Optimale Steuerstrategien für Apotheken

Weitere Herausforderungen gibt es aus steuerlicher Sicht

Apotheken haben generell einen hohen Kapitalbedarf, bedingt durch die vielen unterschiedlichen Medikamente und Hilfsmittel, die sich im Lager ansammeln: Noch dazu ist speziell da natürlich auch auf die strikten Richtlinien zur Verwendbarkeit und Haltbarkeit zu achten. Entlastung schaffen Just-in-Time-Lieferketten, die insbesondere bei stationären Apotheken mittlerweile an Bedeutung gewinnen. Steuerlich geht es vor allem darum, die Inventur transparent zu halten, auch weil Rabattverträge, Skonto und Sonderpreise in der Buchhaltung fortlaufend korrekt ausgewiesen werden müssen.

Die Rezeptabrechnung ist ebenfalls komplex, bedingt durch das mehrstufige Debitorenmanagement gegenüber den Krankenkassen. Noch dazu sind dahingehend gesetzliche Anforderungen und Verträge zu berücksichtigen, die jüngst speziell im Hinblick auf besondere Wundauflagen erneut für Verwirrung sorgten und demnach auch das Bundesgesundheitsministerium beschäftigten. Einnahmen aus erstattungsfähigen Rezepten und dem OTC-Verkauf sind indes sauber zu trennen, zugleich müssen Retaxierungen korrekt verbucht werden. Das ist mindestens zeitaufwändig, potenziell sogar fehleranfällig.

Während diese Punkte relativ einzigartig für Apotheken als Gewerbe sind, haben die parallel dazu natürlich auch noch die Herausforderungen, die andere Unternehmen ebenso betreffen. Die Verwaltung und Wartung von Apothekenräumen geht nicht selten mit einem wenigstens moderaten Investitionsbedarf einher, zudem müssen natürlich auch privatgenutzte Flächen steuerlich sauber getrennt werden. Personalkosten bilden die nächste Herausforderung, allen voran durch tarif- und arbeitsvertragliche vereinbarte Zuschläge, beispielsweise für Nacht- und Notdienste. Tarifliche Besonderheiten gehören von den Verantwortlichen ebenso berücksichtigt.

All das resultiert steuerlich in signifikanten Herausforderungen und Belastungen: Die verschärfen sich noch, weil viele Apotheken Einzelunternehmen sind, wodurch es bei den Inhabern durchaus zu sehr hohen persönlichen Steuerlasten kommen kann.
 

Professionelle Hilfe vom Steuerberater kann entlasten und optimieren

Eine spezialisierte Steuerberatung für Apotheken hat gegenüber gängigen Steuerberatern den offensichtlichen Vorteil, dass sich die jeweiligen Steuerberater dort genau mit den einzigartigen Prozessen und daran angebundenen buchhalterischen Vorgängen auskennen. Eine Steuerberatung kann daher nicht nur für eine saubere Buchung und transparente Buchhaltung sorgen, sondern bei Apotheken-Einzelunternehmen auch über steuergünstigere Modelle informieren, die das persönliche Risiko und die Höhe der persönlichen Steuerlast reduzieren.

Allgemeine Steuerberater, ohne besonderes fachliches Know-how für das Apothekengeschäft, stoßen da mitunter schnell an ihre Grenzen. Sei es aufgrund von Fehlern bei der Abrechnung unterschiedlicher Rezepte oder bei fehlenden Kenntnissen über gesetzliche und krankenversicherungsrelevante Vorgänge.

An welchen Punkten setzen Steuerberater für Apotheken an?

Letztlich ist das individuell, es gibt typischerweise aber eine Reihe von Punkten, wo auf Apotheken spezialisierte Steuerberatungen ansetzen können.

Da wäre beispielsweise das Liquiditäts- und Cashflow-Management. Aufgrund der verzögerten Rezeptabrechnungen ist das für Apotheker besonders wichtig, denn die eingehenden Rechnungen dulden keinen Aufschub. Die Nutzung von Skonto sowie Frühzahler- oder Mengenkonditionen kann die Marge stützen – soweit rechtlich zulässig und insbesondere dort, wo keine arzneimittelpreisrechtlichen Mindestpreise entgegenstehen wie im OTC- oder Freiwahl- und Nebensortiment. Periodengerechte Buchungen stehen hier ebenso im Fokus.

Die Art und Ausgestaltung der Rechtsform ist ein weiterer Punkt. Einzelunternehmen sind buchhalterisch zwar einfacher zu führen – für den Apothekenbetrieb selbst ist eine GmbH als Betreiberin aber grundsätzlich nicht zulässig, weil die Betriebserlaubnis an den approbierten Apotheker als Erlaubnisinhaber gekoppelt ist.

Wenn mehrere Personen gemeinsam eine Apotheke betreiben, geht das nach dem Apothekengesetz nur in Form einer rechtsfähigen GbR oder OHG; in diesen Fällen benötigen alle Gesellschafter die Erlaubnis.

Steuerliche Potenziale ergeben sich daher typischerweise nicht aus „GmbH statt Einzelunternehmen“ für die Apotheke, sondern aus einer passenden Gestaltung innerhalb der zulässigen Strukturen – und, wo sinnvoll und rechtlich sauber trennbar, aus klar abgegrenzten Nebenbereichen außerhalb des eigentlichen Apothekenbetriebs. Ob und welche Struktur im konkreten Fall passt, lässt sich nur über eine Einzelfallbetrachtung klären, die eine spezialisierte Steuerberatung anbieten sollte.

Lohnsteuerliche Optimierungspotenziale gibt es ebenso oft, speziell im Hinblick auf steuerfreie Zuschläge bei korrekter Gestaltung nach § 3b EstG und steuerbegünstigte Benefits. Das hilft zugleich wertvolle Fachkräfte zu binden, die auch im Apothekenwesen zuletzt eher Mangelware waren. Grundlegende buchhalterische Prozesse, von Investitions- und Abschreibungsplanung bis hin zu objektiven Benchmarks, können die steuerliche Ausgangslage weiter transformieren.

Wichtig für Apotheker dürfte vor allem sein, dass spezialisierte Steuerberater dahingehend eigenständig agieren. So können sich die Inhaber und angestellte Apotheker weiterhin auf ihren Beruf und das eigentliche Kerngeschäft fokussieren, während die Steuerberatung im Hintergrund nach und nach steuerliche Feinjustierungen vornimmt.