Operativer Einkauf: Das können kleine von großen Unternehmen lernen

Kisten mit Warenkorb auf Tastatur

Im Einkauf gibt es weit mehr Aufgaben als nur den typischen, einfachen Bestellvorgang. Zu den Aufgaben der Mitarbeiter im operativen Einkauf zählen heute auch dispositive Aufgaben. Sie sollen kurzfristige Terminänderungen bei den Lieferanten durchsetzen. Sie kennen die Rechte und Pflichten des Unternehmens, wenn es zu Lieferterminverzögerungen oder Reklamationen kommt. Häufig existiert, insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen, keine eigene Einkaufsabteilung. Diese Arbeit erledigt entweder der Unternehmer selbst oder ein Mitarbeiter, neben vielen anderen Aufgaben. Das hat oft zur Folge, dass das notwendige Know-how nicht vorhanden ist und die Unternehmen dadurch bares Geld verlieren. Auch in großen Unternehmen führt die Einkaufsabteilung in vielen Fällen eine Art Schattendasein. Die Abteilung hat nicht die Bedeutung, die ihr eigentlich zukommen sollte. Denn im Einkauf bestehen erhebliche Effizienz- und Einsparpotenziale.
 

Die Kernaufgaben im operativen Einkauf

In vielen mittelständischen Betrieben erfolgt eine gewisse Trennung der Aufgaben. Es gibt administrative strategische sowie operative ausführende Aufgaben. Zu Letzteren gehört beispielsweise auch das Lager. Generelle Aufgaben betreffen in erster Linie die Beschaffung von zum Beispiel Maschinen, Werkstoffen und Produktionsmaterialien.

Operative Aufgaben sind:

  • Bestellungen durchführen

  • Lagerbestände verwalten

  • Lagermitarbeiter anleiten

  • Auftragsbestätigungen bearbeiten

  • Bestellmengen festlegen

  • Eingehende Ware prüfen

  • Bezahlung durchführen

  • Menge und Losgrößen planen
     

Im operativen Einkauf stehen Suche und Qualifizierung von langfristig vorteilhaften Lieferanten und das Management vorhandener Lieferanten im Tagesgeschäft im Vordergrund. Folgende Punkte beschreiben die Prozesse in führenden Großunternehmen.

  • Bedarfsbestimmung

  • Ermittlung zuverlässiger Lieferanten

  • Vergleichen und Aushandeln von Preisen

  • Vergleich der Lieferkonditionen

  • Festlegen von Bestellmengen

  • Regelung der Anlieferung in Abstimmung mit dem Lager

Aufgrund der umfangreichen Aufgabenstellung ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter im Einkauf mit den Prozessen im Unternehmen bestens vertraut sind. Das bedeutet, dass diese Mitarbeiter mit allen anderen Abteilungen eng zusammenarbeiten.
 

So machen es die großen Unternehmen

Als kleines oder mittelständisches Unternehmen haben Sie zwar nicht immer die notwendigen Ressourcen, um Vorgehensweisen großer Unternehmen direkt zu übernehmen. Dennoch können sie als Hinweis darauf dienen, wo Verbesserungspotenzial besteht.
 

Aktive Suche nach neuen Zulieferern versus Festhalten an bekannten Lieferanten

Wenn Sie ständig neue Lieferanten suchen, bedeutet das nicht, dass Sie unfähig zu einer langfristigen Partnerschaft mit einem Lieferanten sind. Die Beschaffungsmärkte sind in ständigem Wandel und deshalb stets zu beobachten. So erhalten Sie frühzeitig Informationen über neue Marktteilnehmer.
 

Beschaffungsmethodik an die Marktdynamik anpassen

Die normale Vorgehensweise im Einkauf sieht so aus:

  • Der Einkauf holt mehrere Angebote ein.

  • Auf der Grundlage der Angebote findet ein Preisvergleich statt, der zur Entscheidungsfindung führt.

Bei dieser Vorgehensweise bleibt vollständig außen vor, dass die Beschaffungsmärkte sehr verschieden sind. Bessere Vorgehensweisen sind beispielsweise Ausschreibungen, die Beschaffung über Dienstleister oder Partnerschaften. Damit werden Sie der Wettbewerbssituation und auch Ihrer eigenen Marktposition besser gerecht.
 

Total Cost of Ownership – Berücksichtigung aller Kosten

Bei der Bewertung der verschiedenen Lieferanten-Angebote sind neben normalen Kosten wie Transport oder Zoll ebenso die internen Abwicklungskosten zu berücksichtigen. Dazu zählt beispielsweise auch Betreuungsaufwand für den jeweiligen Lieferanten. Diese Kosten helfen häufig im Unternehmen, für einen möglichen Lieferantenwechsel zu argumentieren. Allerdings sind diese Argumente selten mit Zahlen unterlegt, sodass es keine objektive Entscheidungsgrundlage gibt. Besser ist es, wenn Sie diese Kosten genau beziffern. Damit erhalten Sie eine viel bessere Vergleichsbasis.
 

Lieferanten entwickeln

Lieferanten zu entwickeln, ist nicht nur etwas für die großen Unternehmen. Auch wenn Sie nur ein geringes Geschäftsvolumen bei einem Lieferanten haben, lohnt es sich, mit ihm zu verhandeln. Viele Ihrer Zulieferer warten nur auf eine Chance, neue Geschäftsfelder zu betreten, und wünschen sich oft entsprechende Anregungen. So kann ein Lieferant von Spritzgussteilen einfache Montagearbeiten übernehmen und sich zu einem Komponentenlieferanten weiterentwickeln. Ein anderer Lieferant, der mechanische Teile produziert, kann diese als Teile-Sets produktionsgerecht anliefern. Das vereinfacht die Logistik und spart am Ende noch Geld.
 

Aktive Lieferantenentwicklung

Lieferanten-Selbstentwicklung

Besonders gut für Lieferanten geeignet, die Produkte mit hoher strategischer Bedeutung für Ihr Unternehmen haben.

Findet Anwendung bei strategisch weniger wichtigen Lieferanten.

Sie legen gemeinsam mit Ihrem Lieferanten individuell gestaltete Maßnahmen fest und führen diese anschließend gemeinsam durch.

Die Lieferanten optimieren eigenständig ihre Leistung gegenüber Ihrem Unternehmen. Sie legen lediglich die Zielsetzungen fest, die das Lieferunternehmen erreichen soll, und stellen das dafür notwendige Wissen zur Verfügung.

In großen Unternehmen gibt es eigene Abteilungen oder feste Teams, die sich ausschließlich mit der Lieferantenentwicklung befassen.

Sie beteiligen sich nicht aktiv am Entwicklungsprozess, sondern überwachen die Fortschritte.


Die Bestellabwicklung vereinfachen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die routinemäßigen Bestellaufgaben erleichtern, bleibt mehr Zeit für die anderen Aufgaben im Einkauf. Um die internen Prozesse zu vereinfachen, bestehen hilfreiche Softwarelösungen. Außerdem ist es nicht unbedingt notwendig, dass Sie jeden Bestellabruf über den Einkauf abwickeln lassen. Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten Rahmenverträge, in denen die Preise und Konditionen festgelegt sind. So können die einzelnen Abteilungen bestimmte Teile direkt beim Lieferanten bestellen. Für sich schnell verbrauchende Güter, wie beispielsweise Schrauben, kann der Lieferant selbst nachdisponieren und liefern. Dafür ist dann kein weiterer interner Aufwand notwendig. Korrespondenz ist schnell und einfach per EDV erledigt, die Kommunikation per E-Mail sehr effizient. Damit lässt sich kapazitätsfressender Papierkram vermeiden.
 

Tipp: Darauf sollten Sie beim Abschluss von Rahmenverträgen oder Abrufverträgen achten

Rahmenverträgen regeln meistens genau, welche Waren oder Leistung in welcher Qualität und zu welchem Preis geliefert oder erbracht werden sollen. Überdies sind häufig Vereinbarungen dazu enthalten, wann und wie die Leistungen zu erbringen sind. Auch ist geregelt, was bei Vertragsstörungen zu tun ist. Die Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien sollten hier Erwähnung finden.

Präzise Formulierungen helfen dabei, spätere Probleme zu vermeiden. Allgemeine Begriffe wie Schrauben oder Fette sagen nichts über die Qualität aus. Bei einer derart allgemeinen Formulierung steht es dem Lieferanten frei, in welcher Qualität er liefert. Die Vertragsinhalte sollten Sie mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen abstimmen, damit es nicht zu Widersprüchen und damit zu späteren Problemen kommt. Sie sollten im Rahmenvertrag auch ausdrücklich vereinbaren, dass dieser Vertrag Vorrang vor den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hat. Genaue Vereinbarungen zur Art und Weise der Bestellauslösung sind ebenfalls Bestandteil des Rahmenvertrages. Sie definieren, ob ein Anruf, eine Meldung über das Warenwirtschaftssystem oder eine E-Mail genügt oder eine schriftliche Order erfolgen muss.

Essenziell ist, dass insbesondere die wichtigen Fragen genau geregelt sind. Dazu gehören Lieferfristen, Zahlungsfristen und Kündigungsfristen. Außerdem sind die Folgen für den Fall von Lieferverzug notwendig, Regelungen für die Haftung bei Transportschäden und das Abnahmekontingent.

Preisanpassungsklauseln helfen Ihnen, sollten die Preise während der Vertragslaufzeit sinken. Achten Sie dabei auf faire Formulierungen. Wenn die Klauseln eine Vertragspartei unangemessen benachteiligen, sind sie laut Gesetz (§ 307 Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch) nicht wirksam.


Die Lieferanten anbinden

Sind Ihre Lieferanten per IT an Ihr Unternehmen angebunden, besteht die Möglichkeit, Preisveränderungen zeitnah zu verfolgen. Preisanhebungen lassen sich so besser hinterfragen. Außerdem bekommen Sie durch eine offenere Preispolitik und Workshops mit dem Lieferanten einen besseren Einblick in die Kostenstruktur der gelieferten Produkte. Dadurch lassen sich gemeinsame Einsparpotenziale finden. Auch erhalten Sie damit eine bessere Übersicht über die Kosten der einzelnen Fertigungsschritte. Zur Anbindung der Lieferanten gibt es verschiedene Möglichkeiten, sogenannte Supplier-Relationship-Systeme oder EDI-Lösungen (Electronic Data Interchange) zum Datenaustausch. Web-EDI ist eine kostengünstige Möglichkeit.
 

Verhandlungen professionell führen

Im Tagesgeschäft geht dieser Punkt häufig unter, weil einfach keine Zeit dafür bleibt. Vor der Verhandlung mit einem Lieferanten ist es wichtig, die aktuelle Situation bezüglich Preise, Qualität und Konditionen zu definieren. Überdies ist es hilfreich, wenn Sie wissen, was Sie bei diesem Lieferanten erreichen wollen und welche Mindestvoraussetzungen er erfüllen muss. Diese Art der Vorbereitung dient Ihrer eigenen Strukturierung und hilft bei der unternehmensinternen Kommunikation.
 

Tipp: Schwierige Verhandlungen meistern

Bei Verhandlungen kann es immer wieder vorkommen, dass es einfach nicht weitergeht. Die Verhandlung ist festgefahren. An dieser Stelle entscheidet häufig die Machtposition der Verhandlungspartner. Das lässt sich im Vorfeld vermeiden.

  • Verschaffen Sie sich im Vorfeld Klarheit über die voraussichtliche Position Ihres Verhandlungspartners. Sie können damit durch proaktives, also vorausplanendes, Handeln Ihrem Verhandlungspartner entgegenkommen und damit Vertrauen schaffen. Das erleichtert es, beim Verhandlungsabschluss eine Einigung zu erzielen.

  • Sollte das alles nicht helfen, zeigen Sie Ihrem Verhandlungspartner die negativen Folgen seiner Verweigerungshaltung auf. Außerdem sollten Sie dann die Vorteile schildern, die eine Einigung mit sich bringt.



Für weitere Informationen können Sie unter den nachfolgenden Links weiterlesen:

https://www.marktundmittelstand.de/einkauf/einkauf-im-unternehmen-10-insider-tipps-1235811/

https://beschaffung-aktuell.industrie.de/allgemein/was-kleine-von-den-grossen-lernen-koennen/


 

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