Das Geschäftskonto - Vorteile und Praxistipps

Frau beim online banking

Für Unternehmen ist das Anlegen eines Geschäftskontos, unabhängig von der gewählten Rechtsform, ein wichtiger Schritt im Rahmen der Gründung. Es bildet die Basis der professionellen Selbstständigkeit. Ein separates Konto ermöglicht einen besseren Überblick über alle Ausgaben und Einnahmen. Dadurch geht der Jahresabschluss bzw. die Steuererklärung am Ende des Jahres wesentlich leichter von der Hand. Grundsätzlich ist es egal, ob das Konto bei einer stationären Bank oder einer reinen Online-Bank eröffnet wird. Viele Gründer lassen sich zunächst bei der Hausbank, bei der sie auch ihr privates Konto haben, beraten. Doch häufig lohnt sich ein Vergleich von Preisen und Leistungen. Das Geschäftskonto bietet dem Unternehmen einige wertvolle Vorteile. Worauf Unternehmer überdies achten sollten, erläutert dieser Artikel.
 

Die wesentlichen Aufgaben eines Geschäftskontos

Alle Ausgaben und Einnahmen, die das Unternehmen betreffen, laufen in der Regel über das Geschäftskonto. Je nach Größe des Unternehmens und Rechtsform können diese Posten zum Teil sehr unterschiedlich sein. Mögliche Ausgaben und Einnahmen sind:
 

Ausgaben

Einnahmen

Geschäftliche Anschaffungen in der Gründungsphase

Rechnungen, die von Kunden bezahlt werden

Miete für Büros und Lagerräume

Zuschüsse zur Gründung

Lohn für Angestellte

 

Steuern und Versicherungen

 

 

Wichtig ist hier, dass das Geschäftskonto wirklich nur diejenigen Posten betreffen, die auch geschäftlicher Natur sind. Alle Privateinnahmen und Privatausgaben müssen Unternehmer getrennt davon bearbeiten. Die einzige Ausnahme bilden dabei die Privatentnahmen und Privateinlagen.

 

Auch für die Buchführung ist das Geschäftskonto von enormer Wichtigkeit. Jedes Unternehmen muss, abhängig von der gewählten Rechtsform, am Jahresende einen Jahresabschluss oder eine klassische Steuererklärung dem Finanzamt vorlegen. Hierzu müssen alle Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge und inklusive Umsatzsteuer aufgeführt sein. Dies erfolgt wesentlich einfacher, wenn im Laufe des Jahres die gesamten geschäftlichen Zahlungsflüsse über ein separates Konto liefen. Nicht nur in der Anfangszeit der Existenzgründung ist eine lückenlose Buchführung daher essenziell.

Zudem macht es Sinn, geschäftliche von privaten Zahlungen zu trennen, wenn mehrere Personen Zugriff auf das Geschäftskonto haben. Wer zum Beispiel eine GbR gründet, arbeitet automatisch mit mindestens einem weiteren Gründer zusammen. In der Regel haben alle Beteiligten EC-Karten für das Geschäftskonto. Außer es wurde eine Person bestimmt, die sich um die Finanzbuchhaltung kümmert. Deshalb sollten in solch einem Fall erst recht keine privaten Buchungen über das Geschäftskonto laufen.

Auch für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist ein Geschäftskonto sinnvoll. Alle Belege, also auch Kontoauszüge, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Allerdings reicht es, die Kontoauszüge digital zu speichern. Private Kontoauszüge sind nicht so lange aufzubewahren, weshalb es sich auch hier lohnt, die Konten strikt zu trennen.
 

Worin unterscheiden sich privates und Geschäftskonto?

Der große Unterschied beider Konten liegt in den Aufgaben. Während das Geschäftskonto ausschließlich für geschäftliche Einnahmen und Ausgaben dient, laufen über das private Konto wiederum die privaten Zahlungen. Abgesehen davon handelt es sich bei beiden Konten um Girokonten bei einer Bank. Je nach Geldinstitut können unterschiedliche Gebühren zur Kontoführung und für Überweisungen anfallen. Auch der Dispo-Kredit sowie die maximale Summe, die pro Tag für Verfügung steht, variieren.

Tipp: Es ist gesetzlich nicht notwendig, als Geschäftskunde ein besonderes Konto zu eröffnen. Wichtig ist lediglich, dass alle Buchungen nachvollziehbar sind. Wer sich beispielsweise neben dem Studium nebenberuflich selbstständig macht, hat die Möglichkeit, ein günstiges Studentenkonto als Geschäftskonto zu nutzen.


Das richtige Geschäftskonto finden – aber wie?

Bei der Wahl des richtigen Kreditinstituts für das Geschäftskonto kommt es auf viele kleine Dinge an. Auch persönliche Vorlieben sind hier zu bedenken. Wer auf der Suche nach einem passenden Geschäftskonto ist, sollte sich zunächst überlegen, welche Faktoren besonders wichtig sind. Nicht jeder sucht beispielsweise eine Bank, die Filialen hat und eine persönliche Beratung vor Ort anbietet. Sind die persönlichen Präferenzen geklärt, lohnt sich in den meisten Fällen ein Vergleich verschiedener Geldinstitute. Online gibt es zu diesem Zweck verschiedene Vergleichsseiten. Bei einem Banken-Vergleich achten Gründer auf Folgendes:

  • Welche Leistungen sind in der Kontoführungsgebühr bereits enthalten?
  • Wodurch entstehen Zusatzgebühren und in welcher Höhe?
  • Wie viele kostenfreie Transaktionen sind möglich?
  • Welche Zahlungsoptionen können für Kunden genutzt werden?
  • Handlungsflexibilität: Wie hoch ist der Überziehungsrahmen und zu welchen Konditionen?
  • Handelt es sich um eine stationäre Bank mit Filialen oder um eine reine Online-Bank?
  • Welchen Serviceumfang bietet die Bank (Online Banking für die Buchhaltung, persönliche Beratung)?

Achtung: Manche Banken bieten ein auf den ersten Blick kostenloses Konto an. Hier ist es unerlässlich, auf versteckte Kosten, zum Beispiel bei Transaktionen, zu achten. Ein Konto, das zunächst günstig erscheint, kann schließlich wesentlich teurer sein als eines mit einer generellen Grundgebühr von zehn Euro.

Auch eine persönliche Beratung in verschiedenen Banken vor Ort ist sinnvoll. Die Mitarbeiter haben hier die Möglichkeit, das Modell der eigenen Bank zu erläutern, und der Gründer kann offene Fragen direkt klären. Schlussendlich sind aber nicht nur finanzielle Aspekte wichtig für die Entscheidung, bei welcher Bank ein Geschäftskonto eröffnet werden soll. Auch persönliche Faktoren sind nicht außer Acht zu lassen. Viele Kunden haben ihr privates Girokonto bereits seit Jahren bei ihrer Hausbank – und möchten dort auch ihr Geschäftskonto eröffnen. Eine gute Beziehung zum persönlichen Bankberater ist ebenfalls ein wichtiger Punkt.

Im nächsten Schritt wird das Konto tatsächlich eröffnet. Abhängig von der Rechtsform des Unternehmens müssen zur Kontoeröffnung einige Unterlagen vorgelegt werden. Genaue Informationen gibt es bei der entsprechenden Bank. In den meisten Fällen sind folgende Unterlagen einzureichen:

  • Personalausweis
  • Steuernummer bzw. Gewerbeanmeldung
  • Kontoverträge
  • Schufa-Auskunft
  • Einkommensnachweise der letzten Monate
  • Die letzten Kontoauszüge des Privatkontos
  • Gesellschaftsvertrag (nur für Personengesellschaften)
  • Nachweis über den Handelsregistereintrag (bei Kapitalgesellschaften)
  • Bürgschaften der Gesellschafter (bei Kapitalgesellschaften)
  • Beglaubigte Kopien der Gründungsurkunden (bei Kapitalgesellschaften und nur bei Neugründung)

Wenn das Konto eröffnet ist, lässt es sich im Normalfall auch umgehend nutzen. Die Zusendung der EC-Karte dauert allerdings einige Tage. Deshalb ist es wichtig, die Konteneröffnung möglichst frühzeitig zu erledigen, um direkt Einnahmen und Ausgaben verbuchen zu können.
 

Die Kontoüberziehung – Soll und Haben

Es ist grundsätzlich zu empfehlen, stets eine gewisse Summe auf dem Geschäftskonto zu haben, um außergewöhnliche Belastungen abfedern zu können. Zudem müssen Unternehmer bei geplanten Ausgaben ihre Steuersituation im Blick behalten, um nicht zu viel Geld auszugeben. Je nach Rechtsform fallen unterschiedliche Steuern an, die ebenfalls in verschiedenen zeitlichen Abständen an das Finanzamt abzuführen sind. So sind einige regelmäßigen Ausgaben einzukalkulieren, wenn etwas für den Betrieb angeschafft werden soll. Dazu zählen:

Erst nach Abzug all dieser Posten lassen sich neue Anschaffungen tätigen. Um immer auf dem neuesten technischen Stand zu sein und Material nachkaufen zu können, sollte das Firmenkonto einen Dispo-Kredit aufweisen. Dann ist es nicht allzu tragisch, wenn die Summe auf dem Konto ausnahmsweise ins Minus rutscht. Bei Geschäftskonten bieten Banken nämlich häufig günstigere Dispo-Zinsen an. Der Kontokorrentkredit bildet somit ein zusätzliches Kissen, falls die Geschäfte einmal nicht so gut laufen wie erwartet.
 

3 Tipps, um den Überblick zu behalten

Es gibt einiges, was Selbstständige tun können, um sich den Umgang mit den eigenen Finanzen leichter zu machen. Folgende drei Tipps helfen dabei, den Überblick über alle Angelegenheiten nicht zu verlieren. Somit bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

  1. Ein Geschäftskonto mit Unterkonto beantragen. Ein Unterkonto funktioniert wie ein Tagesgeldkonto im privaten Bereich. Unternehmer überweisen auf das Unterkonto regelmäßig die Summen für Umsatz-, Gewerbe- und Einkommensteuer. Dieses Geld wird also de facto getrennt von der restlichen Summe aufbewahrt und nur dann genutzt, wenn die entsprechenden Steuern fällig werden.
  2. Mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Ein Steuerberater unterstützt Unternehmer in allen Fragen, die das Finanzamt und den Jahresabschluss betreffen. Er kennt die Konten und kann alle Belege einsehen. Außerdem unterstützt er den Gründer dabei, seine Steuererklärungen rechtzeitig zu erledigen. So bleibt dem Selbstständigen selbst mehr Zeit für die tatsächliche Arbeit.
  3. Online-Banking nutzen. Sowohl alle privaten als auch alle Geschäftskonten sollten über ein Online-Banking-Konto sichtbar sein. So sind alle Finanzen direkt zu sehen und auch Überweisungen und andere Transaktionen lassen sich schnell und einfach erledigen.
     

Für Profis: Das Zwei-Konten-Modell

Das Zwei-Konten-Modell arbeitet, wie der Name schon sagt, mit zwei Geschäftskonten. Dabei wird ein Konto ausschließlich für Einnahmen genutzt und das andere ausschließlich für Ausgaben. Es wird regelmäßig eine bestimmte Summe vom Einnahmen- auf das Ausgabenkonto überwiesen, um die Liquidität zu wahren. Das Einnahmenkonto besitzt daher keine Kredit- oder EC-Karte und ist somit besonders günstig. Diese Möglichkeit, die Geschäftsfinanzen zu führen, ist tatsächlich nicht für jeden geeignet. Sie erfordert auf den ersten Blick mehr Aufwand als ein einzelnes Geschäftskonto. Jedoch bietet sie auch entscheidende Vorteile für alle, die gut mit Finanzen umgehen können:

  • Größere Übersichtlichkeit, da Ein- und Ausgänge strikt getrennt sind.
  • Auf dem Ausgabenkonto befindet sich nur so viel Geld, wie benötigt wird.
  • Das Einnahmenkonto ist eine gute Ausgangslage für zukünftige Kredit-Verhandlungen. Bei einem Bankgespräch über eine Finanzierung wird zunächst das Girokonto begutachtet. Dort sind fast ausschließlich positive Einträge zu finden – und das Konto befindet sich stets im Plus!

Ein Zwei-Konten-Modell ist für Freiberufler oder Einzelunternehmer nicht unbedingt nötig.  Doch gerade bei großen Firmen, die viele Einnahmen und Ausgaben haben, ist es sinnvoll, um den Überblick zu behalten.
 

Fazit

Es ist in jedem Fall ratsam, sich vor der Gründung bereits mit dem Thema Geschäftskonto auseinanderzusetzen. Wer dabei einige wichtige Aspekte beachtet, kann das Thema Finanzen entspannt angehen. Hilfe bietet bei diesem Thema oft die Hausbank. Außerdem ist es möglich, sich an einen Steuerberater zu wenden, um die Finanzen jemandem zu übergeben, der sich damit auskennt. Weiterführende Informationen finden Interessierte unter https://www.existenzgruender.de/DE/BMWi-Expertenforum/Fragen-Antworten/Foerderung-Finanzierung/Bankkontakt-gespraech/inhalt.html und unter https://gewerbe.nrw/sites/default/files/media/document/file/starthilfe-erfolgreiche-weg-selbststaendigkeit.pdf.

Was passiert mit meiner Krankenversicherung, wenn ich selbstständig bin?

 

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