Verzugszinsen-Rechner: Was Ihnen bei einer verspäteten Zahlung zusteht

Was der Rechner für Sie erledigt

So gehen Sie vor

Schritt 1: Klären, wer Ihnen das Geld schuldet

Ist der Schuldner ein Unternehmen, eine Behörde oder ein Verein, gelten neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Ist er eine Privatperson, sind es fünf. Entscheidend ist, ob an dem Geschäft ein Verbraucher beteiligt ist – nicht, ob Sie selbst Unternehmer sind.

Schritt 2: Den Verzugsbeginn bestimmen

Das ist der häufigste Fehler: Zinsen laufen nicht ab Rechnungsdatum und auch nicht ab Fälligkeit, sondern erst ab Verzug. Stand auf Ihrer Rechnung ein festes Zahlungsziel, beginnt der Verzug am Tag danach. Stand keines drauf, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Der zweite Reiter des Rechners ermittelt den Tag für Sie.

Schritt 3: Betrag und Zeitraum eintragen

Tragen Sie den offenen Rechnungsbetrag ein, dazu den ersten Verzugstag und das Zahlungsdatum. Ist die Rechnung noch offen, nehmen Sie das heutige Datum – dann sehen Sie den Stand von heute.

Schritt 4: Zusatzpositionen setzen

Gegen Geschäftskunden haken Sie die 40-Euro-Pauschale an. Hatten Sie echte Mahnkosten, etwa Porto für ein Einschreiben, tragen Sie den tatsächlichen Betrag ein. Erfundene Bearbeitungsgebühren gehören nicht dazu.

Schritt 5: Die Gesamtforderung übernehmen

Die Summe unten ist der Betrag für Ihre Mahnung. Die Aufteilung nach Halbjahren können Sie als Nachweis beifügen, wenn der Kunde die Zinsberechnung anzweifelt.

Die Formel – und der Fehler, den fast alle machen

Verzugszinsen berechnen Sie so:

Forderung × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365 = Verzugszinsen

Ein Beispiel: 1.000 Euro offen, Geschäftskunde, 32 Tage Verzug im Juli 2026. Der Basiszinssatz beträgt 1,52 Prozent, plus neun Prozentpunkte ergibt 10,52 Prozent.

1.000 € × 10,52 % × 32 ÷ 365 = 9,22 Euro

Der häufigste Fehler steckt nicht in der Formel, sondern im Zeitraum: Viele rechnen ab Rechnungsdatum. Das ist falsch und kostet Sie im Streitfall die Zinsen für mehrere Wochen. Zinsen laufen erst ab Verzug – und der tritt frühestens nach Ablauf des Zahlungsziels ein.

Der zweithäufigste Fehler betrifft lange Verzugszeiträume. Wer zwölf Monate mit einem einzigen Zinssatz durchrechnet, rechnet falsch, sobald der Zeitraum über den 1. Januar oder 1. Juli reicht. Dann gelten für die Abschnitte verschiedene Sätze.

Die gesetzlichen Zinssätze

Der Verzugszinssatz ist kein fester Wert, sondern ein Aufschlag auf den Basiszinssatz nach § 247 BGB. Die Deutsche Bundesbank gibt diesen zweimal jährlich neu bekannt.

Achtung bei den neun Prozentpunkten: Sie gelten nur für Entgeltforderungen – also für Geld, das die Gegenleistung für eine erbrachte oder zu erbringende Leistung ist. Die Rechtsprechung zählt dazu neben der klassischen Rechnung auch Mietforderungen, die Nutzungsentschädigung nach § 546a BGB und den Ausgleichsanspruch des Handelsvertreters nach § 89b HGB.

Keine Entgeltforderungen sind dagegen Darlehensrückzahlungen, Vertragsstrafen, Ansprüche aus Bürgschaft, die Erstattung von Abmahnkosten und Schadensersatzansprüche. Bei ihnen bleibt es auch zwischen Unternehmen bei fünf Prozentpunkten nach § 288 Abs. 1 BGB – und die 40-Euro-Pauschale entfällt ebenfalls, denn auch sie setzt nach dem Wortlaut eine Entgeltforderung voraus.

Zu beachten ist außerdem: „Kein Verbraucher beteiligt" meint beide Seiten. Sobald ein Verbraucher am Geschäft beteiligt ist – ob als Schuldner oder als Gläubiger –, gelten fünf Prozentpunkte.

Basiszinssatz: die Werte der letzten Jahre

Der Basiszinssatz war von 2013 bis Ende 2022 durchgehend negativ. Für alte Forderungen aus dieser Zeit fallen die Zinsen entsprechend niedriger aus – der Rechner berücksichtigt das automatisch.

Was Sie zusätzlich zu den Zinsen fordern dürfen

Die 40-Euro-Pauschale

Ist Ihr Schuldner kein Verbraucher, steht Ihnen nach § 288 Abs. 5 BGB zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro zu. Sie müssen dafür keinen Aufwand nachweisen – die Pauschale entsteht allein durch den Verzug. Gegen Privatkunden gibt es sie nicht.

Ein Detail, das oft übersehen wird: Beauftragen Sie später einen Anwalt oder ein Inkassobüro, wird die Pauschale auf deren Kosten angerechnet. Sie bekommen sie also nicht zusätzlich obendrauf.

Mahnkosten

Ersetzt verlangen dürfen Sie nur Ihren tatsächlichen Aufwand – Porto und Material. Das sind erfahrungsgemäß wenige Euro. Pauschale „Mahngebühren" von 10 oder 15 Euro, wie sie manche AGB vorsehen, sind in dieser Höhe regelmäßig nicht durchsetzbar. Ihre eigene Arbeitszeit für das Schreiben der Mahnung können Sie nicht abrechnen.

Ein höherer Zinsschaden

Zahlen Sie wegen des Ausfalls selbst Bankzinsen, etwa auf Ihrem Kontokorrentkredit, können Sie diesen höheren Schaden nach § 288 Abs. 4 BGB geltend machen. Dann müssen Sie ihn allerdings konkret nachweisen – mit Kontoauszügen. Der Rechner bildet nur die gesetzlichen Sätze ab.

Brutto oder netto: worauf rechnen Sie die Zinsen?

Diese Frage entscheidet über einige Euro und wird selten sauber beantwortet. Es kommt darauf an, wie Sie die Umsatzsteuer versteuern.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie ohnehin keine Umsatzsteuer aus – bei Ihnen ist der Rechnungsbetrag zugleich die Grundlage. Dasselbe gilt bei steuerfreien Leistungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Steuerlich: Was Sie beim Buchen beachten müssen

Hier machen viele Selbstständige einen teuren Fehler – und zwar in der Mahnung selbst.

Auf Verzugszinsen und Mahnkosten fällt keine Umsatzsteuer an

Verzugszinsen, Mahnkosten und die 40-Euro-Pauschale sind echter Schadensersatz. Sie sind kein Entgelt für eine Leistung, es fehlt der Leistungsaustausch. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass sagt das ausdrücklich: „Verzugszinsen, Fälligkeitszinsen und Prozesszinsen (vgl. z. B. §§ 288, 291 BGB; § 353 HGB) sind als Schadensersatz zu behandeln" (Abschnitt 1.3 Abs. 6 UStAE). Für Mahngebühren gilt dort dasselbe.

Praktische Folge: Schlagen Sie in Ihrem Mahnschreiben auf die Zinsen und die Mahnkosten keine Umsatzsteuer auf – auch dann nicht, wenn Sie die Hauptrechnung mit 19 Prozent gestellt haben. Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt allein wegen des Ausweises – auch wenn gar keine Steuer entstanden ist (unberechtigter Steuerausweis, § 14c Abs. 2 UStG). Reparieren lässt sich das nur durch eine Berichtigung gegenüber dem Empfänger, und das setzt voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist.

Einkommensteuer fällt dagegen sehr wohl an

Vereinnahmte Verzugszinsen sind Betriebseinnahmen und erhöhen Ihren Gewinn. Umsatzsteuerfrei heißt nicht steuerfrei – die beiden Steuerarten sind getrennt zu betrachten. Wer die EÜR macht, erfasst die Zinsen nach dem Zufluss­prinzip in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich auf dem Konto eingeht, nicht im Jahr der Entstehung.

Und wenn Sie selbst Verzugszinsen zahlen müssen?

Verzugszinsen, die Sie an einen Lieferanten zahlen, sind betrieblich veranlasst und damit Betriebsausgaben. Verwechseln Sie das nicht mit Säumniszuschlägen des Finanzamts: Steuerliche Nebenleistungen teilen das Schicksal der zugrunde liegenden Steuer. Zuschläge und Zinsen zur Gewerbesteuer sind deshalb nach § 4 Abs. 5b EStG nicht abziehbar, weil die Gewerbesteuer selbst es nicht ist.

Ab wann ist Ihr Kunde in Verzug?

Ohne Verzug keine Zinsen. Wann er eintritt, hängt davon ab, was auf Ihrer Rechnung stand.

Kein Verzug, solange die Zahlung aus einem Umstand ausbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Das Verschulden wird aber vermutet – der Schuldner muss sich entlasten, nicht Sie ihm etwas nachweisen. Fehlendes Geld genügt dafür nach ständiger Rechtsprechung nicht: Für seine finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Schuldner einzustehen.

Vorgeschaltet ist immer die Fälligkeit: Ohne Fälligkeit kein Verzug. Im Regelfall ist die Forderung sofort fällig (§ 271 BGB). Beim Werkvertrag hängt die Fälligkeit dagegen an der Abnahme (§ 641 BGB) – wer als Handwerker oder Bauleistender mahnt, bevor abgenommen wurde, hat in der Regel noch keinen Zinsanspruch.

Praxistipp: Schreiben Sie auf jede Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum statt „zahlbar sofort". Damit tritt der Verzug automatisch ein, und Sie sparen sich die erste Mahnung als Voraussetzung für die Zinsen.

Abgrenzung: Verzugszinsen sind nicht dasselbe wie …

Häufige Fragen

Wie berechne ich Verzugszinsen für eine Rechnung?

Multiplizieren Sie den offenen Betrag mit dem Verzugszinssatz und den Verzugstagen und teilen Sie das Ergebnis durch 365 – im Schaltjahr durch 366. Der Verzugszinssatz beträgt fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn ein Verbraucher beteiligt ist, sonst neun Prozentpunkte. Bei einem Basiszinssatz von 1,52 Prozent sind das 6,52 beziehungsweise 10,52 Prozent. Beispiel: 1.000 Euro, Geschäftskunde, 32 Tage Verzug ergeben 1.000 × 10,52 % × 32 ÷ 365 = 9,22 Euro.

Wann beginnt der Anspruch auf Verzugszinsen?

Mit dem Eintritt des Verzugs, nicht mit dem Rechnungsdatum. Stand auf der Rechnung ein kalendarisch bestimmtes Zahlungsziel, beginnt der Verzug am Tag nach dessen Ablauf – ohne dass Sie mahnen müssen. Ohne Zahlungsziel tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern allerdings nur, wenn Sie auf der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen haben. Früher können Sie den Verzug jederzeit durch eine Mahnung auslösen.

Sind Verzugszinsen immer 5 Prozent über Basiszins?

Nein. Fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gelten nach § 288 Abs. 1 BGB immer dann, wenn an dem Geschäft ein Verbraucher beteiligt ist. Ist kein Verbraucher beteiligt, sind es bei Entgeltforderungen neun Prozentpunkte nach § 288 Abs. 2 BGB. Wichtig ist die Einschränkung auf Entgeltforderungen: Bei Darlehensrückzahlungen, Vertragsstrafen, Bürgschaften, Abmahnkosten und Schadensersatzansprüchen bleibt es auch unter Unternehmen bei fünf Prozentpunkten. Und „kein Verbraucher beteiligt" gilt für beide Seiten – ist ein Verbraucher Gläubiger oder Schuldner, sind es fünf Prozentpunkte. Vertraglich können Sie außerdem einen abweichenden Satz vereinbaren; bei Immobiliar-Verbraucherdarlehen sieht § 497 BGB sogar nur 2,5 Prozentpunkte vor.

Werden Verzugszinsen vom Bruttobetrag gerechnet?

Im Regelfall ja. Wer der Sollversteuerung unterliegt, führt die Umsatzsteuer schon vor dem Zahlungseingang an das Finanzamt ab und erleidet deshalb auch auf den Steueranteil einen Zinsschaden – Grundlage ist der Bruttobetrag. Versteuern Sie dagegen nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung, § 20 UStG), entsteht Ihnen auf die Umsatzsteuer kein Schaden, weil Sie sie erst bei Zahlungseingang abführen. Dann ist der Nettobetrag die richtige Grundlage.

Wie berechne ich Verzugszinsen taggenau?

Taggenau bedeutet: Sie zählen die tatsächlichen Kalendertage zwischen dem ersten Verzugstag und dem Tag der Zahlung, mit Monaten zu 28, 29, 30 oder 31 Tagen. Als Nenner nehmen Sie 365 Tage, im Schaltjahr 366 (Methode act/act). Fällt der Zeitraum über den 1. Januar oder den 1. Juli, müssen Sie ihn aufteilen, weil zu diesen Stichtagen ein neuer Basiszinssatz gilt – jeder Abschnitt wird dann mit seinem eigenen Satz gerechnet und die Ergebnisse werden addiert.

Kann ich Verzugszinsen rückwirkend geltend machen?

Ja. Sie können die Zinsen auch dann noch fordern, wenn der Kunde die Hauptforderung längst bezahlt hat – der Anspruch entsteht mit jedem Verzugstag und geht nicht dadurch unter, dass Sie ihn zunächst nicht erwähnen. Zu beachten ist die Verjährung: Zinsansprüche verjähren nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem sie entstanden sind. Für 2026 aufgelaufene Zinsen läuft die Frist also Ende 2029 ab.

Aktueller gesetzlicher Verzugszinssatz

Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz nach § 247 BGB 1,52 Prozent. Daraus ergeben sich als gesetzliche Verzugszinssätze: 6,52 Prozent, wenn ein Verbraucher beteiligt ist (§ 288 Abs. 1 BGB), und 10,52 Prozent bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen (§ 288 Abs. 2 BGB). Die Deutsche Bundesbank passt den Basiszinssatz jeweils zum 1. Januar und 1. Juli an; der nächste mögliche Wechsel ist der 1. Januar 2027.

Unterschied Verzugszins und Säumniszuschlag

Verzugszinsen sind ein zivilrechtlicher Anspruch zwischen Gläubiger und Schuldner nach § 288 BGB und werden taggenau auf die offene Forderung berechnet. Säumniszuschläge erhebt dagegen das Finanzamt auf verspätet gezahlte Steuern nach § 240 AO – sie betragen ein Prozent des rückständigen Betrags für jeden angefangenen Monat und entstehen unabhängig davon, wie viele Tage die Zahlung tatsächlich zu spät kam. Die beiden haben denselben Anlass, aber unterschiedliche Rechtsgrundlagen, Empfänger und Berechnungsweisen.

Welche Mahngebühren dürfen zusätzlich zu den Zinsen erhoben werden?

Nur der tatsächlich entstandene Aufwand, im Wesentlichen Porto und Material – das sind in der Regel wenige Euro. Ihre eigene Arbeitszeit für das Verfassen der Mahnung ist nicht erstattungsfähig. Pauschale Mahngebühren von 10 oder 15 Euro halten einer Prüfung meist nicht stand. Gegen Schuldner, die keine Verbraucher sind, kommt zusätzlich die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB hinzu; sie wird allerdings auf spätere Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet.

Sind Verzugszinsen umsatzsteuerpflichtig?

Nein. Verzugszinsen sind echter Schadensersatz und kein Entgelt für eine Leistung – es fehlt der für die Umsatzsteuer nötige Leistungsaustausch. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt in Abschnitt 1.3 Abs. 6 ausdrücklich fest, dass Verzugszinsen, Fälligkeitszinsen und Prozesszinsen als Schadensersatz zu behandeln sind; für Mahngebühren und die 40-Euro-Pauschale gilt dasselbe. Weisen Sie darauf in der Mahnung also keine Umsatzsteuer aus – sonst schulden Sie den ausgewiesenen Betrag allein wegen des Ausweises (§ 14c Abs. 2 UStG). Von der Einkommensteuer befreit sind die Zinsen dadurch nicht: Sie sind Betriebseinnahmen.

Ab wann tritt der Zahlungsverzug automatisch ein?

Automatisch, also ohne Mahnung, tritt Verzug in drei Fällen ein: wenn auf der Rechnung ein kalendarisch bestimmtes Zahlungsziel steht und dieses abgelaufen ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert (Nr. 3), und spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern greift der 30-Tage-Automatismus nur mit ausdrücklichem Hinweis auf der Rechnung.

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