Wann muss ich mich ins Handelsregister eintragen?

Es gibt eine Faustformel für alle Gründer, wann es notwendig ist, Ihr Unternehmen ins Handelsregister einzutragen. Im Prinzip gilt: Jedes Unternehmen, für das ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ erforderlich ist, muss auch im Handelsregister eingetragen sein. Für Vollkaufleute (gemäß § 1 Absatz 1 Handelsgesetzbuch), OHG und Kapitalgesellschaften, wie AG, UG und GmbH, ist eine Eintragung ins Handelsregister vorgeschrieben. Viele Einzelunternehmer nehmen an, dass sie keine Eintragung ins Handelsregister benötigen. Doch sobald die gewerbliche Tätigkeit einen bestimmten Umfang übersteigt, ist diese unvermeidlich. Ob ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ vorliegt, dazu gibt der Gesetzgeber keine festen Kriterien vor. Der Jahresumsatz oder die Anzahl der Vorgänge im Geschäft ist dafür ausschlaggebend. Als ungefähren Richtwert können Sie von mehreren 100.000 Euro Jahresumsatz ausgehen.


Wozu ist das Handelsregister gut?

Beim Handelsregister handelt es sich um ein öffentlich einsehbares Verzeichnis, das Informationen über die eingetragenen Unternehmen enthält. Unter anderem stehen dort Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen, den vertretungsberechtigten Personen oder dem Firmensitz. Jeder kann das Handelsregister einsehen und Informationen daraus erhalten. Lässt sich ein Unternehmen ins Handelsregister eintragen, dann ist die Firma des Unternehmens geschützt. Dabei dürfen nur jene Unternehmen, die auch im Handelsregister stehen, eine Firma führen. Lassen Sie Ihr Unternehmen nicht eintragen, dürfen Sie als Firma, also als Namen für Ihr Unternehmen, nichts anderes als Ihren Namen wählen, eventuell mit einem Zusatz, der auf die Tätigkeit hinweist. Fantasienamen sind nicht gestattet.

Die Informationen im Handelsregister dienen nicht nur der Information, sondern geben außerdem Geschäftspartnern Auskunft und dienen so dem Vertrauensvorschuss.
 

Abteilung A, Abteilung B – was bedeutet das?

Das Handelsregister besteht aus zwei Abteilungen: Abteilung A und Abteilung B. Dabei unterscheiden sich die beiden Abteilungen in den Informationen, die dort anzugeben sind.

Abteilung A

Abteilung B

Für eingetragene Kaufleute (e.K.)

Für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG, KGaA) und Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit

Personengesellschaften (oHG, KG)

Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)

Alle Angaben wie Abteilung A

Eintragung von:

  • Sitz

  • Rechtsform

  • Inhaber

  • Gesellschafter

  • Prokuristen (Bestellung und Abbestellung

  • Insolvenzverfahren (Einstellung und Aufhebung)

  • Höhe der Kommanditeinlage bei der KG

  • Bei Geschäftsübernahme: eventueller Haftungsausschluss

  • Eröffnung des Unternehmens

  • Firmenlöschung

  • Auflösung einer Gesellschaft

Zusätzliche Informationen:

  • Gegenstand der Unternehmung

  • Geschäftsführer

  • Grundkapital

 


 

Welche rechtlichen Wirkungen hat die Eintragung?

Als Kaufmann, der ins Handelsregister eingetragen ist, ergibt sich die Buchführungspflicht. Die Bücher geben anschließend Aufschluss über die Geschäftstätigkeit und die Vermögenslage Ihres Unternehmens. Direkt am Anfang der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres müssen Sie eine Bilanz für das gesamte Geschäftsjahr erstellen und eine Inventur durchführen. Diese Unterlagen müssen Sie zehn Jahre aufbewahren. Jeder Kaufmann ist zudem dazu verpflichtet, die Regelungen gemäß Handelsgesetzbuch einzuhalten. Auf der Geschäftskorrespondenz müssen – in Abhängigkeit von der jeweiligen Unternehmensform –bestimmte Angaben stehen:

  • exakte Firma, also die Firmenbezeichnung unter der Sie Ihr Unternehmen eingetragen haben,

  • Rechtsform,

  • Firmensitz,

  • Registergericht, in dem der Eintrag erfolgte, inklusive der Registernummer.

Früher war ausschließlich das HGB für deutsche Unternehmen von Bedeutung. Heute existieren zahlreiche internationale Regelungen und Gesetze, die ebenfalls von Bedeutung sind. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die EU-Verordnung von 2007. Derzufolge führt das Registergericht das Handelsregister heute elektronisch. Alle verwandten Vorgänge, wie Anmeldungen, Änderungen, Neu-Eintragungen, Löschungen, sind ausschließlich in elektronischer Form vorzunehmen. Dafür gibt es ein spezielles elektronisches Informations- und Kommunikationssystem: E-Justice.
 

Wann und wieso ist die Eintragung notwendig?

Gerade für Einzelunternehmer ist es manchmal schwierig, zu entscheiden, wann eine Eintragung vorzunehmen ist. Das hängt maßgeblich vom Umfang der gewerblichen Tätigkeit ab. Im Grunde sind lediglich Kleingewerbetreibende von der Eintragung befreit.

Im Handelsregister stehen alle Tatsachen, die rechtserheblich sind (siehe Tabelle oben). Es schützt interessierte Parteien, denn sie müssen darauf vertrauen können, dass alle getätigten Angaben korrekt sind. Jeder mit berechtigtem Interesse hat die Möglichkeit, das Register einzusehen. Geschäftspartner können sich dort beispielsweise vor Vertragsabschluss über den Vertragspartner und dessen generelle Geschäftslage informieren.

Für Kapitalgesellschaften ist die Eintragung extrem wichtig. Denn sie entstehen erst durch die Eintragung. Zu Beginn der Tätigkeit tragen sie noch den Vermerk „in Gründung“.
 

Kriterien für die Eintragung von Kleinbetrieben

Der Gesetzgeber hat, wie eingangs bereits erwähnt, nicht exakt festgelegt, wann ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ vorliegt. Deshalb müssen sich Kleinunternehmer an Richtwerten orientieren. Sind Sie sich nicht sicher, können Sie sich beraten lassen, um die individuelle Situation genau zu beurteilen. Neben den Industrie- und Handelskammern sind Steuerberater und Existenzgründungsberater die richtigen Ansprechpartner.

Als grundsätzliche Anhaltspunkte gilt:

  • Der Jahresumsatz ist der Höhe nach branchenüblich, beispielsweise im Einzelhandel 250.000 Euro, im Großhandel oder produzierendem Gewerbe 400.000 bis 500.000 Euro.

  • Das Unternehmen ist kaufmännisch organisiert.

  • Es ist eine umfangreiche Buchhaltung erforderlich.

  • Es handelt sich nicht um eine freiberufliche Tätigkeit.

  • Es ist Personal vorhanden, das mit weitreichenden Befugnissen ausgestattet ist, beispielsweise angestellter Geschäftsführer oder Prokurist.

Nicht als Kaufleute zählen Freiberufler. Dazu gehören selbstständige und allein arbeitende Freiberufler und auch Teams, die sich in Form einer GbR oder einer PartG zusammengeschlossen haben. Auch Einzelunternehmer, deren geschäftliche Tätigkeit überschaubar ist, zählen als Kleingewerbetreibende. Die Nicht-Kaufleute haben keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung und keine Bilanzpflicht.
 

Welche Vor- und Nachteile hat der Eintrag ins Handelsregister?

Das Handelsregister dient nicht nur als Informationsquelle.

Vorteile

Nachteile

Vertrauensvorschuss – die Eintragung erweckt einen positiven Eindruck und wirkt seriös

Mit der Eintragung werden Sie zum Kaufmann. Das bringt einige rechtliche Pflichten mit sich. Geschäftspartner setzen dann beispielsweise mehr Wissen im Rechtsverkehr voraus.

Im Geschäftsverkehr zwischen Kaufleuten sind beispielsweise auch mündliche Zusagen bindend.

Nach außen ist erkennbar, dass Ihr Unternehmen sich an die Regelungen des HGB hält

Buchführungspflicht

Bilanzpflicht

Inventurpflicht

Ihr Unternehmen wirkt professioneller und seriöser

Es gelten die Bestimmungen des HGB, nicht mehr jene des BGB

Vollständige Transparenz

Es entstehen Kosten mit der Eintragung selbst und eventuellen Änderungen im weiteren Verlauf

Firma möglich, auch Fantasienamen

 

Der Name ist geschützt

 

Sie können selbstständige Zweigstellen und Filialen eröffnen

 


Wann ist der freiwillige Eintrag ins Handelsregister sinnvoll?

Wer nicht dazu verpflichtet ist, kann sich dennoch auf Wunsch ins Handelsregister eintragen lassen. Das gilt für Kleingewerbetreibende und Freiberufler gleichermaßen. Mit dem Kaufmannsstatus gehen dann die entsprechenden Pflichten und Rechte einher. Fortan gelten die Bestimmungen aus dem Handelsgesetzbuch und nicht mehr aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Die Eintragung hat eine enorme Außenwirkung. Sie erhalten einen Vertrauensbonus von Geschäftspartnern oder Banken. Denn durch die Eintragung demonstrieren Sie Ernsthaftigkeit, Sie wirken einfach seriöser.

Der wichtigste Grund für eine freiwillige Eintragung ist allerdings ein ganz anderer: Es ist möglich, dem Unternehmen einen Fantasienamen zu geben. Das ist Ihnen als Kleingewerbetreibender oder Freiberufler nicht gestattet. Vor der Entscheidung für einen freiwilligen Eintrag ins Handelsregister sollten Sie die Vor- und Nachteile gut gegeneinander abwägen.
 

Welche Bedeutung hat die Handelsregisternummer?

Sobald Sie Ihr Unternehmen ins Handelsregister eingetragen haben, bekommen Sie eine Handelsregisternummer. Durch diese Nummer haben Ihre Geschäftspartner oder Ihre Bank einfacher Zugriff auf Ihre im Register gespeicherten Daten. Sie erhalten beim zuständigen Registergericht, wo die Auskunftserteilung erfolgt, leichter die Informationen. Die Nummer muss beispielsweise im Impressum Ihrer Internetseite stehen, ebenso auf offiziellen Rechnungen, Lieferscheinen oder Briefbögen.
 

Wie beantragen Sie die Eintragung ins Handelsregister?

Um einen Handelsregistereintrag anzumelden, müssen Sie einen Notar aufsuchen, der die Anmeldung beglaubigt. In der Regel übernimmt der Notar alle notwendigen Formalitäten. Sie müssen dazu folgende Angaben machen:

  • Firma

  • Sitz und eventuelle Niederlassungen oder Zweigniederlassungen

  • Unternehmenszweck

  • Vertretungsberechtigte Personen und welche Vertretungsbefugnisse diese jeweils haben

  • Rechtsform

  • Grund- und Stammkapital

Kommt es zu Änderungen, wie Eröffnung einer Niederlassung, Abmeldung des Unternehmens, personelle Veränderungen im Vorstand einer AG, Änderung der Satzung oder Änderung des Stammkapitals, sind diese ebenfalls zur Eintragung anzumelden. Wer es versäumt, etwas korrekt ins Register einzutragen, muss mit einem Zwangsgeld rechnen.
 

Was hat der Notar mit der Handelsregisteranmeldung zu tun?

Die Unterlagen, die beim Handelsregister zur Anmeldung einzureichen sind, müssen im Original unterschrieben sein. Ein Notar bestätigt per notarieller Beglaubigung, dass die Personalien stimmen und dass die Unterschrift auf der notariellen Urkunde wirklich von der jeweiligen Person stammt. Heutzutage werden Handelsregistereintragungen elektronisch erledigt und der Notar ist den Gerichten vorgeschaltet. Er scannt die beurkundeten Unterlagen und reicht sie an der entsprechenden Stelle elektronisch ein.
 

Wie lange dauert es, bis der Handelsregistereintrag erfolgt ist?

Zum Eintrag ins Handelsregister müssen Unternehmer Geduld mitbringen. Für GmbHs werden mitunter 6-8 Wochen Wartezeit fällig, bei stark ausgelasteten Gerichten dauert das auch durchaus mehrere Monate. Bei wenig frequentierten Amtsgerichten ist eine Eintragung ins Handelsregister manchmal schon innerhalb weniger Tage erledigt. Allerdings spielen auch ganz profane Gründe eine Rolle, warum Eintragungen lange dauern: Urlaubszeit, Krankenstand und Personalsituation beeinflussen die Länge der Bearbeitungszeiten.
 

Wie kann ich einen aktuellen Handelsregisterauszug bekommen?

Ein aktueller Handelsregisterauszug wird im Zuge der Eintragung im Original an jede Firma verschickt. Wer später einen aktuellen Handelsregisterauszug benötigt, kann ihn online ziehen. Zuständig dafür ist das Registerportal unter www.handelsregister.de.
 

Wie lässt sich prüfen, ob die Handelsregisternummer von einem Geschäftspartner stimmt?

Um zu prüfen, ob die Handelsregisternummer von einem Geschäftspartner in Deutschland stimmt, kann ebenfalls das Registerportal bemüht werden. Über die Detailsuche sind Amtsgerichtsbezirke einzugrenzen. In Verbindung mit der Handelsregisternummer lässt sich dann konkret feststellen, ob der Eintrag tatsächlich besteht.
 

Wie lassen sich aktuelle Handelsregisterauszüge von anderen Unternehmen beschaffen?

Auch das lässt sich über das offizielle Portal des Handelsregisters erledigen.
 

Welche Kosten entstehen mit der Eintragung?

Die Eintragung ins Register ist gebührenpflichtig. Der genaue Beitrag richtet sich nach der Satzung der jeweils zuständigen IHK. Je nachdem, in welcher Rechtsform der Eintrag im Handelsregister stattfindet, liegen die Kosten zwischen 200 € und 1.000 €. Dabei sind die Kosten für eine GmbH höher, als beispielsweise für eine UG. Hinzu kommen eventuelle Beratungskosten durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.
 

Was hat die IHK damit zu tun?

Durch den Gesetzgeber sind die Industrie- und Handelskammern damit beauftragt, das Registergericht zu unterstützen. Das soll helfen, Falscheintragungen zu vermeiden. Die IHK erhält regelmäßig von den Registergerichten den Auftrag, gutachterliche Stellungnahmen abzugeben zu firmenrechtlichen Fragestellungen. Daher ist es sinnvoll, die IHK bereits vor der Handelsregistereintragung zu kontaktieren und Firmierung sowie Unternehmensgegenstand überprüfen zu lassen. So lassen sich Beanstandungen durch das Registergericht bereits im Vorfeld vermeiden.
 

Wo muss die HR-Nummer angegeben werden

Die HR-Nummer muss im Impressum der Webseite stehen und sie gehört außerdem auf jede Rechnung. Auch im allgemeinen Geschäftsverkehr müssen sich Firmen mit ihrer Handelsregisternummer identifizieren. Das heißt, dass diese auch auf dem Briefpapier stehen und in der Signatur der E-Mails mit eingebunden werden sollte. Grund ist, dass jeder, der mit einem im Handelsregister eingetragenen Unternehmen zu tun hat, die Möglichkeit haben muss, diese zu identifizieren und zu prüfen.


Weitere Informationen:

https://buchhaltungslexikon.de/lexikon/handelsregister-eintrag/

https://www.ihk-oldenburg.de/geschaeftsfelder/rechtundsteuern/Handelsregister--und-Gesellschaftsrecht/Handelsregistereintragung-und-Firmenbildung/3298998

Ordner mit Aufschrift Handelsregister

Was passiert mit meiner Krankenversicherung, wenn ich selbstständig bin?

 

Beliebte Artikel zum Thema: