Wird Ihr häusliches Arbeitszimmer steuerlich anerkannt?

In acht Fragen zur Einordnung

Arbeiten Sie die Fragen der Reihe nach ab. Jede Antwort führt Sie entweder zur nächsten Frage oder zu einer abschließenden Einordnung.

1. Frage: Handelt es sich um einen geschlossenen Raum, der über einen Schreibtisch und eine typische Büroeinrichtung verfügt?

NEIN: Es handelt sich nicht um ein häusliches Arbeitszimmer aus Sicht des Finanzamts, sondern um einen beruflich genutzten Raum sonstiger Art. Dabei kann es zum Beispiel um ein Lager, einen Ausstellungsraum, um eine Werkstatt oder um eine andere Betriebsstätte gehen. In diesem Fall sind die Kosten voll abzugsfähig – und zwar unabhängig davon, wo der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit liegt. Das ist der entscheidende Vorteil dieser Raumarten: Sie fallen gar nicht erst unter die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 EStG. Handelt es sich aber um ein Archiv, dann können Sie die Kosten nur absetzen, wenn Sie ein anerkanntes Arbeitszimmer vorweisen können; das Archiv bildet mit dem Büro insofern eine funktionale Einheit.

JA: Falls die Antwort ja ist, gehen Sie zur nächsten Frage.

Welche Raumarten sich wie auswirken, ist im Detail unter Raumkosten als Betriebsausgaben beschrieben – dort geht es um die Frage, welche Kosten ein Raum überhaupt auslöst, während es hier um die vorgelagerte Frage der Anerkennung geht.

2. Frage: Befindet sich das Zimmer in Ihrem häuslichen Umfeld?

NEIN: Aus steuerlicher Sicht verfügen Sie über ein externes Arbeitszimmer. Sollten Sie das externe Arbeitszimmer bei einem nahen Angehörigen gemietet haben, zum Beispiel bei Ihren Eltern oder bei Ihrem Ehemann oder bei Ihrer Ehefrau, wird es schon schwieriger, die Kosten steuerlich geltend zu machen. Das Finanzamt prüft jetzt, ob die Entfernung zu Ihrer Wohnung angemessen ist. Kommt das Finanzamt zu dem subjektiven Ergebnis, dass das nicht der Fall ist, könnte der volle Ansatz der Kosten ebenfalls schwierig werden. Akzeptiert das Finanzamt die Lage des externen Arbeitszimmers, dann sind die Kosten in voller Höhe abzugsfähig. Maßstab ist letztlich der Fremdvergleich: Der Mietvertrag muss so gestaltet und tatsächlich durchgeführt sein, wie Sie ihn auch mit einem fremden Dritten geschlossen hätten – schriftlich, mit ortsüblicher Miete und mit nachweisbaren Zahlungen vom Konto.

JA: Falls die Antwort ja ist, handelt es sich um ein häusliches Arbeitszimmer. Gehen Sie zur nächsten Frage.

3. Frage: Ist eine private Nutzung praktisch ausgeschlossen?

Als praktisch ausgeschlossen gilt, wenn die private Nutzung weniger als 10 % beträgt. Zudem muss es sich um einen separaten Raum handeln. Die Einrichtung in Ihrem Arbeitszimmer muss zu 90 % aus betrieblichen Gegenständen bestehen. Ihnen muss im Verhältnis zum genutzten Arbeitszimmer ausreichend Platz in Ihrer Wohnung zum Leben bleiben. Sind all diese Kriterien gegeben?

NEIN: Sie können die Kosten für das Arbeitszimmer nicht absetzen. Das heißt aber seit der Neuregelung nicht mehr, dass Sie leer ausgehen: Für die Tage, an denen Sie überwiegend zu Hause arbeiten, steht Ihnen die Tagespauschale von 6 € zu – und die setzt gerade keinen abgeschlossenen, nahezu ausschließlich betrieblich genutzten Raum voraus. Genau das ist der Fall der Arbeitsecke im Wohnzimmer oder des Küchentischs. Springen Sie in diesem Fall direkt zum Abschnitt zur Tagespauschale weiter unten.

JA: Lautet die Antwort ja, gehen Sie bitte zur nächsten Frage.

4. Frage: Liegt der Schwerpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeiten bei Ihnen zu Hause in dem häuslichen Arbeitszimmer?

JA: Aus steuerlicher Sicht handelt es sich um ein häusliches Arbeitszimmer und Ihr Arbeitszimmer ist der Mittelpunkt Ihrer gesamten Betätigung. Die Kosten sind in voller Höhe abzugsfähig. Alternativ können Sie ohne jeden Einzelnachweis die Jahrespauschale von 1.260 € ansetzen – das lohnt sich immer dann, wenn Ihre tatsächlichen Kosten darunter liegen oder Ihnen der Belegaufwand zu hoch ist. Sie müssen keine weiteren Fragen beantworten.

NEIN: Bitte gehen Sie zur nächsten Frage.

5. Liegt der Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeiten überwiegend an einem anderen Ort?

JA: Dann ist Ihr Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt Ihrer Betätigung. Ein Abzug der Raumkosten kommt damit nicht mehr in Betracht – auch dann nicht, wenn Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Genau diese Fallgruppe mit ihrem Höchstbetrag von 1.250 € ist entfallen. An ihre Stelle tritt die Tagespauschale von 6 € je Tag, begrenzt auf 1.260 € pro Jahr. Steht Ihnen ein anderes Arbeitszimmer außerhalb der Wohnung dauerhaft zur Verfügung, bleibt es bei den Raumkosten dabei, dass Sie sie nicht geltend machen können; die Tagespauschale können Sie in diesem Fall nur für die Tage ansetzen, an denen Sie überwiegend zu Hause arbeiten und die außerhäusliche Arbeitsstätte nicht aufsuchen.

NEIN: Bitte gehen Sie zur nächsten Frage.

6. Sind Sie unter anderem in Vollzeit tätig und liegt der qualitative Schwerpunkt dieser Tätigkeit in erster Linie in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer?

JA: Das Finanzamt wird Ihr Arbeitszimmer voraussichtlich als häusliches Arbeitszimmer einstufen und den Mittelpunkt dort verorten. Sämtliche Kosten sind absetzbar, wahlweise die Jahrespauschale. Entscheidend ist dabei der qualitative Schwerpunkt, also wo Sie die für Ihren Beruf prägenden Leistungen erbringen – nicht die Uhrzeit auf der Stoppuhr. Sie müssen keine weiteren Fragen beantworten.

NEIN: Bitte gehen Sie zur nächsten Frage.

7. Erzielen Sie Ihre Einnahmen im Wesentlichen durch Ihre Tätigkeiten im häuslichen Arbeitszimmer und verbringen Sie dort hauptsächlich Ihre Arbeitszeit?

JA: Die Kosten für Ihr Arbeitszimmer sind in vollem Umfang abzugsfähig, alternativ greift die Jahrespauschale. Der zeitliche Umfang ist für sich genommen zwar nicht entscheidend, er hat aber Indizwirkung: Wer den ganz überwiegenden Teil seiner Arbeitszeit im Arbeitszimmer verbringt und dort auch die Wertschöpfung erzielt, hat dort in aller Regel auch den Mittelpunkt. Sie müssen keine weiteren Fragen beantworten.

NEIN: Bitte gehen Sie zur nächsten Frage.

8. Steht Ihnen zur Ausübung der Tätigkeiten kein anderer Raum zur Verfügung als das häusliche Arbeitszimmer?

JA: Nach alter Rechtslage konnten Sie in dieser Konstellation maximal 1.250 € absetzen. Diese Möglichkeit besteht nicht mehr. Fehlt der Mittelpunkt, bleibt es beim Abzug der Tagespauschale von 6 € für jeden Tag, an dem Sie überwiegend zu Hause tätig werden – höchstens 1.260 € im Jahr. Der Umstand, dass Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, wirkt sich dabei an einer anderen Stelle aus: Er erlaubt Ihnen die Tagespauschale auch für Tage, an denen Sie zusätzlich auswärts tätig waren.

NEIN: Im steuerlichen Sinne handelt es sich nicht um ein häusliches Arbeitszimmer. Ein Raumkostenabzug scheidet aus; es verbleibt die Tagespauschale für die Tage im Homeoffice.

Mittelpunkt, Jahrespauschale, Tagespauschale: die drei Wege im Überblick

Die folgende Übersicht fasst zusammen, was am Ende der acht Fragen für Sie herauskommt.

Die Jahrespauschale ist übrigens personenbezogen und zeitanteilig: Sie steht Ihnen für jeden vollen Monat mit einem Zwölftel zu, in dem die Voraussetzungen vorliegen. Wer erst im Laufe des Jahres gründet, setzt sie also nicht in voller Höhe an.

Welche Kosten gehören überhaupt ins Arbeitszimmer?

Steht die Anerkennung fest und rechnen Sie mit den tatsächlichen Kosten, wird der Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche zum Maßstab. Anteilig abziehbar sind unter anderem Miete, Nebenkosten, Heizung, Strom, Wasser, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Schornsteinfeger, Reinigung und Renovierung des gesamten Hauses. Kosten, die ausschließlich das Arbeitszimmer betreffen – etwa dessen Tapete oder der neue Bodenbelag –, sind in voller Höhe abziehbar. Aufwendungen für Räume, die der Allgemeinheit dienen, also Bad, Flur oder Küche, gehören dagegen nicht dazu.

Als Eigentümer treten an die Stelle der Miete die Gebäude-AfA und die Schuldzinsen für die Finanzierung, jeweils mit dem Flächenanteil des Arbeitszimmers.

Abschreibungsrechner: Gebäude und Anschaffungen berechnen

Von den Raumkosten strikt zu trennen ist die Einrichtung. Schreibtisch, Bürostuhl, Regal, Rechner und Drucker sind Arbeitsmittel. Sie fallen nicht unter die Abzugsbeschränkung für das Arbeitszimmer und sind deshalb auch dann absetzbar, wenn das Arbeitszimmer selbst nicht anerkannt wird – ein Punkt, der in der Praxis regelmäßig übersehen wird. Bis 800 € netto je Gegenstand ziehen Sie sie als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort ab, darüber verteilt über die Nutzungsdauer.

Bürokosten richtig abgrenzen

Tücken und häufige Fehler

• Mit dem alten 1.250-€-Deckel rechnen. Der häufigste Fehler überhaupt. Die Fallgruppe „kein anderer Arbeitsplatz" gibt es seit dem Jahressteuergesetz 2022 nicht mehr. Wer sie weiter ansetzt, bekommt den Abzug gestrichen und verschenkt zugleich die Tagespauschale, die ihm zugestanden hätte.
• Die Tagespauschale ungenutzt lassen. Viele Selbstständige gehen davon aus, ohne eigenen Raum stünde ihnen gar nichts zu. Das Gegenteil ist der Fall: Gerade die Arbeitsecke ist der Anwendungsfall der Tagespauschale. Ohne Aufzeichnung der Tage lässt sie sich allerdings nicht belegen.
• Jahres- und Tagespauschale addieren. Beides nebeneinander für denselben Zeitraum geht nicht. Für Tage, die über die Jahrespauschale abgegolten sind, ist die Tagespauschale gesperrt.
• Das Durchgangszimmer. Führt der Weg zum Schlafzimmer durch das Arbeitszimmer, scheitert die Anerkennung an der privaten Mitbenutzung – unabhängig davon, wie betrieblich der Raum eingerichtet ist.
• Die Arbeitsecke abtrennen und auf Anerkennung hoffen. Ein Raumteiler oder Regal macht aus einem Teil des Wohnzimmers keinen eigenen Raum. Verlangt wird ein baulich abgeschlossenes Zimmer.
• Bad und Flur mitrechnen. Nebenräume erhöhen den abziehbaren Anteil nicht. Wer sie in die Flächenaufteilung einbezieht, bekommt die Quote im Zweifel gekürzt.
• Die Einrichtung mit dem Raum abschreiben. Arbeitsmittel laufen steuerlich getrennt und bleiben auch bei nicht anerkanntem Arbeitszimmer abziehbar.
• Beim Verkauf die Rechnung ohne das Arbeitszimmer machen. Wer die Gebäude-AfA für ein Arbeitszimmer im Eigenheim geltend gemacht hat, hat den Raum insoweit dem Betriebsvermögen zugeordnet. Bei Aufgabe oder Verkauf kann daraus ein steuerpflichtiger Entnahmegewinn entstehen. Das ist kein Grund, den Abzug zu unterlassen – wohl aber einer, ihn vorher durchzurechnen.

Betriebsvermögen: Zuordnung und Folgen

Was Sie aufbewahren sollten

Der Abzug steht und fällt mit dem Nachweis. Wer die folgenden Unterlagen beisammen hat, kommt durch eine Nachfrage des Finanzamts, ohne nachträglich rekonstruieren zu müssen.

Wie diese Kosten in der Gewinnermittlung landen, hängt davon ab, ob Sie eine Einnahmen-Überschussrechnung aufstellen oder bilanzieren. Ob Sie überhaupt bilanzieren müssen, klärt der folgende Check:

Buchführungspflicht-Check: EÜR oder Bilanz?

Wenn Sie festgestellt haben, ob es sich um ein häusliches Arbeitszimmer im Sinne des Gesetzes handelt oder nicht, können Sie in dem Beitrag zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben weiterlesen, welche Kosten Sie generell geltend machen können. Für Aufwendungen mit gesetzlicher Abzugsgrenze lohnt daneben der Blick auf die beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben.

Ein anerkanntes Arbeitszimmer senkt den Gewinn und damit die Vorauszahlungen. Wer den Effekt sauber einplant, legt die Steuer gleich richtig zurück:

Steuerrücklagen-Rechner: Wie viel zurücklegen?