Sind Rechnungen per E-Mail rechtssicher?

Junges Paar vor PC prüft Rechnung

Rechnungen und andere Korrespondenz per Post zu verschicken stellt für Unternehmen einen enormen Kostenfaktor dar. Neben den Kosten für Papier, Briefumschläge, Druck und Porto fallen oftmals auch Kosten für die zumeist manuellen Prozesse der Erstellung und Bearbeitung der Rechnung an. Der Rechnungsversand per E-Mail hat zahlreiche Vorteile. Dennoch sind viele Unternehmen nicht sicher, ob die elektronischen Rechnungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
 

Rechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen

Eine Rechnung stellt in den meisten Fällen gleichzeitig eine Zahlungsaufforderung dar. Sie ist daher ein beliebtes Ziel von Betrügern, um unrechtmäßige an Geld zu kommen. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber verschiedene rechtliche Anforderungen erstellt, um die Nutzer vor Missbrauch zu schützen. Die vier wesentlichen Anforderungen dabei sind diese:

  • Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG muss der Nutzer dem elektronischen Rechnungsversand zustimmen, bevor das Unternehmen die Rechnung per E-Mail verschicken darf. Das ist ähnlich wie die Opt-in-Pflicht beim E-Mail-Marketing, allerdings weniger streng. Unternehmen müssen nicht explizit die Zustimmung einholen, es reicht die Zustimmung zu den AGB, was auch nicht zwingend erforderlich ist. Im täglichen Umgang mit den Kunden reicht es aus, wenn der Nutzer die elektronisch erhaltene Rechnung bezahlt, also die „stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung“.
     
  • Für das Dateiformat der elektronischen Rechnung gibt es kein vorgeschriebenes Dateiformat. Aus Sicherheitsgründen sollten Unternehmen jedoch auf ein unveränderbares Dateiformat zurückgreifen. Am häufigsten ist PDF im Einsatz. So lässt sich die Rechnung als E-Mail-Anhang versenden oder der Kunde erhält einen Download-Link. Die zweite Variante ist im B2B-Bereich sehr empfehlenswert, da die Spam-Filter mancher Unternehmen sehr sensibel eingestellt sind und Anhänge herausfiltern.
     
  • Elektronische Rechnungen lassen sich auf verschiedene Arten verschicken:

    - in Form einer E-Mail mit und ohne Text- oder PDF-Anhang
    - in Form eines Fax per Computer
    - über einen Fax-Server
    - als Web-Download
    - per De-Mail
    - per E-Post

    Dabei ist es wichtig zu wissen, dass Standard- und Computerfax als Rechnung in Papierform gelten. Das hat Auswirkungen auf die Art der Archivierung.
     
  • Laut Gesetz (§ 14b UStG) muss der Versender die digitalen Rechnungen zehn Jahre archivieren. Moderne Programme bieten diese Möglichkeit und darüber hinaus auch die sichere und protokollierte Zustellung.

    Wichtig: Unternehmen müssen die elektronische Rechnung in dem Format archivieren, in dem sie sie den Kunden geschickt haben. Die ausgedruckte Version der Rechnung zu archivieren ist nicht zulässig. Für die Aufbewahrung der Belege gelten die bekannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, Grundsätze für den Datenzugriff und für die Prüfbarkeit von digitalen Belegen.
     
  • Die Herkunft der Rechnung muss gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG garantiert sein, das heißt, dass die Identität des Ausstellers der Rechnung und Unversehrtheit sowie Lesbarkeit des Inhalts gewährleistet sein müssen. Für die Echtheit einer elektronischen Rechnung war lange Zeit die digitale Signatur notwendig. Das ist heute nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Allerdings erleichtert die digitale Signatur im Zweifelsfall die Beweisführung bei rechtlichen Auseinandersetzungen.

    Die Pflichtangaben auf einer elektronischen Rechnung sind genau dieselben wie auf einer Rechnung in Papierform. Auch die Lesbarkeit ist zu garantieren. Es ist notwendig, dass ein Mensch den Inhalt einer Rechnung erfassen und verstehen kann. Sie darf keinen Code enthalten, den nur eine Maschine lesen kann.
     

Fazit

Das Steuererleichterungsgesetz von 2011 hat den Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht. Seitdem dürfen große und kleine Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen und verschicken. Die Vorteile dabei liegen klar auf der Hand

  • Papierdokumente sind nicht mehr zeit- und kostenaufwendig über einen Zustelldienst zu schicken
  • Papierrechnungen sind nicht mehr zu kuvertieren und zu frankieren
  • Das Archivieren von Papierrechnungen ist nicht mehr notwendig, dadurch entsteht weniger Archivierungsfläche
  • Notwendige Informationen lassen sich schneller übermitteln
  • Der Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen geht viel schneller als das Suchen in einem Archiv.

Es ist jedoch empfehlenswert, die Rechnungen mit einer elektronischen Signatur zu erstellen, um im Streitfall die Echtheit zweifelsfrei beweisen zu können.

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