Vorweggenommene Betriebsausgaben: So behalten Sie den Durchblick

Tipp: Wie erkennt das Finanzamt vorweggenommene Betriebsausgaben an?

Zunächst einmal sollten Sie alle Belege sammeln und sämtliche Ausgaben in einer Tabelle zusammenstellen. Vermerken Sie in jeder Zeile, worum es sich handelt, damit der Zusammenhang zur geplanten Existenzgründung deutlich wird. Solange Sie noch nicht gegründet haben, bestehen die ansetzbaren Kosten aus dem Nettobetrag zuzüglich Mehrwertsteuer. Erst, wenn Sie sich im Zuge Ihrer Existenzgründung dazu entscheiden, Vorsteueranspruch geltend zu machen, müssen Sie den Erstattungsbetrag als Betriebseinnahme verbuchen und der Steuer zuführen.

Halten Sie sämtliche Belege zusammen. Am besten heften Sie alle relevanten Belege hinter die Auflistung. So haben Sie die Unterlagen stets vollständig und griffbereit.

Zur Sicherheit können Sie auf der Rückseite der Rechnungen notieren, in welchem Zusammenhang die Kosten mit der Existenzgründung stehen. Das erleichtert später die Arbeit, wenn das Finanzamt danach fragt.

Später in der Steuererklärung verwenden Sie die Anlage EÜR. Dort tragen Sie die vorweggenommenen Betriebsausgaben ein. Das Ergebnis der Aufstellung wird entweder in die Anlage G für gewerbliche Einkünfte oder in die Anlage S für selbstständige oder freiberufliche Einkünfte übertragen. Welche der beiden Anlagen für Sie gilt, hängt daran, ob Sie gewerblich oder freiberuflich tätig sind – eine Weichenstellung, die Sie besser vor der ersten Erklärung klären als danach.

Wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Detail aufgebaut ist, erklärt der Beitrag zur Einnahmen-Überschussrechnung.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug bei vorweggenommenen Betriebsausgaben?

Sollten Sie als Existenzgründer den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, können Sie die Auslagen für Vorsteuerbeträge aus den Rechnungen für die vorweggenommenen Betriebsausgaben vom Finanzamt zurückfordern.

Wenn Sie Vorsteueranspruch geltend machen wollen, dürfen Sie sich nicht als Kleinunternehmer registrieren. Kleinunternehmer schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer und dürfen im Gegenzug dazu auch keine Vorsteuer zur Erstattung anmelden. Nur, wenn Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, haben Sie die Möglichkeit, die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Seit dem 1. Januar 2025 liegen die Grenzen des § 19 UStG bei 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer vor der Gründung hohe Anschaffungen plant, sollte insofern genau rechnen: Die Kleinunternehmerregelung spart Bürokratie, kostet aber die Vorsteuer aus genau diesen Investitionen.

Kleinunternehmer-Rechner: Regelbesteuerung oder § 19 UStG?

Die Rückforderung geschieht über die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Dabei handelt es sich um ein Formular, in dem Sie die Umsätze nebst vereinnahmter Umsatzsteuer sowie die bezahlten Vorsteuerbeträge eintragen. Die Angaben werden miteinander verrechnet, das heißt, dass die vereinnahmte Umsatzsteuer durch die verauslagte Vorsteuer gemindert wird. In welchem Rhythmus Sie abgeben, bestimmt das Finanzamt: Neugegründete Betriebe melden derzeit grundsätzlich vierteljährlich – die frühere Pflicht zur monatlichen Abgabe im Gründungsjahr ist befristet ausgesetzt. Erst wenn die Zahllast des Vorjahres über 9.000 Euro liegt, wird monatlich gemeldet; unter 2.000 Euro kann das Finanzamt von der Voranmeldung befreien.

Beispiel: Sie bekommen einen Auftrag von einem Kunden für den Umbau seines Dachgeschosses. Dazu müssen Sie Material im Wert von 5.000 € einkaufen. Hinzu kommt die Vorsteuer in Höhe von 19 % (950 €), sodass Sie einen Rechnungsbetrag von 5.950 € bezahlen. Sie berechnen Ihrem Kunden für den Umbau des Dachgeschosses 8.000 € zuzüglich Mehrwertsteuer (1.520 €), der Kunde bezahlt also 9.520 €. In der Umsatzsteuervoranmeldung tragen Sie die Vorsteuer in Höhe von 950 € und die vereinnahmte Umsatzsteuer in Höhe von 1.520 € ein. Sie müssen dem Finanzamt die Differenz in Höhe von 570 € überweisen (1.520 € − 950 € = 570 €).

Vorsteuerabzug: Voraussetzungen und typische Stolpersteine

Sind Ausbildungskosten und Fortbildungskosten vorweggenommene Betriebsausgaben?

Ja. Kosten, die im Zusammenhang mit einer Ausbildung, einer Fort- oder Weiterbildung stehen, werden in vielen Fällen als vorweggenommene Betriebsausgaben akzeptiert. Es gibt einen höchstrichterlichen Beschluss, der die Kosten für eine Ausbildung oder Fortbildung dann als vorweggenommene Betriebsausgaben anerkennt, wenn sie in einem konkreten Zusammenhang zur Existenzgründung stehen.

Die Abgrenzung ist in der Praxis heikel: Eine Erstausbildung erkennt das Finanzamt nach § 4 Abs. 9 EStG nicht als Betriebsausgabe an, sie zählt nur begrenzt als Sonderausgabe. Eine Fortbildung, die auf einer abgeschlossenen Ausbildung aufsetzt und erkennbar auf die geplante Tätigkeit zielt, ist dagegen voll abzugsfähig. Wer also einen Meisterkurs besucht, um anschließend den eigenen Betrieb zu eröffnen, ist auf der sicheren Seite – wer sein Erststudium absetzen will, in aller Regel nicht.

Vorweggenommene Betriebsausgaben – was zählt nicht dazu?

Nicht alle Kosten, die in der Vorbereitungsphase zur Existenzgründung anfallen, können Sie geltend machen. Grundsätzlich muss der wirtschaftliche Zusammenhang erkennbar sein. Fehlt dieser, sind die Kosten nicht abzugsfähig.

Beispiel: Sie wollen sich als Schreiner selbstständig machen und kaufen in Vorbereitung darauf ein seltenes Musikinstrument zur Dekoration Ihrer Wand im zukünftigen Büro. Diese Ausgabe stellt keine Betriebsausgabe dar.

Wenn Sie planen, einen Vermögensgegenstand, den Sie vor vielen Jahren angeschafft haben, in die Firma einzulegen, können Sie das nicht zu seinem vollen Wert tun. Die vorweggenommenen Betriebsausgaben können Sie dann nur zu einem verminderten Zeitwert ansetzen.

Beispiel: Sie haben vor Jahren eine professionelle Stichsäge gekauft und wollen sie nun in Ihrer Schreinerei benutzen. Der Wert der Stichsäge ist inzwischen gesunken. Sie dürfen nur den verminderten Wert verbuchen.

Bei höherwertigen Anschaffungen kommt hinzu, dass sie nicht sofort in voller Höhe abziehbar sind, sondern über die Nutzungsdauer verteilt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto dürfen Sie dagegen sofort absetzen.

Schritt für Schritt: Belege vor der Gründung richtig sichern

Die folgende Übersicht ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Was tun, wenn Sie sich doch nicht selbstständig machen?

Falls Sie sich während der Vorbereitung auf Ihre Existenzgründung doch umentscheiden und sich nicht selbstständig machen, dürfen Sie die Betriebsausgaben trotzdem geltend machen. Und auch der Vorsteueranspruch geht nicht verloren. Dazu müssen Sie aktiv werden und dem Finanzamt glaubhaft machen, wie ernsthaft Sie die Gründungsabsicht betrieben haben. Erklären Sie, warum Sie den Weg in die Selbstständigkeit abgebrochen haben. Gelingt es, das Finanzamt zu überzeugen, können Sie die Kosten absetzen. Man spricht in diesem Fall von vergeblichen vorweggenommenen Betriebsausgaben – umso wichtiger ist die lückenlose Dokumentation, denn sie ist letztlich das Einzige, was von der geplanten Gründung übrig bleibt.

Vorweggenommene Betriebsausgaben buchen

Wenn Sie sich tatsächlich selbstständig machen, behandeln Sie die vorweggenommenen Betriebsausgaben wie folgt: Sie tun so, als hätten Sie alle Belege am Tag der Geschäftsgründung in Ihrem Briefkasten gefunden. Das bedeutet, Sie buchen sie zum Termin der Geschäftseröffnung in das Buchhaltungssystem ein.

Buchhaltungssoftware im Vergleich: EÜR und Belegerfassung

Welche Vor- und Nachteile haben vorweggenommene Betriebsausgaben?

Vorweggenommene Betriebsausgaben haben einen entscheidenden Vorteil: Sie können diese entweder mit dem Vorjahr, mit dem aktuellen Jahr oder mit zukünftigen Jahren verrechnen. Dadurch mindern sie beispielsweise die Höhe Ihrer Arbeitnehmereinkünfte in dem Jahr, in dem Sie noch nicht selbstständig sind. Oder sie mindern die Höhe des Gewinns in dem Jahr, in dem Sie gründen. In beiden Fällen resultiert daraus eine Steuerersparnis.

Beispiel: Sie besuchen ein Gründungsseminar. Außerdem beauftragen Sie einen Unternehmensberater damit, ein Businesskonzept zu erstellen. Die Kosten belaufen sich auf 4.000 €. Die Gründung Ihrer Schreinerei erfolgt im darauffolgenden Jahr.

Die Ausgaben in Höhe von 4.000 € sind vorweggenommene Betriebsausgaben. Sie können sie im Jahr der Ausgabe in der Einkommensteuererklärung ansetzen und damit die Höhe des zu versteuernden Einkommens mindern. Oder Sie entscheiden sich dazu, die 4.000 € erst geltend zu machen, wenn der Betrieb gegründet wurde. Dann mindern sie den Gewinn im Gewerbebetrieb. Sie haben die Wahl, in welchem Jahr Sie die Steuerentlastung in Anspruch nehmen wollen.

Welches der beiden Jahre günstiger ist, entscheidet Ihr Grenzsteuersatz: Der Abzug wirkt dort am stärksten, wo das zu versteuernde Einkommen am höchsten ist. Wer im Vorjahr noch voll angestellt war und im Gründungsjahr wenig verdient, fährt mit dem Rücktrag meist besser.

Einkommensteuerrechner: In welchem Jahr der Abzug mehr bringt

Nachteile bei der Gewerbesteuer

Ein Nachteil der vorweggenommenen Betriebsausgaben steckt in der Berücksichtigung bei der Gewerbesteuer. Vorweggenommene Betriebsausgaben werden nämlich gewerbesteuerlich nicht anerkannt. Daraus resultiert unser Tipp, dass Sie hohe Ausgaben erst dann verursachen, wenn die Anmeldung bereits erfolgt ist. Nur dann ist es möglich, die Ausgaben auch in Sachen Gewerbesteuer anzusetzen. Der Gesetzgeber spricht von einem sogenannten „stehenden Gewerbebetrieb“ (§ 2 GewStG). Die sachliche Gewerbesteuerpflicht beginnt erst, wenn der Betrieb tatsächlich in Gang gesetzt ist – Aufwendungen aus der reinen Vorbereitungsphase mindern den Gewerbeertrag also nicht. Für Freiberufler spielt das ohnehin keine Rolle, sie zahlen keine Gewerbesteuer.

Praktisch relevant wird das erst oberhalb des Freibetrags von 24.500 Euro, der Einzelunternehmern und Personengesellschaften zusteht.

Gewerbesteuerrechner: Belastung nach Freibetrag ermitteln

Wer gewerblich startet, muss den Betrieb ohnehin anmelden – wie das abläuft und welche Unterlagen dazugehören, zeigt die Anleitung zum Gewerbe anmelden.

Kann eine GmbH auch vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen?

Ja, für die GmbH gelten vergleichbare Regelungen wie für Einzelunternehmen. Die Rechtsform ist also kein K.-o.-Kriterium. Es müssen entsprechende Belege vorhanden und der wirtschaftliche Zusammenhang muss unmissverständlich vorhanden sein. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, steht einer Verbuchung im Rahmen der GmbH nichts mehr entgegen.

Eine Besonderheit gibt es dennoch: Zwischen dem Gesellschaftsvertrag und der Eintragung ins Handelsregister besteht die sogenannte Vorgesellschaft. Deren Aufwendungen – Notar, Handelsregister, Beratung – gehen auf die spätere GmbH über, sofern die Gründung tatsächlich vollzogen wird. Wer noch unschlüssig ist, welche Rechtsform überhaupt passt, klärt das besser vor dem Notartermin:

Rechtsform-Finder: Einzelunternehmen, UG oder GmbH?