zur Kündigung. Machen Sie sich diese Tatsache bewusst. Sie werden im anstehenden Gespräch eine Kündigung aussprechen. Schnell und ohne große Umschweife sollten Sie dies tun, denn in den meisten Fällen hat Ihr Mitarbeiter bereits eine Vorahnung. Eine Verzögerungstaktik würde das Gespräch nur unnötig in die Länge ziehen. Trainieren Sie Ihre Wortwahl. Klarheit und Empathie sollten vorherrschen.

Notieren Sie darüber hinaus, was idealerweise im Rahmen des Gesprächs geklärt werden sollte. Dazu gehören zum Beispiel diese Dinge:

• Der Mitarbeiter erhält ein Zeugnis. Erklären Sie, wann er damit rechnen kann.
• Der Mitarbeiter erhält eine Abfindung. Erläutern Sie, wie hoch diese ausfallen wird.
• Die Kündigung erfolgt nach Sozialplan und unter Berücksichtigung einer Transfergesellschaft. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter das weitere Prozedere.

Als Richtwert gelten 15 Minuten. So lange sollte ein Kündigungsgespräch dauern. Achten Sie auf eine ungestörte Gesprächsatmosphäre (ohne Telefon).
 

2. Optimale Reaktion nach der Mitarbeiteranalyse

Nur wenn Sie sich der Situation Ihres Mitarbeiters bewusst sind, können Sie auch adäquat reagieren bzw. ein entsprechendes Kündigungsgespräch führen. Durchlaufen Sie dazu im Vorfeld einige Stationen.

• Recherchieren Sie die Mitarbeitergeschichte.
• Machen Sie sich Ihre eigene Stellung zum Mitarbeiter klar.
• Analysieren Sie das bisherige Verhalten des Mitarbeiters.
• Skizzieren Sie verschiedene Reaktionen des Mitarbeiters nach dem Kündigungsgespräch.

Die Mitarbeiteranalyse im Vorfeld ermöglicht es Ihnen, das Verhalten Ihres Mitarbeiters zu erahnen. So können Sie verschiedene Szenarien erproben, um angemessen zu reagieren. Ein Teil dieser Vorbereitungsphase ist sicherlich spekulativ. Doch der andere Teil gibt Ihnen Sicherheit im Gespräch.
 

3. Inhalte skizzieren

Während Sie in Punkt 2 die menschliche Seite beleuchtet haben und damit die Reaktion Ihres Mitarbeiters, sollten Sie auch die Inhalte des Gesprächs vorab skizzieren und notieren. Die wichtigsten Punkte sind dies:

• Anlass. Sie sprechen die Kündigung aus. Seien Sie genau und formulieren Sie eine betriebsbedingte Kündigung, eine außerordentliche Kündigung oder eine Kündigung während der Probezeit.
• Unterlagen. Legen Sie die schriftlich formulierte Kündigung bereit. Ggf. sollten Sie auch Unterlagen seitens des Betriebsrats vorhalten.
• Formulierungen. Das, was Sie sagen, sollte ohne Umschweife, ohne persönliche Angriffe und faktenbasiert erfolgen.
• Argumente. Rechnen Sie mit Reaktionen Ihres Mitarbeiters, die von Wut und Ärger zeugen. Nur so können Sie eine angemessene Reaktion darauf parat haben.
   

Diese Punkte sollten Sie im Vorfeld überdenken

Natürlich ist ein Kündigungsgespräch keinesfalls ein leichter Gang – weder für Sie, noch für Ihren Mitarbeiter. Dennoch ist es ein absolutes No-Go, ein Kündigungsgespräch zu delegieren. Grundsätzlich gilt: Eine Kündigung sollte der Chef aussprechen und kein anderer.

Eine klare rechtliche Auskunft dazu, dass Sie das juristisch verbriefte Recht auf eine Kündigung haben und auch alle rechtlichen Regularien diesbezüglich einhalten, ist Grundvoraussetzung, um überhaupt an eine Kündigung zu denken.

Zeit und Ort können ebenfalls entscheidend sein: Zwischen Tür und Angel ist für ein Kündigungsgespräch ebenso undenkbar wie etwa Freitagnachmittag kurz vor Feierabend und kurz vor dem Wochenende.

Nach maximal fünf einleitenden Sätzen kommen Sie zum Punkt. Smalltalk ist im Zusammenhang mit einer Kündigung ebenso unangebracht wie lange Diskussionen. Färben Sie das Gespräch mit Fakten anstatt mit Emotionen.

Idealerweise informieren Sie nach erfolgter Kündigung auch zeitnah das Team des Mitarbeiters über die Kündigung. Keine Details. Auch hier gilt es, Fakten zu vermitteln, die verhindern, dass die Gerüchteküche zu brodeln beginnt.