Wann muss ich mich ins Handelsregister eintragen?

Es gibt eine Faustformel für alle Gründer, wann es notwendig ist, Ihr Unternehmen ins Handelsregister einzutragen. Im Prinzip gilt mit Blick auf die zentrale Frage ‚Wann muss man im Handelsregister eingetragen werden?`: Jedes Unternehmen, für das ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ erforderlich ist, muss auch im Handelsregister eingetragen sein. Für Vollkaufleute (gemäß § 1 Absatz 1 Handelsgesetzbuch), OHG und Kapitalgesellschaften, wie AG, UG und GmbH, ist eine Eintragung ins Handelsregister vorgeschrieben.

Wichtig ist dabei, dass es sich bei dieser Faustformel nicht um eine starre gesetzliche Grenze handelt, sondern um eine rechtliche Gesamtbetrachtung. Ob ein Betrieb als kaufmännisch gilt, hängt immer vom konkreten Einzelfall ab und wird im Zweifel anhand mehrerer Kriterien beurteilt. Maßgeblich ist dabei nicht allein eine einzelne Kennzahl, sondern das Zusammenspiel aus Umsatzhöhe, Organisationsstruktur, Anzahl und Komplexität der Geschäftsvorgänge sowie dem Umfang der unternehmerischen Tätigkeit insgesamt.

Diese Richtwerte sind jedoch ausdrücklich nur als Orientierung zu verstehen. In der heutigen Praxis wird zunehmend berücksichtigt, dass auch moderne Geschäftsmodelle – etwa im Onlinehandel oder bei digitalen Dienstleistungen – bereits bei geringeren Umsätzen einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern können. Entscheidend sind dabei unter anderem die Vielzahl der Geschäftsvorgänge, der Einsatz von Fremdkapital, vertragliche Verpflichtungen mit längeren Laufzeiten, der Einsatz von Personal oder eine komplexe Buchhaltung.

Umgekehrt kann es auch Fälle geben, in denen trotz höherer Umsätze noch kein Eintrag erforderlich ist, wenn die Geschäftstätigkeit überschaubar bleibt und keine kaufmännische Organisation erfordert. Letztlich erfolgt immer eine Gesamtwürdigung aller Umstände.
 

Welche Funktion hat das Handelsregister?

Beim Handelsregister handelt es sich um ein öffentlich einsehbares Verzeichnis, das Informationen über die eingetragenen Unternehmen enthält. Unter anderem stehen dort Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen, den vertretungsberechtigten Personen oder dem Firmensitz. Jeder kann das Handelsregister einsehen und Informationen daraus erhalten. Lässt sich ein Unternehmen ins Handelsregister eintragen, dann ist die Firma des Unternehmens geschützt. Dabei dürfen nur jene Unternehmen, die auch im Handelsregister stehen, eine Firma führen. Lassen Sie Ihr Unternehmen nicht eintragen, dürfen Sie als Firma, also als Namen für Ihr Unternehmen, nichts anderes als Ihren Namen wählen, eventuell mit einem Zusatz, der auf die Tätigkeit hinweist. Fantasienamen sind nicht gestattet.

Die Informationen im Handelsregister dienen nicht nur der Information, sondern geben außerdem Geschäftspartnern Auskunft und dienen so dem Vertrauensvorschuss. Gerade Banken, Versicherungen und größere Geschäftspartner nutzen das Handelsregister regelmäßig zur Prüfung von Vertragspartnern.

Abteilung A, Abteilung B – was bedeutet das?

Das Handelsregister besteht aus zwei Abteilungen: Abteilung A und Abteilung B. Dabei unterscheiden sich die beiden Abteilungen in den Informationen, die dort anzugeben sind.

Welche rechtlichen Wirkungen hat die Eintragung ins Handelsregister?

Als Kaufmann, der ins Handelsregister eingetragen ist, ergibt sich die Buchführungspflicht. Die Bücher geben anschließend Aufschluss über die Geschäftstätigkeit und die Vermögenslage Ihres Unternehmens. Direkt am Anfang der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres müssen Sie eine Bilanz für das gesamte Geschäftsjahr erstellen und eine Inventur durchführen. Diese Unterlagen müssen Sie zehn Jahre aufbewahren. Für bestimmte Geschäftsunterlagen, wie etwa Geschäftsbriefe, gelten abweichende Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren. Maßgeblich sind hierbei sowohl handels- als auch steuerrechtliche Vorgaben.

Jeder Kaufmann ist zudem dazu verpflichtet, die Regelungen gemäß Handelsgesetzbuch einzuhalten. Auf der Geschäftskorrespondenz müssen – in Abhängigkeit von der jeweiligen Unternehmensform –bestimmte Angaben stehen:

Früher war ausschließlich das HGB für deutsche Unternehmen von Bedeutung. Heute existieren zahlreiche internationale Regelungen und Gesetze, die ebenfalls von Bedeutung sind. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die EU-Verordnung von 2007. Derzufolge führt das Registergericht das Handelsregister heute elektronisch. Alle verwandten Vorgänge, wie Anmeldungen, Änderungen, Neu-Eintragungen, Löschungen, sind ausschließlich in elektronischer Form vorzunehmen. Dafür gibt es ein spezielles elektronisches Informations- und Kommunikationssystem: E-Justice.
 

Wann und wieso ist die Eintragung notwendig?

Gerade für Einzelunternehmer ist es manchmal schwierig, zu entscheiden, wann eine Eintragung in das Handelsregister vorzunehmen ist. Das hängt maßgeblich vom Umfang der gewerblichen Tätigkeit ab. Im Grunde sind lediglich Kleingewerbetreibende von der Eintragung befreit.

Dabei ist zu beachten, dass der Status als Kleingewerbetreibender kein fest definierter Rechtsbegriff ist, sondern sich aus der Art und dem Umfang der tatsächlichen Geschäftstätigkeit ergibt. Überschreitet das Unternehmen im Laufe der Zeit eine bestimmte organisatorische oder wirtschaftliche Schwelle, kann eine Eintragungspflicht auch nachträglich entstehen.

Im Handelsregister stehen alle Tatsachen, die rechtserheblich sind (siehe Tabelle oben). Es schützt interessierte Parteien, denn sie müssen darauf vertrauen können, dass alle getätigten Angaben korrekt sind. Jeder mit berechtigtem Interesse hat die Möglichkeit, das Register einzusehen. Geschäftspartner können sich dort beispielsweise vor Vertragsabschluss über den Vertragspartner und dessen generelle Geschäftslage informieren.

Gerade im unternehmerischen Geschäftsverkehr wird das Handelsregister regelmäßig genutzt, um Haftungsverhältnisse, Vertretungsbefugnisse oder den Bestand eines Unternehmens zu prüfen. Fehlerhafte oder unterlassene Eintragungen können dabei erhebliche rechtliche Konsequenzen haben.

Für Kapitalgesellschaften ist die Eintragung extrem wichtig. Denn sie entstehen erst durch die Eintragung. Zu Beginn der Tätigkeit tragen sie noch den Vermerk „in Gründung“. Erst mit der Eintragung erlangt die Gesellschaft ihre volle Rechtsfähigkeit.

Kriterien für die Eintragung von Kleinbetrieben

Der Gesetzgeber hat, wie eingangs bereits erwähnt, nicht exakt festgelegt, wann ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ vorliegt. Deshalb müssen sich Kleinunternehmer an Richtwerten orientieren. Sind Sie sich nicht sicher, können Sie sich beraten lassen, um die individuelle Situation genau zu beurteilen. Neben den Industrie- und Handelskammern sind Steuerberater und Existenzgründungsberater die richtigen Ansprechpartner.
 

Als grundsätzliche Anhaltspunkte gelten:
 

• Der Jahresumsatz ist der Höhe nach branchenüblich, beispielsweise im Einzelhandel 250.000 Euro, im Großhandel oder produzierendem Gewerbe 400.000 bis 500.000 Euro. 

Diese Zahlen stellen jedoch keine festen Grenzen dar. In der aktuellen Praxis werden sie zunehmend flexibel ausgelegt, da moderne Geschäftsmodelle – etwa im E-Commerce oder bei digitalen Dienstleistungen – bereits bei geringeren Umsätzen eine kaufmännische Organisation erfordern können.
 

• Das Unternehmen ist kaufmännisch organisiert.

Dazu zählen unter anderem eine strukturierte Buchhaltung, der Einsatz kaufmännischer Software, ein umfangreicher Zahlungsverkehr oder langfristige Vertragsbindungen.
 

• Es ist eine umfangreiche Buchhaltung erforderlich.

Insbesondere dann, wenn zahlreiche Geschäftsvorfälle zu dokumentieren sind oder Fremdfinanzierungen genutzt werden, spricht dies für einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb.
 

• Es handelt sich nicht um eine freiberufliche Tätigkeit.
   
• Es ist Personal vorhanden, das mit weitreichenden Befugnissen ausgestattet ist, beispielsweise angestellter Geschäftsführer oder Prokurist.
  
   

Freiberufler und Kleingewerbetreibende – wer zählt nicht als Kaufmann?

Nicht als Kaufleute zählen Freiberufler. Dazu gehören selbstständig tätige Freiberufler sowie Zusammenschlüsse in Form einer GbR oder einer Partnerschaftsgesellschaft. Auch Einzelunternehmer, deren geschäftliche Tätigkeit überschaubar ist, zählen als Kleingewerbetreibende.

Freiberufler können rechtlich niemals Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches werden und unterliegen daher grundsätzlich nicht der Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister. Dies gilt unabhängig von Umsatz oder Mitarbeiterzahl.

Die Nicht-Kaufleute haben keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung und keine Bilanzpflicht. Sie unterliegen stattdessen den einfacheren Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches sowie den steuerlichen Aufzeichnungspflichten.

Wichtig ist jedoch, dass eine fehlerhafte Einordnung – etwa die Annahme einer freiberuflichen Tätigkeit, obwohl tatsächlich eine gewerbliche Tätigkeit vorliegt – zu erheblichen Nachteilen führen kann, insbesondere im Hinblick auf Nachforderungen oder rechtliche Verpflichtungen.

Welche Vor- und Nachteile hat der Eintrag ins Handelsregister?

Das Handelsregister dient nicht nur als Informationsquelle.

Wann ist der freiwillige Eintrag ins Handelsregister sinnvoll?

Wer nicht dazu verpflichtet ist, kann sich dennoch auf Wunsch ins Handelsregister eintragen lassen. Das gilt für Kleingewerbetreibende und Freiberufler gleichermaßen. Mit dem Kaufmannsstatus gehen dann die entsprechenden Pflichten und Rechte einher. Fortan gelten die Bestimmungen aus dem Handelsgesetzbuch und nicht mehr aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Die Eintragung hat eine enorme Außenwirkung. Sie erhalten einen Vertrauensbonus von Geschäftspartnern oder Banken. Denn durch die Eintragung demonstrieren Sie Ernsthaftigkeit, Sie wirken einfach seriöser.

Gleichzeitig sollte die Entscheidung für einen freiwilligen Eintrag gut überlegt sein. Der Kaufmannsstatus ist nicht ohne Weiteres reversibel. Auch wenn sich der Umfang der Geschäftstätigkeit später wieder verringert, bleiben die handelsrechtlichen Pflichten grundsätzlich bestehen. Daher ist eine sorgfältige Abwägung zwischen Imagegewinn und zusätzlichen Pflichten unerlässlich.

Welche Bedeutung hat die Handelsregisternummer?

Sobald Sie Ihr Unternehmen ins Handelsregister eingetragen haben, erhalten Sie eine Handelsregisternummer. Durch diese Nummer haben Ihre Geschäftspartner, Banken oder Behörden einen eindeutigen Zugriff auf die im Register gespeicherten Unternehmensdaten.

Die Handelsregisternummer muss im Impressum Ihrer Internetseite stehen. Ebenso ist sie auf offiziellen Rechnungen, Lieferscheinen und Geschäftsbriefen anzugeben. Auch im elektronischen Geschäftsverkehr, etwa in E-Mail-Signaturen, sollte die Handelsregisternummer aufgeführt werden, um den gesetzlichen Informationspflichten zu entsprechen.

Die Handelsregisternummer dient der Transparenz und Identifizierbarkeit des Unternehmens und erleichtert Dritten die Überprüfung von Unternehmensdaten erheblich.
 

Wie beantrage ich die Eintragung ins Handelsregister?

Um eine Eintragung in das Handelsregister vorzunehmen, ist der Gang zum Notar erforderlich. Der Notar beglaubigt die Anmeldung und übernimmt in der Regel auch die elektronische Einreichung beim zuständigen Registergericht.

Hierfür müssen unter anderem folgende Angaben gemacht werden: 

Die Anmeldung erfolgt heute vollständig digital. Persönliche Vorsprachen beim Registergericht sind nicht mehr erforderlich. Je nach Einzelfall kann auch die notarielle Beurkundung teilweise elektronisch erfolgen.

Kommt es zu Änderungen – etwa zur Eröffnung einer Niederlassung, zur Abmeldung des Unternehmens, zu personellen Veränderungen bei Geschäftsführern oder Vorständen, zu Satzungsänderungen oder Kapitalveränderungen – sind diese ebenfalls zur Eintragung anzumelden. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss mit einem Zwangsgeld rechnen.

Wie viel kostet die Eintragung ins Handelsregister?

Die Eintragung ins Handelsregister ist mit Kosten verbunden. Die genauen Gebühren hängen von der Rechtsform und vom Umfang der Eintragung ab. Für eine GmbH liegen die Registergebühren in der Regel zwischen 300 und 600 Euro, während die Kosten für eine UG (haftungsbeschränkt) meist etwas geringer ausfallen.

Hinzu kommen Notarkosten für die Beglaubigung der Anmeldung. Diese variieren je nach Aufwand und betragen häufig zwischen 150 und 500 Euro. Insgesamt sollten Gründer – je nach Unternehmensform und Eintragungsart – mit Gesamtkosten zwischen etwa 200 und 1.000 Euro rechnen.

Bei nachträglichen Eintragungen, etwa beim Wechsel vom Kleingewerbe zum eingetragenen Kaufmann, können die Kosten geringer ausfallen. Zu berücksichtigen sind zudem laufende Kosten bei späteren Änderungen im Handelsregister.

Wie lange dauert die Eintragung ins Handelsregister?

Die Dauer der Eintragung kann je nach Registergericht variieren. Während früher häufig mehrere Wochen veranschlagt wurden, erfolgt die Eintragung heute in vielen Fällen innerhalb weniger Tage bis einiger Wochen.

Verzögerungen entstehen meist durch formale Fehler in der Anmeldung, Rückfragen des Registergerichts oder eine hohe Auslastung des zuständigen Amtsgerichts. Eine sorgfältige Vorbereitung der Unterlagen kann die Bearbeitungszeit deutlich verkürzen.

Was hat die IHK mit dem Handelsregister zu tun?

Die Industrie- und Handelskammern unterstützen die Registergerichte bei firmenrechtlichen Fragen. Sie geben gutachterliche Stellungnahmen ab, um unzulässige oder irreführende Firmierungen zu vermeiden.

Daher ist es empfehlenswert, vor der Handelsregistereintragung Kontakt mit der zuständigen IHK aufzunehmen und Firmierung sowie Unternehmensgegenstand prüfen zu lassen. So lassen sich Beanstandungen und Verzögerungen im Eintragungsverfahren vermeiden.

Wo muss die Handelsregisternummer angegeben werden?

Die Handelsregisternummer ist verpflichtend im Impressum der Webseite anzugeben. Sie gehört außerdem auf Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe und das Briefpapier.

Auch in der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation sollte sie in der Signatur enthalten sein, da ansonsten Abmahnrisiken bestehen können. Ziel dieser Pflichtangaben ist es, Geschäftspartnern jederzeit eine eindeutige Identifikation des Unternehmens zu ermöglichen.

Zusammenfassung/FAQ: Wann ins Handelsregister eintragen lassen?

Was hat der Notar mit der Handelsregisteranmeldung zu tun?

Die Unterlagen, die beim Handelsregister zur Anmeldung einzureichen sind, müssen im Original unterschrieben sein. Ein Notar bestätigt per notarieller Beglaubigung, dass die Personalien stimmen und dass die Unterschrift auf der notariellen Urkunde wirklich von der jeweiligen Person stammt. Heutzutage werden Handelsregistereintragungen elektronisch erledigt und der Notar ist den Gerichten vorgeschaltet. Er scannt die beurkundeten Unterlagen und reicht sie an der entsprechenden Stelle elektronisch ein.
 

Wie lange dauert es, bis der Handelsregistereintrag erfolgt ist?

Zum Eintrag ins Handelsregister müssen Unternehmer Geduld mitbringen. Für GmbHs werden mitunter 6-8 Wochen Wartezeit fällig, bei stark ausgelasteten Gerichten dauert das auch durchaus mehrere Monate. Bei wenig frequentierten Amtsgerichten ist eine Eintragung ins Handelsregister manchmal schon innerhalb weniger Tage erledigt. Allerdings spielen auch ganz profane Gründe eine Rolle, warum Eintragungen lange dauern: Urlaubszeit, Krankenstand und Personalsituation beeinflussen die Länge der Bearbeitungszeiten.
 

Wie kann ich einen aktuellen Handelsregisterauszug bekommen?

Ein aktueller Handelsregisterauszug wird im Zuge der Eintragung im Original an jede Firma verschickt. Wer später einen aktuellen Handelsregisterauszug benötigt, kann ihn online ziehen. Zuständig dafür ist das Registerportal unter www.handelsregister.de.
 

Wie lässt sich prüfen, ob die Handelsregisternummer von einem Geschäftspartner stimmt?

Um zu prüfen, ob die Handelsregisternummer von einem Geschäftspartner in Deutschland stimmt, kann ebenfalls das Registerportal bemüht werden. Über die Detailsuche sind Amtsgerichtsbezirke einzugrenzen. In Verbindung mit der Handelsregisternummer lässt sich dann konkret feststellen, ob der Eintrag tatsächlich besteht.
 

Wie lassen sich aktuelle Handelsregisterauszüge von anderen Unternehmen beschaffen?

Auch das lässt sich über das offizielle Portal des Handelsregisters erledigen.
 

Was kann man im Handelsregister kostenlos einsehen?

Es ist ohne Kosten möglich, im Handelsregister nach Firmen zu suchen. Um einen aussagekräftigen Handelsregisterauszug zu erhalten, ist eine Registrierung notwendig. Ferner ist eine Gebühr für den Registerauszug zu zahlen.