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Anmelden einer GmbH – diese 8 Punkte sollten Sie beachten

GmbH Formalitäten Skizze

Bevor es möglich ist, die Gewerbeanmeldung einer GmbH vorzunehmen, sind einige Schritte im Vorfeld notwendig.
 

1. Der Name der GmbH

Zunächst braucht die GmbH einen Namen. Eine Recherche im zentralen Unternehmensregister ist dabei sehr hilfreich, um auszuschließen, dass es Unternehmen mit gleichlautendem Namen gibt. Den Wunschnamen sollten Sie dann von der IHK oder der Handwerkskammer prüfen lassen. So verringert sich das Risiko, eine nachträgliche Änderung der Firma vornehmen zu müssen. In dieser Phase legen die Gründer neben dem Namen noch Folgendes fest:

  • Gesellschaftssitz
  • Unternehmensgegenstand
  • Höhe des Stammkapitals
  • ob es sich um eine Bar- oder eine Sachgründung handelt
  • Zusammensetzung und Zahl der Gesellschafter
  • Bestimmung des oder der Geschäftsführer
     

2. Genehmigungen einholen

Im zweiten Schritt sind gegebenenfalls erforderliche Genehmigungen einzuholen. Die notwendigen Auskünfte hierzu erteilen die Handwerkskammern, die Gewerbeämter, Bau- oder Gesundheitsämter. Sind zusätzliche Genehmigungen notwendig, müssen Sie diese vor der Gewerbeanmeldung einholen.
 

3. Gesellschaftsvertrag gestalten

Im nächsten Schritt müssen sich die Gesellschafter über die Ausgestaltung des Gesellschaftervertrages Gedanken machen. Das kann mit der Beratung eines Anwaltes erfolgen oder unter Zuhilfenahme eines Musterprotokolls. Die Unterschriften auf dem Gesellschaftervertrag muss ein Notar beglaubigen. Dazu ist ein persönlicher Besuch der Gesellschafter und der Geschäftsführer beim Notar erforderlich.
 

4. Geschäftsführer bestellen

Zur Bestellung des Geschäftsführers ist ein Gesellschafterbeschluss notwendig. Diesen Schritt können Sie zusammen mit dem 3. Schritt beim Notar direkt erledigen. Hat die GmbH mehr als einen Geschäftsführer, sind die Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis der Geschäftsführer in diesem Schritt festzulegen.
 

5. Eröffnung des Geschäftskontos

Zur Kontoeröffnung sollten alle Zeichnungsberechtigten gleichzeitig bei der ausgewählten Bank einen Termin wahrnehmen. Dabei ist der beglaubigte Gesellschaftervertrag ebenfalls mitzubringen. Sobald das Geschäftskonto eröffnet ist und alle Unterschriftsberechtigten ihre Unterschriften hinterlegt haben, zahlen die Gesellschafter das im Vertrag vereinbarte Stammkapital ein.
 

6. Die Anmeldung zum Handelsregister

Ist das Stammkapital auf dem Geschäftskonto eingezahlt, können die Gesellschafter mit einem entsprechenden Beleg zum Notar gehen. Dieser kann jetzt die Einzahlung gegenüber dem Amtsgericht bestätigen. Da alle Voraussetzungen erfüllt sind, meldet der Notar nun die neu gegründete GmbH an das Amtsgericht zur Eintragung ins Handelsregister an. Diese Meldung erfolgt in der Regel auf elektronischem Weg. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte sich ein Briefkasten mit der Firma am Firmensitz befinden. So kann der Briefträger die Post, die anschließend von Notar, Bank und Amtsgericht kommt, ordnungsgemäß zustellen. Geht die Post als unzustellbar zurück, verlieren Sie nur wertvolle Zeit. Erst wenn auch die Gerichtskosten bezahlt sind, erfolgt die Eintragung ins Handelsregister. Vorher können Sie den nächsten Schritt nicht in die Wege leiten.
 

7. Gewerbeanmeldung der GmbH

Schließlich folgt der letzte Schritt: die Anmeldung der GmbH beim Gewerbeamt der zuständigen Gemeinde. Zuständig ist im Fall der GmbH die Gemeinde, in der die GmbH ihren Sitz hat. Dazu muss der Geschäftsführer oder ein Bevollmächtigter persönlich beim Gewerbeamt erscheinen. Das für die Anmeldung notwendige Formular liegt bei den Gewerbeämtern aus oder lässt sich bequem von der jeweiligen Internetseite herunterladen. In einigen Gemeinden ist es möglich, die Gewerbeanmeldung online oder per Post vorzunehmen.

Meldet der Geschäftsführer persönlich an, erhält er sofort die Bestätigung der Gewerbeanmeldung durch das Gewerbeamt. Per Post oder bei der Online-Anmeldung dauert es ein paar Tage, bis das Bestätigungsschreiben eintrifft.
 

Folgende Dokumente sind bei der Gewerbeanmeldung einer GmbH vorzulegen:

  • Gesellschaftsvertrag der in Gründung befindlichen GmbH
  • die eventuell notwendige Erlaubnis, das Gewerbe ausüben zu dürfen
  • Bei Mehrpersonengesellschaften: die Vollmachten der anderen Gesellschafter
  • Personalausweis oder Reisepass

Nach der Anmeldung informiert das Gewerbeamt automatisch weitere Stellen, wie das Finanzamt, die Handels- oder Handwerkskammer, die Agentur für Arbeit, das Statistische Bundesamt, die Berufsgenossenschaft und schließlich das Finanzamt.
 

8. Die steuerliche Anmeldung

Die steuerliche Anmeldung der GmbH muss laut Abgabenordnung (§137 AO) innerhalb von 30 Tagen nach der Beurkundung des Gesellschaftervertrages erfolgen. Dazu ist der steuerliche Erfassungsbogen auszufüllen. Dieses Formular umfasst acht Seiten und enthält Angaben zu:

  • Kapitalgesellschaft
  • Geschäftsführer
  • Bankverbindung
  • steuerliche Beratung

Etwa sieben Tage nach Einreichung des Formulars erhält die GmbH eine Bestätigung und die neue Steuernummer. Erst ab diesem Zeitpunkt ist es erlaubt, Rechnungen an Kunden auszustellen oder die Umsatzsteuervoranmeldung durchzuführen.
 

Fazit

Eine GmbH entsteht nicht allein durch die Eintragung ins Handelsregister oder durch die Gewerbeanmeldung. Es sind einige Schritte notwendig, von der ersten Idee, über den Namen, bis hin zur Anmeldung beim Gewerbeamt, damit eine GmbH handlungsfähig wird. Die Gesellschafter können ihre GmbH erst dann als gegründet ansehen, wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen und die Gesellschaft beim Registergericht eingetragen ist.

Dass dieser Prozess korrekt und reibungslos abläuft ist vor allem für die Gesellschafter sehr wichtig. Denn solange die GmbH noch in Gründung ist, haften die Gesellschafter mit ihrem gesamten Vermögen. Erst wenn der Prozess der Anmeldung vollständig ist, ist die GmbH rechtskräftig und erst dann ist die Haftung der Gesellschafter beschränkt.

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