Raumkosten sind Betriebsausgaben!

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Im Zusammenhang mit betrieblich genutzten Räumen entstehen Aufwendungen. Bei diesen Aufwendungen handelt es sich um Raumkosten, die in der Regel zu den Betriebsausgaben zählen. Regelmäßige Mietaufwendungen, die Nebenkosten für Energie, Heizung oder Wasser, Reinigungskosten, Grundsteuer und Aufwendungen für Reparaturen und Instandhaltung gehören dazu. Darüber hinaus zählen Kosten für die Gebäudeversicherung, den Schornsteinfeger oder für die Hausverwaltung ebenfalls zu den Raumkosten. Wenn sie als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, mindern diese den Gewinn Ihres Unternehmens.
 

Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit der Raumkosten

Die Kosten für einen Raum sind stets dann steuerlich abzugsfähig, wenn Sie die Räume betrieblich nutzen. Zudem muss, damit Sie die Miete und die Mietnebenkosten als Betriebsausgaben geltend machen können, ein gültiger Mietvertrag vorliegen. So können Sie sowohl die Kosten für Ihr Büro als auch für angemietete Räume für die betriebliche Tätigkeit steuerlich geltend machen. Neben den Aufwendungen für die Miete ist es auch möglich, Abschreibungen für eigene Gebäude und sonstige Grundstücksaufwendungen in Abzug zu bringen. Zu den sonstigen Grundstücksaufwendungen zählt beispielsweise die Grundsteuer, wenn Sie der Eigentümer Ihrer betrieblich genutzten Räume sind.

Als Eigentümer haben Sie weitere Aufwendungen, wie die Gebäudeversicherung, die Sieebenfalls geltend machen können. Die Reinigungskosten umfassen auch damit in Zusammenhang stehende Kosten, wie die Aufwendungen für Arbeitsmittel, beispielsweise Reinigungsmittel oder Besen und andere Putzwerkzeuge.
 

Raumkosten zu 100 Prozent abzugsfähig

Die Raumkosten sind lediglich dann zu 100 Prozent abzugsfähig, wenn Sie die Räume zu 100 Prozent betrieblich nutzen. Nutzen Sie einen Teil der Räumlichkeiten auch privat, müssen Sie eine Korrektur bei der Berechnung der betrieblichen Raumkosten vornehmen. Haben Sie etwa Räume mit einer Gesamtfläche von 200 m2 gemietet, von denen Sie 50 m2 privat nutzen, müssen Sie ein Viertel der Miete als privat deklarieren und können nur die restlichen drei Viertel der Kosten als Betriebsausgaben gewinnmindernd geltend machen
 

So können Sie Raumkosten als Betriebsausgaben geltend machen

Wenn Ihre bisherigen Geschäftsräume zu klein geworden sind oder Sie aus anderen betrieblichen Gründen umziehen, sind auch die Umzugskosten Betriebsausgaben, die Sie in vollem Umfang steuerlich geltend machen können.

Betriebliche Gründe für einen Umzug sind:

  • Am bisherigen Standort gibt es Absatzschwierigkeiten, weil beispielsweise zu wenig Laufkundschaft da ist.

  • Veränderte Lieferbedingungen zwingen zu einem Umzug.

  • Die bisherigen Räume sind zu klein geworden.

  • Die vorhandene Infrastruktur ist nicht mehr ausreichend, etwa weil das Internet ständig überlastet ist und kein geeigneter Anbieter vor Ort zu finden ist.
     

Wenn Ihnen im Zusammenhang mit dem Umzug Renovierungskosten entstehen, gelten auch diese Kosten als Betriebsausgaben. Weitere Umzugskosten, die abzugsfähig sind:

  • Kosten für ein Umzugsunternehmen,

  • Kosten für das Verpackungsmaterial,

  • Fahrtkosten,

  • Kosten für Beratungen, die durch den Umzug notwendig werden.
     

Raumkosten für ein häusliches Arbeitszimmer

Wenn Sie Räume anmieten, die ausschließlich der betrieblichen Nutzung dienen, können Sie alle damit zusammenhängenden Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Wenn Sie ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgabe anrechnen möchten, müssen Sie einige Dinge beachten.

So dürfen Sie den Raum ausschließlich betrieblich nutzen, eine private Nutzung von maximal zehn Prozent ist zulässig. Ist der private Nutzungsanteil höher, sind die Raumkosten für das Arbeitszimmer keine Betriebsausgaben. Hier gilt: Alles oder nichts! Außerdem muss das Arbeitszimmer der Mittelpunkt Ihrer Berufstätigkeit sein. Das ist vor allem für Selbstständige und Freiberufler von Bedeutung, die ausschließlich von zu Hause aus arbeiten, wie freiberufliche Übersetzer, Architekten, Unternehmensberater oder ähnliche Berufsgruppen. Der Arbeitsschwerpunkt liegt im häuslichen Arbeitszimmer und Sie haben kein externes Büro angemietet.
 

Das externe Arbeitszimmer

Ein extern angemietetes Arbeitszimmer hat den Vorteil, dass die Kosten in jedem Fall als Betriebsausgaben gelten. Das Finanzamt prüft in diesem Fall nicht, wo der Tätigkeitsschwerpunkt liegt. Bei beruflicher Nutzung sind die Kosten voll abzugsfähig.

Tipp: Das Finanzamt erkennt nicht jeden Mietvertrag für ein Arbeitszimmer an. Es kann zu Problemen kommen, wenn sich der Raum im Haus von Eltern oder nahen Angehörigen befindet. Ebenso wenig ist es gern gesehen, wenn die Entfernung zwischen angemietetem Arbeitszimmer sowie privater Wohnung sehr groß ist. Hier unterstellt das Finanzamt, das Arbeitszimmer sei nicht ausschließlich für die betriebliche Nutzung vorgesehen. Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die getroffene Mietvereinbarung einem Vergleich mit einem Mietvertrag mit fremden Vertragspartnern standhält. Insgesamt müssen die Gesamtumstände glaubhaft sein.

Beispiele für vom Finanzamt nicht anerkannte Mietvereinbarungen:

  • Arbeitszimmer im Wohnhaus der Eltern des Unternehmers mit einer Fahrzeit von mehr als einer Stunde,

  • Arbeitszimmer im Nachbarhaus, das den Schwiegereltern des Steuerpflichtigen gehörte.


Raumkosten für Werkstatt, Lager, Ausstellungsraum etc.

Es gibt in Unternehmen natürlich noch anderen Räume als ein Arbeitszimmer mit Schreibtisch. Ein Raum, der seiner Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entspricht, gilt nicht als häusliches Arbeitszimmer. Die Kosten für einen Lagerraum, die Werkstatt oder Ausstellungsräume sind als Betriebsausgabe zu 100 Prozent steuerlich abzugsfähig. Das gilt auch dann, wenn die Räume mit dem Wohnraum verbunden sind.

Funktion und Ausstattung eines Lagerraumes unterscheiden sich von einem typischen Arbeitszimmer. Entscheidend für steuerliche Relevanz ist die Einrichtung. Das heißt, steuerliche Relevanz entsteht, wenn die Nutzung als Lager oder Werkstatt sowohl Funktion wie auch Ausstattung prägt. Steht im Lagerraum beispielsweise ein Schreibtisch, bleibt es doch ein Lagerraum. Ein Lagerraum muss folgende Bedingungen erfüllen:

  • Der Raum ist für Sie ein Lagerraum.

  • Ihre berufliche Tätigkeit ist stärker durch die Lagerhaltung geprägt als durch Bürotätigkeiten.

  • Die Lagerfläche ist wesentlich für Ihren Betrieb und die Ausübung Ihrer Berufstätigkeit.

  • Der zusätzliche eingestellte Schreibtisch nimmt nur wenig Raum ein und Sie verbringen nur wenig Zeit mit Bürotätigkeiten.

  • Die Möbelstücke, die den Raum prägen, sind Regale oder andere Stau- und Ablagevorrichtungen. Der Gesamteindruck lässt auf einen Lagerraum schließen.
     

Die häusliche Betriebsstätte

Wenn Sie einen Raum in Ihrem Wohnhaus als Betriebsstätte nutzen, beispielsweise einen Kellerraum, den Dachboden oder die Garage, muss das Finanzamt den Gesamteindruck würdigen. Folgende Punkte sprechen für eine Betriebsstätte:

  • In dem Raum befinden sich Maschinen und Geräte für die betriebliche Nutzung.

  • Für Ihr Unternehmen bildet dieser Raum die wesentliche Betriebsgrundlage.

  • Sie haben regelmäßig Publikumsverkehr.

  • Der Raum ist von außerhalb der Wohnung mit einem separaten Eingang erreichbar. Wenn sich der Raum innerhalb Ihres Wohnraums befindet, brauchen Sie daneben noch ausreichend Wohnraum.

  • In diesem Raum haben Sie Arbeitnehmer beschäftigt.

Dies gilt beispielsweise für Ärzte oder Anwälte, die in ihren Praxisräumen Klienten empfangen. Die Kosten für diese Räume gelten auch dann als Betriebsausgaben, wenn diese im selben Gebäude ihre Privatwohnung haben oder das private Wohnhaus direkt angrenzt.
 

Das Archiv

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, bestimmte Dokumente zu archivieren und eine gewisse Zeit aufzubewahren. Deshalb gibt es in vielen Fällen neben einer Betriebsstätte oder dem Arbeitszimmer noch einen Raum für die Archivierung von Unterlagen. Dort können Sie Bücher und Aktenordner aufbewahren, für die Sie in Ihrem Arbeitszimmer keinen Platz haben. Ein Archiv ist in der Regel mit Ablagetischen, Regalen und Ähnlichem ausgestattet. Häufig führen Sie dort Tätigkeiten wie das Sichten, Heraussuchen und Einordnen von Unterlagen aus. Der Archivraum erfüllt damit Aufgaben, die typischerweise dem Arbeitszimmer zukommen. Deshalb bildet das Archiv zusammen mit dem Büro eine funktionale Einheit. Das gilt auch dann, wenn im Archivraum kein eigener Schreibtisch steht.

Die Kosten, die für den Archivraum entstehen, stehen in Zusammenhang mit den Kosten für das Arbeitszimmer und sind nicht separat abzugsfähig. Falls die Raumkosten für das Arbeitszimmer abzugsfähig sind, müssen Sie die Kosten für das Archiv den Bürokosten hinzurechnen. Umgekehrt bedeutet dies, dass Sie die Kosten für den Archivraum lediglich dann steuerlich in Abzug bringen können, wenn auch die Arbeitszimmerkosten vollständig oder teilweise abzugsfähig sind.

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