Wareneinkauf richtig verbuchen

Der Wareneinkauf ist Teil der Beschaffungslogistik in einem Unternehmen und stellt zugleich einen zentralen Vorgang im betrieblichen Rechnungswesen dar. Dieser Teil befasst sich mit dem Erwerb von Gütern, die für die Produktion oder den Wiederverkauf notwendig sind. Im Produktionsbetrieb gibt es dabei neben den Rohstoffen auch noch Hilfs- und Betriebsstoffe. Handelsunternehmen erfassen eingekaufte Waren regelmäßig als Umlaufvermögen, während Produktionsbetriebe zusätzlich Materialkonten für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe führen. Maßgeblich sind hierbei insbesondere die handelsrechtlichen Vorgaben nach §§ 238 ff. HGB sowie die steuerlichen Gewinnermittlungsvorschriften nach § 4 Abs. 1 oder § 4 Abs. 3 EStG.

Für viele Existenzgründer ist der Wareneinkauf, beispielsweise der Kauf der Warenerstausstattung, die wichtigste Betriebsausgabe. Dabei entstehen nicht nur die reinen Kosten für die Güter, sondern ebenso Kosten für Transport und Verpackung sowie die Kosten für die Lagerhaltung. Seit 2025 rückt zudem die korrekte elektronische Dokumentation von Eingangsrechnungen stärker in den Fokus: Aufgrund der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich nach dem Wachstumschancengesetz müssen Sie seit 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und archivieren können. Dies wirkt sich unmittelbar auf die ordnungsgemäße Verbuchung des Wareneinkaufs aus.

Gerade im Hinblick auf Betriebsprüfungen ist es entscheidend, dass Wareneingänge, Eingangsrechnungen, Zahlungsflüsse und Lagerbewegungen nachvollziehbar dokumentiert sind. Fehlerhafte oder verspätete Verbuchungen können zu Hinzuschätzungen durch das Finanzamt führen. Eine saubere Zuordnung des Wareneinkaufs bildet daher die Grundlage für korrekte Gewinnermittlung, Liquiditätsplanung und Vorsteuerabzug.

 

Alles sofort richtig verbuchen

Damit keine doppelte Arbeit und damit unnötige Kosten entstehen, sollten Sie in der Buchhaltung direkt darauf achten, dass Sie die Waren im Hinblick auf Ihre Verwendung richtig verbuchen. Damit sparen Sie sich später mühseliges Umbuchen. Gerade bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist der Zeitpunkt der Zahlung entscheidend, während bilanzierende Unternehmen den Wareneinkauf bereits mit Zugang der Rechnung bzw. Lieferung erfassen müssen. Eine saubere Kontierung nach dem jeweils angewendeten Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04) verhindert spätere Korrekturen und Abstimmungsprobleme. Unter anderem sind die folgenden Verwendungen zu unterscheiden:

• Wareneinkauf – wenn Sie Waren einkaufen, die Sie weiterverkaufen werden
• Vorführartikel
• Bürobedarf
• Eigenbedarf
• Betriebsbedarf
• Geschenke
• Arbeitsmittel
• Verbrauchsartikel

Die korrekte Abgrenzung ist auch steuerlich relevant. So unterliegen Geschenke an Geschäftsfreunde weiterhin der 35-Euro-Freigrenze pro Empfänger und Jahr (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Wird diese Grenze überschritten, sind die Aufwendungen insgesamt nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Arbeitsmittel können – sofern sie selbstständig nutzbar sind und die jeweils geltende Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter nicht überschreiten – sofort abgeschrieben werden. Seit 2023 liegt die GWG-Grenze bei 800 Euro netto pro Wirtschaftsgut. Darüber hinaus erfolgt die Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle.

Bei gemischt genutzten Gegenständen, beispielsweise bei Eigenbedarf oder betrieblichem Verbrauch, ist eine sachgerechte Aufteilung zwischen betrieblicher und privater Nutzung erforderlich. Eine fehlerhafte Zuordnung kann sowohl den Gewinn als auch den Vorsteuerabzug beeinflussen und im Rahmen einer Außenprüfung zu Nachforderungen führen.

 

Wareneinkauf vor Geschäftseröffnung

Wenn Sie Waren einkaufen, noch bevor Sie Ihr Geschäft eröffnet haben, beispielsweise weil Sie die Waren zuvor testen möchten, können Sie die Kosten als vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen. Voraussetzung ist, dass bereits eine klare und nachweisbare Gewinnerzielungsabsicht besteht und ein konkreter Zusammenhang mit der späteren unternehmerischen Tätigkeit gegeben ist. Maßgeblich ist hierbei die steuerliche Einordnung nach § 4 Abs. 4 EStG in Verbindung mit der Rechtsprechung zu vorweggenommenen Betriebsausgaben.

Die darauf gezahlte Umsatzsteuer ist abzugsfähig, sobald Sie als Unternehmer im Sinne des § 2 UStG gelten und eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG vorliegt. Eine vorherige formale Gewerbeanmeldung ist für den Vorsteuerabzug nicht zwingend erforderlich, wohl aber die tatsächliche Aufnahme einer nachhaltigen, auf Einnahmeerzielung gerichteten Tätigkeit. Entscheidend ist, dass Sie gegenüber dem Finanzamt Ihre unternehmerische Absicht objektiv belegen können, etwa durch Businessplan, Lieferantenverträge oder erste Marktaktivitäten.

Seit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich ab 2025 müssen auch vorweggenommene Eingangsrechnungen – sofern sie von inländischen Unternehmern stammen – in einem strukturierten elektronischen Format empfangen und revisionssicher archiviert werden. Eine bloße PDF-Datei genügt im Regelfall nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung.

Beachten Sie zudem, dass bei der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kein Vorsteuerabzug möglich ist. Entscheiden Sie sich im Gründungsjahr für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, bleibt die auf vorweggenommene Betriebsausgaben entfallende Umsatzsteuer endgültig belastend.

 

Die Warenbezugskosten

Beim Wareneinkauf fallen neben den reinen Kosten für die Güter noch weitere Kosten an: die Warenbezugskosten, auch Bezugsnebenkosten genannt. Beim Einkauf von Vermögensgegenständen für das Anlagevermögen ist es oftmals notwendig, weitere Aufwendungen zu tätigen, um den Vermögensgegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Dazu ist es erforderlich, dass diese Kosten einzeln zuordenbar sind. Nach § 255 Abs. 1 HGB zählen zu den Anschaffungskosten neben dem Kaufpreis auch die Nebenkosten der Anschaffung sowie nachträgliche Anschaffungskosten, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können. Steuerlich gelten diese Grundsätze entsprechend gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

Das bedeutet: Bezugsnebenkosten erhöhen den Warenwert beziehungsweise die Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts und sind nicht sofort als eigenständige Betriebsausgabe zu erfassen, sofern sie eindeutig dem jeweiligen Einkauf zugeordnet werden können. Bei Handelswaren wirken sie sich somit auf den Wareneinsatz und die Bewertung des Vorratsvermögens aus. Bei Anlagegütern beeinflussen sie die Abschreibungsbasis.
 

Zu den Warenbezugskosten zählen:

• Frachtkosten
• Versandkosten
• Verpackungskosten, Kosten für Leergut
• Beiträge zur Transportversicherung
• Porto
• Rollgeld für die Spedition
• Vermittlungsgebühren
• Mindermengenzuschläge
• Zölle, Einfuhrabgaben, Einfuhrumsatzsteuer

Auch Kosten für Qualitätsprüfungen, Zollabwicklung oder externe Lagerlogistik können zu den Bezugsnebenkosten zählen, sofern sie im unmittelbaren Zusammenhang mit dem konkreten Wareneinkauf stehen. Nicht einzubeziehen sind hingegen allgemeine Verwaltungskosten oder Finanzierungskosten, es sei denn, sie erfüllen besondere Aktivierungsvoraussetzungen.

Gerade bei internationalem Wareneinkauf sollten Sie zudem darauf achten, dass Wechselkursdifferenzen korrekt erfasst werden. Bei bilanzierenden Unternehmen sind Verbindlichkeiten in fremder Währung zum jeweiligen Stichtagskurs zu bewerten, was zu Kursgewinnen oder Kursverlusten führen kann.

Zölle, Einfuhrabgaben und Einfuhrumsatzsteuer

Abgaben für die Einfuhr von Waren, Einfuhrumsatzsteuer und Zölle erheben die Zollverwaltungen, wenn Sie Güter aus Drittländern in die Bundesrepublik Deutschland einführen. Diese Kosten stellen Betriebsausgaben dar, die sich gewinnmindernd auswirken. Zölle und sonstige Einfuhrabgaben gehören regelmäßig zu den Anschaffungsnebenkosten und erhöhen den Warenwert beziehungsweise die Anschaffungskosten nach § 255 HGB. Sie sind daher dem jeweiligen Wirtschaftsgut zuzuordnen.

Die Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) ist hingegen keine endgültige Belastung, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Sie können die entrichtete Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer im Rahmen Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG). Voraussetzung ist, dass Sie als Unternehmer handeln und die Einfuhr für Ihr Unternehmen erfolgt.

In der Praxis erfolgt die Erhebung der Einfuhrabgaben auf Grundlage des Zollwerts, der sich regelmäßig aus dem Warenwert zuzüglich bestimmter Beförderungs- und Nebenkosten bis zur EU-Außengrenze zusammensetzt. Seit der vollständigen Digitalisierung der Zollanmeldungen über das ATLAS-Verfahren sind Einfuhrvorgänge elektronisch anzumelden. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist auch hier für die steuerliche Anerkennung zwingend erforderlich.

Nutzen Sie ein Aufschubkonto beim Zoll, wird die Einfuhrumsatzsteuer nicht sofort fällig, sondern gesammelt abgerechnet. Dies kann Ihre Liquidität deutlich verbessern, insbesondere bei regelmäßigem Wareneinkauf aus Drittländern.

Wareneinkauf im EU-Ausland

Wareneinkauf im EU-Ausland heißt auch innergemeinschaftlicher Erwerb. Dabei erfolgt der Erwerb im Ausland ohne Umsatzsteuer. Wenn die Waren in Deutschland steuerpflichtig sind, müssen Sie die entsprechende Umsatzsteuer bei Ihrer Steuererklärung oder Umsatzsteuervoranmeldung abziehen. Rechtlich geregelt ist der innergemeinschaftliche Erwerb in § 1a UStG. Voraussetzung ist, dass sowohl Sie als Erwerber als auch Ihr Lieferant Unternehmer sind und jeweils eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwenden.

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb schulden Sie die deutsche Umsatzsteuer im Wege des sogenannten Reverse-Charge-Verfahrens. Sie müssen die Erwerbsteuer in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung anmelden und gleichzeitig – sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind – in gleicher Höhe als Vorsteuer geltend machen (§ 15 UStG). Dadurch entsteht in der Regel keine tatsächliche Steuerbelastung, jedoch eine Erklärungspflicht.

Zusätzlich sind innergemeinschaftliche Erwerbe in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) zu berücksichtigen, sofern entsprechende meldepflichtige Umsätze vorliegen. Fehlerhafte oder unterlassene Meldungen können zu Bußgeldern führen.

Beachten Sie außerdem die seit 2021 geltenden EU-Mehrwertsteuerregelungen im Rahmen des Mehrwertsteuer-Digitalpakets. Diese betreffen insbesondere Lieferketten, Reihengeschäfte sowie die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine korrekte Zuordnung der bewegten Lieferung ist entscheidend für die richtige steuerliche Behandlung.

Auch hier gilt: Eingangsrechnungen aus dem EU-Ausland müssen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Seit 2025 ist im inländischen B2B-Bereich die strukturierte elektronische Rechnung verpflichtend. Für ausländische Lieferanten gelten zwar weiterhin die jeweiligen nationalen Vorgaben, dennoch müssen Sie die Rechnungen ordnungsgemäß archivieren und im Rahmen Ihrer Buchführung revisionssicher aufbewahren.